מערכת ניהול קשרי לקוחות מיועדת לניהול הקשרים עם שני סוגי לקוחות:
- לקוחות פוטנציאליים – לקוחות שעדיין אינם לקוחות קבועים של החברה (ולכן, עדיין לא נפתחו להם כרטיסי חשבון). חשבשבת מאפשרת להפיק ללקוחות אלה הצעות מחיר, לשלוח להם הודעות דוא"ל, ולעקוב אחר שיחות השיווק, פגישות וכד'. (בתוכנות CRM בחו"ל, לקוחות אלה מכונים בשמות: Prospect, Opportunity).
- לקוחות קבועים – לקוחות שיש להם כרטיסי חשבון. כמובן, ניתן להפיק את כל מסמכי השיווק ללקוחות אלה. נוסף לכך ניתן לשלוח להם הודעות דוא"ל ולעקוב אחר השיחות (לדוגמה: שיחות גבייה או שיחות קידום מכירות). כאשר לקוח פוטנציאלי מאשר את הצעת המחיר, מעבירים אותו ממעמד של לקוח פוטנציאלי למעמד של לקוח קבוע, ואז מפיקים לו הזמנה או חשבונית או מסמך אחר.
