ניתוח כרטיסים הוא דוח שמפרט ממה נובעת יתרת הכרטיס. הוא מציג איזה תנועות "סוגרות" זו את זו ואיזה תנועות נשארות פתוחות. התנועות הפתוחות הן אלה שמסבירות את יתרת הכרטיס.
ניתן לסמן התאמות (או "סגירות") ולהפיק את הדוח בשתי שיטות. בשיטה האוטומטית התוכנה מוצאת את ההתאמות. שיטה זו מופעלת באמצעות סעיף ניתוח כרטיסים בהמלצת המחשב (התאמה אוטומטית). השיטה השנייה היא השיטה הידנית, שבה המשתמשים מסמנים את ההתאמות. הסעיף הנוכחי מסביר את השיטה האוטומטית.
ניתן לבצע את הניתוח האוטומטי על חשבון בודד או על קבוצת חשבונות.
התאמה לחשבון בודד
חשבון: מפתח החשבון של הכרטיס לגביו עורכים את ההתאמה.
מטבע: תנועות היומן בחשבשבת כוללות סכום בשקלים וסכום במט"ח. בסעיף הנוכחי בוחרים האם להתאים לפי הסכומים בש"ח או לפי הסכומים במט"ח.
התאם לפי אסמכתא (4 ספרות אחרונות): תנועות היומן בחשבשבת כוללות שלושה שדות אסמכתא. בסעיף הנוכחי בוחרים את השדה המתאים.
עדיפות להתאמה לפי שדה: לעתים ישנן כמה תנועות בעלות אותם סכומים, ואז התוכנה צריכה "להחליט" איזו תנועה מתאימה לאיזו תנועה. הבחירה מסתמכת על הנתונים בשדות הבאים: אסמכתא, תאריך, פרטים. כאשר בוחרים בבחירה אוטומטית (ברירת המחדל) חשבשבת מוצאת את ההתאמות הטובות ביותר על סמך השכיחות של הנתונים בשדות שלעיל. לדוגמה, אם נמצאו כמה תנועות בעלות אותו סכום, אותם תאריכים, וללא נתונים מתאימים בשדה פרטים, ואם רק שתיים מהן בעלות אותה אסמכתא, והאסמכתא הנידונה לא נמצאת בתנועות אחרות, חשבשבת תקבע שהתנועות מתאימות. לחילופין, ניתן לקבוע שבהרצה מסוימת שדה פרטים חשוב יותר משדה אסמכתא.
הפרש מותר לתאריך: לעתים התנועות שסוגרות זו את זו הן בעלות תאריכים שונים. לדוגמה, הפיקו חשבונית ללקוח עם תאריך ערך (שמציין את תנאי התשלום) לסוף חודש יולי, אך התשלום בוצע כמה חודשים מאוחר יותר. בסעיף הנוכחי רושמים מגבלה בימים לגבי ההפרש בימים בין התנועות. בכל המקרים בהם ההפרש יהיה גדול יותר, חשבשבת לא תרשום התאמה.
תאריך ערך מ- עד: בסעיף זה קובעים את התקופה לגביה מפיקים את הדוח. מומלץ לא להגביל את התאריך הראשון, כדי שההתאמה החדשה תכלול את כל התנועות שנותרו פתוחות מההתאמה הקודמת.
התאמה לקבוצת חשבונות
ניתן להפעיל את ההתאמה על כל כרטיסי החשבון הנמצאים בחתך של קודי מיון. כאשר פועלים בשיטה זו, לא מוצגים הדפים האינטראקטיביים (בהם ניתן לבחור התאמות מבין כמה אפשרויות). כמובן, ניתן לחזור לכל אחד מכרטיסי החשבון ולהפעיל את תוכנת ההתאמות על כרטיס זה בלבד, ואז הדפים האינטראקטיביים יוצגו.
מותר להתאים על סמך סכומים בלבד: תוכנת ההתאמות פועלת בכמה שלבים. בשלב ראשון היא מנסה להתאים על סמך הנתונים בשדות אסמכתא, תאריך ופרטים. אם נשארות תנועות לא מותאמות, ניתן לחפש התאמות על סמך הסכומים בלבד. כמובן, כאשר מחפשים התאמות על סמך סכומים בלבד עלולים לגלות התאמות לא נכונות. בסעיף זה קובעים אם מותר להפעיל שלב זה.
התאמה לפי אסמכתא: התאמה לפי אסמכתא מתייחסת ל- 4 הספרות האחרונות בשדה האסמכתא שנבחר להתאמה (אסמכתא 1, אסמכתא 2 או אסמכתא 3).
התאמה לפי שדה פרטים: בסגירה לפי שדה פרטים (בנוסף כמובן לתאריך ואסמכתא) כאשר בסגירת התאמה של תנועה מסוימת נמצאות מספר אפשרויות להתאמה (התאמות אלטרנטיביות), התוכנה בודקת האם הפרטים כוללים התאמה של מילים פחות שכיחות, לדוגמה: חשבון יולי ותשלום יולי, המילה יולי היא פחות שכיחה ולכן סביר שזו ההתאמה הנכונה.
לאחר שמקליקים על כפתור החל התאמה חשבשבת מציגה המלצות להתאמות שנמצאו בהתאם לדרישות שניתנו במסך הקודם.
ניתן לקבוע אילו טורים לא יוצגו בדף. בשורת הכותרת של הטורים לוחצים על הקליק הימני. חשבשבת תפתח חלון שבו מסמנים אילו טורים יופיעו בתצוגה.
בדף זה ניתן לנהל את ההמלצות להתאמות ולבחור:
- שמירת התאמות ויציאה
- שמירת התאמות והמשך חיפוש התאמות לפי סכומים בלבד (הסברים על שלב זה ניתן למצוא בהמשך)
- יציאה ללא שמירה: יציאה מהתפריט ללא שמירת ההתאמות
- מחק התאמות מסומנות – ניתן למחוק חלק מההתאמות שנמצאו ע"י סימון התנועות בתיבת הבחירה הנמצאת בצד ימין ומחיקתם ע"י לחיצה על כפתור זה, ולאחר מכן להמשיך לפי אחת מאופציות השמירה.
בשלב חיפוש התאמות לפי סכומים, חשבשבת תציג המלצות להתאמות נוספות לפי סכומים בלבד (ללא אסמכתא או תאריך או פרטים מתאימים). אם נמצאו תנועות שניתן לסגור אותן באופנים שונים מבלי שהתוכנה הצליחה לקבוע מי ההתאמה הנכונה, התוכנה מציגה את התנועות הרלוונטיות, ומבקשת מהמשתמש לבחור את התנועות הנכונות.
לאחר שבוחרים תנועה, התוכנה מצמצמת את התנועות המוצגות, כך שמוצגות רק תנועות אופציונליות לסגירה. ממשיכים בשיטה זו עד להשלמת הסכום להתאמה.
לאחר שמאשרים ההתאמה וממשיכים לשמירת ההתאמות , התוכנה מציגה את ההתאמות לפי סכומים. בשלב זה ניתן, שוב, לבטל התאמות שגויות.
תיקון התאמות שסומנו בטעות
לאחר שמפיקים התאמת בנק ועוברים על הדוח, אם מוצאים התאמה שסומנה בטעות, ניתן לפתוח אותה באמצעות סעיף: הנהלת חשבונות > התאמות בנק וניתוח כרטיסים > איתור ומחיקת התאמת בנק.
מדוע לא ניתן לבצע התאמות בשקלים ובמט"ח באותו כרטיס חשבון?
חשבשבת בחלונות היא תוכנה רב-שנתית. בתוכנה רב-שנתית לא ניתן לרשום התאמות פנימיות הן בשקלים והן במט"ח, משום שההתאמות במט"ח עלולות לא לחפוף את ההתאמות בשקלים, וכתוצאה מכך עלולים להיות תאריכים לגביהם לא ניתן להפיק מאזן ודוח רווח והפסד. תאריכים אלה עלולים לחול גם בסוף רבעון או שנה.
הפתרון המומלץ, אשר אומץ ע"י משתמשי חשבשבת רבים, הוא לערוך התאמות בשקלים או במט"ח (לפי מטבע ההתחשבנות) ולהפעיל את תוכנית: הפרשי שער לפי התאמות. כאשר חשבשבת רושמת הפרשי שער לפי התאמות, היא מוסיפה את תנועות הפרשי השער להתאמות. כך נרשמת תנועת הפרשי שער עבור כל עסקה. בשיטה זו כל עסקה סגורה הן בשקלים והן במט"ח, ולכן יש חפיפה בין ההתאמות בשקלים לבין ההתאמות במט"ח. לכן, שיטה זו עדיפה על השיטה שהייתה בדוס. היא מאפשרת להפיק מאזן ודוח רווח והפסד לכל תאריך ולכן מאפשרת לנהל נתונים רב-שנתיים.
זאת ועוד: חשבשבת בחלונות כוללת מנגנונים מיוחדים לניהול רב-מטבעי, וישנם משתמשים המנהלים עסקים עם לקוח מסוים בכמה מטבעות בו-זמנית. כך למשל, אם החשבון הוא ב- $, והתשלום התקבל באירו, בעת הפקת הקבלה התוכנה ממירה אוטומטית ממטבע אחד לשני, על מנת לרשום התאמות פנימיות.
