אחד השימושים העיקריים במערכת CRM הוא: ניהול תהליכים. תהליך יכול לשמש למטרות שונות. לדוגמה, שולחים הודעה לחתך מסוים של לקוחות פוטנציאליים עם פרטים על מוצרים מסוימים, ולאחר שמקבלים תשובות מהלקוחות, שולחים שאלון נוסף ללקוחות שהשיבו.
במסך זה מגדירים תהליך.
בצדו הימני של המסך שנפתח מוצגים כל התהליכים הקיימים (תהליכים שנוצרו בעבר). ליצירת תהליך חדש מקליקים על הכפתור: תהליך חדש. אם מקליקים על שם תהליך קיים עוברים למסכי התהליך.
בניית תהליך כוללת חמישה מרכיבים (לשוניות):
הגדרות
בלשונית זו מוצגים נתונים כלליים לגבי התהליך.
שם התהליך: שם התהליך מוצג בדף הכניסה.
סוג פעילות / לקוחות מקור: הרשומות לפיהן ייקבע התהליך. לדוגמה, אם רוצים לשלוח הודעת דוא"ל ללקוחות פוטנציאליים מסוימים, בוחרים בשדה זה ב- "לקוחות פוטנציאלים", ובהמשך קובעים חתך לגבי לקוחות אלה.
הרצה ייחודית: התהליך יכול לעדכן שדות ברשומות אחרות, לדוגמה, אם בונים רשימה של לקוחות כדי להתקשר אליהם טלפונית, ניתן לעדכן שדה מסוים ברשומת הלקוחות (פעילות יעד). הסעיף הנוכחי מאפשר להשתמש בשדה כדי למנוע כפילות של פעילויות לפי שדה יעד. בדוגמה הנוכחית: אם מסמנים את הסעיף הנוכחי, ומריצים מחדש את התהליך, התהליך יחול רק על לקוחות, לגביהם השדה הנידון עדיין לא עודכן (לקוחות חדשים).
יצוא פעילויות: אם התהליך יוצר פעילויות, סימון אפשרות זו תיצור קובץ אקסל לאחר ההרצה עם הפעילויות אשר נוצרו בתהליך.
סגירת רשומות מקור: לאחר הפעלת התהליך, רשומות מקור יהפכו לרשומות לא ישות.
עדכון: שמירת שינויים שהגדרנו להגדרות התהליך.
מחיקת תהליך: מחיקת התהליך הנוכחי.
חתך
בלשונית זו רואים את כל השדות הקיימים בישויות / לקוחות המקור. ניתן לקבוע חתך ע"י רישום ערכים בשדות מסוימים. לדוגמה, אם רושמים "תל-אביב" בשדה "עיר", החתך יוגבל ללקוחות בתל-אביב. אם השדה הוא תאריך או שדה מספרי, ניתן לרשום מ- עד:.
כדי לראות תצוגה מקדימה של הרשומות בחתך מקליקים על כפתור תצוגה מקדימה.
יצירת פעילות
סוג פעילות יעד: התוצאה של תהליך היא יצירת רשומות חדשות ו/או שליחת הודעות דוא"ל. אם רוצים שהתהליך יצור רשומות חדשות, בשדה זה יש לבחור אחד הערכים מתוך הרשימה. (השדות והערכים נקבעים במסך עיצוב ותכנון רושמות).
בתוך השדות ניתן להזין ערכים (בהתאם לסוגי השדות) שמורכבים מערכים קבועים וערכים דינמיים. לדוגמה, כאשר בונים רשימה של לקוחות אליהם יש להתקשר, ניתן לקבוע ברשומות היעד יירשם שם הלקוח ומספר הטלפון שלו. לשם כך יש לרשום לפי הדומה הבאה:
[לקוחות.שם חשבון]
[לקוחות.מספר טלפון]
כאשר רושמים את הסוגר המרובע, [, התוכנה מציגה את כל השדות הרלוונטיים.
שליחת דואר אלקטרוני
אם רוצים לשלוח הודעות דוא"ל (נוסף ליצירת רושמות או ללא יצירת רושמות) פועלים כמו בסעיף הקודם.
כאמור התוצאה של תהליך היא יצירת רשומות חדשות ו/או שליחת הודעות דוא"ל. אם רוצים שהתהליך ישלח הודעות דוא"ל, קובעים את רשימת התפוצה ואת התוכן בלשונית הנוכחית.
כותרת: הטקסט בשדה נושא (Subject) בהודעת הדוא"ל.
נמען: עדיף לא לרשום כתובת מסוימת, אלא לבחור ערך דינמי שמייצג את כתובות הדוא"ל הרלוונטיות.
תוכן: בתוך השדות ניתן לרשום טקסט קבוע יחד עם ערכים דינמיים. לדוגמה, כאשר שולחים ללקוחות הודעה עם יתרת החוב של כל לקוח, ניתן לרשום לפי הדומה הבאה: יתרת החוב שלכם היא [לקוחות.יתרת חוב]
כאשר רושמים את הסוגר המרובע, [, התוכנה מציגה את כל השדות הרלוונטיים.
כדי לשמור את הנתונים יש להקליק על כפתור שמירה.
הרצת תהליך
לאחר שנבנה תהליך ניתן לצפות בישויות / מהודעות דוא"ל / פעילויות ומיילים הצפויים להיווצר בהרצת תהליך.
לפני הרצת התהליך מומלץ לבדוק אותו ע"י בחירה בכפתור תצוגה מקדימה.
לסיום, כדי להריץ את התהליך בוחרים ב- הרצת תהליך.
