ניצול תקציב

 

חשבשבת מאפשרת לנהל תקציב. תנועות התקציב נרשמות במסגרת רישום פקודות יומן, במנה מיוחדת, לזכות חשבון הוצאות או לחובת חשבון הכנסות וכנגד חשבון נגדי מיוחד. תאריכי התנועות מציינים את תקופת התקציב (תקציב לרבעון, לשנה וכד'). ניצול התקציב הוא לפי תנועות יומן בגין הוצאות והכנסות וכן הזמנות פתוחות. הדוח מפרט מה היה התקציב וכמה נוצל עד כה.

 

תנועות העברת הכנסות: סעיף זה רלוונטי לכרטיסים תוצאתיים בלבד (הכנסות והוצאות). חשבשבת היא תוכנה רב-שנתית. התנועות של השנה החדשה מצטרפות לתנועות של השנים הקודמות. הדבר היחיד שמעדכנים בעקבות העברת שנה הוא העברת יתרות הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות) כנגד כרטיס עודפים. הרווח או ההפסד עוברים לכרטיס עודפים, וכרטיסי ההוצאות וההכנסות מתחילים שוב מיתרת אפס. העברה זו נעשית באמצעות סעיף בשם העברת הכנסות. (שמו של הסעיף הוא העברת הכנסות, אולם הסעיף מתייחס גם לכרטיסי ההוצאות). כאשר מפעילים סעיף זה, התוכנה רושמת, עבור כל כרטיס הכנסה או הוצאה, תנועת יומן שמאפסת את יתרת הכרטיס ומעבירה את היתרה לחשבון עודפים. בעת הפקת דוחות (כמו בדוח הנוכחי) ניתן לקבוע כיצד יש להציג את התנועות של העברת הכנסות והוצאות. האפשרויות הן:

כולל תנועות העברת הכנסות: כאשר בוחרים באפשרות זו, יתרות הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים בשנה (או בתקופה) האחרונה (הנוכחית) תהיה 0.

לא כולל תנועות העברת הכנסות: הדוח יתעלם מתנועות העברת הכנסות. דוגמה לשימוש באפשרות זו: מפיקים דוח על כרטיסי מכירות לתקופה אוקטובר 2008 – פברואר 2009 (ולכן, רוצים להתעלם מתנועות העברת הכנסות שנרשמו לסוף דצמבר 2008).

כולל תנועות העברת הכנסות עד תאריך: הדוח יתעלם מתנועות ההעברה החל מהתאריך שנרשם. דוגמה לשימוש באפשרות זו: התבצעה סגירת הכנסות לשנת 2008, אך מעוניינים לראות דוח רווח והפסד לשנת 2008. (אם לא נתעלם מתנועות העברת הכנסות מסוף דצמבר 2008, יתרות כרטיסי ההכנסות וההוצאות יהיו אפס).

 

חתך תנועות תקציב / הנה"ח: בסעיפים אלה ניתן לקבוע את חתך תנועות היומן שייכללו בדוח. כאמור, תנועות התקציב נרשמות במסגרת רישום פקודות יומן, במנה מיוחדת, לזכות חשבון הוצאות או לחובת חשבון הכנסות וכנגד חשבון נגדי מיוחד. תאריכי התנועות מציינים את תקופת התקציב (תקציב לרבעון, לשנה וכד'). ניצול התקציב הוא לפי תנועות יומן בגין הוצאות והכנסות. ניתן להחיל הגבלה אחת על תנועות התקציב והגבלה אחרת על תנועות ניצול התקציב.

 

תאריך אסמכתא / ערך / תאריך 3: תנועת היומן כוללת שלושה שדות תאריך. בתנועות תקציב שדה תאריך אסמכתא מציין את תחילת התקופה ושדה תאריך 3 את סיומה. בדרך זו ניתן לנהל תקציב רבעוני, שנתי או לכל תקופה אחרת.

 

קוד תמחיר: נוסף לתקציב חשבשבת מנהלת תמחיר (לפי מרכזי רווח והכנסות או עלויות עקיפות). בכל תנועת יומן ניתן לרשום קוד תמחיר. הסעיף הנוכחי מאפשר לחתוך את התנועות לפי קודי תמחיר.

 

פרטים: בסעיף הנוכחי ניתן לחתוך את התנועות לפי הנתונים בשדה פרטים של תנועת היומן. ניתן להגביל את התנועות בשני אופנים:

(1) הגבלה מערך מסוים עד ערך אחר (כפי שמגבילים בשדות האחרים).

(2) מכיל: הגבלה לפי תווים שנמצאים במקום כלשהו בשדה פרטים. לדוגמה: אם רושמים את השם: כהן, התוכנה תשלוף תנועות שכוללות שם זה בשדה פרטים. השם לא חייב להופיע בתחילת השדה אלא יכול להימצא במקום כלשהו. לדוגמה: חשבונית לכהן – שכר טרחה. כאשר מחפשים לפי  ערך חלקי (כמו בדוגמה "כהן" ) יש לרשום כוכבית (*) לפני ואחרי הערך.

 

להתחשב בהזמנות / תעודות משלוח: יש לסמן סעיפים אלו בכדי לחשב בדוח את חלקן של ההזמנות ותעודות המשלוח בניצול התקציב.

 

כולל תנועות צפויות: תנועות צפויות הן פקודות יומן מיוחדות, שאינן נכללות בחישוב יתרת החשבון, בגין הוצאות והכנסות  צפויות, כגון: שכר דירה שישולם בחודשים הבאים, הזמנות מלקוחות וכד'.

 

גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת: ישנם מקרים בהם רוחב הטור אינו מאפשר להציג את כל הנתונים של שדה מסוים בשורה אחת. לדוגמה, אם הרוחב של שדה שם החשבון מוגבל ל- 20 תווים ושם של חשבון מסוים כולל 30 תווים, אזי לא ניתן להדפיס את כל הנתונים של שם החשבון בשורה אחת. במקרים אלה חשבשבת מאפשרת להמשיך את ההדפסה בשורה נוספת באותו טור, כך שכרטיס החשבון יוצג בשתי שורות (במקום שורה אחת). כדי לאפשר המשך הדפסה בשורה נוספת יש לבחור ב- כן. כדי להגביל את ההדפסה לשורה אחת תוך "קיצוץ" התוכן של שדות ארוכים מדי, יש לבחור ב- לא.

 

 

 

דילוג לתוכן