ניתן לקלוט נתונים שנוצרו באמצעות תוכנה אחרת. כדי לייבא כרטיסי חשבון בוחרים בסעיף ייבוא קובץ חשבונות מקובץ, וכדי לייבא תנועות יומן בוחרים בסעיף ייבוא תנועות יומן מקובץ. הסברים מפורטים לגבי מבנה הקבצים ששולחים לחשבשבת ניתן למצוא באתר חשבשבת, www.hash.co.il בסעיף מידע לבתי תוכנה. מומלץ להתחיל את הקריאה בסעיף מבוא.

ייבוא חשבונות מקובץ

 עדכון חשבונות קיימים: קובץ הנתונים שמייבאים עשוי לכלול נתונים של כרטיסי חשבון שכבר קיימים בנתוני חשבשבת. בסעיף הנוכחי עונים על השאלה: האם לעדכן את הנתונים של כרטיסי חשבון קיימים על סמך הנתונים החדשים שמייבאים? לדוגמה, אם שם החשבון של כרטיס 1000 הוא משה כהן, וקובץ הייבוא של החשבון של כרטיס זה הוא יעקב כהן, אזי התוכנה תעדכן את השם החדש (במקום השם הקיים).

הוספת חשבונות חדשים: קובץ הנתונים שמייבאים עשוי לכלול נתונים של כרטיסי חשבון שאינם  קיימים בנתוני חשבשבת. בסעיף הנוכחי עונים על השאלה: האם לעדכן את הנתונים של כרטיסי חשבון חדשים (או שהעדכון היה אמור להיות רק לגבי כרטיסים קיימים)? לדוגמה, אם קובץ הייבוא כולל כרטיס חדש עם מפתח 1009, אזי התוכנה תוסיף את הכרטיס החדש לרשימת כרטיסי החשבון.

 ייבוא תנועות יומן מקובץ

יבוא מנות מחשבשבת JournalOut:  חשבשבת חלונות מאפשרת לשלוח פקודות יומן שנרשמו בחברה אחת כדי שייקלטו בחברה אחרת. פקודות היומן נשמרות בקובץ MDB (קובץ של תוכנת Access). יש לסמן את הסעיף הנוכחי כאשר מייבאים קובץ כזה.

יבוא גם אם נקלט בעבר: אם מסמנים את הסעיף הנוכחי, התוכנה תקלוט את הקובץ, גם אם מנה בעלת אותו מספר כבר נקלטה בעבר.

פתיחת חשבונות חדשים לפי הצורך: בעת הקליטה התוכנה בודקת אם כרטיסי החשבון בכל תנועה קיימים במסד הנתונים. בסעיף זה עונים על השאלה: מה לעשות כאשר כרטיס מסוים לא קיים? אם מסמנים את הסעיף הנוכחי, התוכנה תפתח כרטיס חשבון חדש. אם לא מסמנים את הסעיף, התוכנה לא תקלוט את התנועה ותדווח על שגיאה.

אחוד תנועות המנה לאחר היבוא

סעיף זה מיועד לעסקים שמקבלים תנועות יומן מתוכנות אחרות באמצעות ממשק הקלט של חשבשבת. ישנם בתי תוכנה שמתקשים לשלוח תנועה אחת עבור כל חשבונית (לחובת לקוח, לזכות הכנסות ולזכות מע"מ עסקאות), ומסתפקים בכך שהם שולחים שלוש תנועת חד צדיות. כאשר מפעילים את הסעיף הנוכחי, חשבשבת תאחד את התנועות החד-צידיות לתנועה אחת.

איחוד התנועות במנה לפקודת יומן אחת תתבצע רק אם מתקיימים כל התנאים הבאים:

1. התנועות נמצאות במאגר זמני.
2. פקודות היומן אינן כוללות סוג תנועה.
3. קיימות בכל התנועות אסמכתא ראשונה או אסמכתא שניה עם סיפרה אחת לפחות  ובכל התנועות האסמכתא זהה.
4. כל השדות זהים למעט החשבונות והסכומים  (תאריכים, אסמכתאות, פרטים, כמות, משתמש וכו')
5. האיחוד של כל התנועות יוצר תנועה מאוזנת. כלומר, סך חובה בתנועות = סך זכות בתנועות. הפרש = 0. התנועה המאוזנת לא יכולה לכלול הפרשים כלל גם אם מדובר באגורות.
6. קבוצת התנועות אינה כוללת אותו חשבון בחובה ובזכות.
7. הסכום הנרשם בפקודה המאוחדת שונה מאפס. כאשר תוכנה חיצונית שולחת תנועות יומן של המסמך חשבונית מס / קבלה, אם היא רושמת אותם פרטים בכל התנועות, אזי הסכום הכולל של התנועות הוא אפס, ולכן לא ניתן לאחד אותן.  הפתרון: יוצרים הבחנה בין תנועות היומן של החשבונית לבין תנועות היומן של הקבלה ע"י שנוי (אפילו מזערי) באחד השדות, לדוגמה בשדה פרטים, כך שיתבצעו שני איחודים – איחוד אחד של תנועות החשבונית ואיחוד נוסף של תנועות הקבלה.

האיחוד אינו מוגבל לתנועות חד צדיות אלא כולל את כל התנועות שמקיימות את התנאים שלעיל.

אם קיימות מספר תנועות עם חשבון זהה (באותו צד) התנועות יסוכמו לתנועה אחת. אם הסכומים באותו חשבון התאפסו, החשבון יופיע עם סכום אפס כחשבון אינפורמטיבי.