בניית פורמטי מסמכים

 

החשבוניות, הצעות המחיר, ההזמנות, הדוחות שנשלחים ללקוחות והמסמכים האחרים הם כרטיס הביקור של העסק, ולכן, יש חשיבות רבה לאופן שבו הם מודפסים. התוכנה מאפשרת להגדיר באופן מפורט את העיצוב של כל אחד מהמסמכים. כמו כן ניתן להתאים עיצוב מיוחד לכל לקוח (חשבונית בעיצוב אחד ללקוח א', חשבונית בעיצוב אחר ללקוח ב' וכו').

 

לתכנון פורמט הדפסה בוחרים בתפריט נתונים כללים > הגדרות למסמכי מלאי > פורמטי הדפסה > בניית פורמטי הדפסה.

 

במסך שנפתח מוצגת רשימת מחיצות הכוללת את מחיצות ברירת המחדל של התוכנה (עברי / אנגלי / לוגו) ומחיצות שנפתחו על ידי המשתמשים. במחיצות שמורים פורמטים שתוכננו על ידי חשבשבת או פורמטים שהוגדרו על ידי משתמשים.

בוחרים מחיצה ובצד שמאל תוצג רשימת הפורמטים שנשמרו תחת המחיצה.

 

מחיצה חדשה: רושמים את שם המחיצה ולוחצים על כפתור הקמת מחיצה.

פורמט חדש: לוחצים על כפתור פורמט חדש ובוחרים מהרשימה את סוג המסמך אותו רוצים לתכנן (מסמכי שיווק, לוגו, קבלה, ריכוז לפי מסמך, ריכוז לפי פריט).

ניתן לתכנן פורמט חדש על בסיס פורמט קיים. לשם כך בוחרים פורמט קיים, מעצבים אותו, ולסיום שומרים את הפורמט בשם חדש תחת המחיצה הרצויה.

 

יציאה ממסך עיצוב פורמט וחזרה לרשימת הפורמטים: לוחצים על האייקון בחלקו העליון הימני של המסך.

 

לוגו

כברירת המחדל חשבשבת מדפיסה בראש כל מסמך את שם החברה ואת כתובתה. כדי לעצב את הלוגו, בוחרים במחיצה לוגו ובוחרים לוגו עברי או אנגלי. לוגו עברי משמש למסמכים בארץ: תעודות משלוח חשבוניות וכד'. לוגו אנגלי משמש להדפסת מסמכים המיועדים לחו"ל: חן יצוא הזמנת יבוא וכד'.  ניתן להגדיר לוגו עליון ולוגו תחתון (לדוגמה: הודעות ללקוחות, פרסומים וכד').

בוחרים פורמט חדש > לוגו, מעצבים את הכותרות והשדות ושומרים. מומלץ להקטין את גובה הלוגו ככל הניתן. לשם כך ממקמים את הסמן על 2 הקווים הנטויים בפינה הימנית תחתונה של המסמך, הסמן הופך לחץ דו ראשי, מזיזים תוך כדי לחיצה על הלחצן השמאלי את גבולות הפורמט לגובה הרצוי.

קישור לוגו עליון / תחתון למסמכים

בפורמט שיווק, קבלה או ריכוז, פותחים מתוך הרשימה בצדו הימני של המסך את המחיצה לוגו, בוחרים את פורמט הלוגו הרצוי, וגוררים וממקמים תוך כדי לחיצה על המקש השמאלי בעכבר בחלקו העליון או התחתון של הפורמט.

כדי שהלוגו לא ינצל שטח מיותר במסמך, חשוב להקפיד בעת תכנון פורמט הלוגו להקטין את גובה הלוגו ככל הניתן.

 

עיצוב פורמט

מסמכי שיווק

בעיצוב של מסמכי השיווק והרכש – חשבונית מס, תעודת משלוח, הזמנה, הצעת מחיר, חשבון ייצוא, הזמנת ייבוא וכד', לכל פורמט יש שדות חובה שהפורמט חייב לכלול. אין צורך לתכנן פורמט הדפסה שונה לכל סוג מסמך. ניתן להגדיר פורמט כללי ולהחיל אותו על כל המסמכים. יחד עם זאת יש טעם לתכנן פורמט שונה, לדוגמה כאשר מעוניינים שתעודת המשלוח – בניגוד לחשבונית – לא תכלול מחירים.

 

להלן הדרישות לגבי כל אחד ממסמכים אלה:

חשבונית מס: חובה לכלול את השדות: שם פריט,  סה"כ (לפני הנחה), סה"כ מע"מ וסה"כ לתשלום.

תעודת משלוח: חובה לכלול את טור כמות.

חשבונית ייצוא: חשבונית חו"ל ללא מע"מ. חובה לכלול את השדות: שם פריט, סה"כ (לפני הנחה) ו-סה"כ לתשלום.

 

לאחר פתיחת פורמט בסיסי או חדש ניתן להוסיף או ולהזיז מיקום שדות טקסט, קישורים, שדות נתונים ותמונות, לקבוע את מאפייני השדות, לקשר פורמט לוגו עליון ו/או תחתון.

הוספת שדות נוספים לפורמט: בצידו הימני של המסך מוצגות אפשרויות הוספה: שדות כותרת וקבועים ותמונות, לוגו, כותרת המסמך והגדרות חברה. פותחים את הרשימה וגוררים את האפשרות הרצויה אל הפורמט. לאחר מיקום השדה או התמונה ניתן לעצב, להזיז, לשנות גודל וכו. לסוגי השדות שניתן לצרף לפורמט לחצו כאן.

מאפייני שדה: כדי לקבוע את מאפייני השדה או השדות, מקליקים על השדה. בצידו השמאלי של המסך תפתח רשימת המאפיינים. ניתן לשנות את גודל וסוג הפונט, כיוון, יישור, צבע הפונט, הרקע והמסגרת וניתן למחוק את השדה מהפורמט בעזרת לחיצה על כפתור הפח. רשימת המאפיינים משתנה על פי סוג הפורמט. להסבר מפורט על מאפייני השדות לחצו כאן.

הזזת שדות: עוברים עם הסמן מעל השדה, לוחצים על הלחצן השמאלי בעכבר כאשר הסמן הופך לחץ ארבע-ראשי וגוררים, תוך כדי לחיצה, את השדה למקום הרצוי.

שינוי גודל השדה: ממקמים את הסמן על שני הקווים הנטויים בפינה הימנית תחתונה של השדה. הסמן הופך ללחצן דו ראשי, תוך כדי לחיצה על הלחצן השמאלי מזיזים את הסמן לכיוון הרצוי עד להתאמת גודל השדה.

 

סרגל הכלים

בחלקו העליון של המסך נמצא סרגל כלים. להלן הסבר קצר אודות הפעולות שמבוצעות באמצעות סרגל הכלים:

חתימה בשוליים תחתונים / עליונים: יש לבחור היכן תודפס החתימה הדיגיטלית במסמך.

הצגת רשת במחולל: הוספת קווי רשת לנוחות העיצוב .

תצוגת מסמך לאורך / לרוחב: בוחרים פורמט בתצוגה לאורך הדף או לרוחב הדף .

הדפסת שם מסמך ומספרו בשולי כל דף: בוחרים בסעיף כדי להוסיף את פרטי המסמך בראש כל דף, בנוסף למספור העמודים  .

קיבוע כותרת עליונה: בוחרים את הסעיף על מנת להדפיס את הלוגו וחלקו העליון של המסמך בכל הדפים .

מסמכים מקושרים:    חשבשבת תפתח חלון בו שלוש לשוניות:

• ברמת חשבון: תוצג רשימת החשבונות וסוגי המסמכים עבורם הפורמט הוגדר בכרטיס החשבון.
• ברמת חברה : תוצג רשימת סוגי המסמכים עבורם נבחר הפורמט במסך ספרור מסמכים.
• ברמת ספריה : יוצג סוג חשבונית הריכוז שקושרה לפורמט במסך ספרור מסמכים > פורמטים קבועים.

 

שמירת הפורמט: לאחר שהפורמט עוצב יש לשמור את העיצוב (שם בעברית או באנגלית). לשמירה לוחצים על כפתור שמירה בסרגל הכלים. בפעם הראשונה ששומרים את הפורמט יש לשמור אותו בשם חדש בעזרת הסעיף שמירה בשם.

 

חלקו העליון של המסמך

בחלקו העליון של המסמך קובעים את העיצוב של השדות הבאים:

שם המסמך: במקום זה התוכנה מדפיסה את סוג המסמך המודפס: תעודת משלוח, הזמנה, חשבונית מס וכו'. (בעקבות דרישות בקרה חשבונאית, לא ניתן לשנות את שם המסמך).

מס': בעת הפקת המסמך חשבשבת מדפיסה את המילה מס', כמו בדוגמה: תעודת משלוח מס': 10002. זו ברירת המחדל. אם מעוניינים לא להדפיס המילה זו יש למחוק את הכותרת מס'.

אסמכתא: מספר המסמך כפי שנקבע על פי ספרור המסמכים.

מקור/ העתק: בעת הפקת המסמך חשבשבת מדפיסה את המילה מקור, העתק או טיוטה, בהתאם לנדרש.

לכבוד: מילה זו מודפסת לפני שם הלקוח וכתובתו. ניתן למחוק או להחליף למילה אחרת.

פרטי חשבון: בשורות אלו חשבשבת מדפיסה את השם המלא של החשבון, את הכתובת ואת העיר על פי מה שנרשם במסמך. ניתן להוסיף שדות נוספים כגון: פקס, טלפון, כתובת E-Mail וכו'.

שעת הפקה: השעה שבה הופק המסמך.

תאריך: תאריך הפקת המסמך (תאריך אסמכתא).

מחסן / סוכן: מספר המחסן ומספר הסוכן כפי שנרשמו במסמך.

אסמכתא 2: אסמכתא- 2 מודפסת על פי הרשום בשדה אסמכתא שבפרטי המסמך.

מפתח: מפתח החשבון עבורו מופק המסמך.

מזהה: הקוד המזהה של המסמך כפי שנקבע בעת הכניסה הראשונה למסמך.

 

שורות הפריטים

בחלק זה קובעים את הטורים שיודפסו במסמך. ברירת המחדל היא הטורים (שדות) הבאים: מפתח פריט, שם פריט , כמות, מחיר, קוד מטבע, % הנחה וסה"כ. ניתן להוריד או להוסיף שדות, וניתן לשנות את סדר הטורים.

 

החלק התחתון של המסמך

בפורמט הבסיס חלק זה כולל את השדות הבאים:

תאריך תשלום: תאריך הערך של המסמך.

הערות: שורות ההערות שנרשמו בשורות ההערה בחלק התחתון של המסמך.

סה"כ לפני הנחה: סה"כ ברוטו למסמך.

% הנחה: % ההנחה וסכום ההנחה.

סה"כ לאחר: סכום לאחר ההנחה.

% מע"מ: % המע"מ וסכום המע"מ.

סה"כ: סה"כ לתשלום לאחר הנחה כולל מע"מ.

 

כאמור, כאשר קובעים את העיצוב של חשבונית מס לא ניתן למחוק את שדות הסיכומים המודפסים בחלק התחתון של המסמך. כאשר קובעים עיצוב של תעודת משלוח יש לכלול את טור כמות.

על פי ההסבר לעיל, ניתן להוסיף לעיצוב הפורמט שדות נוספים, QR לתשלום, תמונות ועוד.

 

מאפיינים

מאפייני שדה כותרת

שינוי טקסט של שדה כותרת: לדוגמה, בתכנון הטורים מופיע טור המציג את אסמ' 2 של המסמך. אם רוצים להדפיס במקום כותרת זו את המילים "מסמך מקור", מסמנים את הכותרת אסמ' 2 ובוחרים בכפתור מאפיינים. חשבשבת תציג חלון, שבו קובעים את הכותרת החדשה.

גלישת תוכן: לעתים הטור אינו מספיק רחב על מנת להדפיס את כל הנתונים של שדה (לדוגמה: שם פריט ארוך במיוחד, או תווים רבים בשדה פרטים בתנועות יומן). בסעיף זה קובעים כיצד יודפסו שדות כאלה. אם לא מסמנים את הסעיף, חשבשבת תדפיס את התווים שניתן להדפיס לרוחבו של השדה ותקצוץ את שאר התווים. אם מסמנים את הסעיף, ההדפסה תגלוש לשורה הבאה (כך שבמקום שורה אחת יודפסו שתי שורות או יותר).

רקע / מסגרת: בוחרים את צבע הרקע או צבע המסגרת על ידי לחיצה על הריבוע הצבעוני משמאל לכותרת ובוחרים את הצבע הרצוי.

גופן וגודל אות: ניתן לקבוע לכל שדה גופן (Font) וגודל אות. מסמנים את השדה לשינוי, בוחרים בשם הגופן ובגודל הרצוי.

יישור טקסט: כפתורים אלו מתפקדים כמו במעבד תמלילים (או גליון Excel): הכפתור הימני מצמיד את הנתונים לצד ימין, הכפתור האמצעי ממרכז את הנתונים, והכפתור השמאלי מצמיד את הנתונים לשמאל.

עיצוב טקסט – קו תחתון / הדפסה מודגשת: בוחרים בכפתורים אלה כדי להדפיס קו תחתון מתחת לשדה שסומן או להדפיס באופן מודגש.

כיוון טקסט: הגדרת כיוון הקריאה של הטקסט לימין או לשמאל.

 

מאפיינים נוספים

הגדרת שדה מספר: בשדה מספרי, יש לסמן את הסעיף וציין את מספר התווים שיודפסו מימין לנקודה העשרונית.

מפריד אלפים: מסמנים האם יודפס פסיק בין אלפים.

תאריך: הפורמט של שדות התאריך.

קיבוע בכל העמודים במסמך: מסמנים מאפיין זה אם רוצים שהלוגו העליון או התחתון יודפסו בכל עמודי המסמך.

 

הוספת שדה

מסמך שיווק כולל 3 חלקים – חלק עליון (שם לקוח, כתובת, סוכן וכד'), חלק אמצעי (שורות הפריטים) וחלק תחתון (הערות, סיכום וכד'). ניתן לקבוע אילו שדות יודפסו בכל אחד מחלקים אלה.

כדי להוסיף שדה בוחרים את השדה הרצוי מתוך הרשימה מימין לפורמט וגוררים אותו על ידי לחיצה על הלחצן השמאלי בעכבר אל המיקום הרצוי בפורמט.

אפשרויות הבחירה משתנות לפי סוג המסמך ולפי המיקום במסמך. לדוגמה: בחלקו העליון ובחלקו התחתון של מסמך שיווק ניתן להוסיף שדות מרשומת כרטיס החשבון, בעוד שבשורת הפריטים ניתן להוסיף שדות מכרטיס הפריט ושדות הערה, סכום ותאריך נוספים לפריט.

 

להלן רשימת השדות שניתן להוסיף בחלקו העליון ובחלקו התחתון של מסמך שיווק (להסבר על הוספת שדה בשורות הפריטים לחץ כאן)

שדה כותרת: כל טקסט שנרשם על ידי המשתמש. יש לבחור את גדול הטקסט: גדול/ בינוני / קטן.

תמונה: בוחרים בסעיף תמונה מתוך רשימת הסעיפים בתפריט שדות כותרות וקבועים / תמונות.

תת פורמט: ניתן לעצב פורמט ולצרף אותו כתת פורמט בפורמט אחר. האפשרות שימושית כאשר רוצים לעצב חלק קבוע שיופיע בכמה פורמטים מבלי לעצב את החלק הקבוע בכל פורמט מחדש. (לדוגמא לוגו תחתון, פרטי תשלום בתוך פורמט חשבונית ועוד)

קוד QR לתשלום: ניתן לצרף למסמכים קוד QR לתשלום. קוד QR כולל את נתוני המסמך וכאשר לקוח סורק את הקוד באמצעות סורק מתאים נפתח דף תשלום. בשונה מכפתור תשלום, קוד  QR לתשלום מאפשר פתיחת דף תשלום בסריקה ממסמכים מודפסים (ולא רק ממסמכים הנשלחים בדוא"ל). קוד QR לתשלום יודפס במסמך כאשר:

• הסעיף הוספת כפתור תשלום לחשבוניות במסך הגדרות מלאי תחת תפריט נתונים כללים > הגדרות למסמכי מלאי מסומן. – לא תקין, מדפיס קוד QR בכל מקרה
• הוגדר ונבחר פורמט ההדפסה הכולל קוד QRתשלום.

 

לוגו: הוספת עיצוב לוגו עליון או תחתון למסמך.

חשבונות: נתונים שונים מכרטיסי החשבון. לדוגמה: מספר טלפון, פקס, יתרה, הודעה ללקוח, חתך, וכמו כן שדות הערות, תאריכים וסכומים נוספים.

כותרת מסמך: נתונים שנרשמו בחלק העליון או התחתון של המסמך. לדוגמה: אסמכתאות, % הנחה כללית, תאריך, סה"כ לתשלום, סוגי תנועה, פרטי איש קשר וכדומה.

הגדרות חברה: פרטי החברה כגון שם החברה, מספר עוסק מורשה, כתובת וכדומה.

 

להלן הטורים שניתן להוסיף לחלקו האמצעי של מסמך שיווק, שורות הפריטים.

פריטים: נתונים שונים אודות הפריט: פרטים מכרטיס הפריט, מחירונים, הערות, תאריכים וסכומים נוספים .

תנועות המסמך: נתונים שנרשמו במסמך בשורות הפריטים. לדוגמה: סוכן, מחסן, פרטים, אריזות. טור זה יודפס בשורות הפריטים. כמו כן ניתן להוסיף את מספר השורה ומספר התנועה.

 

בפורמטים של מסמכי ריכוז ובקבלות ניתן לצרף שדות המתאימים לסוג המסמך כגון פרטי תשלום בקבלות, נתונים לשורה לכל פריט במחיר זהה במסמך ריכוז לפי פריט וכדומה.

אנה, צריך לדעתך להוסיף עוד משהו חשוב בעניין הפורמטים האחרים?

 

קביעת רוחב הטור: מציבים את הסמן על הקווים הנטויים בפינה הימנית תחתונה של השדה, כאשר הסמן הופך לחץ דו ראשי, "מותחים" את הטור תוך כדי לחיצה עד לרוחב הרצוי.

קביעת מיקום הטור: ממקמים את הסמן על שם הטור, הסמן הופך לחץ ארבע ראשי, גוררים את הטור תוך כדי לחיצה עד למיקום הנכון.