הקובץ האחיד הוא קובץ נתונים שהמבנה והתוכן שלו נקבעו ע" רשות המסים. כל תוכנה שרשומה ברשות המסים חייבת להיות מסוגלת להפיק את הקובץ הזה. הוא כולל את נתוני הנה"ח ואת נתוני השיווק והמלאי. מפקח מטעם רשות המסים רשאי לדרוש מכם להפיק את הקובץ ולהעביר אותו לרשות המסים (במקום להעביר אליהם גיבוי מלא של הנתונים).
נוסף לרשות המסים ניתן להשתמש בקובץ הזה כדי להעביר נתונים לרואה החשבון בסוף שנה. (ישנן תוכנות לרואי חשבון שקולטות את הקובץ האחיד).
אין טעם להשתמש בקובץ האחיד כדי להעביר נתונים באופן שוטף, הוא מיועד להעברה חד פעמית (ולא להוספת נתונים לנתונים קיימים).
תאריך: תאריכי האסמכתא של הנתונים. בדרך כלל יש להגביל לשנת מס מסוימת.
יצוא מנה 9998 (העברת הכנסות) עד תאריך: בדרך כלל מגבילים את התאריך לתנועת העברת הכנסות לשנת המס הקודמת, שאם לא כן הסיכום של דוח רווח והפסד יהיה אפס (עקב איפוס ההכנסות וההוצאות כנגד חשבון עודפים).
יצוא לרו"ח – הנהלת חשבונות בלבד: כאשר מפיקים את הקובץ האחיד כדי להעביר את הנתונים לרואה החשבון, ניתן לסמן סעיף זה כדי שהקובץ לא יכלול את נתוני המלאי. התוכנות של רואי חשבון שקולטות את הקובץ האחיד מתייחסות לנתוני הנה"ח בלבד.
לאחר ההפקה מוצגת ההודעה הבאה:
הקובץ האחיד נוצר בענן, כמו כל הנתונים. בסיום ההפקה יש לשמור את הקובץ במחשב המקומי, כדי שאפשר יהיה להעביר אותו לרשות המסים או לרואה החשבון.
