דוח ערך מלאי מפרט את הערך הכספי של מלאי החברה. ערך המלאי עובר למאזן ולדוח רווח והפסד, ולכן, יש להקפיד במיוחד על דיוק הנתונים בדוח זה. טעות בחישוב ערך המלאי עלולה לגרום לטעות בחישוב ההכנסות והרווחים (ולכן גם מס הכנסה).

דוח ערך מלאי מחשב את עלות המלאי לפי שתי השיטות המקובלות מבחינה חשבונאית: ממוצע נע ו- FIFO. שתי השיטות מחשבות את ערך המלאי לפי עלות הפריטים, אולם דרך החישוב של כל שיטה שונה.

שיטת FIFO מניחה שבכל מכירה העסק מוכר את המלאי הישן ביותר. לכן, לפי שיטה זו, במלאי נמצאים הפריטים החדשים ביותר, ולכן, עלות המלאי מורכבת מהקניות האחרונות.

שיטת ממוצע נע מניחה שבכל מכירה העסק שולף באקראי את הפריטים הנמכרים. לפי שיטה זו כאשר העסק מקבל מלאי חדש, מלאי זה "מעורבב" עם המלאי הקיים, ולכן, בכל עת ערך המלאי הוא הממוצע המשוקלל של ערך המלאי הקודם וערך המלאי בקנייה האחרונה.

בשתי השיטות מחירי העלות נקבעים לפי מסמכי רכש בלבד. מסמכי מכירה אינם משפיעים על מחירי העלות (אלא על הכמות בלבד). מסמכי הרכש העיקריים הם: חשבונית רכש, דוח ייצור, ותנועת מלאי של יתרת פתיחה.

הערה: בתקופת אינפלציה ערך המלאי בחישוב לפי שיטת ממוצע נע הוא בדרך כלל נמוך יותר מערך המלאי לפי שיטת FIFO (ולכן גם הרווחים נמוכים יותר).

כאמור, שתי שיטות שלעיל מחשבות את מחיר העלות של הפריטים, והם מתאימות לדרישות החשבונאיות. לצרכים ניהוליים ניתן כמובן לחשב את ערך המלאי בדרכים נוספות, לדוגמה: דוח שמחשב את ערך המלאי לפי אחד ממחירוני הפריט. דוח כזה מפיקים באמצעות מחולל הדוחות. הטורים בדוח יהיו: קוד מיון, מפתח הפריט, שם, יתרה לתאריך, מחיר מחירון, מכפלה של היתרה במחיר המחירון.

חתך פריטים: בחירת חתך הפריטים שיכללו בדוח.

תאריך לחישוב ערך מלאי: המועד לגביו מפיקים את הדוח. תאריך זה יכול להיות מוקדם יותר מהתאריך הנוכחי, לדוגמה, חישוב ערך מלאי לסוף השנה הקודמת.

הגבלה למחסנים: כאשר מגבילים את החישוב למחסן מסוים (או לקבוצת מחסנים) מסמכי הרכש כוללים גם תנועות כניסה של העברה בין מחסנים. (כאשר החישוב אינו מוגבל במחסנים התוכנה מתעלמת מתנועות העברה בין מחסנים).

שיטת חישוב: לחשב ערך מלאי לפי FIFO או לפי ממוצע נע.

מחיר שיודפס: סעיף זה רלוונטי רק להפקת דוח בשיטת ממוצע נע. בשיטת הממוצע הנע בכל תנועה של רכש למלאי מחיר ממוצע מחושב באופן הבא:  ערך מלאי קודם + (כמות בתנועה הנוכחיתX  מחיר בתנועה הנוכחית)

בסעיף הנוכחי בוחרים איזה מחיר יודפס בטור מחיר ליחידה:

• מחיר בתנועת המלאי – המחיר כפי שהופיע במסמך.
• מחיר ממוצע נע – המחיר שהתוכנה מחשבת.

מה להדפיס:

• תנועות + סיכומים: עבור כל פריט יוצגו כל המסמכים שנלקחו לחישוב תוך פירוט נתונים אודות תנועת המלאי של המסמך כדוגמת: תאריך, אסמכתא, מחיר ליחידה וכמובן ערך המלאי בכל שורה.
• סיכומים בלבד: עבור כל פריט תוצג שורה אחת הכוללת: כמות, מחיר וערך מלאי.
• סיכום כללי: הדוח יכלול סיכום כללי של ערך המלאי לכל הפריטים עבורם הופק הדוח.

עדכון קובץ הפריטים: מסמנים סעיף זה כדי שחשבשבת תרשום את מחיר עלות המלאי של הפריט ברשומה של כל פריט. מומלץ להפעיל אופציה זו לפחות אחת לחודש, כדי שרשומת הפריט תכלול מחיר מעודכן. מומלץ להשתמש במחיר זה בעת הפקת העברה בין מחסנים. בשיטה זו חישוב ערך מלאי של כל המחסנים יחד יהיה קרוב מאוד לסיכום של חישובי ערך המלאי של כל אחד מהמחסנים בנפרד.

גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת: סעיף זה רלוונטי לשדות שעשויים להכיל ערכים ארוכים (לדוגמה: שדה פרטים) שהמקום הדרוש להדפסתם גדול יותר מהרוחב של הטור בהדפסה. מסמנים סעיף זה כדי שהתוכנה לא "תקצוץ" את השדה הארוך אלא תמשיך את ההדפסה בשורה הבאה (באותו טור).

מסמכי יבוא בחישוב ערך מלאי

כאשר מתבצעת כניסה למלאי מיבוא, חשבשבת מבחינה בחישוב הדוח בין פריטים ששוחררו ממחסן ערובה לפריטים שטרם שוחררו.

מחסני ערובה הם מחסנים בהם נשמרים פריטים המיובאים מחו"ל. כל עוד הפריטים במחסן ערובה לא משלמים עליהם מכס. לכן, עלות הפריטים ששוחררו ממחסן הערובה גבוהה מעלות הפריטים הנמצאים במחסן ערובה. כידוע, דוח ערך מלאי מחשב את עלות הפריטים לפי הכניסות למלאי. כאשר הפריטים נמצאים במחסן ערובה, ישנם שני סוגים של כניסות למלאי – כניסות למחסן ערובה, וכניסות למחסן הרגיל (בעת השחרור ממחסן ערובה). אם "מערבבים" את הכניסות האלה יחד, חישוב ערך מלאי עלול להיות שגוי. לכן, כדי שהחישוב יהיה מדויק, התוכנה עורכת חישוב ערך מלאי נפרד לפריטים ששוחררו ממחסן ערובה, וחישוב ערך נפרד לפריטים שעדיין נמצאים במחסן ערובה, כאילו מדובר בשני פריטים שונים.

הדוח מציג את תנועות המלאי של הפריט ששוחרר ממחסן ערובה. (מחיר העלות של פריטים אלה כולל את עלויות השחרור- שהועמסו על הפריט). בשורה נפרדת, תחת הכותרת הפריט הנ"ל במחסן ערובה, מוצגות הכניסות למחסן ערובה והשחרורים ממחסן הערובה. המחיר בתנועות אלה הוא המחיר ללא עלות המכס.

בשני הסעיפים המחיר הוא בשקלים (מחירי מט"ח מתורגמים לשקלים, משום שדוח ערך מלאי אמור להיות במטבע אחד).

שגיאות בעת הפקת חישוב ערך מלאי

בעת הפקת חישוב ערך מלאי, חשבשבת עלולה להודיע על שתי השגיאות הבאות:

אין מספיק קניות: שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת FIFO ויתרת המלאי קטנה מהסכום של כל הקניות שנמצאות בקובץ (כולל יתרת פתיחה). סיבה אפשרית: המלאי נובע מחשבונית זיכוי. יש לתקן באמצעות רישום שתי תנועות מלאי – תנועת יציאה שמבטלת את חשבונית הזיכוי ותנועת יתרת פתיחה.
יתרה שלילית: שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע, ובאחד הימים יתרת המלאי היא שלילית. כאשר היתרה שלילית אין משמעות לחישוב בשיטת הממוצע הנע. יש לתקן את רישומי המלאי (באמצעות תנועות מלאי או ע"י הפקת המסמכים הרלוונטיים) ולהפעיל את הדוח מחדש.