מערכת הגדרת תנאים ומבצעים מבוססת ה-AI של חשבשבת מאפשרת לרשום תנאים לביצוע חסימות והתראות ולהפעלת מבצעים בשפה חופשית. לאחר רישום התנאי, הטקסט מעובד ומשוכתב ומוצג למשתמש לאישורו.
בעת הפקת מסמכים, התוכנה בודקת אם מתמלאים תנאים להפעלת מבצע, חסימה או התראה, מציגה למשתמש את ההודעות והמבצעים לאישור, ומאפשרת הפקה או חוסמת בהתאם למה שהוגדר.
הגדרת תנאים למבצעים או חסימות
תנאים ומבצעים פעילים / כבויים: בעזרת כפתור זה מפעילים או מפסיקים את הפעלת התנאים והמבצעים.
ניסוח שאילתות
בצידו הימני של מסך הגדרת תנאים ומבצעים רושמים את השאילתה (Prompt).
ניסוח השאילתה יכלול את:
- פירוט המסמכים בהם יופעל (למשל: "מסמכי שיווק", "חשבוניות מס" וכו'). במידה ולא הוגדר חתך מסמכים, התנאי יחול על כלל המסמכים.
- חתך החשבונות או הסוכנים עליהם יופעל או חתך הפריטים. ניתן להגדיר חתך על פי שדות מכרטיס החשבון או הפריט, כולל שדות סכום, תאריך והערה נוספים. (למשל: לקוחות בעלי קוד מיון 200, לקוחות של סוכן 7, פריטים עם ערך "כן" בשדה הערה נוספת "מבצע סוף שנה" וכו')
- והפעולה אותה יש לבצע (למשל: חסימת הפקה, מתן הנחה כללית, הוספת שורת הנחה וכו')
לא ניתן לשמור מבצע המעדכן שורה שהוקלדה במסמך על ידי המשתמש. ניתן להוסיף שורת הנחה או שורת פריט נוסף. לשם הגדרת שאילתה המוסיפה שורת הנחה, יש להגדיר מפתח הנחה, ולרשום את מפתח פריט ההנחה שאילתה.
הטבה מועדפת
ברישום כמה שאילתות, כאשר חלקן מעניקות אחוז הנחה כללית ואחרות מוסיפות הנחות על פריטים (בין אם על ידי הוספת פריט בהנחה, או שורת הנחה), עלולה להיווצר סתירה בין המבצעים. במקרה כזה התוכנה תבקש לפרט מה היא ההטבה המועדפת (הנחה כללית או הוספת פריט). בעת הפקת מסמכים, חשבשבת תבדוק אלו תנאים מתקיימים במסמך, ובמקרה שמתקיים תנאי למתן הנחה כללית וגם תנאי להוספת פריטים, תבוצע רק ההטבה המועדפת.
דוגמאות של שאילתות מוצגות בהמשך הדף.
שמירת הגדרת התנאים והמבצעים
בסיום כתיבת השאילתה, לוחצים על כפתור שמירה בתחתית החלונית.
התוכנה תבצע שיכתוב של הטקסט שנכתב, ובסיום התהליך תציג את הטקסט כפי שהובן על ידי הבינה המלאכותית. חשוב מאוד לקרוא את הטקסט המשוכתב ולוודא שהנוסח נכון בטרם אישורו.
לאישור הטקסט המשוכתב לוחצים אישור ושמירה.
לאחר האישור, התוכנה מבצעת את שלב הבדיקה והשמירה, בו נבדקות סתירות או טעויות (למשל: מבצעים סותרים, מפתחות פריט שגויים וכו').
בסיום שלב הבדיקה תוצג הודעה המבצעים הופעלו בהצלחה, ופרטי התנאים והמבצעים שנשמרו יוצגו בחלונית בצד שמאל של המסך.
אם נמצאו טעיות תוצג ההודעה ההגדרות מכילות שגיאות. בחלונית בצידו השמאלי של המסך יוצגו הטעויות שנמצאו. יש לתקן את השאילתות בהתאם להמלצות המוצגות, ולבצע את תהליך השמירה שוב.
סדר ההפעלה בהפקת המסמך: סעיך זה מוצג רק חברות בהן מוגדרים טריגרים למסמכים. בוחרים אם הטריגרים יופעלו לפני התנאים והמבצעים, או אחריי.
הפעלת מבצע במסמכים
המבצעים מופעלים רק לאחר שמסיימים להקליד את כל שורות הפריטים, מאחר והוספה או שינוי של שורה יכולה לשנות את המבצעים שחלים על המסמך.
כאשר לוחצים על כפתור הפקה התוכנה מפעילה אוטומטית את המבצעים ומציגה חלונית להודעות (למשל: חסימת הפקה), מפרטת את הפעולות שבוצעו (כגון הוספת פריט מתנה, מתן הנחה כללית, הוספת הערה), ומציעה פעולות המחייבות אישור המשתמש (כמו הוספת פריט משלים).
קבלת הצעות: כפתור זה מוצג כאשר במבצע המופעל מוגדר שיש לקבל אישור המשתמש. (דוגמא לשאילתא המחייבת אישור: "בחשבונית מס, אם נרכש פריט 40, יש להציע להוסיף את פריט 41 ב-50%").
ניתן לאשר הצעה בעזרת כפתור קבלת הצעה בשורה המתאימה, או לאשר את כל ההצעות בעזרת כפתור קבלת כל ההצעות.
המשך בהפקה: ההפקה תמשיך, כולל כל המבצעים שאושרו.
ביטול הפקה: לוחצים כדי לבטל את ההפקה. המבצעים שנרשמו במסמך ימחקו. בלחיצה חוזרת על כפתור הפקה יבדקו שוב תנאי המבצעים, ויופעלו בהתאם.
צפייה במבצעים שנכללו במסמך במאגר קבוע: לאחר ההפקה, מסמכים בהם הופעלו מבצעים, ניתן ללחוץ על כפתור צפייה בפרטים בלשונית פרטי מסמך כדי לראות את רשימת המבצעים שהופעלו במסמך.
דוגמאות לשאילתות
הוספת הודעה על המסך: אם המסמך כולל פריט מסויים בכמות 4, יש להציג הודעה " ניתן להגדיל הכמות ל 5 ולקבל פריט שישי בחינם".
הוספת התראה: הצג הודעה "סכום המסמך נמוך מ 500 ש"ח" במסמכים של סוכן 12, אם הסכום לפני מע"מ נמוך מ 500 ש"ח.
הוספת טקסט בשדה הערות במסמך: בעת הפקה של חשבוניות רשום בהערות: "בשבוע הבא יתקיים מבצע חיסול מלאי בהנחות ענק".
הוספת פריט מתנה: אם כמות הפריט במסמך היא 5, הוסף שורה נוספת של אותו פריט בכמות 1 ובמחיר אפס. שם הפריט בשורה החדשה יהיה " קנה 5 קבל 1 במתנה".
הוספת פריט במחיר מוזל: בכל מסמכי השיווק, הצע להוסיף את פריט 5000 בכמות 1 ב 15% הנחה.
הוספת שורת הנחה: במכירת פריט שלו שדה הערה נוספת "מבצע" מכיל "כן", תתווסף למסמך שורת פריט הנחה. קוד פריט ההנחה יהיה "הנחה", שם הפריט יהיה "מבצע", והמחיר יהיה שווה ל-20% ממחיר הפריט המקורי.
הוספת הנחה כללית במסמך: בהפקת מסמכים ללקוחות של סוכן 8, אם הסכום לתשלום במסמך גבוה מ 2000 שח, הוסף 10% הנחה כללית למסמך.
שליחת העתק מסמך במייל לביקורת: בהפקת כל חשבוניות המס או תעודות המשלוח עבור סוכן 7, בסכום מעל 1000 שח, יש לשלוח העתק בדוא"ל לכתובת YourMail@mail.com. נושא המייל יהיה "מסמך לביקורת" בצירוף מספר המסמך, סכום המסמך, מפתח הלקוח ושם הלקוח.
חסימת הפקה מעל סכום: יש לחסום הפקת חשבונית מס או תעודת משלוח עבור סוכן 5 כאשר סכום המסמך גבוה מ-500 ש"ח.