דוח תזרים מזומנים מפרט את היתרה הצפויה בבנקים (ובקופה).
הערה: עסקים רבים מתלוננים על כך שהם אינם מצליחים להפיק תזרים מזומנים מדויק. ישנם עסקים שמכינים את התזרים באופן הבא: הם שואלים את הבנק, מה יתרת החשבון ומוסיפים ליתרה זו תנועות פתוחות (שקים דחויים שהם מסרו ושקים דחויים שקיבלו). זו טעות. במקרים רבים יתרת החשבון בבנק אינה נכונה, משום שהיא אינה כוללת שקים שמסרתם, ואשר תאריך פירעונם עבר, אך עדיין לא נפרעו. כדי להפיק תזרים מזומנים מדויק יש לרשום התאמות בנק באופן שוטף, ולהפיק את הדוח הנוכחי. אין טעם להתקשר לבנק, אלא עדיף "לסמוך" על היתרה הרשומה בחשבשבת.
תאריך: בסעיף זה קובעים את תקופת התזרים (לדוגמה, מהיום ועד סוף החודש). התוכנה מחשבת את התזרים לפי שדה: תאריך ערך (תאריך הפירעון של שיק, תאריך הצפוי של תשלום החשבונית וכד').
בשורות הבאות קובעים את חתך כרטיסי החשבון ואת חתך התנועות שייכללו בדוח.
מה לכלול בדוח:
הסיווג של כרטיסי החשבון (בנקים, קופות, לקוחות, ספקים) נקבע לפי שדה חשבון ראשי בכרטיס החשבון.
בנקים – תנועות שנרשמו בכרטיסי הבנק, לדוגמה: שקים שהופקדו לבנק ושקים שיצאו מהבנק.
קופות – תנועות שנרשמו בכרטיסי הקופות. לדוגמה: שקים שנרשמו בקופה אך עדיין לא הופקדו.
ספקים / לקוחות– חשבוניות שהתקבלו מספקים, וחשבוניות ללקוחות, שעדיין לא נפרעו. ההנחה היא שהחשבוניות ייפרעו. (ראה בהמשך – ממוצע איחור בתשלומים).
פעיל / לא פעיל – האם יכלול הדוח כרטיסים פעילים בלבד, לא פעילים בלבד או שניהם.
אילו תנועות עתידיות לכלול בדוח:
תנועות צפויות – תנועות שאינן נרשמות בספרי החברה אך מציינות הוצאות או הכנסות צפויות (לדוגמה: משכורות שיש לשלם בחודש הבא).
תעודות משלוח / הזמנות/ הודעות חיוב– תעודות משלוח, הזמנות והודעות חיוב פתוחות. ההנחה היא שהחברה תפיק חשבוניות בגין תעודות המשלוח, ההזמנות והודעות החיוב ושחשבוניות אלו ישולמו. סעיף זה חל הן לגבי תעודות משלוח והזמנות מלקוחות, והן לגבי תעודות משלוח והזמנות מספקים.
ממוצע איחור בתשלומים– חשבשבת מאפשרת לערוך סטטיסטיקה לגבי מספר הימים הממוצע שכל לקוח מאחר בתשלום בחשבוניות שלו (או שהעסק מאחר בתשלום החשבוניות שהתקבלו מספקים). החישוב נערך על סמך חשבוניות ששולמו (כלומר, החישוב מתעלם מחשבוניות פתוחות).
תוצאות החישוב נרשמות בשדה ממוצע איחור תשלום בכרטיס החשבון. ניתן לתקן את הנתון באופן ידני (לדוגמה, אם הלקוח הבטיח להקטין את מספר הימים של האיחור). בסעיף הנוכחי קובעים האם להתחשב בנתון שנמצא בשדה ממוצע איחור בתשלומים. אם מסמנים את הסעיף, התוכנה תדחה את המועד הצפוי לפירעון חשבוניות לפי מספר הימים שרשום בשדה ממוצע איחור בתשלומים של הלקוח (או הספק).
מאפייני הדפסה:
שיטת ההדפסה– בסעיף זה קובעים את מידת הפירוט לגבי כל יום:
שורה לכל תאריך – יודפס רק הסכום הכולל הצפוי להיכנס או לצאת בכל יום
פירוט קבוצות לכל תאריך – יודפסו הסכומים הצפויים להיכנס או לצאת לגבי כל קבוצת חשבונות (בנקים, קופות, לקוחות, ספקים).
פירוט חשבונות לכל תאריך – יודפסו הסכומים הצפויים להיכנס או לצאת לגבי כל אחד מכרטיסי החשבון המשתתפים בתזרים. יש לבחור האם להציג בכל תנועה גם את שם החשבון.
