מתי ובאיזה תנועות הנה"ח רושמים את סכום המט"ח?
ההמלצה שלנו לגבי ניהול מט"ח היא: רושמים את סכום המט"ח כאשר יש אסמכתא, לדוגמה בעת רישום חשבון יצוא או חשבון יבוא. מומלץ שהשערוך של כלל התנועות יבוצע בעת הפקת הדוחות.
כמו כן אנחנו ממליצים לרשום רק תנועות דו צדדיות. בשיטה זו כל התאריכים של התנועה משותפים לחובה ולזכות, ולכן תמיד המאזן המשוערך הוא מאוזן. יש מנהלי חשבונות שרושמים תנועות חד צדיות, לדוגמה, תנועות חד צדית לזכות כל אחד מהעובדים בגין שכר, ותנועות חד צדיות לחובת כרטיסי ההוצאה של כלל המשכורת. אם כל התנועות האלה נרשמות בדיוק עם אותם תאריכים, אין בעיה בשערוך. אבל אם בחלק מהתנועות נרשמים תאריכים שונים, המאזן המשוערך בדרך כלל לא יהיה מאוזן. אין קושי לרשום תנועות דו-צדיות כי סוג התנועה יכול לכלול מספר בלתי מוגבל של כרטיסי חשבון. וכאשר כל התנועות הן דו צדדיות כל שערוך הוא תמיד מאוזן, כי השערוך לחובה והשערוך לזכות נעשים בדיוק לפי אותם תאריכים (כלומר, התאריכים בתנועה חלים גם על סכומי החובה וגם על סכומי הזכות).
בעת הפקת דוחות (מאזן בוחן, כרטסת וכד') חשבשבת מציעה אפשרויות שערוך רבות. בין היתר ניתן לשערך את התנועות באופן הבא: בתנועות שבהן רשום סכום מט"ח, משערכים לפי סכום זה, וכאשר אין סכום מט"ח משערכים לפי סכום השקל. זו שיטה מדויקת ביותר, אבל אפשר לשערך בשיטות נוספות, לפי כל אחד מתאריכי התנועה (תאריך אסמכתא, תאריך ערך, תאריך נוסף) או לפי היתרה בתאריך הפקת הדוח.
מדוע לא רושמים סכום מט"ח בכל תנועה?
יש אופציה לעדכן את סכומי המט"ח בתנועות, אף כי בדרך כלל אין בה צורך. כאשר סכום המט"ח אינו מגובה באסמכתא והוא רק שערוך של סכום השקלים, הרישום שלו בתנועה אינו מוסיף שום אינפורמציה.
קצת היסטוריה: בשנות ה- 70 של המאה הקודמת מחשבים היו מאוד איטיים, וכתוצאה מכך בעת הפקת דוחות הם רק פלטו נתונים ונמנעו מחישובים. לכן, כדי להקל על הפקת הדוחות רשמו את סכומי המט"ח בתנועות.
כאשר פיתחנו את חשבשבת, המחשבים היו כבר מספיק מהירים כדי שאפשר יהיה לערוך חישובים בעת הדפסת דוחות מבלי לעכב את הפקת הדוח. אבל הרבה מנהלי חשבונות היו רגילים לשיטת העבודה שבה סכומי המט"ח נרשמו בתנועות ותבעו מאתנו לאפשר רישום סכומי מט"ח בכל תנועה. זו הסיבה שהוספנו את האופציה לעדכון סכומי מט"ח (שכאמור אין בה צורך).
לשיטת העבודה לפי ההמלצה שלנו (לרשום סכום מט"ח רק כאשר יש לו אסמכתא) יש כמה יתרונות:
לעתים בעת רישום תנועת היומן השער עדיין אינו ידוע, משום שהתנועה היא עתידית או משום שיש תקלה באתר של בנק ישראל. במקרים כאלה, אם מעדכנים את סכום המט"ח בעת רישום התנועה, משערכים לפי השער הידוע האחרון. אבל זה אינו השער הנכון. לכן, יש תוכנות שבהן לפני הפקת דוח כמו מאזן בוחן מפעילים עדכון שבו נרשמות תנועות של הפרשי תרגום (ההפרש בין השערוך המקורי לשערוך לפי השער הידוע בעת הפקת הדוח). זה מסרבל את כרטיס החשבון. לעומת זאת בחשבשבת אין צורך בתנועות הפרשי תרגום והשערוך בעת הפקת הדוח הוא תמיד המדויק ביותר (אם יש תנועה שמשערכים לפי תאריך עתידי היא תשוערך לפי השער הידוע האחרון בעת הפקת הדוח).
לחילופין, בתוכנות שבהן מעדכנים את סכום המט"ח בכל תנועה אפשר "לעלות" על סכומי המט"ח המקוריים ולרשום את השערוך לפי השער הידוע האחרון בעת הפקת הדוח, אבל אז צריך לעקוב אחר העדכונים לצורך נתיב ביקורת (Audit Trail). שוב, בחשבשבת אין צורך במנגנון הזה, ואמנם יש הרבה חברות שחייבות לעבוד לפי תקני SOX שמפעילות את חשבשבת.
האם אפשר לקלוט שערי המט"ח אוטומטית מבנק ישראל?
כמובן. אפשר גם להפעיל את האופציה הזו אוטומטית במסגרת פעילויות מאוחרות.
איך מעדכנים הפרשי שער?
כאשר הנתונים כוללים סכומים במט"ח ובשקלים, יש צורך לרשום תנועות הפרשי שער.
חשבשבת מציעה אפשרויות רבות לרישום אוטומטי של תנועות הפרשי שער. אפשר להפיק את הפרשי השער לפי היתרה ואפשר להפיק הפרשי שער ברמת התנועות. בכרטיסי חשבון בהם רושמים תנועות יבוא או יצוא, יש אפשרות להפיק את הפרשי השער לפי ההתאמות הפנימיות (ההתאמות שנרשמות בעת ניתוח כרטיסים בין חשבונות יבוא ויצוא לבין קבלות ותשלומים). בדרך זו, לאחר הרישום האוטומטי של תנועות הפרשי שער, ניתן לראות את הפרשי השער עבור כל אחת מהעסקאות.
כיצד מפיקים דוח ניהולי אשר בו חשבונות תוצאתיים משוערכים לפי השערים שהיו בתאריכי העסקאות ואילו חשבונות מאזנים מסוימים (לדוגמה, הלוואת) משוערכים לפי השער בסוף התקופה?
רואי חשבון שמעוניינים בדוח כזה (ויש הרבה כאלה) מפיקים אותו באופן הבא: מפיקים דוח משוערך לכל קבוצה ושומרים את הדוח בגיליון אקסל (חשבשבת מאפשרת לשמור כל דוח בגיליון אקסל). לאחר מכן, בגיליון האקסל, מאחדים את הדוחות לדוח אחד. בדרך כלל הדוח לא יהיה מאוזן במט"ח (עקב שיטות השערוך השונות), ואז מוסיפים בגיליון האקסל תנועה לאיזון.
כמובן, אפשר גם לרשום תנועות הפרשי שער בשיטות השונות, ואז ניתן להפיק את הדוח ישירות מחשבשבת ללא צורך בהעברה לאקסל, אבל בשאלה הנידונה מדובר על דוח ניהולי, ועסקים רבים לא מעוניינים לרשום תנועות הפרשי שער עבור הפקת דוח ניהולי.
איך פועלת חברה שמטבע הפעילות שלה שקל ורוצה לעבור למטבע דולר?
לפי הוראות ניהול ספרים של רשות המסים, אם החברה פועלת בישראל, הרישום של כל תנועה חייב להיות בשקלים. השערוך המלא למט"ח הוא לפיכך לצורך ניהול בלבד (ולא לצורך דיווח לרשויות). השיטה שאנו ממליצים עליה מאפשרת גמישות רבה בהפקת דוחות למנהלים. לדוגמה, בשנות ה- 80 במאה הקודמת הייתה אינפלציה גבוהה בשקל, וחברות ערכו דוחות בדולרים כדי לדעת מה המצב "האמתי". חשבשבת אפשרה להפיק את הדוחות המשוערכים בדרכים רבות, ובכלל זה אפילו דוחות שבהן השערוך של תנועות עתידיות מתחשב באינפלציה הצפויה. לחילופין אפשר היה לשערך לפי השער הידוע האחרון, (כלומר בהנחה שהאינפלציה הצפויה היא אפס). למעשה, שיטת הניהול הזו הייתה כנראה אחת הסיבות העיקריות להצלחה של חשבשבת בתחילת דרכנו (בתוכנות המתחרות רשמו את הסכום המשוערך בכל תנועה והריצו תכנית הפרשי תרגום לפני כל הפקת מאזן בוחן או כרטסת).
אגב "מחלוקת" דומה בין חשבשבת לבין תוכנות מתחרות חלה לגבי חישוב ערך מלאי. בתוכנות הישנות רשמו את מחיר ערך המלאי של כל פריט בעת קליטת חשבונית רכש (עדכנו את הכמות ואת מחיר ממוצע נע החדש. מי שרצה לעבוד לפי FIFO נתקל בקשיים בעיקר בתקופות אינפלציה), אבל אז נוצרו אי דיוקים כאשר חשבונית רכש מסוימת נרשמה באיחור (לאחר שכבר נרשמה חשבונית רכש אחרת). בחשבשבת חישוב ערך המלאי נערך בעת הפקת הדוח וכך תמיד הוא המדויק ביותר.
