מערכת חיבורי הערוצים מבוססת ה-AI של חשבשבת מאפשרת לפתוח ערוץ תקשורת ישיר בין לקוחות החברה (או מיוצגים של משרד רואי חשבון) לבין המערכת, באמצעות WhatsApp או Telegram. בצד השני של הערוץ עומד בוט חכם: הלקוח כותב בשפה חופשית — למשל "אני רוצה להזמין 3 שולחנות" או "כמה אני חייב?" — והמערכת מזהה את הבקשה, מבצעת אותה מול חשבשבת, ומחזירה תשובה או קובץ ישירות לצ׳אט.
באמצעות המודול ניתן:
- לאפשר ללקוחות לבצע הזמנות בעצמם, בכל שעה, ללא צורך בנציג.
- לאפשר ללקוחות לקבל מידע בשירות עצמי — יתרות חוב, הזמנות פתוחות ושחזור מסמכים.
- לקלוט מסמכים ממיוצגים — המיוצג מצלם קבלה ושולח, והקובץ נכנס אוטומטית לתיקיית המסמכים לסריקה בחברה.
- לאפשר למיוצגים להפיק דוחות כגון מאזן בוחן, דוח רווח והפסד, דוח תקבולים ועוד.
כל חיבור מוגדר בנפרד, וקובע מי מחובר, באיזה ערוץ, בשם איזה משתמש, לאיזה חשבון, ומה מותר לו לעשות בערוץ.
מסך חיבורי ערוצים
הכניסה למסך חיבורי ערוצים היא מתפריט נתונים כלליים > תוכניות עזר > חיבור ערוצים. במסך מוצגים החיבורים שהוגדרו בחברה הנוכחית.
הגדרת חיבור חדש
כדי להגדיר חיבור חדש לוחצים על כפתור הוסף חיבור. במסך שנפתח שתי לשוניות: WhatsApp ו-Telegram.
סוג החיבור : סוג החיבור הוא ההגדרה המרכזית בכל חיבור, והוא קובע מה ניתן לעשות בערוץ:
- לקוח: מיועד ללקוח קצה של החברה. הלקוח יכול לבצע הזמנות, לשחזר מסמכים ולקבל שני דוחות אישיים (איתור חוב והזמנות פתוחות). כל הפעולות מבוצעות עבור החשבון המקושר בלבד. לחיבור מסוג לקוח אין אפשרות להעלות קבצים.
- מיוצג: מיועד ללקוח של משרד הנהלת חשבונות / רואה חשבון. המיוצג יכול להעלות קבצים לבדיקה ולקבל שישה דוחות כספיים ברמת החברה כולה. חיבור מסוג מיוצג אינו יוצר מסמכים.
חשוב: חיבור מסוג מיוצג יכול להפיק דוחות כספיים על כלל החברה (מאזן בוחן, רווח והפסד, רשימת חייבים ועוד). יש להגדיר סוג זה רק לבעל העסק או לגורם שרשאי לראות את כל ספרי החברה — ולא ללקוח.
סוג ערוץ: WhatsApp או Telegram.
שם משתמש: שם המשתמש בחשבשבת שבשמו מתבצעות הפעולות.
מזהה (טלפון / צ׳אט): מספר הטלפון ב WhatsApp, או מזהה הצ׳אט ב Telegram.
חשבון: מפתח החשבון המקושר.
סטטוס: מאושר / ממתין לאישור / נכשל.
הוספת חיבור WhatsApp
בלשונית WhatsApp מעדכנים את השדת הבאים:
סוג חיבור: בוחרים לקוח או מיוצג. בבחירת מיוצג, שדה החשבון נעלם.
מספר טלפון: בוחרים את קידומת המדינה מהרשימה ורושמים את המספר ללא ה-0 המוביל. יש להזין ספרות בלבד.
בחר משתמש: בוחרים מתוך רשימת משתמשי החברה את המשתמש שבשמו יבוצעו הפעולות בצ׳אט.
חשבון מקושר לפעולות: מקלידים את מפתח החשבון של הלקוח. כל הדוחות וההזמנות יופקו לחשבון זה בלבד.
לאחר מילוי השדות לוחצים על כפתור הוספת מספר. המערכת שולחת ללקוח הודעת WhatsApp בשם החברה, הכוללת קישור לאישור החיבור. כאשר הלקוח מאשר את החיבור, נשלחת הודעת פתיחה עם הסבר קצר על השימוש בבוט.
הוספת חיבור Telegram
בלשונית Telegram מעדכנים את השדות הבאים:
סוג חיבור: לקוח או מיוצג, בדיוק כמו בWhatsApp .
בחר משתמש: המשתמש בחשבשבת שבשמו יבוצעו הפעולות. שדה חובה.
חשבון מקושר: החשבון שאליו יוצמדו פעולות הלקוח. שדה זה נדרש בחיבור לקוח בלבד.
כתובת דוא"ל המתחבר לשליחת הקישור: הכתובת שאליה יישלח קישור החיבור. החיבור לאפליקצית Telegram יתבצע כאשר המיוצג ילחץ על הקישור המוצג בדוא"ל במכשיר בו מותקן Telegram. לאחר ביצוע הקישור נשלחת ללקוח הודעת פתיחה עם הסבר על השימוש בבוט.
סטטוס החיבור
ממתין לאישור: הקישור נשלח אך הלקוח טרם אישר. הערוץ עדיין אינו פעיל, וכל הודעה שהלקוח ישלח תיענה בבקשה לאשר תחילה את החיבור.
מאושר: הערוץ פעיל, והלקוח יכול להשתמש בבוט.
נכשל: ניסיון החיבור לא הושלם — למשל מספר שגוי, שליחה שנכשלה, חריגה ממכסת השירות, או קישור אישור שפג תוקפו. יש לבדוק את הפרטים וללחוץ על כפתור שלח שוב.
עדכון חיבור קיים
עדכן: לוחצים על כפתור עדכן כדי לפתוח את מסך החיבור לצורך שינוי הפרטים. ניתן לשנות בכל שלב את סוג החיבור, המשתמש המקושר והחשבון המקושר.
מספר הטלפון בחיבור WhatsApp ניתן לשינוי כל עוד החיבור לא אושר — לאחר האישור המספר נעול, וכדי לשנות יש למחוק את החיבור וליצור חדש.
שלח שוב: נעזרים בכפתור זה כאשר:
- החיבור ממתין לאישור או נכשל – כדי לשלוח קישור אישור חדש (ב WhatsApp למספר, ב Telegram למייל).
- כאשר לקוח מבקש חיבור חוזר – נשלחת הודעת ההסבר על השימוש בבוט.
מחק: מסיר את החיבור לצמיתות. לאחר המחיקה הלקוח לא יזוהה יותר, וכל הודעה שישלח לא תטופל. הקבצים והמסמכים שכבר נוצרו נשמרים בחברה. ניתן יהיה לחבר את המספר שוב.
מה הלקוח יכול לעשות בצ׳אט (חיבור לקוח)
הלקוח כותב בשפה חופשית, והמערכת מזהה את הבקשה ומבצעת אותה. אפשר לשלוח גם הודעה קולית, ההודעה נשלחת לבוט לפענוח ומטופלת כמו בקשה רגילה בכתב.
הפעולות האפשריות:
- ביצוע הזמנה: הלקוח כותב מה ברצונו להזמין ובאיזו כמות (למשל "אני רוצה להזמין 3 שולחנות ו-2 כסאות"). נוצרת הזמנה עבור החשבון המקושר, ומוצגת ללקוח כטיוטה. אפשר להוסיף או להסיר פריטים ולשנות כמויות בהמשך השיחה. המחירים קבועים ואינם ניתנים לשינוי על ידי הלקוח. טיוטת המסמך הנשלחת ללקוח כוללת כפתור "הפוך את המסמך לקבוע". לאחר בדיקת הטיוטה הלקוח לוחץ על הכפתור, ובסיום ההפקה נשלח ללקוח המסמך הקבוע.
- הזמנה חוזרת: אפשר לבקש לשכפל מסמך קודם להזמנה חדשה, תוך ציון מספר המסמך.
- שחזור מסמך: אפשר לבקש להדפיס מסמך קיים לפי מספר אסמכתא (למשל "תדפיס לי חשבונית 5678"), כולל טיוטה שטרם הופקה לקבוע. המערכת מוודאת שהמסמך שייך לחשבון המקושר.
- דוחות: הלקוח יכול לקבל שני דוחות — "כמה אני חייב?" (איתור חוב) ו"מהן ההזמנות הפתוחות שלי?" (הזמנות פתוחות). התשובה מגיעה כטקסט קצר או כקובץ PDF.
- החלפת חברה: לקוח המחובר לכמה חברות יכול לעבור ביניהן בפקודה "החלף חברה".
מה המיוצג יכול לעשות בצ׳אט (חיבור מיוצג)
ערוץ למיוצג מאפשר:
- שליחת קבצים לבדיקה: העלאת קבצים אפשרית רק בחיבור מסוג מיוצג כדי לשלוח קבצים כגון צילום קבלה, חשבונית וכד׳, והקובץ נכנס אוטומטית לתיקיית "מסמכים לסריקה" בחברה, תחת תפריט נתונים כללים > ניהול קבצים. ניתן לשלוח מסמכי PDF (עד 10MB) ותמונות מסוג JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP
- קבלת דוחות כספיים: המיוצג יכול לבקש שישה דוחות: מאזן בוחן, רווח והפסד, רשימת חייבים, מסמכים פתוחים, תקבולים והפקדת שקים. אפשר להוסיף חתך לפי טווח תאריכים או חשבונות, לשנות מיון הנתונים, ולבקש כל דוח כקובץ PDF.
מכסת שירות והתראות
המודול פועל לפי הגבלה חודשית שנקבעת על ידי משתמש מורשה בתפריט נתונים כללים > תקציב מודולים > ניהול מכסות מודולים, כך שסכום החיוב החודשי מתבצע על פי השימוש במהלך החודש ולא עולה מעל הסכום שהוגבל.
כל הודעת WhatsApp ו Telegram נספרת ומחוייבת. כאשר החיוב מגיע לכדי 80%, 90% ו-100% מההגבלה החודשית נשלחות התראות מייל אוטומטיות לכתובת שהוגדרה. כשהמכסה מוצתה, שליחת ההודעות ב WhatsApp וב Telegram נחסמת: המשתמש במסך התוכנה מקבל הודעה שאין תקציב זמין, והלקוח (או המיוצג) המשתמש בצ׳אט מקבל הודעה שהשירות סגור זמנית.