מערכת חיובים חוזרים מיועדת לארגונים או עסקים המחייבים את לקוחותיהם לפי הסכמים (כגון: חברה בעלת מבנים המחייבת את לקוחותיה בגין דמי שכירות, בית ספר המחייב את תלמידיו עבור לימודים וחוגים, רשות מקומית המחייבת את התושבים בגין צריכת מים וכדומה) או לארגונים המקבלים תרומות קבועות.
במערכת החיובים מגדירים את פרטי החיוב או התרומות מהלקוחות ומפיקים חשבונית מס קבלה או קבלת תרומה.
לצורך הפקת המסמכים במערכת החיובים:
- יש להגדיר ספרור לחשבונית מס קבלה וקבלת תרומה.
- ניתן להגדיר פורמטי הדפסה למסמכים אלו במחולל המסמכים. וכמו כן, ניתן להגדיר פורמט חשבונית או קבלה ללקוח בכרטיס החשבון תחת סעיף שיווק ורכש > פורמטי הדפסה.
- יש להגדיר אמצעי תשלום, אשראי או מס"ב, בכרטיסי החשבון המחוייבים.
- יש להגדיר בהגדרות קופה מסוף אשראי שאינו מחיייב הקלדת CVV ומספר תעודת זהות.
הגדרת חיוב
להגדרת חיוב חדש לוחצים על כפתור חיוב חדש בשורת הכפתורים שבראש הדף.
חיוב מספר: המספר הסידורי של החיוב. מספר זה נקבע ע"י המערכת.
סטטוס: חיוב עשוי להיות באחד משלושה סטטוסים: פעיל, לא פעיל או מבוטל.
הסטטוס מוגדר לא פעיל כל עוד לא הופעל כפתור החלת החיוב. כאשר לוחצים על כפתור החלת חיוב הסטטוס הופך לפעיל, וחיובים מופקים בהתאם להגדרת החיוב.
תיאור: טקסט חופשי המתאר את נושא החיוב. טקסט זה אינו מוצג בהודעות החיוב ללקוח.
הערות לחיוב: תיאור החיוב יוצג במסמכים המופקים ובכרטסת.
פרטי חיוב
סוג חיוב: בוחרים חיוב רגיל או תרומה. בהפקת חיוב רגיל תופק חשבונית מס קבלה. בהפקת תרומה תופק קבלת תרומה. חלק מהשדות במסך הנוכחי משתנים על פי סוג החיוב שנבחר.
תחילת החיוב: תאריך ההתחלה של החיוב. מתאריך זה יחלו החיובים. לא ניתן לשנות את תאריך תחילת החיוב לאחר שצורפו חשבונות.
סיום החיוב: תאריך תום החיוב. התוכנה תפיק חיובים עד תאריך זה.
מועדי תשלום: יש לבחור אם החיוב יתבצע פעם בחודש, פעם ברבעון או פעם בשנה. תאריך החיוב יהיה תאריך ההצטרפות או תאריך תחילת החיוב, המאוחר משניהם.
חיוב ב:
בתחילת תקופה: יום החיוב יהיה תמיד יום ההצטרפות או יום תחילת החיוב, המאוחר משניהם.
בסיום תקופה: חיוב בסוף תקופה יתבצע ביום שנבחר בכרטיס חשבון על התקופה הקודמת (חודש/ רבעון/ שנה).
אפשר לעזוב באמצע התקופה: כאשר הסעיף מסומן, לקוח יכול לסיים את ההתקשרות באמצע תקופה ויגבה תשלום חלקי.
כאשר החיוב מתבצע בתחילת התקופה: הלקוח יזוכה בחלק היחסי של התקופה ממועד ההתנתקות ועד סיום התקופה.
כאשר החיוב מתבצע בסיום תקופת החיוב: הלקוח יחויב בחלק היחסי עבור התקופה, עד מועד ההתנתקות.
כאשר הסעיף אינו מסומן, תאריך ההתנתקות יהיה תאריך סיום התקופה הבא, והלקוח יחויב על כל התקופה.
חיוב רגיל
הצמדה למדד / למטבע
ניתן להצמיד את החיובים בחשבונית מס קבלה למדד או למטבע. שערי מטבע/ ערכי המדד ישלפו מטבלת השערים.
חישוב ההצמדה: מדד נוכחי פחות מדד בסיס (מתחילת החיוב או מתאריך ההצטרפות) חלקי מדד בסיס כפול מחיר נטו.
חישוב הצמדה שלילית: יש לסמן סעיף זה כדי שהתוכנה תקטין את החיוב כאשר המדד (או שער המטבע) יורד. כאשר לא מסומן, המחיר יוצמד למדד (או המטבע) רק אם ההצמדה חיובית.
במסמך שיופק תופיע שורת הצמדה מרוכזת אחת עבור כל החוזים שהחשבון משויך אליהם. את פריט הצמדה מגדירים במסך הגדרות כלליות לחיובים חוזרים.
מחירים
טבלה זו מיועדת לרישום הפריט שיופיע במסמך שיופק.
מפתח: מקלידים את מפתח הפריט לחיוב.
שם פריט: שם הפריט כפי שיוצג במסמכי החיוב. לשם הפריט יתווסף באופן אוטומטי תקופת החיוב (חודש/ רבעון/ שנה).
כמות: הכמות לחיוב.
מחיר: בשדה הנוכחי רושמים את מחיר הפריט.
לחילופין, ניתן להגדיר שליפת מחירים מטבלת מחיר לתקופה, או שליפת מחירים מיוחדים ללקוח.
מטבע: המטבע של המחיר. שער המטבע נשלף מטבלת השערים.
מחיר לתקופה
בסעיף מחיר לתקופה ניתן להגדיר עד 3 תקופות זמן שבין חודש אחד ל 12 חודשים כל אחת, כאשר לכל תקופה נקבע מחיר/ מטבע אחר. בחיובים שיופקו לאחר שהתקופה האחרונה הסתיימה, הפריט יחוייב על פי המחיר שנרשם בשדה מחיר בשורת הפרט.
בחירת תקופה: בוחרים את משך התקופה, בין חודש ל 12 חודשים.
מחיר ומטבע: רושמים מחיר ומטבע. הסכום כולל מע"מ מחושב בהתאם למחיר והגדרת המע"מ של הפריט ושל החברה.
ניתן להגדיר מחיר לתקופה רק כאשר בסעיף מועדי התשלום נבחר חיוב פעם בחודש.
במקרה שתקופה מסתיימת באמצע חודש החיוב, יוצגו 2 שורות בחשבונית לאותו פריט (עם מחירים המתאימים לתקופות שונות).
שליפת מחיר מיוחד ללקוח
בסעיף הנוכחי ניתן לסמן כי מחיר הפריט לחיוב יישלף מטבלת המחירים המיוחדים.
שליפת מחירים ללקוח מטבלת מחירים מיוחדים שימושית למשל:
(1) כאשר מפיקים חיובים לדיירים בגין דמי שכירות, מומלץ לרשום את דמי השכירות החודשיים של כל דייר במסך מחירים מיוחדים. בדרך זו אותו פריט (דמי שכירות חודשיים) יתאים לחוזי שכירות שונים.
(2) כאשר מפיקים חיובים למשפחות בגין השתתפות בחוגים, והחיוב תלוי במספר המשתתפים, מומלץ לרשום את המחיר במסך מחירים מיוחדים כדי לנצל את האפשרות לקבוע מחיר תלוי כמות (כלומר, מחיר אחד לילד ראשון, מחיר נמוך יותר לשני ילדים וכו').
ניתן לסמן את הסעיף שליפת מחירים מיוחדים ללקוח רק כאשר מחיר הפריט בטור מחיר הינו 0.
כאשר בוחרים לשלוף מחירים מיוחדים וללקוח לא הוגדר מחיר מיוחד לפריט, מחיר הפריט יחושב לכל חשבון על פי הגדרת הנחות בכרטיס החשבון והפריט.
חיוב לפי מונה
בחיוב על פי מונה נשלפת הכמות לחיוב משדה סכום נוסף בכרטיס הלקוח ולא משורת הפריט בהגדרת החיוב, ולכן לא ניתן לרשום כמות בשורת הפריט.
בוחרים את שדה הסכום הנוסף בו מעדכנים את הכמות שיש לחייב את הלקוח.
כל שדה סכום נוסף ניתן לקשר רק להגדרת חיוב אחת.
תרומה
פרטי החיוב לתרומה זהים לפרטי החיוב בחיוב רגיל. (BBB)
מחירים
סכום לתרומה/ מטבע: בשדה זה קובעים את סכום ומטבע לתרומה.
לחילופין, ניתן לשלוף את סכום התרומה משדה סכום נוסף בכרטיס החשבון.
חשבונות משויכים לחיוב
בצדו השמאלי של המסך מוצגים פרטי החשבונות שצורפו לחיוב. תאריך ההצטרפות ותאריך ההתנתקות של כל חשבון מוצגים בטורים המתאימים בטבלה.
צירוף קבוצת חשבונות
לוחצים על כפתור צירוף קבוצת חשבונות ובחלון שנפתח מגדירים את חתך החשבונות שרוצים לחייב.
בנוסף להגבלת חתך חשבונות בשדות מ… עד, ניתן להעתיק קבוצת חשבונות מהגדרת חיוב קודמת, לשם כך יש לסמן את הסעיף רק מחיוב ולבחור את החיוב הרצוי מרשימת החיובים.
יש לסמן את תיבת הסימון מימין למפתחות החשבון הרצויים (או את תיבת הסימון בראש הטור, כדי לסמן את כל החשבונות), ולסיום יש ללחוץ על כפתור בחירת חשבונות.
ניתן לצרף ולנתק חשבונות מחיובים גם לאחר החלת החיוב.
כאשר תאריך תחילת החיוב שונה מתאריך ההצטרפות של הלקוח, החיוב יחול בתאריך המאוחר משניהם.
חשוב! לכל חשבון המצורף לחיוב רגיל או תרומה יש להגדיר אמצעי תשלום בכרטיס החשבון > חיובים חוזרים.
לקוח שמשלם באשראי, החיוב יתבצע לכרטיס האשראי שנשמר בכרטיס החשבון.
ניתוק חשבונות מסומנים
כדי לנתק חשבונות מחיוב יש לסמן את תיבת הסימון מימין למפתחות החשבון הרצויים (או את תיבת הסימון בראש הטור, כדי לסמן את כל החשבונות), ולסיום יש ללחוץ על כפתור ניתוק חשבונות מסומנים.
חיוב החשבון על התקופה שעד תאריך הניתוק יחושב בהתאם לסימון הסעיף אפשר לעזוב באמצע התקופה. במידה והסעיף מסומן, והתשלום בוצע בתחילת התקופה, חשבשבת תפיק זיכוי על החיוב העודף באופן אוטומטי.
חשוב! בחיובים פעילים ולא פעילים, כאשר תאריך הניתוק זהה לתאריך ההצטרפות, יחוייב החשבון עבור יום אחד. לביטול החיוב יש להפיק זיכוי.
לניתוק חשבון שצורף בטעות, ורק בחיוב לא פעיל, יש לבצע מחיקת חשבון.
צירוף וניתוק חשבונות ניתן לבצע גם דרך כרטיס החשבון, בסעיף חיובים חוזרים שבלשונית מידע כללי.
מחיקת חשבונות מסומנים: מחיקת חשבונות אפשרית בחיובים בסטטוס לא פעיל בלבד. החשבון ימחק מהחיוב ולא יופקו חיובים.
החלת חיוב: בלחיצה על כפתור החלת חיוב החיוב הופך מלא פעיל- לפעיל. לאחר החלת החיוב ניתן לשנות את חתך הלקוחות אך לא ניתן לשנות את הגדרת החיוב ולא למחוק את החיוב.
עריכת חיוב: כאמור, לאחר החלת החיוב לא ניתן למחוק או לעדכן הגדרת חיוב. כדי לבצע שינויים בחיוב בסטטוס פעיל יש ללחוץ על כפתור עריכת חיוב בשורת הכפתורים בחלקו העליון של המסך.
חשבשבת תשכפל את החיוב הקיים לחיוב חדש בסטטוס זמני- לא פעיל – אותו ניתן לערוך.
סטטוס החיוב הקיים ישתנה ל – מבוטל. המסמכים שהופקו בחיוב המבוטל ישמרו וניתן יהיה לצפות בהם ממסך צפייה בהפקות קודמות.
העתקת חיוב: בהעתקת חיוב נפתח חיוב חדש, בסטטוס לא פעיל, הכולל את כל הגדרות החיוב המועתק, מלבד החשבונות המצורפים.
מחיקת חיוב: ניתן למחוק חיוב חדש סטטוס לא פעיל. לשם כך לוחצים על כפתור מחיקת חיוב בחלקו העליון של המסך. כאמור, חיוב בסטטוס פעיל לא ניתן למחוק אך ניתן לבטל ואז סטטוס החיוב יהפוך למבוטל.
ביטול חיוב: ניתן לבטל חיוב כאשר הלקוחות המקושרים לחיוב סיימו לשלם את כל החיובים, או כאשר אין לקוחות מקושרים.
חיוב שבוטל יוצג במסך דפדוף בחיובים כאשר בטור סטטוס כתוב "מבוטל" ובטור עריכה "לא" (בשונה מחיוב ערוך, שלו יוצג בטור סטטוס "מבוטל" ובטור עריכה "כן").
דוח פיגור בתשלום לחיוב: ניתן לעקוב אחר ימי איחור בתשלום של חשבונות המקושרים לחיוב מסויים בעזרת כפתור דו"ח פיגור בתשלום לחיוב, המוצג בחלקו העליון של המסך, ברשומות חיובים פעילים או מבוטלים.
הפקת חיובים
לאחר החלת החיוב יופקו החיובים באופן שוטף ואוטומטי.
התוכנה תחייב את החשבונות במועד, ותפיק חשבוניות מס/קבלה וקבלות תרומה. המסמכים ישלחו למייל או יודפסו, בהתאם להגדרה בכרטיסי החשבון.
ניתן לדפדף בחיובים שהופקו במסך צפייה בהפקות קודמות.
