חשבונית מס שיריון – האם המסמך חוקי?
חשבונית מס (שיריון) היא חשבונית מס לכל דבר, שעומדת בכל הדרישות של הוראות ניהול ספרים לגבי תיעוד פנים. הוראות אלה מפרטות מה צריכה לכלול חשבונית מס, וחשבונית מס (שיריון) ממלאת אחר הוראות אלה. ההוראות אינן אוסרות לרשום את המילה "שיריון" (בנוסף למילים "חשבונית מס" ו- "מקור") ואינן אוסרות לציין שהסחורה עדיין לא סופקה (מה שמאפיין חשבונית מס שיריון).
זאת ועוד: חשבונית מס (שיריון) כלולה ברשימת מסמכי תיעוד פנים שמפורטת בהוראה של רשות המסים לגבי יצוא קבצים במבנה אחיד.
ניתן לקרוא את המסמך באתר רשות המסים:
במסמך ה- PDF המסמך חשבונית שריון מוצג בעמוד 18 (מסמך מספר 340).
כמו כן, בחוזר הבא של רשות המסים לגבי המעבר ממע"מ 17% למע"מ 18% מתאריך 30.5.13
שינוי בשיעור המע"מ מ-17% ל-18% – הנחיות, הבהרות ותשובות שאלות נפוצות
מופיע הסעיף הבא:
ג. כאשר עוסק מוכר ללקוח טובין וקיבל את מלוא התמורה או מקצתה לפני ה-2/6/13
והטובין סופקו ללקוח בפועל לאחר ה-2/6/13, יחול על העיסקה מע"מ בשיעור של
18% וזאת על מלוא מחיר העיסקה, גם אם הוצאה חשבונית ע"י העוסק ושולם
המע"מ לפני 2/6/13.
גם סעיף זה מלמד שרשות המסים מכירה בכך שמותר להפיק חשבונית לפני אספקת הסחורה.
מדוע לא ניתן לבצע התאמות התאמות בשקלים ובמט"ח באותו כרטיס חשבון?
חשבשבת היא תוכנה רב-שנתית. בתוכנה רב-שנתית לא ניתן לרשום התאמות פנימיות הן בשקלים והן במט"ח, משום שההתאמות במט"ח עלולות לא לחפוף את ההתאמות בשקלים, וכתוצאה מכך עלולים להיות תאריכים לגביהם לא ניתן להפיק מאזן ודוח רווח והפסד. תאריכים אלה עלולים לחול גם בסוף רבעון או שנה.
הפתרון המומלץ, אשר אומץ ע"י משתמשי חשבשבת רבים, הוא לערוך התאמות בשקלים או במט"ח (לפי מטבע ההתחשבנות) ולהפעיל את תוכנית: הפרשי שער לפי התאמות. כאשר חשבשבת רושמת הפרשי שער לפי התאמות, היא מוסיפה את תנועות הפרשי השער להתאמות. כך נרשמת תנועת הפרשי שער עבור כל עסקה. בשיטה זו כל עסקה סגורה הן בשקלים והן במט"ח, ולכן יש חפיפה בין ההתאמות בשקלים לבין ההתאמות במט"ח. לכן, שיטה זו מאפשרת להפיק מאזן ודוח רווח והפסד לכל תאריך ולכן מאפשרת לנהל נתונים רב-שנתיים.
האם יש לחשבשבת תקן ISO?
חשבשבת לא פנתה לקבל את תקן ISO 9000 (או אחד התקנים הקרובים). גם חברות התוכנה הגדולות בעולם, מיקרוסופט אורקל וכד', לא פנו לקבל את התקן הנ"ל. התקן הנ"ל אינו מתאים לתוכנות מדף, אלא מיועד לבתי תוכנה שמבצעים פרויקטים.
כיצד חשבשבת מטפלת במקרים בהם יש צורך בדיוק הכולל יותר מ- 3 ספרות מימין לנקודה העשרונית?
עסק שעובד עם המטבע ין יפני מעוניין שהשער יכלול יותר מ- 4 ספרות מימין לנקודה.
יש להתייחס למטבע 100 ין (ולא ין אחד) כפי שעושה בנק ישראל וכפי שמקובל בכל העולם.
עסק בתחום האלקטרוניקה רוכש ומוכר פריטים שהמחיר שלהם הוא, לדוגמה, 0.0344 $.
יש לפתוח מטבע נוסף, סנט, שהערך שלו הוא, כמובן, מאית של $, ולרשום את המחיר של הפריט בסנטים (ולא בדולרים). אגב גם כששואלים את העסק בע"פ מה מחיר הפריט, הוא מוסר את המחיר בסנטים (ולא בדולרים).
למה חשבשבת מדפיסה מחדש הזמנה לאחר שעורכים בה תיקונים?
סעיף 23 (ב) בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים קובע:
במערכת חשבונות ממוחשבת אין לתקן או לשנות תיעוד פנים אלא באמצעות תיעוד נוסף.
כדי לעמוד בדרישה זו חשבשבת מדפיסה מחדש את ההזמנה (כלומר, מפיקה תיעוד כפי שנדרש בהוראה).
מדוע חשבשבת מנכה במקור בשיקים דחויים לפי תאריך הפקת השיק (ולא לפי תאריך הפירעון)?
כאשר מפיקים שיק דחוי הכולל ניכוי במקור, חשבשבת רושמת את הניכוי לפי מועד הפקת השיק (ולא לפי מועד פירעון השיק). למה?
סעיף 164 לפקודת מס הכנסה:
- חובת ניכוי במקור
כל המשלם או האחראי לתשלומה של הכנסת עבודה לרבות חלק ממענק שנתקבל עקב פרישה או מוות, שאינו פטור על פי סעיף 9(7א) של סכום המתקבל עקב היוון קיצבה שאינו פטור על פי סעיפים 9א או 9ב, או של סכומים ותשלומים שחל עליהם סעיף 18(ב) והמהווים הכנסה בידי מקבלם או של הכנסה לפי סעיף 2(5) או של התמורה כמשמעותה בסעיף 88, או של כל הכנסה אחרת ששר האוצר, באישור ועדת הכספים של הכנסת, קבעה לכך בצו, ינכה בשעת התשלום מן הסכום המשתלם מס באופן ובשיעורים שנקבעו; הוראה זו חלה גם על המדינה.
כלומר, חייבים לנכות בעת ביצוע התשלום, דהיינו במועד הפקת השיק (ולא להמתין עד תאריך פירעון השיק).
מדוע תנועות יומן שנרשמות בעת התאמת בנק נשמרות במנה 9997 (ולא במנה רגילה)?
כאשר רושמים תנועות יומן בעת ביצוע התאמת בנק, התוכנה מסמנת התאמות. אם התנועות היו נשמרות במנה רגילה במאגר זמני, ניתן היה לשנות את התנועות או אף למחוק אותן, וכתוצאה מכך היה חל שיבוש בהתאמות.
אמנם החסרון של שיטה זו הוא שלא ניתן לתייק את המסמכים של הבנק יחד עם המנה. אבל להערכתנו המחיר של החיסרון הזה הרבה יותר נמוך מהנזק של שיבושים בהתאמות. מומלץ לתייק את המסמכים בקלסר נפרד, ואז ניתן לקשר אותם לתנועות לפי התאריך.
כיצד מנהלים בחשבשבת מסגרת קניות ללקוח?
יש להבחין בין כמה שיטות לניהול נסגרת:
אם קובעים תקציב קניות ללקוח (למשל, משרד הביטחון מגביל את הקניות בסכום מסוים), רושמים את ההגבלה בכרטיס החשבון של הלקוח. חשבשבת תתריע כאשר תהיה חריגה.
אם הלקח משלם מראש כדי להבטיח מחירון מסוים, פותחים כרטיס לקוח חדש עבור כל הסכם מסגרת, ומעדכנים את המחירים, ההנחות ומועדי התשלום כפי שנקבעו בהסכם. מקבצים את כרטיסי החשבון באמצעות קוד מיון משותף (כך שהיתרה הכללית ללקוח היא היתרה של קוד המיון).
כמו כן, ניתן לפתוח הזמנה ללקוח על פריט פיקטיבי, במחיר 1 ₪ ליחידה, כאשר הסכום הכולל של ההזמנה הוא סכום המסגרת. מפיקים את הקניות כנגד הזמנה זו – מבטלים כמו של הפריט הפיקטיבי ומוסיפים את הכמות של הפריט שמוכרים בפועל.
כיצד מנהלים ניירות ערך בחשבשבת?
פותחים פריט לכל נייר ערך. מסמנים את הפריטים האלה כפטורים ממע"מ. בכל הפריטים האלה רושמים קוד מיון גבוה (או נמוך), כדי שבעת הפקת דוח ערך מלאי הפריטים האלה יהיו מחוץ לטווח.
- קניית נייר ערך – מפיקים חשבונית רכש. הספק הוא הבנק.
- מכירת נייר ערך: מפיקים חשבונית סוכן מכירה – הלקוח הוא הבנק.
- קבלת מניות הטבה – רושמים כניסה כללית עם מחיר 0.
- פיצול מניות – רושמים יציאה כללית על כל הכמות (לפני הפיצול) ויתרת פתיחה על הכמות החדשה עם המחיר החדש.
- קבלת דיבידנד – רושמים תנועת יומן על סכום הדיבידנד, לחובת הבנק לזכות הכנסות מדיבידנד. באחד השדות רושמים את מפתח הפריט של נייר הערך. (אין רישום במלאי).
דוח רווחיות: מחשבים ערך מלאי בשיטת פיפו. הרווח השנתי הוא ערך מלאי סגירה פחות ערך מלאי פתיחה ועוד מכירות פחות קניות.
האם החתימה הדיגיטאלית שחשבשבת מפעילה עומדת בדרישות החוק?
חשבשבת חותמת באמצעות החתימה האלקטרונית של חברת Thawte.
לפי הוראות ניהול ספרים, כאשר שולחים מסמך ממוחשב, יש לחתום אותו בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת.
ההגדרות של החתימות הן לפי חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א 2001.
לפי החוק הנ"ל –
"חתימה אלקטרונית מאובטחת" – חתימה אלקטרונית שמתקיימים בה כל אלה: (1) היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה; (2) היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה; (3) היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה; (4) היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה;
החתימה האלקטרונית של Thawte עומדת בדרישות הנ"ל ולכן היא עונה על דרישות החוק.
כיצד מפיקים דוח גלגולי מלאי ודוח התפלגות מלאי לפי גיל מלאי?
עסק מבקש דוח שמפרט מה הערך וה-% של המלאי שהגיל הממוצע שלו 3 חודשים, מה הערך וה- % של המלאי שהגיל הממוצע שלו 6 חודשים וכו'.
ניתן לחשב גיל ממוצע של פריט לפי מספר הפעמים שהמלאי "מתגלגל". לדוגמה, אם המלאי מתגלגל 4 פעמים בשנה (כלומר הכמות הממוצעת במלאי נמכרת בממוצע כל 3 חודשים), אזי הגיל הממוצע הוא חודש וחצי. החישוב נעשה לפי ערך המלאי ולא לפי הכמות.
חישוב מספר גלגולי המלאי לפריט:
- מפיקים דוח ערך מלאי לתחילת השנה ומעדכנים את סך ערך המלאי (מחיר ערך מלאי כפול כמות) באחד משדות סכום נוסף.
- פועלים כנ"ל לגבי ערך המלאי בסוף השנה.
- על סמך שני הנתונים הקודמים מחשבים לגבי כל פריט ערך מלאי ממוצע – (ערך מלאי בסוף שנה + ערך מלאי בתחילת שנה) לחלק ל- 2. כמובן, אם רוצים להגדיל את הדיוק אפשר לחשב את ערך המלאי כל רבעון או כל חודש, ולחשב את הממוצע לפי 4 או 12 מספרים.
- מחשבים את עלות המכר לגבי כל פריט: קניות פחות (מלאי סגירה פחות מלאי פתיחה).
- מחשבים את מספר גלגולי המלאי לפריט – עלות המכר חלקי מלאי ממוצע. מעדכנים את התוצאה באחד משדות סכום נוסף.
הערה: החישוב הנ"ל מניח שאין אינפלציה. אם תהיה אינפלציה משמעותית יהיה צורך לערוך הצמדות למדד.
ניתן לבצע את החישוב על סמך הכמויות (במקום הערך הכספי):
- מפיקים דוח יתרה לתחילת השנה
- מפיקים דוח יתרה לסוף השנה
- מחשבים יתרה ממוצעת על סמך שני הנתונים הקודמים.
- מחשבים סך הכמות שנמכרה.
- מחשבים גלגולי מלאי (הכמות שנמכרה חלקי הכמות הממוצעת במלאי)
מתי עדיף להשתמש בחישוב לפי ערך מלאי ומתי – בחישוב לפי כמויות? החישוב על סמך כמויות הוא פשוט יותר, אך הוא מתאים רק למקרים בהם עורכים את הדוח לגבי פריט אחד בלבד. אם מפיקים את הדוח לגבי קבוצה של פריטים, יש להשתמש בחישוב לפי ערך מלאי, משום שהחישוב לפי כמויות מתעלם ממחירי הפריטים. לדוגמה, ישנם שני פריטים, פריט אחד בעלות 1 ש"ח ופריט שני בעלות 1,000 ש"ח. הכמויות של המכירות של שני הפריטים זהות. פריט הראשון מתגלגל 12 פעם בשנה, בעוד שהפריט השני מתגלגל רק פעמיים בשנה. חישוב לפי כמויות יציג את הממוצע של מספרי הגלגול של שני הפריטים, בעוד שחישוב לפי ערך מלאי יתן לכל פריט את המשקל המתאים לו.
חישוב ערך המלאי וה- % לפי קבוצות גיל:
כדי לחשב את ערך המלאי של הפריטים שהגיל הממוצע שלהם הוא, לדוגמה, 4 – 6 חודשים שולפים את כל הפריטים שמספר גלגולי המלאי שלהם הוא בין 2 ל- 3 ומחשבים לגביהם ערך מלאי.
כדי לחשב את ה- % של כל קבוצת פריטים מתוך המלאי, מחלקים את ערך המלאי של הקבוצה בערך המלאי של כל הפריטים.
כמובן, מומלץ להציג את הדוח הסופי באקסל.
איך מנהלים בחשבשבת הסכם מסגרת?
פותחים כרטיס חשבון נפרד לכל הזמנת מסגרת, כאשר לכל הכרטיסים האלה קוד מיון משותף.
היתרה בכרטיס היא יתרת המסגרת.
היתרה של קוד המיון היא יתרת הלקוח.
בונוס – לעתים בהזמנות מסגרת יש מחירים שונים לכל עסקת מסגרת. בשיטה הנ"ל קל לנהל זאת.
כיצד רושמים רכש של פריט, כאשר חלק מהכמות היא במחיר רגיל וחלק במחיר אפס (בונוס)?
בדרך כלל מומלץ להעתיק את החשבונית שמקבלים מהספק כמו שהיא, כלומר, בשורה אחת רושמים את הכמות במחיר הרגיל, ובשורה אחרת – את הכמות במחיר בונוס. בשדה "מחיר קנייה אחרון" חשבשבת שומרת את המחיר הרגיל (ולא את המחיר שלוקח בחשבון את הבונוס). הסיבה: עסקים בודקים את מחיר קנייה אחרון כאשר הם מפיקים הזמנת רכש חדשה, ואז מחיר הקנייה לפני בונוס הוא המחיר הנכון, כל עוד הכמות לא מצדיקה את הבונוס. אם העסק תמיד מקבל בונוס (ללא תלות בכמות מינימלית), ורוצה לשמור את המחיר כולל הבונוס, בעת הפקת חשבונית רכש הוא יכול לאחד את הכמויות (הכמות במחיר רגיל וכמות הבונוס) בשורה אחת, וחשבשבת תתקן את המחיר ליחידה, כך שיוצג המחיר אחרי הבונוס. כמו כן, כאשר קולטים פריטים שחלקם במחיר רגיל וחלקם במחיר אפס (בונוס), מומלץ להפיק דוח ערך מלאי לעתים קרובות. מחיר ערך מלאי הוא המחיר המדויק של עלות הפריט.
