מטריצה מיועדת לעסקים בהם קיימים פריטים שונים מאותה "משפחה" בעלי מחיר זהה. המטריצה יכולה להיות מוגדרת כחד מימדית (לדוגמה, עט מסוג מסוים במבחר גוונים) או דו מימדית (לדוגמה, חולצה במספר מידות ובמספר צבעים).
התוכנה פותחת פריטים עבור כל התאים במטריצה. לדוגמה, במטריצה עבור חולצה הנמכרת ב- 6 מידות וב- 5 צבעים התוכנה פותחת 30 פריטים, פריט נפרד לכל שילוב של מידה וצבע). פריטים אלה הם בנים של פריט המטריצה הראשי. לפריטים אלו מחיר הזהה למחיר האב. ניהול המלאי מתבצע ברמת הבנים.
תחילה פותחים את הפריט המשמש כפריט אב למטריצה. לדוגמה: חולצת טריקו מסוימת נמכרת ב- 6 מידות וב- 5 צבעים. פריט האב הוא: חולצת טריקו.
בכרטיס הפריט רושמים את מפתח הפריט ושאר הנתונים (מחיר, קוד הנחה, שדות נוספים וכו) ובוחרים בשדה סוג פריט > פריט מטריצה. חשבשבת תפתח את המסך הנוכחי.
כאשר הפריט הינו פריט מטריצה, מופיע משמאל לשדה סוג פריט אייקון ירוק, יש ללחוץ עליו כדי לפתוח את מסך הגדרות מטריצה.
הגדרות פריטי מטריצה
מפתח פריט: מפתח הפריט של אב המטריצה (חולצת טריקו).
קוד פריט: התוכנה פותחת את פריטי הבנים של המטריצה (פריט לכל תא). בסעיף הנוכחי רושמים קוד אשר ישמש בסיס למפתחות הפריט של כל אחד מהבנים. התוכנה תוסיף לקוד זה תווים שיציינו את הטור ואת השורה במטריצה. ברירת המחדל של קוד הבסיס היא מפתח הפריט של האב, אולם ניתן לשנות לקוד אחר כלשהו.
שם פריט: שם הפריט של אב המטריצה. שם זה מודפס בחשבונית.
סוג מטריצה: בסעיף זה קובעים האם המטריצה היא חד מימדית (לדוגמה: עט במגוון צבעים), או דו מימדית (לדוגמה: חולצה הנמכרת במספר גוונים ובמספר מידות).
בר-קוד: כאשר מפתחות הפריטים נרשמים במסמכים באמצעות קורא בר-קוד, יש להדליק את סעיף בר-קוד. אם לא, יש להשאיר כבוי.
כותרות שורות / טורים: לדוגמה: כותרת הטורים – מידה, כותרת השורות – צבע.
הגדרת טורים / שורות
כאשר מגדירים מטריצה, התוכנה פותחת פריטים עבור כל הבנים של המטריצה (פריט לכל תא במטריצה). מפתח הבנים מורכב מקוד הפריט של האב (או קוד אחר) בתוספת תווים המציינים את השורה ובתוספת תווים המציינים את הטור. לדוגמה ניתן לקבוע כי במטריצה דו-מימדית, מפתח הפריט של בן חולצת טריקו (T-Shirt) לבנה (Wh) במידה 4 יהיה: T-Shirt-Wh-4. בשני הגיליונות מגדירים את הטורים והשורות במטריצה.
מפתח: תווים שיתווספו לקוד הפריט של האב כדי לציין את השורה. לדוגמה: במטריצה בה השורות מייצגות צבעים, ניתן לרשום:
WH – עבור צבע לבן
BL – עבור צבע כחול
GR – עבור צבע ירוק
וכך הלאה בהתאם לצבעים בהם הפריט נמכר.
שם / שם לועזי: בסעיף זה קובעים את הטקסט שיתווסף להגדרת שם האב לקביעת שם פריט הבן במטריצה. לדוגמה, אם רושמים "בצבע ירוק" ושם האב הוא "חולצת טריקו", אזי השם המלא של הבן יהיה: "חולצת טריקו בצבע ירוק".
כותרת: הכותרת תוצג בטבלת פריטי המטריצה בעת הפקת המסמכים.
לביטול פריט בן בעת הגדרת העץ ניתן להשתמש בכפתור מחיקה בצידה הימני של השורה, או לבטל את הסימון פעיל בתיבת הסימון בצידה השמאלי של השורה.
תחילה קובעים את השורות ולאחר מכן ממשיכים להגדרת טורים. במטריצה חד-מימדית גיליון הגדרת טורים לא מוצג – המימד היחיד מוגדר באמצעות השורות.
בסיום בוחרים בכפתור: יצירת רשימת פריטים ושמירה. חשבשבת תציג את כל פריטי הבנים של המטריצה במסך הבא.
בודקים את רשימת הבנים. לוחצים על כפתור חזרה להגדרת שורות וטורים אם יש צורך למחוק או לתקן נתונים בנים.
לסיום ולעדכון פרטי הבנים באינדקס הפריטים לוחצים על הכפתור עדכון אינדקס פריטים בצידו השמאלי של המסך.
כפתורים בחלקו העליון של המסך
עריכת מטריצה: כדי לשנות נתוני המטריצה, להוסיף בנים או להגדיר בנים כלא פעילים, לוחצים על כפתור עריכת מטריצה. לאחר עדכון השינויים יש ללחוץ על כפתור יצירת רשימת פריטים ושמירה, ובהמשך לעדכן אינדקס פריטים.
הערה: לאחר שינוי קוד המטריצה או שינוי מפתח בשורות, יווצרו בנים חדשים לאב המטריצה.
מחיקת מטריצה: פעיל כל זמן שלא נוצרו פריטי הבנים למטריצה (הבנים נוצרים במסך בהמשך). לאחר שמפעילים את המחיקה הפריט חדל להיות פריט מטריצה והופך להיות פריט רגיל.
העתקת מטריצה: באמצעות סעיף מעתיקים נתונים מפריט אב מטריצה אחד לפריט אב מטריצה אחר. פריט מטריצה הוא פריט בעל תכונות משותפות ומחיר זהה המכיל מימד אחד או 2 מימדים. לדוגמה, מטריצה חד מימדית – עט במספר גוונים, מטריצה דו מימדית – נעליים בצבע ומידה. פעמים רבות מספר המימדים ושמותיהם זהים לפריטים אחרים. לדוגמה, נעליים לגבר בדגמים שונים. במקרים אלו ניתן לבצע העתקת הגדרות מטריצה במקום להגדירו מחדש בכל פעם.
בוחרים בסעיף העתקת מטריצה, ובחלון שנפתח בוחרים מרשימת המטריצות הקיימות באינדקס הפריטים את המטריצה שרוצים להעתיק. לסיום לוחצים העתקה.
