יתרת החשבון של כרטיסי לקוחות, ספקים וכדומה נובעת מהתנועות הפתוחות בכרטיס. לדוגמה: לקוח חויב בגין חשבוניות ושילם עבור חלק מהם. יתרת החוב של הלקוח נובעת מהחשבוניות שלא שולמו. אלו הן התנועות הפתוחות. חשבשבת מאפשרת למצוא מהן התנועות הפתוחות המסבירות את יתרת הכרטיס. מוצאים אילו תנועות סוגרות זו את זו (בדוגמה שלנו, אילו קבלות סוגרות אילו חשבוניות), והתנועות שנשארות לא מותאמות הן התנועות הפתוחות, שהסכום שלהם מהווה את יתרת הכרטיס. כמו לגבי התאמות, ניתן לנתח את הכרטיסים בשתי שיטות. בשיטה האוטומטית התוכנה מוצאת את ההתאמות. שיטה זו מופעלת באמצעות סעיף ניתוח כרטיסים בהמלצת המחשב. השיטה השנייה היא השיטה הידנית, שבה המשתמש מסמן את ההתאמות.
הסעיף הנוכחי מסביר את השיטה הידנית לניתוח כרטיסים.
מפתח חשבון: בשדה זה רושמים את מפתח החשבון, של הכרטיס אותו רוצים לנתח. שם החשבון מוצג בפס העליון.
דפדוף: כדי לחפש מפתח חשבון בוחרים בסעיף דפדוף בחשבונות מתוך תפריט הלחצן הימני בשדה מפתח חשבון. במסך שנפתח מוצגים רק חשבונות עם תנועות פתוחות.
להצגת תנועות החשבון מקישים על מפתח החשבון הרצוי. לפתיחת תנועות החשבון בלשונית אחרת לוחצים על הריבוע הירוק מימין למפתח החשבון הרצוי. באופן זה ניתן לפתוח עוד לשוניות ולבצע התאמות לכמה חשבונות במקביל.
לאחר בחירת החשבון נשלפות כל התנועות הפתוחות של החשבון. ניתן לתחום את חתך התנועות לפי תאריך / תאריך ערך.
כדי לשנות את רוחבו של טור מסוים בדף זה, עוברים עם הסמן לקו ההפרדה בין טור זה לבין הטור הסמוך, בשורה של כותרות הטורים. הסמן ישנה את צורתו לחץ אופקי בעל שני ראשים. כעת ניתן לגרור את קו ההפרדה וע"י כך לשנות את רוחב הטור.
ניתן לקבוע אילו טורים לא יוצגו בדף זה. בשורת הכותרת של הטורים מקליקים על הקליק הימני. חשבשבת תפתח חלון שבו מסמנים אילו טורים יופיעו בתצוגה.
סכום חובה / זכות: סכומים בחובה מוצגים בסימן מינוס.
מיון התנועות: כאשר מקליקים על הכותרת של טור מסוים, התוכנה מסדרת את התנועות לפי הערכים בטור זה מהקטן לגדול. הקלקה נוספת הופכת את הסידור (מהגדול לקטן). בדרך זו קל למצוא תנועה.
מטבע הניתוח: חשבשבת לא מאפשרת לסמן התאמה גם בשקלים וגם במט"ח באותו כרטיס. מומלץ לבצע התאמה בשקלים. הסיבה: לפי הוראות ניהול ספרים, כל תנועת הנהלת חשבונות צריכה לכלול סכום בשקלים, ויתרת החשבון בשקלים היא זו שקובעת לגבי המאזן השנתי. מומלץ לפיכך לרשום את הסכום השקלי בכל תנועת יומן של מט"ח, ולאחר מכן לרשום הפרשי שער בשקלים. (חשבשבת מאפשרת לרשום הפרשי שער באופן אוטומטי). ניתוח הכרטיסים יעשה לגבי הסכום השקלי, אך עקב תנועות הפרשי השער הסגירות בשקלים יחפפו את הסגירות במט"ח. המטבע לפיו עורכים את ההתאמה (שקל או מט"ח) נקבע בכרטיס החשבון. אם, על אף האמור לעיל, בכרטיס החשבון נקבע שההתאמה תבוצע לפי סכום המט"ח, אזי בעת בחירת הכרטיס לניתוח, חשבשבת תפתח חלון נוסף, שבו רושמים את המטבע. אם הכרטיס כולל מספר מטבעות, יש לרשום את ההתאמות בכל פעם למטבע אחר.
סימון התאמות
הטור הימני הוא טור של ריבועים. כדי להתאים תנועה מקליקים על הריבוע בטור זה.
במסגרת התחתונה חשבשבת מפרטת התנועות שסומנו להתאמה. אם רוצים לבטל בחירה, מקליקים על הריבוע – התנועה תחזור למסגרת העליונה של התנועות הלא מותאמות.
כאשר ההפרש בין הסכום בחובה לבין הסכום בזכות הוא אפס, ניתן להקליק על כפתור אישור התאמה. חשבשבת תעדכן את ההתאמה במסד הנתונים (ותרוקן את המסגרת התחתונה מתנועות).
אם ההפרש בין הסכום בחובה לבין הסכום בזכות אינו אפס חשבשבת מאפשרת לרשום תנועת ביטול יתרות. מקליקים על כפתור אישור התאמה. חשבשבת תפתח חלון שבו היא מודיעה כי כיוון שההפרש אינו אפס, כדי להשלים את ההתאמה התוכנה תרשום תנועת ביטול יתרות על סכום ההפרש. התנועה נרשמת במנה 9997 שהיא מנה שמורה לתוכנה (לא ניתן לתקן תנועות במנה זו). בחלון הנ"ל גם בוחרים מאיזו תנועה יועתקו האסמכתא, התאריך ושאר השדות. לדוגמה: סוגרים תנועת חשבונית על סך 1002 ₪ כנגד קבלה על סך 1000 ₪, ורצים לבטל את ההפרש (בסך 2 ₪). חשבשבת תרשום תנועת ביטול יתרות על סך 2 ₪ במנה 9997. ההתאמה תכלול אפוא שלוש תנועות – התנועה של החשבונית, התנועה של הקבלה והתנועה של ביטול יתרות. הפרטים בתנועה של ביטול יתרות יועתקו מהתנועה של החשבונית או מהתנועה של הקבלה לפי החלטת המשתמש. לפני העדכון התוכנה מציגה את תנועת ביטול היתרות, ובמסך זה ניתן לתקן בה ערכים (לדוגמה: להוסיף הערה מתאימה בשדה פרטים).
ניתן להמשיך ולסמן התאמות בין תנועות נוספות.
סגירה נפרדת לכל תנועה: ניתן לסמן כמה שורות ולהפעיל את האופציה: סגירה נפרדת לכל תנועה. כידוע, אם התנועות שמסמנים לסגירה אינן מאזנות, מוצג חלון יצירת תנועות הפרש להתאמה לא מאוזנת. בחלון זה נוסף סעיף: לסגור כל תנועה מול תנועת הפרש נפרדת. אם בוחרים בסעיף זה, חשבשבת תרשום סגירה נפרדת לכל אחת מהתנועות.
אם ההתאמה סומנה בטעות, ועודכנה בקובץ (כלומר, לחצו על כפתור אישור התאמה) ניתן לפתוח אותה באמצעות סעיף: הנהלת חשבונות > התאמות בנק וניתוח כרטיסים > איתור ומחיקת התאמה בניתוח כרטיסים.
הדפסת תנועות מסומנות
לוחצים על כפתור זה כדי להדפיס דוח המפרט את כל ההתאמות שסומנו בהפעלה הנוכחית.
השלמה אוטומטית
בעת רישום התאמות ידניות, כאשר מחפשים איזה תנועה (או תנועות) סוגרות תנועה (או תנועות) מסוימות, חשבשבת יכולה לסייע. בוחרים את התנועה (או התנועות) אותן רוצים לסגור. התנועה (או התנועות) יעברו לחלקו התחתון של המסך. מסמנים את סעיף השלמה אוטומטית (בצד ימין מעל הטבלה). בחלקו העליון של הדף, על רקע בצבע שונה, יוצגו תנועות שיכולות להשלים את ההתאמה. בטור השמאלי, ליד תיבת הסימון, מוצגים המספרים 1, 2 או 3. הם מציינים כמה תנועות יתווספו להתאמה. לדוגמה, המספר 2 מציין שההתאמה תיסגר באמצעות בחירה בשתי תנועות (שמוצגות בדף). בוחרים תנועה שתתווסף להתאמה. אם תנועה זו סוגרת את ההתאמה (בטור הנידון רשום 1), זהו סוף התהליך. אם תנועה זו היא ראשונה מבין 2 תנועות (בטור הנידון רשום 2), לאחר בחירה של תנועה אחת יוצגו התנועות (הבודדות) שיכולות להשלים את ההתאמה. בוחרים את השורה הרצויה, ובכך מסיימים את סימון ההתאמה. כאמור, בשיטה זו ניתן למצוא השלמות הכוללות עד 3 תנועות. אם מעוניינים בהשלמות גדולות יותר יש לעבור להתאמות האוטומטיות.
ניתן גם להפעיל מסננים נוספים של התנועות להשלמה – אסמכתא (ראשונה) זהה, אסמכתא שניה זהה ופרטים זהים.
