דוח זה מיועד לשלוף רשימה של תנועות (פקודות) יומן בחתך מסוים.
חשבשבת מציעה שני דוחות לשליפת תנועות יומן – איתור תנועות מקוצר ואיתור תנועות מפורט. ההבדל בין שני הדוחות רלוונטי כאשר מחפשים תנועות לפי סכומים או לפי כרטיסי חשבון. הדוח המקוצר מאפשר לחפש לפי הסכום הכולל של התנועה ולפי החשבונות הראשיים, ואילו הדוח המפורט מאפשר לחפש לפי כל אחד מהסכומים ולפי כל אחד מהחשבונות הכלולים בתנועה. לדוגמה, אם מחפשים תנועה של חשבונית מס לפי הסכום הכולל של החשבונית, ניתן לחפש באמצעות הדוח המקוצר, אולם אם רוצים לחפש את התנועה לפי סכום המע"מ שלה, יש לחפש באמצעות הדוח המפורט.
כותרת: המספר הסידורי של תנועת היומן. חשבשבת מנהלת שתי סדרות של מספרים סידוריים – סדרה אחת עבור הכותרות של תנועות היומן, וסדרה נוספת עבור החשבונות והסכומים בתוך פקודות היומן. לדוגמה, כאשר רושמים תנועת יומן בגין חשבונית, נרשמת כותרת אחת, שכוללת את הנתונים של חשבונית המס, ובכלל זה הסכום הכולל והחשבונות הראשיים, ובנוסף לכך נרשמות שלוש התנועות הבאות: תנועה לחובת חשבון הלקוח, תנועה לזכות חשבון ההכנסות ותנועה לזכות חשבון מע"מ. כאמור, איתור תנועות מקוצר מיועד לחיפוש ברמת התנועה השלמה, ולכן ניתן להגביל רק את מספר הכותרת.
מנה: תנועות היומן נרשמות במנות. כל מנה יכולה להכיל מספר בלתי מוגבל של תנועות יומן. חשבשבת מנהלת מעקב אחר ספרור המנות ושומרת על רציפות מספרי המנות. בכל פעם שפותחים מנה חדשה, חשבשבת מקדמת את הספרור. בסעיף הנוכחי ניתן להגביל את החיפוש לפי המספר הסידורי של המנה.
בנוסף למנות שהמשתמש רושם, מספרי המנות הבאות שמורים עבור רישום אוטומטי:
מנה 9999 כוללת תנועות שנרשמות אוטומטית בעת הפקת חשבוניות, שקים וכד'.
מנה 9998 כוללת תנועות הנוצרות בעת הפעלת תוכנית סגירת שנה (או תקופה).
מנה 9997 כוללת תנועות הפרשי סגירה שנרשמו בעת ביצוע התאמת בנק או ניתוח כרטיסים.
מנה 9996 כוללת תנועות שנוצרו בעת קליטת ממשקים וקליטת נתונים ממסופונים.
מנה 9995 כוללת תנועות שנרשמו בעת הפעלת תוכנית קיצוץ נתונים.
חשבון חובה/זכות ראשי: תנועת היומן יכולה לכלול מספר בלתי מוגבל של חשבונות בחובה ובזכות. שני החשבונות הראשונים (לפי הגדרת סוג התנועה) נרשמים גם בכותרת של התנועה. לכן, ניתן לחפש תנועות יומן לפי חשבון החובה הראשי ולפי חשבון הזכות הראשי. לדוגמה, כאשר רושמים חשבונית מס, בדרך כלל חשבון החובה הראשי הוא חשבון הלקוח וחשבון הזכות הראשי הוא חשבון הכנסות. לכן, ניתן לחפש תנועות לפי כל אחד משני חשבונות אלו. אולם אם רוצים לחפש לפי חשבון מע"מ, יש לעבור לאיתור תנועות מפורט.
סכום ש"ח: בשדה זה רושמים את הסכום הכולל של התנועה בשקלים. כאמור, אם מעוניינים לחפש תנועות לפי סכום מפוצל (כגון: סכום המע"מ) יש לעבור לאיתור תנועות מפורט.
הערה: אם לא מגבילים את מפתחות החשבון ואת הסכומים, הדוח כולל את הסכום הכללי של התנועה בלבד. אם מגבילים את החיפוש לפי מפתחות חשבון או סכומים, הדוח מפרט את מפתחות החשבון ואת הסכומים.
תאריך / תאריך ערך / תאריך 3: פקודת היומן כוללת 3 שדות תאריך. בדרך כלל תאריך האסמכתא מציין את תאריך הפקת המסמך, ותאריך הערך מציין את תאריך הפירעון. להלן דוגמאות לשימוש בתאריכים:
| תאריך ערך | תאריך | המסמך |
| התאריך בו הלקוח אמור לפרוע את החשבונית | תאריך הפקת החשבונית | חשבונית מס ללקוח |
| תאריך פירעון השיק | תאריך הפקת הקבלה | קבלה ללקוח |
| התאריך בו יש לפרוע את החשבונית | תאריך הפקת החשבונית | חשבונית מס מספק |
| תאריך פירעון השיק | תאריך הוצאת השיק | תשלום לספק |
תאריך 3 מתווסף לתאריך האסמכתא ולתאריך הערך של התנועה. במקרים בהם חשבונית ספק מגיעה לאחר תשלום המע"מ, ניתן לציין בתאריך האסמכתא את התאריך המקורי של המסמך ובתאריך נוסף לציין את תאריך הדיווח למע"מ. מי שמפיקים מאזנים לפי רבעונים, יכולים להשתמש בתאריך זה לציין את מועד סוף הרבעון.
אסמכתא / אסמכתא 2 / אסמכתא 3: פקודת היומן כוללת 3 שדות אסמכתא. בדרך כלל משתמשים בשני שדות האסמכתא הראשונים באופן הבא:
| אסמכתא 2 | אסמכתא | המסמך |
| מספר תעודת משלוח / הזמנה (שהייתה בסיס לחשבונית) | מספר החשבונית | חשבונית מס ללקוח |
| מספר הקבלה | מספר החשבונית שהלקוח פרע | קבלה ללקוח |
| מספר החשבונית | מספר תעודת משלוח / הזמנה (שהייתה בסיס לחשבונית) | חשבונית מס מספק |
| מספר חשבונית הספק שנפרעה בשיק זה | מספר השיק | תשלום לספק |
אסמכתא 3 נועדה לפתור מקרים בהם יש יותר מ- 2 אסמכתאות למסמך. לדוגמה: ברישום חשבונית מס ניתן לשמור את מספר תעודת המשלוח וגם את מספר ההזמנה של הלקוח. במקרה זה הרישום יהיה כך: אסמכתא 1 – מספר החשבונית, אסמכתא 2 – מספר תעודת משלוח, אסמכתא 3 – מספר ההזמנה.
פרטים: בשדה זה רושמים פרטים נוספים השייכים לתנועה זו. ניתן להגביל את התנועות בשני אופנים: (1) הגבלה מערך מסוים עד ערך אחר (כפי שמגבילים בשדות האחרים). (2) מכיל: הגבלה לפי תווים שנמצאים במקום כלשהו בשדה פרטים. לדוגמה: אם רושמים את השם: כהן, התוכנה תשלוף תנועות שכוללות שם זה בשדה פרטים. השם לא חייב להופיע בתחילת השדה אלא יכול להימצא במקום כלשהו. לדוגמה: חשבונית לכהן – שכר טרחה. כאשר מחפשים לפי ערך חלקי (כמו בדוגמה "כהן" ) יש לרשום כוכבית (*) לפני ואחרי הערך.
סוג תנועה: סוג התנועה קובע אילו חשבונות משתתפים בתנועת היומן וכיצד מתפצל ביניהן סכום התנועה. לדוגמה, בהנחה ששיעור המע"מ הוא 17%, סוג תנועה עבור "חשבונית קניית חומרי גלם" יפצל את הסכום הכולל של החשבונית באופן הבא: חשבון הוצאות קניות חומרי גלם יחויב ב- 100%, חשבון מע"מ תשומות יחויב ב- 17%, וחשבון הספק (שיירשם בעת קליטת התנועה) יזוכה ב- 117%. (117% מציין את הסכום כולל מע"מ של החשבונית). בסעיף הנוכחי ניתן להגביל את התנועות לפי סוג קוד סוג התנועה.
כמות: שדה זה מאפשר למי שאינו מנהל מלאי לשמור אינפורמציה כמותית. לדוגמה: בעסקי מכירת זהב ניתן לרשום בשדה כמות את המשקל שנמכר בעסקה ולהפיק דוח המציין כמה זהב נמכר בתקופה מסוימת.
סכום מט"ח / מטבע: חשבשבת היא תוכנה רב מטבעית. בנוסף לסכום בשקלים אפשר לרשום סכום במט"ח. בשדה מטבע בוחרים את המטבע אליו מתייחס הסכום במט"ח. לדוגמה: כאשר רושמים חשבון יצוא לאירופה שנרשם באירו, בסעיף מטבע מציינים שהמטבע הוא אירו. בתנועות שבהן אין מטבע זר משאירים את ברירת המחדל ללא שינוי. בשדה סכום מט"ח רושמים את הסכום במט"ח (במטבע שנרשם בסעיף הקודם). אם לא עושים שימוש במט"ח מדלגים על שדה זה. הסכום במט"ח אינו חייב להיות השערוך המדויק של הסכום בשקלים.
תמחיר: חשבשבת מאפשרת לנהל תמחיר. לשם כך יש לציין לגבי כל הוצאה או הכנסה לאיזו מחלקת תמחיר התנועה שייכת. המחלקות התמחיריות הן משני סוגים: מרכזי תמחיר ועלויות עקיפות. בדוח התמחיר חשבשבת מחשבת את ההכנסות וההוצאות הישירות של כל מרכז תמחיר ומעמיסה את ההוצאות וההכנסות העקיפות על מרכזי התמחיר השונים בהתאם לקריטריונים שנקבעו מראש.
כולל תנועות IFRS : בסעיף זה קובעים האם לכלול בדוח מנות IFRS.
הגדרת מיונים וסיכומי ביניים: בסעיף זה קובעים את סדר התנועות. לדוגמה: ניתן לקבוע שהתנועות יהיו מסודרות לפי מספר המנה, או לפי תאריך וכד'. בצדו הימני של המסך התוכנה מפרטת שדות למיון – אלה הם כל השדות לפיהם ניתן לסדר את התנועות. עוברים לשורה של השדה המבוקש, ובוחרים בכפתור החץ המתאים. ניתן לתקן את הבחירה באמצעות כפתור מחיקה או באמצעות בחירה חדשה באמצעות החץ. התוכנה דואגת לכך ששדות המיון יהיו ברצף (לדוגמה: היא מונעת מצב שבו בוחרים מיון שני ללא מיון ראשוני).
מאפייני הדפסה
הדפסת תנועות: בוחרים ב-כן כדי שהדוח יפרט את כל כרטיס החשבון והסכומים בכל תנועת יומן. אם בוחרים ב-לא, התוכנה תציג את הסכום הכולל של התנועה.
