כאשר מפיקים התאמת בנק חשבשבת עורכת התאמה בין תנועות היומן שנרשמו לחובת ולזכות הבנק כנגד התנועות שנרשמו במחשב של הבנק. בסעיף הנוכחי קולטים את התנועות שנרשמו בחשבון הבנק למסד הנתונים של חשבשבת.
בעבר היה נהוג להעתיק את התנועות מהדפים שהבנק שולח. כיום כל הבנקים מאפשרים לקבל את הנתונים בקובץ, ולכן אין צורך להקליד את התנועות.
על אף שהשם הוא "התאמת בנק" ניתן להחיל את ההתאמה גם על נתונים של כרטיסי אשראי או של לקוחות וספקים גדולים.
בשלב ראשון שומרים במקום כלשהו במחשב את הקובץ שמקבלים מהבנק. ישנם בנקים ששומרים את כל הנתונים בקובץ אחד, ואילו בנקים אחרים (לדוגמה: בנק לאומי) שומרים את הנתונים בשני קבצים – קובץ של התנועות וקובץ פרמטרים.
בנק / כ. אשראי: במסך הנוכחי בוחרים את הבנק מתוך הרשימה. כאמור הרשימה כוללת לא רק בנקים אלא גם חברות כרטיסי אשראי וכן את חשבשבת. בוחרים ב- חשבשבת כדי לקלוט תנועות (של לקוח או של ספק) שמשתמש בתוכנת חשבשבת. כאשר מייצאים נתונים מתוכנת חשבשבת לצורך התאמות הם נשמרים בשני קבצים – קובץ תנועות וקובץ פרמטרים.
מפתח חשבון: מפתח החשבון (במסד הנתונים של חשבשבת) לגביו עורכים התאמה. כלומר, ההתאמה תהיה של הנתונים בקובץ החיצוני כנגד הנתונים של כרטיס החשבון שמקישים בשדה זה.
קובץ בנק / קובץ פרמטרים: בשדות אלה בוחרים את הקובץ שהתקבל מהבנק. לוחצים על כפתור Browse, עוברים למחיצה (directory) שבה נשמר הקובץ, ומקליקים עליו. חשבשבת "יודעת" האם לפתוח רק את שדה קובץ הבנק או גם את שדה קובץ פרמטרים לפי הבחירה בשדה הראשון (כאמור, אם בוחרים בבנק לאומי או בחשבשבת יש לבחור כעת הן קובץ בנק והן קובץ פרמטרים).
בשלב הבא בוחרים בכפתור תצוגה מקדימה על מנת לראות את השורות של דף הבנק במסך.
בסיום בוחרים בכפתור יבוא. לאחר שמקליקים על כפתור זה התוכנה מעבירה את הנתונים מהקובץ למסד הנתונים של חשבשבת. כעת ניתן להפעיל את סעיף התאמות בנק.
קליטה וצפייה בדפי בנק
כאשר מפיקים התאמת בנק חשבשבת עורכת התאמה בין תנועות היומן שנרשמו לחובת ולזכות הבנק כנגד התנועות שנרשמו במחשב של הבנק. בסעיף קליטה וצפייה בדפי בנק קולטים את התנועות שנרשמו בחשבון הבנק למסד הנתונים של חשבשבת.
כל הבנקים מאפשרים לקבל את הנתונים בקובץ, ולכן בדרך כלל אין צורך להקליד את התנועות. הדף הנוכחי מיועד לאותם מקרים נדירים בהם מעוניינים לקלוט את התנועות באופן ידני.
על אף שהשם הוא "התאמת בנק" ניתן להחיל את ההתאמה גם על נתונים של כרטיסי אשראי או של לקוחות וספקים גדולים.
לאחר שהדף מוצג ניתן לסמן תנועות (שנקלטו בטעות) ולמחוק אותן ולחשב מחדש את היתרה.
