התאמות בנק בהמלצת מחשב (אוטומטיות)

התאמה לחשבון בודד

חשבון: מפתח החשבון של הבנק לגביו עורכים את ההתאמה.

מטבע: דף הבנק כולל תנועות במטבע אחד, אולם תנועות היומן בחשבשבת כוללות סכום בשקלים וסכום במט"ח. בסעיף הנוכחי בוחרים את המטבע.

התאמה לפי אסמכתא (4 ספרות אחרונות): דף הבנק כולל שדה אסמכתא אחד, אולם תנועות היומן בחשבשבת כוללות שלושה שדות אסמכתא. בסעיף הנוכחי בוחרים את השדה המתאים.

עדיפות להתאמה לפי שדה: לעתים ישנן כמה תנועות בעלות אותם סכומים, ואז התוכנה צריכה "להחליט" איזו תנועה מתאימה לאיזו תנועה. הבחירה מסתמכת על הנתונים בשדות הבאים: אסמכתא, תאריך, פרטים. כאשר בוחרים בבחירה אוטומטית (ברירת המחדל) חשבשבת מוצאת את ההתאמות הטובות ביותר על סמך השכיחות של הנתונים בשדות שלעיל. לדוגמה, אם נמצאו כמה תנועות בעלות אותו סכום, אותם תאריכים, וללא נתונים מתאימים בשדה פרטים, ואם רק שתיים מהן בעלות אותה אסמכתא, והאסמכתא הנידונה לא נמצאת בתנועות אחרות, חשבשבת תקבע שהתנועות מתאימות. לחילופין, ניתן לקבוע שבהרצה מסוימת שדה פרטים חשוב יותר משדה אסמכתא.

הפרש מותר לתאריך: לעתים התאריך בדף הבנק אינו זהה לתאריך בספרים. לדוגמה, אם תאריך השיק הוא ליום שבת או חג, בדף הבנק יופיע התאריך של יום חול הבא. בסעיף הנוכחי רושמים מגבלה בימים לגבי ההפרש בימים בין הספרים לבין דף הבנק. בכל המקרים בהם ההפרש יהיה גדול יותר, חשבשבת לא תרשום התאמה.

תאריך ערך מ- עד: בסעיף זה קובעים את התקופה לגביה מפיקים את התאמת הבנק. מומלץ לא להגביל את התאריך הראשון, כדי שההתאמה החדשה תכלול את כל התנועות שנותרו פתוחות מההתאמה הקודמת. כמו כן מומלץ להגביל את התאריך השני לתאריך האחרון בדף הבנק, משום שהתנועות בספרים שהתאריך שלהן מאוחר יותר לא יכולות להיות מותאמות.

התאמה לקבוצת חשבונות

ניתן להפעיל את ההתאמה על כל כרטיסי החשבון הנמצאים בחתך של קודי מיון. כאשר פועלים בשיטה זו, לא מוצגים הדפים האינטראקטיביים (בהם ניתן לבחור התאמות מבין כמה אפשרויות). כמובן, ניתן לחזור לכל אחד מכרטיסי החשבון ולהפעיל את תוכנת ההתאמות על כרטיס זה בלבד, ואז הדפים האינטראקטיביים יוצגו.

מותר להתאים על סמך סכומים בלבד: תוכנת ההתאמות פועלת בכמה שלבים. בשלב ראשון היא מנסה להתאים על סמך הנתונים בשדות אסמכתא, תאריך ופרטים. אם נשארות תנועות לא מותאמות, ניתן לחפש התאמות על סמך הסכומים בלבד. כמובן, כאשר מחפשים התאמות על סמך סכומים בלבד עלולים לגלות התאמות לא נכונות. בסעיף זה קובעים אם מותר להפעיל שלב זה.

התאמה לפי אסמכתא: התאמה לפי אסמכתא מתייחסת ל- 4 הספרות האחרונות בשדה האסמכתא שנבחר להתאמה (אסמכתא 1, אסמכתא 2 או אסמכתא 3).

התאמה לפי שדה פרטים: בסגירה לפי שדה פרטים (בנוסף כמובן לתאריך ואסמכתא) כאשר בסגירת התאמה של תנועה מסוימת נמצאות מספר אפשרויות להתאמה (התאמות אלטרנטיביות), התוכנה בודקת האם הפרטים כוללים התאמה של מילים פחות שכיחות, לדוגמה: חשבון יולי ותשלום יולי, המילה יולי היא פחות שכיחה ולכן סביר שזו ההתאמה הנכונה.

לאחר שמקליקים על כפתור התחל התאמה חשבשבת מציגה המלצות להתאמות שנמצאו בהתאם לדרישות שניתנו במסך הקודם. השורות הצבועות באפור מציגות תנועות בספרים והשורות הצבועות בכחול – תנועות בדפי הבנק.

ניתן לקבוע אילו טורים לא יוצגו בדף. בשורת הכותרת של הטורים לוחצים על הקליק הימני. חשבשבת תפתח חלון שבו מסמנים אילו טורים יופיעו בתצוגה:

בדף זה ניתן לנהל את ההמלצות להתאמות ולבחור:

• שמירת התאמות ויציאה
• שמירת התאמות והמשך חיפוש התאמות לפי סכומים בלבד (הסברים על שלב זה ניתן למצוא בהמשך)
• יציאה ללא שמירה: יציאה מהתפריט ללא שמירת ההתאמות
• מחק התאמות מסומנות – ניתן למחוק חלק מההתאמות שנמצאו ע"י סימון התנועות בתיבת הבחירה הנמצאת בצד ימין ומחיקתם ע"י לחיצה על כפתור זה, ולאחר מכן להמשיך לפי אחת מאופציות השמירה.

בשלב חיפוש התאמות לפי סכומים, חשבשבת תציג המלצות להתאמות נוספות לפי סכומים בלבד (ללא אסמכתא או תאריך או פרטים מתאימים). אם נמצאו תנועות שניתן לסגור אותן באופנים שונים מבלי שהתוכנה הצליחה לקבוע מי ההתאמה הנכונה, התוכנה מציגה את התנועות הרלוונטיות, ומבקשת מהמשתמש לבחור את התנועות הנכונות.

לאחר שבוחרים תנועה במסך שלעיל, התוכנה מצמצמת את התנועות המוצגות, כך שמוצגות רק תנועות אופציונליות לסגירה. ממשיכים בשיטה זו עד להשלמת הסכום להתאמה.

לאחר שמאשרים ההתאמה  וממשיכים לשמירת ההתאמות , התוכנה מציגה את ההתאמות לפי סכומים. בשלב זה ניתן, שוב, לבטל התאמות שגויות.

תיקון התאמות שסומנו בטעות

לאחר שמפיקים התאמת בנק ועוברים על הדוח, אם מוצאים התאמה שסומנה בטעות, ניתן לפתוח אותה באמצעות סעיף: הנהלת חשבונות > התאמות בנק וניתוח כרטיסים > איתור ומחיקת התאמת בנק.