להלן הסברים כלליים לגבי הדוחות:
חתך חשבונות / פריטים: ניתן לקבוע את חתך כרטיסי החשבון (או כרטיסי הפריט) שייכללו בדוח באמצעות השדות הבאים:
מפתח: מפתח החשבון (או הפריט) הוא קוד הזיהוי של החשבון (או של הפריט).
מיון: קוד המיון מאפשר ליצור קבוצות באינדקס החשבונות. כל קבוצה מאופיינת ע"י קוד מיון מסוים. לדוגמה, קוד מיון 110 עבור רשתות שיווק, קוד מיון 120 עבור לקוחות פרטיים, וקוד מיון 500 עבור הכנסות. קודי המיון מסייעים בעת הפקת דוחות. מאזן הבוחן ממוין באופן הבא: כרטיסי החשבון מסודרים תחילה לפי קודי המיון, ובתוך כל קוד מיון הם מסודרים לפי מפתחות החשבון. בכל פעם שמשתנה ספרה בקוד המיון, מודפס סיכום ביניים. לכל קוד מיון ניתן לקבוע כותרת מתאימה.
חתך: החתך מאפשר להפיק דוח הכולל חשבונות שונים שאינם נמצאים ברצף באינדקס החשבונות. בכל תו אפשר לרשום אות או ספרה כלשהם. כל תו יכול לציין תכונה מסוימת של החשבון. החתך כולל 5 תווים. כאשר רושמים חתך בחשבון מסוים יש לרשום את כל 5 התווים. אם החתך כולל פחות מ- 5 תווים, יש להוסיף את הסימן ^ ( shift+6) במקום תו רווח. לדוגמה: מחליטים שהתו הראשון בחתך יציין את עיסוק הלקוח, כאשר ת מציין תעשייה, מ מציין מסחר וכד', ואילו התו השני מציין את האזור בארץ. אם לקוח מסוים הוא תעשיין שנמצא באזור 2, החתך של חשבון זה יהיה : ת2^^^.
בעת הפקת הדוחות ניתן להציג חשבונות באמצעות החתכים הבאים:
ת**** – כל הלקוחות התעשיינים.
*2*** – כל הלקוחות באזור 2.
מ3*** – כל הלקוחות המסחריים מאזור 3.
הכלל הוא: בעת הפקת דוחות ניתן לשלוף חשבונות באמצעות מיסוך – בכל פעם שמעוניינים להתעלם מתו כלשהו רושמים במקומו את התו *.
להדפיס כרטיסים ביתרת אפס: יש לסמן סעיף זה אם מעוניינים שבדוח יופיעו גם כרטיסים עם יתרת אפס וללא תנועות.
גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת: ישנם מקרים בהם רוחב הטור אינו מאפשר להציג את כל הנתונים של שדה מסוים בשורה אחת. לדוגמה, אם הרוחב של טור שם החשבון מוגבל ל- 20 תווים ושם של חשבון מסוים כולל 30 תווים, אזי לא ניתן להדפיס את כל התווים של שם החשבון בשורה אחת. במקרים אלה חשבשבת מאפשרת להמשיך את ההדפסה בשורה נוספת באותו טור, כך שכרטיס החשבון יוצג בשתי שורות או אף יותר (במקום שורה אחת). כדי לאפשר המשך הדפסה בשורה נוספת יש לבחור ב- כן. כדי להגביל את ההדפסה לשורה אחת תוך "קיצוץ" התוכן של שדות ארוכים מדי, יש לבחור ב- לא.
שערוך
בדוחות מסוימים ניתן לשערך סכומים למטבע כלשהו או לאחד המדדים. אם מסמנים את הסעיף שיערוך, יש לבחור את שיטת השערוך בשדות הבאים.
מה לשערך: אם בוחרים ב- תנועות התוכנה משערכת כל תנועה ומציגה סיכום של השערוכים. אם בוחרים ב- יתרות, התוכנה מחשבת תחילה את יתרת כרטיס החשבון בשקלים, ומשערכת יתרה זו. שתי השיטות עשויות לתת תוצאות שונות עקב שינוי בתאריכי השערוך.
איזה סכום לשערך: תנועת היומן כוללת שני שדות סכום – סכום שקלים וסכום במט"ח (וכן שדה נוסף שמציין את המטבע של הסכום במט"ח). בסעיף זה בוחרים את השדה שהסכום שלו ישוערך. האפשרויות הן: הסכום בשקלים, הסכום במט"ח, שערוך מותנה – אם התנועה כוללת סכום במט"ח, השערוך יהיה של סכום זה, ואם לא, השערוך יהיה של הסכום בשקלים.
לכלול תנועות הפרשי שער: תנועות הפרשי שער הן תנועות שמתאימות את היתרה השקלית ליתרה במט"ח. בסעיף זה בוחרים האם לכלול אותן בשערוך.
מטבע לשערוך: המטבע אליו משערכים, כלומר המטבע שבו מוצג הדוח המשוערך (או מדד).
תאריך לשערוך: כאמור, תנועת היומן כוללת 3 שדות תאריך. בסעיף זה בוחרים את שדה התאריך לפיו התוכנה תשערך. התוכנה תקרא את השער (או שערים) בתאריך התנועה, ותשערך לפי שער זה.
כאשר משערכים לפי יתרות, בסעיף תאריך לשערוך, בוחרים את התאריך לשליפת השערים. כאמור, בשיטה זו התוכנה מחשבת תחילה את היתרה של כל כרטיס חשבון, ואח"כ משערת יתרה זו. השערוך יהיה לפי השערים ביום שבוחרים בסעיף זה.
הדוח מפרט את כרטיסי החשבון, ללא יתרות כספיות. הדוח כולל בנוסף למפתח חשבון את שם החשבון, קוד המיון, קוד המאזן, החשבון הראשי, החתך ומספר העוסק המורשה לא מוצג.
הדוח מפרט את היתרות הכספיות בשקלים של כרטיסי החשבון.
מאזן בוחן לעומת מאזן תנועות: במאזן בוחן היתרה מוצגת בסכום אחד (בחובה או בזכות). אם מעוניינים להפיק דוח שמפרט את סה"כ תנועות הזכות וסה"כ תנועות החובה בכל כרטיס חשבון יש להפיק מאזן תנועות.
כולל תנועות IFRS :IFRS הוא תקן דיווח חדש, שמוסיף לדוח רווח והפסד רווחים או הפסדים משערוך של נכסים להשקעה. כאשר חברה מיישמת את תקן IFRS, חשבשבת מאפשרת לנהל ספרים שכוללים את כל התנועות, כולל התנועות הדרושות ל- IFRS, ובנוסף לכך, לנהל ספרים שכוללים רק את התנועות "הרגילות" (ללא התנועות הרלוונטיות ל- IFRS). תנועות IFRS נרשמות במנה מיוחדת, וכך ניתן להפיק דוחות שכוללים את המנה הזו, או דוחות שאינם כוללים אותה.
כולל תנועות העברת הכנסות עד לתאריך: סעיף זה הוא רלוונטי רק אם מגבילים את חתך התנועות לפי תאריכים, ורק אם מפיקים מאזן בוחן הכולל כרטיסים של הכנסות והוצאות.
חשבשבת היא תוכנה רב-שנתית. התנועות של השנה החדשה מצטרפות לתנועות של השנים הקודמות. לאחר שמסיימים לרשום את הנתונים של השנה הקודמת מפעילים את תוכנית העברת הכנסות והוצאות. תוכנית זו סוגרת את יתרות הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות) כנגד כרטיס עודפים. כלומר, הרווח או ההפסד עוברים לכרטיס עודפים, וכרטיסי ההוצאות וההכנסות מתחילים שוב מיתרת אפס. בעת הפקת דוחות ניתן לקבוע כיצד יש להתחשב בתנועות של העברת הכנסות והוצאות. לדוגמה: התבצעה סגירת הכנסות לשנת 2015, אך מעוניינים לראות דוח רווח והפסד לשנה זו. במקרה זה יש להתעלם מתנועת העברת הכנסות והוצאות לסוף שנת 2015 (אם לא נתעלם מתנועות העברת הכנסות והוצאות אלו, יתרות כרטיסי ההכנסות וההוצאות יהיו אפס).
בסעיף הנוכחי חשבשבת מציגה את כל המועדים לגביהם נרשמו פעולות העברת הכנסות. בדוגמה שלעיל יש לבחור –כולל תנועות העברת הכנסות עד תאריך – 31.12.14.
ריכוז לקודי מיון: ניתן להפיק דוח שאינו כולל יתרות של כרטיסים אלא רק סיכומים ברמה של קודי מיון. כדי להפיק מאזן בוחן "רגיל" הכולל יתרות של כל כרטיסי החשבון (בחתך שלעיל) יש לבחור ב- לא. כדי להפיק דוח הכולל יתרות של קודי מיון בלבד יש לבחור ב- כן. הסברים על שדה קוד מיון – ראה לעיל.
פירוט לקוחות וספקים: אם בוחרים ב- כן הדוח יכלול את כל הכרטיסים (על פי החתך) כולל כל כרטיסי הלקוחות והספקים. אם מעוניינים להפיק דוח של כל הכרטיסים, למעט הלקוחות והספקים, (הכנסות, הוצאות, חו"ז וכד') יש לבחור ב- לא. הלקוחות והספקים יוצגו בדוח בשורה אחת. הסיווג של הכרטיסים ללקוחות או ספקים נקבע בשדה חשבון ראשי של כרטיס החשבון.
כדי להפיק דוח מאזן בפורמט שונה יש להכין את הדוח באמצעות מחולל דוחות.
הדוח מפרט לגבי כל כרטיס חשבון את יתרת החובה, את יתרת הזכות ואת ההפרש בין הזכות לחובה. היתרות הן בשקלים.
הדוח מפרט לגבי כל כרטיס חשבון את יתרת החובה, את יתרת הזכות ואת ההפרש בין הזכות לחובה. היתרות הן במט"ח.
המאזן ודוח רווח והפסד מוצגים בפורמט החשבונאי המקובל. חשבשבת מפיקה את הדוח לפי הנתונים בשדה קוד מאזן בכרטיס החשבון.
מלאי סגירה: בסעיף זה רושמים את הערך של מלאי סגירה. רישום המלאי מתבצע בחשבשבת באופן הבא: כאשר מפיקים מסמכים הקשורים לניהול המלאי (חשבוניות, חשבוניות רכש, דוחות ייצור וכד') התוכנה מעדכנת את תנועות המלאי, מבלי לעדכן את ערך המלאי. בכל עת ניתן להפיק דוח ערך מלאי, שמחשב את ערך המלאי לתאריך שבוחרים. בסוף השנה או בסוף רבעון (או במועד אחר כלשהו) מפיקים דוח ערך מלאי ורושמים את פקודות היומן המתאימה (לחובת כרטיס מלאי סגירה במאזן ולזכות כרטיס מלאי סגירה בדוח רווח והפסד). נוסף לכך, בתחילת התקופה רושמים את פקודת היומן בגין מלאי פתיחה (לחובת כרטיס מלאי פתיחה ולזכות כרטיס מלאי סגירה במאזן). אם פקודות היומן הנ"ל נרשמו לגבי המלאי שהיה בתאריך הדוח, אין צורך לרשום כעת את ערך מלאי הסגירה. אולם אם פקודת היומן הנ"ל לא נרשמו, רושמים בסעיף הנוכחי את מלאי הסגירה, כדי שהתוכנה תוכל לכלול אותו בדוח. התוכנה אינה רושמת פקודת יומן בגין מלאי סגירה אלא רק מוסיפה את הנתון לדוחות.
לכלול תנועות צפויות: תנועות צפויות הן פקודות יומן מיוחדות, שאינן נכללות בחישוב יתרת החשבון, בגין הוצאות והכנסות צפויות, כגון: שכר דירה שישולם בחודשים הבאים, הזמנות מלקוחות וכד'.
להדפיס התפלגות באחוזים: אם בוחרים ב- כן, התוכנה תדפיס בכל סעיף מה ה- % של הסעיף מסך המאזן או דוח רווח והפסד. בדרך זו ניתן לדוגמה לראות מה החלק היחסי של כל הוצאה מתוך סך ההוצאות.
להדפיס יחסים מאזניים: יחסים מאזניים מציינים יחס בין סעיפים מאזניים. התוכנה מדפיסה את כל היחסים המאזניים המקובלים.
להדפיס פירוט לסעיפים: אם בוחרים ב- כן, התוכנה תדפיס עבור כל סעיף את רשימת כרטיסי החשבון והיתרות שלהם, מהם מורכב הסעיף. לדוגמה, הפירוט של סעיף לקוחות כולל את רשימת היתרות של כל הלקוחות.
דוח זה מיועד לשלוף רשימה של תנועות (פקודות) יומן בחתך מסוים.
חשבשבת מציעה שני דוחות לשליפת תנועות יומן – איתור תנועות מקוצר ואיתור תנועות מפורט. ההבדל בין שני הדוחות רלוונטי כאשר מחפשים תנועות לפי סכומים או לפי כרטיסי חשבון. הדוח המקוצר מאפשר לחפש לפי הסכום הכולל של התנועה ולפי החשבונות הראשיים, ואילו הדוח המפורט מאפשר לחפש לפי כל אחד מהסכומים ולפי כל אחד מהחשבונות הכלולים בתנועה. לדוגמה, אם מחפשים תנועה של חשבונית מס לפי הסכום הכולל של החשבונית, ניתן לחפש באמצעות הדוח המקוצר, אולם אם רוצים לחפש את התנועה לפי סכום המע"מ שלה, יש לחפש באמצעות הדוח המפורט.
כותרת: המספר הסידורי של תנועת היומן. חשבשבת מנהלת שתי סדרות של מספרים סידוריים – סדרה אחת עבור הכותרות של תנועות היומן, וסדרה נוספת עבור החשבונות והסכומים בתוך פקודות היומן. לדוגמה, כאשר רושמים תנועת יומן בגין חשבונית, נרשמת כותרת אחת, שכוללת את הנתונים של חשבונית המס, ובכלל זה הסכום הכולל והחשבונות הראשיים, ובנוסף לכך נרשמות שלוש התנועות הבאות: תנועה לחובת חשבון הלקוח, תנועה לזכות חשבון ההכנסות ותנועה לזכות חשבון מע"מ. כאמור, איתור תנועות מקוצר מיועד לחיפוש ברמת התנועה השלמה, ולכן ניתן להגביל רק את מספר הכותרת.
מנה: תנועות היומן נרשמות במנות. כל מנה יכולה להכיל מספר בלתי מוגבל של תנועות יומן. חשבשבת מנהלת מעקב אחר ספרור המנות ושומרת על רציפות מספרי המנות. בכל פעם שפותחים מנה חדשה, חשבשבת מקדמת את הספרור. בסעיף הנוכחי ניתן להגביל את החיפוש לפי המספר הסידורי של המנה.
בנוסף למנות שהמשתמש רושם, מספרי המנות הבאות שמורים עבור רישום אוטומטי:
מנה 9999 כוללת תנועות שנרשמות אוטומטית בעת הפקת חשבוניות, שקים וכד'.
מנה 9998 כוללת תנועות הנוצרות בעת הפעלת תוכנית סגירת שנה (או תקופה).
מנה 9997 כוללת תנועות הפרשי סגירה שנרשמו בעת ביצוע התאמת בנק או ניתוח כרטיסים.
מנה 9996 כוללת תנועות שנוצרו בעת קליטת ממשקים וקליטת נתונים ממסופונים.
מנה 9995 כוללת תנועות שנרשמו בעת הפעלת תוכנית קיצוץ נתונים.
חשבון חובה/זכות ראשי: תנועת היומן יכולה לכלול מספר בלתי מוגבל של חשבונות בחובה ובזכות. שני החשבונות הראשונים (לפי הגדרת סוג התנועה) נרשמים גם בכותרת של התנועה. לכן, ניתן לחפש תנועות יומן לפי חשבון החובה הראשי ולפי חשבון הזכות הראשי. לדוגמה, כאשר רושמים חשבונית מס, בדרך כלל חשבון החובה הראשי הוא חשבון הלקוח וחשבון הזכות הראשי הוא חשבון הכנסות. לכן, ניתן לחפש תנועות לפי כל אחד משני חשבונות אלו. אולם אם רוצים לחפש לפי חשבון מע"מ, יש לעבור לאיתור תנועות מפורט.
סכום ש"ח: בשדה זה רושמים את הסכום הכולל של התנועה בשקלים. כאמור, אם מעוניינים לחפש תנועות לפי סכום מפוצל (כגון: סכום המע"מ) יש לעבור לאיתור תנועות מפורט.
הערה: אם לא מגבילים את מפתחות החשבון ואת הסכומים, הדוח כולל את הסכום הכללי של התנועה בלבד. אם מגבילים את החיפוש לפי מפתחות חשבון או סכומים, הדוח מפרט את מפתחות החשבון ואת הסכומים.
תאריך / תאריך ערך / תאריך 3: פקודת היומן כוללת 3 שדות תאריך. בדרך כלל תאריך האסמכתא מציין את תאריך הפקת המסמך, ותאריך הערך מציין את תאריך הפירעון. להלן דוגמאות לשימוש בתאריכים:
| תאריך ערך | תאריך | המסמך |
| התאריך בו הלקוח אמור לפרוע את החשבונית | תאריך הפקת החשבונית | חשבונית מס ללקוח |
| תאריך פירעון השיק | תאריך הפקת הקבלה | קבלה ללקוח |
| התאריך בו יש לפרוע את החשבונית | תאריך הפקת החשבונית | חשבונית מס מספק |
| תאריך פירעון השיק | תאריך הוצאת השיק | תשלום לספק |
תאריך 3 מתווסף לתאריך האסמכתא ולתאריך הערך של התנועה. במקרים בהם חשבונית ספק מגיעה לאחר תשלום המע"מ, ניתן לציין בתאריך האסמכתא את התאריך המקורי של המסמך ובתאריך נוסף לציין את תאריך הדיווח למע"מ. מי שמפיקים מאזנים לפי רבעונים, יכולים להשתמש בתאריך זה לציין את מועד סוף הרבעון.
אסמכתא / אסמכתא 2 / אסמכתא 3: פקודת היומן כוללת 3 שדות אסמכתא. בדרך כלל משתמשים בשני שדות האסמכתא הראשונים באופן הבא:
| אסמכתא 2 | אסמכתא | המסמך |
| מספר תעודת משלוח / הזמנה (שהייתה בסיס לחשבונית) | מספר החשבונית | חשבונית מס ללקוח |
| מספר הקבלה | מספר החשבונית שהלקוח פרע | קבלה ללקוח |
| מספר החשבונית | מספר תעודת משלוח / הזמנה (שהייתה בסיס לחשבונית) | חשבונית מס מספק |
| מספר חשבונית הספק שנפרעה בשיק זה | מספר השיק | תשלום לספק |
אסמכתא 3 נועדה לפתור מקרים בהם יש יותר מ- 2 אסמכתאות למסמך. לדוגמה: ברישום חשבונית מס ניתן לשמור את מספר תעודת המשלוח וגם את מספר ההזמנה של הלקוח. במקרה זה הרישום יהיה כך: אסמכתא 1 – מספר החשבונית, אסמכתא 2 – מספר תעודת משלוח, אסמכתא 3 – מספר ההזמנה.
פרטים: בשדה זה רושמים פרטים נוספים השייכים לתנועה זו. ניתן להגביל את התנועות בשני אופנים: (1) הגבלה מערך מסוים עד ערך אחר (כפי שמגבילים בשדות האחרים). (2) מכיל: הגבלה לפי תווים שנמצאים במקום כלשהו בשדה פרטים. לדוגמה: אם רושמים את השם: כהן, התוכנה תשלוף תנועות שכוללות שם זה בשדה פרטים. השם לא חייב להופיע בתחילת השדה אלא יכול להימצא במקום כלשהו. לדוגמה: חשבונית לכהן – שכר טרחה. כאשר מחפשים לפי ערך חלקי (כמו בדוגמה "כהן" ) יש לרשום כוכבית (*) לפני ואחרי הערך.
סוג תנועה: סוג התנועה קובע אילו חשבונות משתתפים בתנועת היומן וכיצד מתפצל ביניהן סכום התנועה. לדוגמה, בהנחה ששיעור המע"מ הוא 17%, סוג תנועה עבור "חשבונית קניית חומרי גלם" יפצל את הסכום הכולל של החשבונית באופן הבא: חשבון הוצאות קניות חומרי גלם יחויב ב- 100%, חשבון מע"מ תשומות יחויב ב- 17%, וחשבון הספק (שיירשם בעת קליטת התנועה) יזוכה ב- 117%. (117% מציין את הסכום כולל מע"מ של החשבונית). בסעיף הנוכחי ניתן להגביל את התנועות לפי סוג קוד סוג התנועה.
כמות: שדה זה מאפשר למי שאינו מנהל מלאי לשמור אינפורמציה כמותית. לדוגמה: בעסקי מכירת זהב ניתן לרשום בשדה כמות את המשקל שנמכר בעסקה ולהפיק דוח המציין כמה זהב נמכר בתקופה מסוימת.
סכום מט"ח / מטבע: חשבשבת היא תוכנה רב מטבעית. בנוסף לסכום בשקלים אפשר לרשום סכום במט"ח. בשדה מטבע בוחרים את המטבע אליו מתייחס הסכום במט"ח. לדוגמה: כאשר רושמים חשבון יצוא לאירופה שנרשם באירו, בסעיף מטבע מציינים שהמטבע הוא אירו. בתנועות שבהן אין מטבע זר משאירים את ברירת המחדל ללא שינוי. בשדה סכום מט"ח רושמים את הסכום במט"ח (במטבע שנרשם בסעיף הקודם). אם לא עושים שימוש במט"ח מדלגים על שדה זה. הסכום במט"ח אינו חייב להיות השערוך המדויק של הסכום בשקלים.
תמחיר: חשבשבת מאפשרת לנהל תמחיר. לשם כך יש לציין לגבי כל הוצאה או הכנסה לאיזו מחלקת תמחיר התנועה שייכת. המחלקות התמחיריות הן משני סוגים: מרכזי תמחיר ועלויות עקיפות. בדוח התמחיר חשבשבת מחשבת את ההכנסות וההוצאות הישירות של כל מרכז תמחיר ומעמיסה את ההוצאות וההכנסות העקיפות על מרכזי התמחיר השונים בהתאם לקריטריונים שנקבעו מראש.
כולל תנועות IFRS : בסעיף זה קובעים האם לכלול בדוח מנות IFRS.
הגדרת מיונים וסיכומי ביניים: בסעיף זה קובעים את סדר התנועות. לדוגמה: ניתן לקבוע שהתנועות יהיו מסודרות לפי מספר המנה, או לפי תאריך וכד'. בצדו הימני של המסך התוכנה מפרטת שדות למיון – אלה הם כל השדות לפיהם ניתן לסדר את התנועות. עוברים לשורה של השדה המבוקש, ובוחרים בכפתור החץ המתאים. ניתן לתקן את הבחירה באמצעות כפתור מחיקה או באמצעות בחירה חדשה באמצעות החץ. התוכנה דואגת לכך ששדות המיון יהיו ברצף (לדוגמה: היא מונעת מצב שבו בוחרים מיון שני ללא מיון ראשוני).
מאפייני הדפסה
הדפסת תנועות: בוחרים ב-כן כדי שהדוח יפרט את כל כרטיס החשבון והסכומים בכל תנועת יומן. אם בוחרים ב-לא, התוכנה תציג את הסכום הכולל של התנועה.
כרטסת הנה"ח בשקלים
הכרטסת מציגה את התנועות של כל כרטיס חשבון כולל יתרה מצטברת.
חשבשבת מציעה שני דוחות כרטסת – כרטסת אחת מציגה בכל תנועה סכומים בשקלים בלבד, ואילו הכרטסת השנייה, המיועדת למי שעסוקים בייצוא ובייבוא, מציגה בכל תנועה הן את הסכום בשקלים והן את הסכום במט"ח.
חתך הנתונים של הכרטסת כולל שני מרכיבים:
- חתך כרטיסי החשבון לגביהם מפיקים כרטיסים
- חתך התנועות
יתרת חשבון: בסעיף זה ניתן להגביל את הכרטיסים לפי היתרה הסופית שלהם (רק כרטיסים ביתרת זכות, ללא כרטיסים ביתרת אפס וכד').
הדפסת כרטיסים עם יתרת פתיחה ובלי תנועות: אם מסמנים את הסעיף, הדוח יכלול כרטיסים שהיתרה הסופית שלהם נובעת מיתרת פתיחה בלבד, כלומר, כרטיסים שבחתך התנועות הנידון לא היו להם תנועות.
כולל תנועות IFRS : בסעיף זה קובעים האם לכלול בדוח מנות IFRS.
מאפייני הדפסה
מיון תנועות לפי: בשדה זה בוחרים לפי איזה שדה התוכנה תסדר (תמיין) את התנועות.
הדפסת סיכומי ביניים למיון: חשבשבת תדפיס סיכום ביניים לפי שדה המיון שנבחר
(לדוגמה: אם המיון הוא לפי שדה חשבון נגדי, חשבשבת תדפיס סיכום ביניים לאחר התנועות של כל חשבון נגדי).
כרטסת הנהלת חשבונות שקל + מטח
כרטסת זו מפרטת בכל שורה לא רק את הסכום בשקלים אלא גם את הסכום במט"ח.
מטבע: בסעיף זה ניתן להגביל את התנועות לפי מט"ח מסוים (לדוגמה: רק תנועות שקוד המטבע שלהן הוא: יורו).
דוח סיכומי מנות
דוח זה מפרט את סה"כ זכות ואת סה"כ חובה בכל מנה.
ניתוח כרטיסים הוא כרטסת, שמציגה את התנועות באופן הבא: תחילה מוצגות התנועות שסוגרות זו את זו (לדוגמה, חשבוניות והקבלה שסוגרת אותן), ולאחר מכן – התנועות הפתוחות (לדוגמה, חשבונות שעדיין לא נפרעו). התנועות הפתוחות הן אלה שמרכיבות את היתרה הסופית של הכרטיס. הסגירות נרשמות הן בעת הפקת המסמכים (לדוגמה, הפקת קבלה או הפקת חשבונית זיכוי), והן במסגרת הסעיפים בתפריט: התאמות בנק וניתוח כרטיסים.
התאמת בנק הוא דוח שמפרט איזה תנועות בספרים מתאימות לאיזה תנועות בבנק ואיזה תנועות (בספרים ובבנק) עדיין לא מותאמות (תנועות פתוחות). ניתן להשתמש בדוח זה גם כדי לערוך התאמה עם כרטיסים שמקבלים מספקים או מלקוחות.
שני הדוחות פועלים באותה שיטה.
תנועות פתוחות עד תאריך: בסעיף זה קובעים את התאריך העליון של התנועות הפתוחות. לדוגמה, כדי לראות חובות פתוחים עד סוף החודש שעבר (ולהתעלם מחובות פתוחים בגין מכירות מהחודש הנוכחי), מגבילים את התנועות הפתוחות ליום האחרון של החודש שעבר. אין הגבלה של התאריך התחתון, משום שהיתרה לגבייה נובעת מהחובות הפתוחים הקדומים. בעת הפקת התאמת בנק מומלץ להגביל את ההתאמה לתאריך האחרון בדף הבנק.
הדפסת תנועות פתוחות: בוחרים כן כדי שהדוח יכלול פירוט של התנועות הפתוחות (עד התאריך שנקבע לעיל).
הדפסת תנועות סגורות: בסעיף זה ניתן להגביל את חתך התנועות הסגורות שיודפסו. אם רוצים לראות תנועות פתוחות בלבד בוחרים ב- לא להדפיס תנועות סגורות. אם רוצים לראות רק חלק מהתנועות הסגורות, ניתן להגביל את ההדפסה לפי מספר ההתאמה. מספר זה מציין את המספר הסידורי של הסגירה (התוכנה מספררת באופן רציף את הסגירות). לדוגמה, אם מספר הסגירה האחרון בשנה שעברה היה 10000, ואם רוצים לראות סגירות החל מסוף השנה שעברה ואילך, מגבילים את מספר הסגירה ההתחלתי.
הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד תאריך אסמכתא: בסעיף זה ניתן להגביל את התנועות הסגורות לפי התאריך (בנוסף להגבלה בסעיף הקודם לפי מספר הסגירה). אם מגבילים תנועות סגורות לפי תאריך אסמכתא, וישנן בהתאמה תנועות שחלקן לפני וחלקן אחרי התאריך שהוגבל, תוצג ההתאמה כפתוחה למרות שנסגרה. באמצעות סעיף זה ניתן להפיק דוח שמפרט מה הייתה התאמת הבנק בסוף שנת הכספים (גם אם לאחר מכן נרשמו סגירות).
מיון תנועות פתוחות: השדה שלפיו התוכנה תסדר (תמיין) את התנועות הפתוחות.
סכום: המטבע שיוצג בטור סכום. כמובן, רצוי שמטבע זה יהיה המטבע לפיו עורכים את ההתאמה. כלומר, כאשר מדפיסים כרטיסים שההתאמות שלהן נעשו לפי הסכומים בשקלים, יש לבחור כעת במטבע שקל, וכאשר מדפיסים כרטיסים שהניתוח שלהם הוא לפי הסכום במט"ח, יש לבחור במטבע: סכום במט"ח.
הערה: מומלץ לנתח את כל הכרטיסים לפי הסכום בשקלים בלבד, וכאשר הניתוח הוא בגין תנועות במט"ח, להפעיל את סעיף רישום הפרשי שער לפי התאמות. בדרך זו ההתאמות בשקלים תמיד יחפפו את התאמות במט"ח, ובסוף שנה תמיד ניתן יהיה לדעת ממה מורכבת היתרה השקלית של הכרטיס.
דוח תזרים מזומנים מפרט את היתרה הצפויה בבנקים (ובקופה).
הערה: עסקים רבים מתלוננים על כך שהם אינם מצליחים להפיק תזרים מזומנים מדויק. ישנם עסקים שמכינים את התזרים באופן הבא: הם שואלים את הבנק, מה יתרת החשבון ומוסיפים ליתרה זו תנועות פתוחות (שקים דחויים שהם מסרו ושקים דחויים שקיבלו). זו טעות. במקרים רבים יתרת החשבון בבנק אינה נכונה, משום שהיא אינה כוללת שקים שמסרתם, ואשר תאריך פירעונם עבר, אך עדיין לא נפרעו. כדי להפיק תזרים מזומנים מדויק יש לרשום התאמות בנק באופן שוטף, ולהפיק את הדוח הנוכחי. אין טעם להתקשר לבנק, אלא עדיף "לסמוך" על היתרה הרשומה בחשבשבת.
תאריך: בסעיף זה קובעים את תקופת התזרים (לדוגמה, מהיום ועד סוף החודש). התוכנה מחשבת את התזרים לפי שדה: תאריך ערך (תאריך הפירעון של שיק, תאריך הצפוי של תשלום החשבונית וכד').
בשורות הבאות קובעים את חתך כרטיסי החשבון ואת חתך התנועות שייכללו בדוח.
מה לכלול בדוח:
הסיווג של כרטיסי החשבון (בנקים, קופות, לקוחות, ספקים) נקבע לפי שדה חשבון ראשי בכרטיס החשבון.
בנקים – תנועות שנרשמו בכרטיסי הבנק, לדוגמה: שקים שהופקדו לבנק ושקים שיצאו מהבנק.
קופות – תנועות שנרשמו בכרטיסי הקופות. לדוגמה: שקים שנרשמו בקופה אך עדיין לא הופקדו.
ספקים / לקוחות– חשבוניות שהתקבלו מספקים, וחשבוניות ללקוחות, שעדיין לא נפרעו. ההנחה היא שהחשבוניות ייפרעו. (ראה בהמשך – ממוצע איחור בתשלומים).
פעיל / לא פעיל – האם יכלול הדוח כרטיסים פעילים בלבד, לא פעילים בלבד או שניהם.
אילו תנועות עתידיות לכלול בדוח:
תנועות צפויות – תנועות שאינן נרשמות בספרי החברה אך מציינות הוצאות או הכנסות צפויות (לדוגמה: משכורות שיש לשלם בחודש הבא).
תעודות משלוח / הזמנות/ הודעות חיוב– תעודות משלוח, הזמנות והודעות חיוב פתוחות. ההנחה היא שהחברה תפיק חשבוניות בגין תעודות המשלוח, ההזמנות והודעות החיוב ושחשבוניות אלו ישולמו. סעיף זה חל הן לגבי תעודות משלוח והזמנות מלקוחות, והן לגבי תעודות משלוח והזמנות מספקים.
ממוצע איחור בתשלומים– חשבשבת מאפשרת לערוך סטטיסטיקה לגבי מספר הימים הממוצע שכל לקוח מאחר בתשלום בחשבוניות שלו (או שהעסק מאחר בתשלום החשבוניות שהתקבלו מספקים). החישוב נערך על סמך חשבוניות ששולמו (כלומר, החישוב מתעלם מחשבוניות פתוחות).
תוצאות החישוב נרשמות בשדה ממוצע איחור תשלום בכרטיס החשבון. ניתן לתקן את הנתון באופן ידני (לדוגמה, אם הלקוח הבטיח להקטין את מספר הימים של האיחור). בסעיף הנוכחי קובעים האם להתחשב בנתון שנמצא בשדה ממוצע איחור בתשלומים. אם מסמנים את הסעיף, התוכנה תדחה את המועד הצפוי לפירעון חשבוניות לפי מספר הימים שרשום בשדה ממוצע איחור בתשלומים של הלקוח (או הספק).
מאפייני הדפסה:
שיטת ההדפסה– בסעיף זה קובעים את מידת הפירוט לגבי כל יום:
שורה לכל תאריך – יודפס רק הסכום הכולל הצפוי להיכנס או לצאת בכל יום
פירוט קבוצות לכל תאריך – יודפסו הסכומים הצפויים להיכנס או לצאת לגבי כל קבוצת חשבונות (בנקים, קופות, לקוחות, ספקים).
פירוט חשבונות לכל תאריך – יודפסו הסכומים הצפויים להיכנס או לצאת לגבי כל אחד מכרטיסי החשבון המשתתפים בתזרים. יש לבחור האם להציג בכל תנועה גם את שם החשבון.
גיול חובות
חשבשבת מציעה כמה דוחות שבאמצעותם ניתן לנתח חובות שלא נפרעו במועד. נוסף לדוחות המפורטים בהמשך ניתן לנתח את החוב באמצעות הדוחות הבאים:
ניתוח כרטיסים – (בניגוד לגיול חובות שסוגר חובות בשיטת FIFO).
חישוב ריבית – חובות שלא נפרעים במועד הם כמו הלוואה שהלקוח מקבל מהעסק. דוח חישוב ריבית מחשב מה הייתה הריבית שהלקוח היה אמור לשלם בגין הלוואה זו.
גיול חובות פתוחים
דוח זה מפרט את התנועות הפתוחות בכל כרטיס. התנועות הפתוחות נקבעות כאשר מפיקים ניתוח כרטיסים. בדרך כלל התנועות הפתוחות הן חשבוניות שלא נסגרו ע"י קבלות (או זיכויים), קבלות עבור מקדמות וכד'.
דוח ריכוז חודשי
דוח זה מחשב את התפלגות הגיל של חוב הלקוח – איזה סכום צריך הלקוח היה צריך לפרוע לפני חודש, לפני חודשיים וכד'. סגירת החוב היא בשיטת FIFO (בניגוד לניתוח כרטיסים שמפרט את התנועות הפתוחות).
ממוצע איחור תשלומים
דוח זה מחשב כמה ימים בממוצע הלקוח מאחר בתשלום. החישוב מתבסס על תנועות סגורות (קבלה שסגרה חשבונית), והוא משקלל את ימי האיחור ואת סכום החוב.
חשבשבת מאפשרת לשלוח לכל לקוח מכתב המפרט את יתרת החוב ואת התנועות הפתוחות. התנועות הפתוחות הן אלו שלא נסגרו בעת רישום קבלות או במסגרת מסך ניתוח כרטיסים.
הבחירה בדוח תנועות פתוחות או כרטסת קובעת את השדות שיוצגו למשתמש ואת שיטת ההדפסה.
תנועות פתוחות עד תאריך: בסעיף זה ניתן להגביל את פירוט התנועות הפתוחות שיוצגו במכתב. לדוגמה, אם מעונינים לשלוח מכתבים עבור חובות שהיו צריכים להיות משולמים עד סוף החודש הקודם, מגבילים את התאריך לסוף החודש הקודם. הדוח לא יכלול תנועות פתוחות מהחודש הנוכחי. בהמשך בוחרים את שדה תאריך. בדרך כלל יש לבחור בשדה תאריך ערך, משום שזה השדה שמשמש בדרך כלל לציון מועד הפירעון. הדוח יוצג לאורך הדף ויכלול את השדות תאריך, אסמכתא, תאריך ערך, פרטים, אסמכתא 2, חובה/זכות, יתרה.
דוח כרטסת מוצג לרוחב הדף וכולל, בנוסף לשדות המוצגים בדוח תנועות פתוחות, גם את השדות כותרת, תנועה, מנה, ס"ת, חן נגדי ותמחיר. כאשר מדפיסים מכתבים עם כרטסת יש לוודא כי הוגדר במחולל המסמכים לוגו להדפסה לרוחב הדף.
יתרת לקוח: באמצעות סעיף זה ניתן להגביל את המכתבים ללקוחות חייבים בלבד.
הערות: בסעיפים אלה רושמים הערות שיודפסו בתחתית המכתב. ניתן לרשום הערות שונות ללקוחות בחובה (לדוגמה: נא לפרוע את החוב בהקדם) וללקוחות בזכות (לדוגמה: נא לרכוש מוצרים כדי לנצל את יתרת הזכות).
שם החותם: השם שיודפס בתחתית המכתב.
מיון התנועות: השדה לפיו יסודרו התנועות הפתוחות במכתב.
להציג יתרה בסכום אחד: סעיף זה נועד לכלול במכתב את הסכום הכולל של יתרת החוב ללא פירוט התנועות המרכיבות את הסכום.
הדפסת חתך תאריכים: האם להציג במכתב את התאריך שנבחר בסעיף תנועות פתוחות עד תאריך.
בעת הפקת הדוח למדפסת ישלח הדוח לתיבת הדואר האלקטרוני של הלקוחות על פי כתובת המייל הרשומה בכרטיס החשבון (ובתנאי שסומן הסעיף שליחת מכתבים/ מס"ב ללקוח/ספק בדוא"ל בכרטיס החשבון.)
חשבשבת מאפשרת לנהל תקציב. תנועות התקציב נרשמות במסגרת רישום פקודות יומן, במנה מיוחדת, לזכות חשבון הוצאות או לחובת חשבון הכנסות וכנגד חשבון נגדי מיוחד. תאריכי התנועות מציינים את תקופת התקציב (תקציב לרבעון, לשנה וכד'). ניצול התקציב הוא לפי תנועות יומן בגין הוצאות והכנסות וכן הזמנות פתוחות. הדוח מפרט מה היה התקציב וכמה נוצל עד כה.
תנועות העברת הכנסות: סעיף זה רלוונטי לכרטיסים תוצאתיים בלבד (הכנסות והוצאות). חשבשבת היא תוכנה רב-שנתית. התנועות של השנה החדשה מצטרפות לתנועות של השנים הקודמות. הדבר היחיד שמעדכנים בעקבות העברת שנה הוא העברת יתרות הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות) כנגד כרטיס עודפים. הרווח או ההפסד עוברים לכרטיס עודפים, וכרטיסי ההוצאות וההכנסות מתחילים שוב מיתרת אפס. העברה זו נעשית באמצעות סעיף בשם העברת הכנסות. (שמו של הסעיף הוא העברת הכנסות, אולם הסעיף מתייחס גם לכרטיסי ההוצאות). כאשר מפעילים סעיף זה, התוכנה רושמת, עבור כל כרטיס הכנסה או הוצאה, תנועת יומן שמאפסת את יתרת הכרטיס ומעבירה את היתרה לחשבון עודפים. בעת הפקת דוחות (כמו בדוח הנוכחי) ניתן לקבוע כיצד יש להציג את התנועות של העברת הכנסות והוצאות. האפשרויות הן:
כולל תנועות העברת הכנסות: כאשר בוחרים באפשרות זו, יתרות הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים בשנה (או בתקופה) האחרונה (הנוכחית) תהיה 0.
לא כולל תנועות העברת הכנסות: הדוח יתעלם מתנועות העברת הכנסות. דוגמה לשימוש באפשרות זו: מפיקים דוח על כרטיסי מכירות לתקופה אוקטובר 2008 – פברואר 2009 (ולכן, רוצים להתעלם מתנועות העברת הכנסות שנרשמו לסוף דצמבר 2008).
כולל תנועות העברת הכנסות עד תאריך: הדוח יתעלם מתנועות ההעברה החל מהתאריך שנרשם. דוגמה לשימוש באפשרות זו: התבצעה סגירת הכנסות לשנת 2008, אך מעוניינים לראות דוח רווח והפסד לשנת 2008. (אם לא נתעלם מתנועות העברת הכנסות מסוף דצמבר 2008, יתרות כרטיסי ההכנסות וההוצאות יהיו אפס).
חתך תנועות תקציב / הנה"ח: בסעיפים אלה ניתן לקבוע את חתך תנועות היומן שייכללו בדוח. כאמור, תנועות התקציב נרשמות במסגרת רישום פקודות יומן, במנה מיוחדת, לזכות חשבון הוצאות או לחובת חשבון הכנסות וכנגד חשבון נגדי מיוחד. תאריכי התנועות מציינים את תקופת התקציב (תקציב לרבעון, לשנה וכד'). ניצול התקציב הוא לפי תנועות יומן בגין הוצאות והכנסות. ניתן להחיל הגבלה אחת על תנועות התקציב והגבלה אחרת על תנועות ניצול התקציב.
תאריך אסמכתא / ערך / תאריך 3: תנועת היומן כוללת שלושה שדות תאריך. בתנועות תקציב שדה תאריך אסמכתא מציין את תחילת התקופה ושדה תאריך 3 את סיומה. בדרך זו ניתן לנהל תקציב רבעוני, שנתי או לכל תקופה אחרת.
קוד תמחיר: נוסף לתקציב חשבשבת מנהלת תמחיר (לפי מרכזי רווח והכנסות או עלויות עקיפות). בכל תנועת יומן ניתן לרשום קוד תמחיר. הסעיף הנוכחי מאפשר לחתוך את התנועות לפי קודי תמחיר.
פרטים: בסעיף הנוכחי ניתן לחתוך את התנועות לפי הנתונים בשדה פרטים של תנועת היומן. ניתן להגביל את התנועות בשני אופנים:
(1) הגבלה מערך מסוים עד ערך אחר (כפי שמגבילים בשדות האחרים).
(2) מכיל: הגבלה לפי תווים שנמצאים במקום כלשהו בשדה פרטים. לדוגמה: אם רושמים את השם: כהן, התוכנה תשלוף תנועות שכוללות שם זה בשדה פרטים. השם לא חייב להופיע בתחילת השדה אלא יכול להימצא במקום כלשהו. לדוגמה: חשבונית לכהן – שכר טרחה. כאשר מחפשים לפי ערך חלקי (כמו בדוגמה "כהן" ) יש לרשום כוכבית (*) לפני ואחרי הערך.
להתחשב בהזמנות / תעודות משלוח: יש לסמן סעיפים אלו בכדי לחשב בדוח את חלקן של ההזמנות ותעודות המשלוח בניצול התקציב.
כולל תנועות צפויות: תנועות צפויות הן פקודות יומן מיוחדות, שאינן נכללות בחישוב יתרת החשבון, בגין הוצאות והכנסות צפויות, כגון: שכר דירה שישולם בחודשים הבאים, הזמנות מלקוחות וכד'.
גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת: ישנם מקרים בהם רוחב הטור אינו מאפשר להציג את כל הנתונים של שדה מסוים בשורה אחת. לדוגמה, אם הרוחב של שדה שם החשבון מוגבל ל- 20 תווים ושם של חשבון מסוים כולל 30 תווים, אזי לא ניתן להדפיס את כל הנתונים של שם החשבון בשורה אחת. במקרים אלה חשבשבת מאפשרת להמשיך את ההדפסה בשורה נוספת באותו טור, כך שכרטיס החשבון יוצג בשתי שורות (במקום שורה אחת). כדי לאפשר המשך הדפסה בשורה נוספת יש לבחור ב- כן. כדי להגביל את ההדפסה לשורה אחת תוך "קיצוץ" התוכן של שדות ארוכים מדי, יש לבחור ב- לא.
חשבשבת מאפשרת לנהל תמחיר לפי מרכזי רווח. קודי התמחיר נפתחים בסעיף: הנהלת חשבונות > קודי תמחיר. מבחינים בין שני סוגים של קודי תמחיר: מרכזי רווח ועלויות והכנסות עקיפות. בכל תנועת יומן ניתן לרשום קוד תמחיר. התוכנה צוברת את הכנסות וההוצאות הישירות של מרכזי הרווח ומפצלת את העלויות וההכנסות העקיפות בין מרכזי הרווח, לפי קוד פיצול שנקבע לגבי כל עלות והכנסה עקיפה. הדוח הנוכחי מפרט הן את ההכנסות וההוצאות הישירות והן את הפיצול של ההכנסות והעלויות העקיפות.
קוד מרכז רווח / קוד הוצאות עקיפות: באמצעות שני סעיפים אלה ניתן להגביל את קודי התמחיר בדוח. הערה: על אף הביטוי "קוד הוצאות עקיפות" החתך מתייחס לא רק להוצאות אלא גם להכנסות עקיפות. הגבלת קודי התמחיר היא לפי הקוד ולפי החתך כפי שנקבעו בעת פתיחת קודי התמחיר. ניתן לחזור לרשומות של קודי התמחיר ולשנות את החתך (או נתונים אחרים) לפי הצורך.
חשבון הכנסות / חשבון הוצאות: בשורות אלה יש לרשום את קודי המיון (ו/או החתך) של כרטיסי ההכנסות ושל כרטיסי ההוצאות. חישוב התמחיר אמור לחול על תנועות הכנסות והוצאות בלבד, שכן החישוב אמור להראות את הרווח למרכז רווח. לכן, החשבון הראשי של כרטיסים אלה צריך להיות: הוצאות / הכנסות.
חתך תנועות הנה"ח: בסעיפים אלה ניתן לקבוע את חתך תנועות היומן שיכללו בדוח.
כותרת: בסעיף זה ניתן להגביל את תנועות היומן לפי המספר הסידורי שלהן. חשבשבת מנהלת שתי סדרות של מספרים סידוריים – סדרה אחת עבור הכותרות של תנועות היומן, וסדרה נוספת עבור החשבונות והסכומים בתוך פקודות היומן. לדוגמה, כאשר רושמים תנועת יומן בגין חשבונית, נרשמת כותרת אחת, שכוללת את הנתונים של חשבונית המס, ובכלל זה הסכום הכולל והחשבונות הראשיים, ובנוסף לכך נרשמות שלוש התנועות הבאות: תנועה לחובת חשבון הלקוח, תנועה לזכות חשבון ההכנסות ותנועה לזכות חשבון מע"מ. קוד התמחיר נרשם ברמת הכותרת, ולכן ניתן להגביל רק את מספר הכותרת.
סוג תנועה: קוד סוג התנועה שנרשם בפקודת היומן.
תאריך אסמכתא / ערך / תאריך 3: תנועת היומן כוללת שלושה שדות תאריך. בשורות אלה ניתן להגביל את התנועות לפי התאריכים.
כמות: הכמות שנרשמה בשדה כמות בפקודת היומן.
מטבע: קוד המטבע של התנועה.
אסמכתא / אסמכתא 2 / אסמכתא 3: תנועת היומן כוללת שלושה שדות אסמכתא. בשורות אלה ניתן להגביל את התנועות לפי האסמכתאות.
פרטים: בסעיף הנוכחי ניתן לחתוך את התנועות לפי הנתונים בשדה פרטים של תנועת היומן. אפשר לקבוע חתך מערך מסוים ועד ערך אחר כדי לכלול בדוח רק תנועות יומן שמתחילות בתווים מסוימים (לדוגמה: מ- סניף 1 עד: סניף 5) או לקבוע את החתך לפי האופרטור "מכיל", כך שהדוח יכלול את כל התנועות שמכילות תווים מסוימים במקום כלשהו בשדה פרטים (לדוגמה: כל התנועות שמכילות את התווים "סניף 3" במקום כלשהו בשדה פרטים). כאשר מחפשים תנועות על פי ערך חלקי (לדוגמה: 3) יש לרשום כוכבית (*) לפני ואחרי הערך.
תנועות הפרשי שער: תנועות הפרשי שער מתאימות את היתרה בשקלים ליתרה במט"ח. בסעיף זה ניתן לקבוע האם תנועות אלה יתווספו לתנועות ההכנסות וההוצאות.
חשבשבת מאפשרת לערוך חישובי ריבית. הריבית מחושבת בשיטה המקובלת בבנקים. קובעים קו מסגרת (מסגרת אשראי) ו- % ריבית עבור סכומים עד המסגרת, ו- % ריבית גבוה יותר עבור סכומים שחורגים מהמסגרת. באותה דרך ניתן גם לחשב ריבית זכות. בדרך כלל משתמשים בדוח זה כדי לחשב ריבית שמגיעה מלקוחות (או הפסד הכנסות בגין איחור בתשלום). כמו כן ניתן להשתמש בדוח כדי לחשב ריבית זכות לספקים או כדי לבדוק את חישוב הריבית בדף הבנק (פרטים בהמשך).
היכן: חשבשבת מאפשרת לערוך חישוב ריבית לא רק לפי היתרות החשבונאיות של הלקוח (או הספק) אלא גם לבדוק את חישוב הריבית של הבנק. אם בוחרים בסעיף זה ב- בנק, החישוב יערך על פי הנתונים בדפי הבנק. יש לרשום בהמשך את % הריבית ומסגרת האשראי כפי שנקבעו בהסכם עם הבנק.
לעדכן בכרטיס החשבון: עדכון אחד משדות הסכום הנוסף בכרטיס החשבון בתוצאת חישוב הריבית.
פורמט מקוצר: הצגת חישוב הריבית של כל חשבון בשורה אחת. (ללא פירוט יתרות החשבון לפי תאריכי ערך)
% ריבית: רושמים את % הריבית היומית או את % הריבית השנתית. אם רושמים % ריבית חריגה יש לרשום גם את מסגרת האשראי. באותו אופן ניתן לרשום ריבית זכות.
כאמור, חישוב הריבית הוא לפי השיטה הנהוגה בבנקים. אם מעוניינים לחשב ריבית דריבית, יש לרשום תנועת יומן בגין הריבית. לדוגמה, הריבית ללקוח מסוים במשך חודש ינואר היא 100 ₪. רושמים תנועה על סכום זה לחובת הלקוח ולזכות (הכנסות ריבית). בחודש הבא יתרת הלקוח תכלול את החיוב הנ"ל.
הצעה: ניתן להשתמש בדוח חישוב ריבית כדי לחשב כמה העסק "הפסיד" כתוצאה מהאיחורים בתשלומים של לקוח מסוים. כאשר לקוח אינו משלם בזמן, הוא למעשה נוטל הלוואה מהספק, ודוח חישוב ריבית מחשב מה הייתה העלות של הלוואה זו.
דוח זה מפרט את שערי המט"ח שנרשמו בנתוני החברה. הדוח מפרט שער לכל יום.
תאריך אסמכתא: חתך התאריכים לגביהם יודפסו שערים.
חתך לפי מטבע: בסעיף זה ניתן לבחור בין הדפסה של שער אחד בלבד (בוחרים כן), לבין הדפסת השערים של כל המטבעות. אם בוחרים בדוח לגבי מטבע אחד בלבד, בוחרים את המטבע בהמשך השורה.
חתך שערים: אם לא רושמים שער מדי יום, חשבשבת משלימה את השערים בימים החסרים. בסעיף הנוכחי ניתן להגביל את הדוח לפי המקור של השערים:
רק שערים שהוקלדו – שערים שנרשמו ע"י המשתמש (ובכלל זה עדכון מבנק ישראל).
רק שערים שנוספו ע"י התוכנה – שערים שנרשמו אוטומטית בימים בהם לא נרשם שער.
הדפסת כל השערים – הדוח יכלול הן את השערים שנרשמו ע"י המשתמש והן את השערים שנוספו ע"י התוכנה.
דוח זה מפרט את הנתונים שרושמים בדוח מע"מ חודשי. כמו כן ניתן להפיק דוח שמפרט נתונים לכל השנה (או לתקופה אחרת).
תאריך: חתך התאריכים לגביו יופק הדוח. החתך מתייחס לשדה תאריך אסמכתא. כאשר מפיקים דוח מע"מ חודשי יש לרשום את תאריך תחילת החודש ואת תאריך סיום החודש. אם מפיקים דוח לתקופה אחרת, לדוגמה דוח שנתי, רושמים את התאריכים של התקופה.
פירוט לפי חודשים: כאשר מפיקים דוח לתקופה הכוללת יותר מחודש (לדוגמה, דוח שנתי), ניתן לבחור ב- כן, כדי שהתוכנה תפרט את הנתונים לפי חודשים.
התוכנה מפיקה את דוח מע"מ לפי הנתון שרשום בשדה חשבון ראשי בכרטיס החשבון.
הצעה: עסקים נתקלים בבעיה הבאה: לאחר הדיווח למע"מ הם מקבלים חשבונית רכש שהתאריך שלה שייך לחודש קודם (עליו כבר דווח). אם בעת הפקת דוח מע"מ בחודש הבא חתך התאריכים יוגבל לחודש אחד, מע"מ התשומות של החשבונית הנידונה לא ייכלל בדוח. כדי לפתור בעיה זו מומלץ לפתוח כרטיס חשבון בשם: הכנסות שדווחו. לאחר שמפיקים ומשלמים את דוח המע"מ החודשי, רושמים פקודת יומן לחובת כרטיס חשבון הכנסות ולזכות כרטיס חשבון הכנסות שדווחו. בעת הפקת הדוח לא מגבילים את התאריך התחתון אלא רק את התאריך העליון. כיוון שמפיקים את הדוח ללא הגבלת תאריך תחתון, הדוח כולל תנועות של מע"מ תשומות שנרשמו באיחור.
דוח זה מפרט את הניכויים במקור מספקים.
כותרת הדוח: בשדה זה ניתן לשנות את הכותרת שתודפס בראש הדוח.
תאריך: חתך התאריכים לגביו יופק הדוח. החתך מתייחס לשדה תאריך אסמכתא. כאשר מפיקים דוח חודשי יש לרשום את תאריך תחילת החודש ואת תאריך סיום החודש. אם מפיקים דוח לתקופה אחרת, לדוגמה דוח שנתי, רושמים את התאריכים של התקופה.
דוח זה מפיק את האישורים שיש לתת לספקים בגין ניכוי במקור.
תקופת האישור / שם המשלם / כתובת המשלם / מספר חברה / מספר תיק ניכויים / פקיד שומה: נתונים אלה יודפסו בגוף האישור כפי שמחייב החוק.
תאריך האישור: התאריך שיודפס בראש המכתב.
שם החותם: השם שיודפס בתחתית המכתב.
כולל פירוט תשלומים: אם מסמנים את הסעיף, האישור יכלול פירוט של כל התשלומים לספק. אם לא מסמנים, האישור יציג את סך התשלומים בסכום אחד.
לא כולל ספקים עם % אפס: סעיף זה מאפשר להגביל את הפקת האישורים רק לאותם ספקים שנוכה מהם מס (כלומר, ש- % הניכוי שלהם אינו אפס).
הדוח מפרט את התשלומים שיש לשלם למס הכנסה בגין מקדמות לפי המחזור פחות התשלומים שנוכו במקור.
מקדמות על הוצאות עודפות: הסכום שיש לשלם בגין הוצאות עודפות (מחשבים את הסכום באופן ידני).
דוח 6111 מפרט את היתרות של כל כרטיסי החשבון לפי סיווגים שנקבעו ע"י רשות המסים.
לפני הפקת הדוח יש לרשום את הקוד המתאים בשדה סעיף 6111 בכל אחד מכרטיסי החשבון.
הדוח נשמר כקובץ. יש להעביר את הקובץ לרשות המסים באמצעות רואה החשבון או ישירות דרך האינטרנט.
הסעיפים השונים בחלון הדוח מועתקים מהטופס של רשות המסים.
ענף כלכלי: יש לבחור הענף מתוך רשימת הענפים של הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה, הכוללת כמה מאות ענפים.
העברת הכנסות: בסעיף זה קובעים האם לכלול בחיוב היתרות את תנועות העברת הכנסות. יש לפעול לפי ההסברים במחולל הדוחות.
עדכון שדה סעיף 6111: לפני ההפקה חשבשבת בודקת אם היתרות בכרטיסי החשבון מתאימות לקוד 6111 שנרשם בכרטיס החשבון. לדוגמה, אם בכרטיסי לקוחות אשר לפי הרשום בשדה סעיף 6111 הסיווג הוא מכירות ללקוחות, יתרת הכרטיס לא אמורה להיות שלילית. הסיווג של כרטיסי לקוחות ביתרה שלילית צריך להיות: מקדמות ללקוחות. חשבשבת מאפשרת להחליף את הקוד בכרטיסים כאלה באופן אוטומטי באמצעות כפתור עדכון שדה סעיף 6111. אם אין התאמה בין הסיווג לפי דוח 6111 לבין היתרה, רשות המסים תחזיר את הדוח כשגוי.
