פקודות יומן

נתוני הנה"ח נרשמים בחשבשבת בשני אופנים:

• רישום באמצעות פקודות  יומן;
• רישום באמצעות מסמכים (חשבוניות, קבלות, שיקים וכד').

כאשר חשבשבת מפיקה מסמכים, היא רושמת באופן אוטומטי את פקודות היומן המתאימות. אולם ישנם מקרים בהם יש לעדכן את הנהלת החשבונות שלא באמצעות הפקת מסמכים. במקרים אלה רושמים פקודות יומן.

פקודות היומן נרשמות תחילה בקובץ זמני, המשמש כטיוטה, ולאחר מכן הן מועברות לקובץ הקבוע, המהווה את ספרי הנהלת החשבונות של החברה.

פקודות היומן נרשמות במנות. כל מנה כוללת קבוצה של פקודות יומן. כל מנה חייבת להיות מאוזנת. לכל מנה יש מספר סידורי.

רושמים את פקודות היומן לפי ההסברים בהמשך. כדי לשמור את המנה בקובץ זמני, אין צורך לעשות דבר (כאשר רושמים מנה היא נשמרת בקובץ זמני). כדי להעביר את המנה לקובץ הקבוע בוחרים ב- קליטה למאגר קבוע.

תצוגת גיליון

בתצוגת גיליון כל פקודת יומן מוצגת בשורה אחת על המסך. כיוון שפקודות היומן כוללת שדות רבים, לעתים יש צורך לגלגל את המסך לרוחב. כדי לראות את פירוט כרטיסי החשבון והסכומים בתנועה יש להקיש על כפתור + , בתחילת השורה, סמוך למספר הסידורי של השורה.

כדי לשנות את רוחבו של טור מסוים בגיליון, עוברים עם הסמן לקו ההפרדה בין טור זה לבין הטור הסמוך, בשורה של כותרות הטורים. הסמן ישנה את צורתו לחץ אופקי בעל שני ראשים. כעת ניתן לגרור את קו ההפרדה וע"י כך לשנות את רוחב הטור.

כדי לשנות את סדר הטורים עוברים לטור שרוצים להזיז ממקומו, לוחצים על הקליק הימני של העכבר, ותוך כדי לחיצה גוררים את הטור למיקום הרצוי. כאשר הטור במקום הרצוי, משחררים את הלחיצה.

כדי לחפש נתונים בטור מסוים עוברים לשורת הכותרת. חשבשבת תפתח שורה נוספת, שבה ניתן לרשום ערך כלשהו. התוכנה תציג שורות שבהן ערך זה חל.

ניתן לקבוע איזה שדות לא יוצגו בגיליון. בשורת הכותרת של הטורים מקליקים על הקליק הימני. חשבשבת תפתח חלון שבו מסמנים איזה טורים יופיעו בתצוגה:

מיון תנועות במנה: כדי למיין את השורות בטבלה מקליקים על הכותרת הרצויה. קליק נוסף הופך את סדר המיון.

שינוי סדר הטורים: ניתן שלנות את סדר הטורים (השדות). עוברים לטור אותו רוצים להזיז ממקומו, וגוררים אותו למקום הרצוי. כדי לגרור לוחצים על הקליק השמאלי של העכבר, ומבלי להרפות את הלחיצה מזיזים את העכבר למקום הרצוי של הטור.

סינון שורות: בכל עת ניתן "לסנן" תנועות יומן, כך שהדף יציג רק שורות שמתאימות לקריטריון חיפוש מסוים. עוברים לשורה של כותרת הטורים. חשבשבת תציג שורה נוספת, מעל שורת הטורים, שבה ניתן לרשום את קריטריון הסינון בטורים הרצויים. בטורים כגון פרטים או אסמכתא רושמים תווים כלשהם, והתוכנה מציגה את כל תנועות היומן שכוללות את התווים הנידונים (בשדות הנידונים). בטורי תאריך רושמים תאריך מסוים, והתוכנה מציגה את כל התנועות עם אותו תאריך. בטורי סכום רושמים חתך סכומים, לדוגמה 100 – 300, והתוכנה מציגה את כל התנועות שהסכום שלהן הוא בין 100 ל-  300 (יש לרשום קו מפריד בין הסכומים). כדי לחזור ולראות את כל התנועות יש למחוק את הקריטריונים לחיפוש.

הכנסת שורה: כדי להכניס שורה חדשה, במקום כלשהו בגיליון, עוברים לשורה בה רוצים להוסיף את השורה החדשה, ממקמים את הסמן על טור מספר כותרת, ובתפריט הקליק הימני של העכבר בוחרים בסעיף: הכנסת שורה. השורה החדשה תיכנס לפני השורה שבה עומדים.

שיכפול שורה: שכפול השורה עליה עומד הסמן. השורה החדשה תיווסף בסוף הגיליון. ניתן לבצע את השכפול גם על ידי לחיצה בו זמנית על המקשים Ctrl + D.

הגדרת מקשים

ניתן להתקדם בין השדות לא רק באמצעות העכבר אלא גם באמצעות מקשים במקלדת שהוגדרו מראש לצורך כך. ניתן לשנות הגדרת המקשים בתפריט עליון בדף פקודות יומן >>הגדרת מקשים.

באותו חלון ניתן לאפס את הגדרות ולחזור לברירות המחדל.

שדות פקודת היומן

להלן הסברים על השדות של פקודת היומן.

כאמור לעיל, ניתן להציג או להסתיר שדות על ידי מיקום העכבר על כותרת הגיליון, ולחיצה על המקש הימני בעכבר. בחלונית שתפתח יש לסמן את השדות הרצויים מתוך הרשימה.

מספר כותרת: מספר התנועה של הכותרת (הכותרת כוללת את שדות אסמכתא, תאריך וכד'). לא ניתן לשנות מספר זה. תפריט הלחצן הימני בעכבר בטור זה מאפשר מספר פעולות על השורה.

סוג תנועה (ס"ת): סוג התנועה קובע אילו חשבונות משתתפים בתנועת היומן וכיצד מתפצל ביניהן סכום התנועה. לדוגמה, בהנחה ששיעור המע"מ הוא 17%, סוג תנועה עבור חשבונית קניית חומרי גלם יכול לפצל את הסכום הכולל של החשבונית באופן הבא: חשבון הוצאות קניות חומרי גלם יחויב ב- 100%, חשבון מע"מ תשומות יחויב ב-  17%,  וחשבון הספק (שיירשם בעת קליטת התנועה)  יזוכה ב- 117%. (117% מציין את הסכום כולל מע"מ של החשבונית). סוגי תנועה נפתחים בדף סוגי תנועה. אם התנועה הנוכחית כוללת סוג תנועה יש להקיש בשדה זה את קוד סוג התנועה. אם התנועה היא ללא סוג תנועה, מדלגים על שדה זה.

חשבון חובה / חשבון זכות: אם בשדה סוג תנועה נרשם קוד כלשהו, חשבשבת תשתול את החשבונות המתאימים, ותבקש להשלים את החשבונות החסרים בהתאם להגדרת סוג התנועה. לדוגמה: אם סוג התנועה הוא "חשבונית לקוח" חשבשבת תשתול את כרטיס ההכנסות (וכרטיס מע"מ) בצד הזכות ותבקש לרשום את חשבון הלקוח בצד החובה. אם התנועה אינה כוללת סוג תנועה, יש לרשום את חשבונות החובה ו/או את חשבונות הזכות לפי הצורך.

בתצוגת גיליון חשבשבת מציגה את חשבון החובה הראשי ואת חשבון הזכות הראשי. אם פקודת היומן כוללת יותר מחשבון חובה אחד או יותר מחשבון זכות אחד, יש להקיש על כפתור + (הנמצא בצדו הימני של הדף) על מנת שהתוכנה תציג את כל כרטיסי החשבון ואת הסכומים.

בתנועות ללא ס"ת ניתן  להוסיף שורות חובה ושורות זכות ללא הגבלה.

אם לא זוכרים את מפתח החשבון, רושמים את ספרות או אותיות הנמצאים במפתח החשבון או בשם החשבון. תוך כדי הקלדה חשבשבת תציג מפתחות ושמות חשבון שדומים לתווים שהוקלדו, ומתוך רשימה זו בוחרים את החשבון המתאים.

בכל עת ניתן לפתוח חשבון חדש או לעדכן נתונים בחשבון קיים דרך תפריט הלחצן הימני בעכבר. (כמו כן אפשר לפתוח כרטיסי חשבון ולעדכן בהם נתונים בלשונית כרטיס חשבון).

סכום ש"ח: בשדה זה רושמים את הסכום הכולל של התנועה בשקלים. אין צורך לציין האם הסכום הוא בחובה או בזכות, שכן חשבשבת רושמת סכום בחובה עבור החשבון שנרשם בחובה וסכום בזכות עבור החשבון שנרשם בזכות. בתנועות בהן נרשם סוג תנועה, חשבשבת מפצלת את הסכום בין הכרטיסים בהתאם ליחסים המוגדרים בסוג התנועה. כאמור, בתצוגת גיליון, כדי לראות את הפיצול יש להקיש על כפתור + (הנמצא בצדו הימני של הדף).

מטבע / שער / סכום מט"ח: חשבשבת היא תוכנה רב מטבעית. בנוסף לסכום בשקלים אפשר לרשום  סכום במט"ח. בשדה מטבע בוחרים את המטבע אליו מתייחס הסכום במט"ח. לדוגמה: כאשר רושמים חשבון יצוא לאירופה שנרשם באירו, בסעיף מטבע מציינים שהמטבע הוא אירו. ברירת המחדל היא  $. בתנועות שבהן אין מטבע זר יש להשאיר את ברירת המחדל $ ללא שינוי. בשדה סכום מט"ח רושמים את הסכום במט"ח (במטבע שנרשם בסעיף הקודם). אם לא עושים שימוש במט"ח מדלגים על שדה זה. ניתן לרשום סכום בשקלים ובמט"ח שאינם מתאימים על פי שער המטבע (שאמור להיות השער לפי תאריך הערך). כלומר, הסכום במט"ח אינו חייב להיות מכפלה של הסכום בשקלים ושל השער. חשבשבת מפצלת את הסכום בין הכרטיסים בהתאם ליחסים המוגדרים בסוג התנועה. כאמור, בתצוגת גיליון, כדי לראות את הפיצול יש להקיש על כפתור + (הנמצא בצדו הימני של הדף). מומלץ לרשום את סכום המט"ח רק כאשר יש אסמכתא לסכום המט"ח, לדוגמה, כאשר רושמים מסמך ייבוא או מסמך ייצוא. אין טעם לרשום סכום מט"ח לצורך שיערוך בלבד, משום שנוח יותר לבצע את השיערוכים בעת הפקת דוחות.

אסמכתא / אסמכתא 2 / אסמכתא 3: פקודת היומן כוללת 3 שדות אסמכתא. בדרך כלל משתמשים בשני שדות האסמכתא הראשונים באופן הבא:

אסמכתא 3 נועדה לפתור מקרים בהם יש יותר מ- 2 אסמכתאות למסמך. לדוגמה: ברישום חשבונית מס ניתן לשמור את מספר תעודת המשלוח וגם את מספר ההזמנה של הלקוח. במקרה זה הרישום יהיה כך: אסמכתא 1 – מספר החשבונית, אסמכתא 2 – מספר תעודת משלוח, אסמכתא 3 – מספר ההזמנה.

תאריך / תאריך ערך / תאריך נוסף: פקודת היומן כוללת 3 שדות תאריך. בדרך כלל תאריך האסמכתא מציין את תאריך הפקת המסמך, ותאריך הערך מציין את תאריך הפירעון. להלן דוגמאות לשימוש בתאריכים:

כאשר רושמים תנועות במנה תקציבית, שדות התאריך משמשים כדי לציין את תקופת התקציב. בשדה תאריך רושמים את המועד של תחילת התקציב ובשדה תאריך ערך רושמים את המועד של סיום התקציב. לדוגמה, במוסד חינוכי קובעים תקציב לשנת לימודים, החל מתחילת ספטמבר 2016 ועד סוף יוני בשנה הבאה. בשדה תאריך רושמים 1.9.2016 ובשדה תאריך ערך – 30.6.2017.

תאריך 3 מתווסף לתאריך האסמכתא ולתאריך הערך של התנועה. חברות שמפיקות מאזנים לפי רבעונים, יכולות להשתמש בתאריך זה לציין את מועד סוף הרבעון. בחברות אלה יש צורך להגיש מאזן ודוח רווח והפסד מייד לאחר סוף הרבעון, ולעתים מגיעות חשבוניות רכש לאחר הגשת הדוחות הכספיים. כדי להתגבר על הבעיה חברות אלה קובעות (בדף הגדרות החברה) שהעברת השנה מתבצעת לפי תאריך 3, ובשדה תאריך 3 הן רושמות כאמור את תאריך סוף הרבעון. בשיטה זו, כאשר חשבונית מגיעה לאחר הדיווח למע"מ, היא תהיה כלולה בדוחות הכספיים של הרבעון הבא, ותדווח למע"מ (בדוח PCN874) עם התאריך המקורי שלה.

תמחיר: חשבשבת מאפשרת לנהל תמחיר. לשם כך יש לציין לגבי כל הוצאה או הכנסה לאיזו מחלקת תמחיר התנועה שייכת. המחלקות התמחיריות הן משני סוגים: מרכזי תמחיר ועלויות עקיפות. בדוח התמחיר חשבשבת מחשבת את ההכנסות וההוצאות הישירות של כל מרכז תמחיר ומעמיסה את ההוצאות וההכנסות העקיפות על מרכזי התמחיר השונים בהתאם לקריטריונים שנקבעו מראש. מרכזי תמחיר מוגדרים דרך תפריט כרטיסי חשבון

פרטים: בשדה זה רושמים פרטים נוספים השייכים לתנועה זו. לדוגמה: במכירה לכרטיס "לקוחות שונים" מומלץ לרשום את שם הלקוח.

כמות: שדה זה מאפשר למי שאינו מנהל מלאי לשמור אינפורמציה כמותית. לדוגמה: בעסקי מכירת זהב ניתן לרשום בשדה כמות את המשקל שנמכר בעסקה ולהפיק דוח המציין כמה זהב נמכר בתקופה מסוימת.

הפרשי שער: אם התנועה הנוכחית היא תנועת הפרשי שער בשקלים או במט"ח יש לסמן סעיף זה. תנועות הפרשי שער הן תנועות שמתאימות את היתרה בשקלים ליתרה במט"ח (או להפך).

משתמש: המשתמש שיצר את התנועה.

תפריט הפעולות על המנה

בראש הדף חשבשבת מציגה רשימה של פעולות. כדי להפעיל את הפעולה מקליקים עליה.

החלפת מנה: באמצעות פעולה זו ניתן לעבור למנה אחרת. לאחר שמקליקים על החלפת מנה, עוברים לדף רשימת מנות במאגר זמני, שבו בוחרים מנה קיימת או פותחים מנה חדשה.

ברירות מחדל: חשבשבת מאפשרת לקבוע ברירות מחדל לנתונים בשדות. השימוש בברירות מחדל יכול לחסוך זמן הקלדה. לדוגמה: אם במנה הנוכחית רושמים פקודות יומן של משכורות אוגוסט 2015, ניתן לרשום בשדה תאריך את התאריך של סוף 31.8.15 ובשדה פרטים את ההערה "משכורת אוגוסט 2015". הערה זו תופיע כברירת מחדל בשדה פרטים בכל השורות של המנה. לאחר שבוחרים בפעולה ברירות מחדל, חשבשבת פותחת חלון שבו רושמים את ברירות המחדל.

הגדרת מקשים: בוחרים באפשרות זו כדי להגדיר מקשים במקלדת שאיתם נתקדם בין השדות ולא רק באמצעות העכבר.

קליטה למאגר קבוע: בוחרים בכפתור זה כדי להעביר את פקודות היומן לקובץ הקבוע. כאמור, מרגע שפקודת היומן עוברות לקובץ הקבוע הן חלק מספרי הנהלת החשבונות של החברה, ואסור למחוק אותן. לפני קליטת המנה חשבשבת מבצעת בדיקת תקינות של המנה (רשימת הבדיקות – ראה להלן בסעיף בדיקת מנה).

הדפסת המנה: בוחרים בפעולה זו כדי להדפיס את המנה. ניתן להדפיס את המנה לפני העדכון לקובץ הקבוע.

בדיקת מנה: בוחרים באפשרות זו כדי לבדוק את המנה (לפני שמעדכנים לקובץ הקבוע). הבדיקה כוללת את הנושאים הבאים:

• האם המנה מאוזנת.
• האם המנה מאוזנת במט"ח (במסך ההגדרות ניתן לקבוע האם האיזון במט"ח הכרחי).
• האם המנה מאוזנת לפי שנים (התנועות שתאריך האסמכתא שלהן שייך לשנה מסוימת צריכות להיות מאוזנות).
• בדיקת תקינות לתנועות כפי שהוסבר לעיל.

תפריט בדיקת מנה כולל גם את הסעיף בדיקת כפילות חשבוניות. לפני קליטת המנה מומלץ לבדוק אם תנועות יומן מסוימות הן כפולות. בדיקה זו רלוונטית במיוחד כאשר רושמים פקודות יומן של חשבוניות רכש, כדי לוודא שחשבוניות רכש מסוימת לא נרשמו כבר בעבר. (אין צורך לבדוק חשבוניות מכירה, משום שחשבוניות אלו נרשמות אוטומטית).

התוכנה תציג רשימה של תנועות שחשדות ככפולות. הבדיקה מתייחסת לא רק לתנועות יומן שנרשמו במנה הנוכחית אלא גם לתנועות יומן קודמות, מתחילת שנת המס.

שתי תנועות חשודות כתנועה כפולה כאשר הן עונות על התנאים הבאים (יחד):

• לפחות אחת האסמכתאות (אסמכתא ראשונה או שנייה) זהה, או לפחות 3 הספרות האחרונות זהות,
• תאריך האסמכתא זהה,
• הסכום בש"ח או במט"ח זהה,
• אחד מחשבונות החובה או הזכות בתנועה הוא הוצאות (תנאי זה מוודא שמדובר בחשבונית רכש).

תפריט הפעולות על שורות מסומנות במנות במאגר זמני

השורה השנייה בתפריט מפרטת פעולות שניתן לבצע על גבי תנועות יומן. כדי לבצע אחת מפעולות אלה –

• מקליקים בשדה סימון (בצד ימין של הדף) בתנועות עליהן רוצים להפעיל את הפעולה,
• מקליקים על הפעולה אותה רוצים לבצע.

מחיקת שורות מסומנות: באמצעות פעולה זו ניתן למחוק שורות.

סיכום שורות: בחלון שנפתח בוחרים האם להציג סיכום שורות מסומנות (כלומר סיכום של כל השורות שסומנו) או סיכום עד לשורה המסומנת הראשונה (כלומר, סיכום של כל השורות עד לשורה הראשונה שסומנה) .

באמצעות פעולה זו ניתן למצוא היכן מתחיל חוסר איזון במנה.

העתקת שורות מסומנות: פעולה זו מאפשרת להעתיק תנועות ממנה אחת לשנייה. מסמנים את התנועות שרוצים להעתיק ובוחרים בפעולה העתקת תנועות. חשבשבת פותחת חלון שבו בוחרים את המנה אליה יועתקו התנועות. חשבשבת "תשתול" את התנועות המועתקות במנה זו.

שיערוך שורה מסומנת: כאמור, בכל תנועה ניתן להקיש סכום בשקלים וסכום במט"ח. אם מקישים אחד הסכומים ובוחרים בפעולת שיערוך התנועה, חשבשבת תשערך את הסכום השני על פי שער המטבע. השיערוך הוא לפי השער בתאריך הערך של התנועה. אם אין שער באותו תאריך, חשבשבת בודקת האם יש שער בטווח של 31 ימים ומשערכת לפי שער זה. בכל מקרה, ניתן לציין שער באופן ידני לצורך השערוך.עדכון שערי המטבע נרשם בדף: שערי מטבע. למעשה, אין צורך להשתמש באופציה זו, משום שנוח יותר לבצע את השיערוכים בעת הפקת דוחות.

תפריט קליק ימני בעכבר על שורה בגיליון 

כאשר הסמן עומד על טור מספר כותרת תפריט הלחצן הימני בעכבר כולל את האפשרויות:

הכנסת שורה: הוספת שורה ריקה מעל השורה עליה עומד הסמן.

שיכפול שורה: שכפול השורה עליה עומד הסמן. השורה החדשה תרשם כשורה אחרונה בגיליון. ניתן לבצע את השכפול גם על ידי לחיצה בו זמנית על המקשים Ctrl + D.

פעולות שניתן לבצע על מנות במאגר קבוע

לאחר שתנועות יומן נשמרו בקובץ הקבוע ניתן לתקן אותן וניתן להשתמש בהן על מנת ליצור תנועות יומן אחרות.

בוחרים בתפריט הנהלת חשבונות > פקודות יומן > צפייה במנות במאגר קבוע. התוכנה תפתח חלון ובו רשימת המנות בקובץ הקבוע. בחלון זה בוחרים במנה שעליה נרצה לבצע פעולות.

לאחר הבחירה במנה יוצג תפריט של פעולות אותן ניתן להפעיל על השורות במנה. כדי לבצע אחת מפעולות אלה

• מקליקים בשדה סימון (בצד ימין של הדף) בתנועות עליהן רוצים להפעיל את הפעולה,
• מקליקים על הפעולה אותה רוצים לבצע.

סיכום שורות: חשבשבת תסכם את סכומי החובה והזכות בכל התנועות שסומנו.

העתקת שורות מסומנות: פעולה זו מאפשרת להעתיק תנועות ממנה אחת לשנייה. מסמנים את התנועות שרוצים להעתיק ובוחרים בפעולה העתקת תנועות מסומנות. חשבשבת תפתח חלון שבו בוחרים אם להעתיק את התנועות המסומנות למנה קיימת או למנה חדשה. לאחר סימון האפשרות הרצויה לוחצים על כפתור העתקה.

סטורנו לשורות מסומנות: כאשר תנועות היומן עוברות לקובץ הקבוע אסור למחוק אותן. אם מתגלה טעות בסכומים או בכרטיסי החשבון יש לרשום תנועות סטורנו. מסמנים את התנועות לגביהן רוצים לרשום תנועות סטורנו, ובוחרים בפעולה סטורנו לתנועות מסומנות.

היפוך חשבונות או סימן: ניתן לרשום את פעולות הסטורנו בשתי שיטות. לדוגמה: אם הפעולה המקורית הייתה תנועת יומן לחובת לקוח מסוים ולזכות מכירות בסכום 1000 ₪, אזי תנועות הסטורנו יכולה להיות:
חשבונות: לחובת מכירות ולזכות הלקוח (היפוך חובה / זכות) בסכום הנ"ל, או
סימן: לחובת הלקוח ולזכות מכירות (כמו בתנועה המקורית) בסכום 1000-  (מינוס אלף) ₪.

ערך לשדה פרטים: האסמכתאות והתאריכים מועתקים מהתנועה המקורית. השדה היחיד שניתן לשנות הוא: פרטים.

התאמות: חשבשבת מאפשרת לרשום התאמה בין תנועת הסטורנו לבין התנועה המקורית. בסעיף זה קובעים כיצד לנהוג אם התנועה המקורית כבר מותאמת (לתנועה אחרת כלשהי).

סטורנו למנה: ניתן לבחור את מספרה של אחת המנות הקיימות במאגר זמני ותנועות הסטורנו יתווספו למנה זו, אולם מומלץ לבחור באופציה פתיחת מנה חדשה כדי שהתנועות יירשמו למנה חדשה במאגר זמני. לסיום לוחצים על כפתור יצירת תנועות סטורנו למנה במאגר זמני.

כאמור, פעולה זו רלוונטית רק למנות שנמצאות בקובץ הקבוע (כל עוד המנה בקובץ זמני ניתן למחוק את התנועות במקום לרשום תנועות סטורנו).

הערות:

(1) ביטול מסמכים יש לעשות באמצעות מסמך מבטל (לדוגמה: מבטלים חשבונית באמצעות חשבונית זיכוי) ולא באמצעות פקודת סטורנו.

(2) לא ניתן לרשום תנועות סטורנו לתנועות יומן במנה 9998 (המנה בה נרשמות תנועות העברת יתרות). ביטול של העברת יתרות יש להפעיל מתוך מסך העברת יתרות.

תיקון תנועות: כאשר מתגלות טעויות בתנועות יומן בקובץ הקבוע בשדות אסמכתא, תאריכים וכד', ניתן לתקן את התנועות באמצעות סעיף: תיקון תנועות.

כדי לתקן תנועת יומן –

• פותחים את המנה (מהקובץ הקבוע).
• עוברים לתנועה שאותה רוצים לתקן.
• מקליקים על סעיף תיקון תנועה.
• חשבשבת תפתח חלון שבו ניתן לתקן שדות בתנועה.
• לסיום מקליקים על כפתור עידכון הקובץ הקבוע.

הערות:

(1) לאור ההנחיות בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים התיקון בשיטה זו מוגבל לשדות הבאים: סוג תנועה, אסמכתא, אסמכתא-2, אסמכתא-3, תאריך, תאריך ערך, תאריך 3, הערות, כמות, מטבע. תיקון של מפתח החשבון או של סכומי התנועה יש להפיק באמצעות פקודות סטורנו (ורישום מחדש של התנועה הנכונה).

(2) במנות 9997-9999 לא ניתן לתקן את האסמכתא ואת האסמכתא השנייה (משום שאסמכתאות אלה רשומות בקבצי המלאי – אלו הן האסמכתאות של המסמכים).

תיקון תנועות גורף בפקודות יומן

ניתן לבצע תיקון תנועות לקבוצת תנועות שנקלטו לקובץ הקבוע בשתי דרכים:
• פקודות יומן > צפיה במנות במאגר קבוע: בוחרים באפשרות זו כדי לתקן תנועות מתוך מנה מסוימת.
• פקודות יומן > צפיה ופעולות על תנועות: בוחרים באפשרות זו כדי לתקן קבוצת תנועות ממנות שונות, לדוגמה: כל התשלומים לספק מסוים.

פותחים את המסך הרצוי בהתאם להסבר לעיל,
חותכים את התנועות לתיקון בעזרת שדות החתך בחלקו העליון של הגיליון,
ובוחרים בסעיף תיקון תנועות > תיקון כל התנועות בחתך.

בחלון תיקון תנועות בחתך שנפתח מעדכנים את הנתונים האינפורמטיביים הרלוונטיים ובוחרים בכפתור עדכון הקובץ הקבוע, התוכנה תציג את מספר התנועות שיעדכנו בטרם האישור הסופי.

תיקון תנועות גורף מוגבל ל 1000 תנועות.

רישום פקודות יומן שמתאימות לדוח מע"מ מקוון PCN874

עסקים וארגונים צריכים להגיש דוח מע"מ מקוון PCN874. חשבשבת מפיקה את הדוח על סמך תנועות היומן. יש לרשום את תנועות היומן לפי הכללים הבאים:

אין לרשום תנועות חד צדיות: אין לרשום מסמכים באמצעות תנועות יומן חד צדיות (תנועת חובה בלבד או תנועת זכות בלבד). כל המסמכים צריכים להירשם באמצעות פקודות יומן הכוללות סוג תנועה. מותר לרשום אותה חשבונית באמצעות כמה תנועות יומן, אולם כאמור כל תנועת יומן חייבת להיות מאוזנת, וכולן צריכות להיות רשומות לפי ההנחיות בדף זה. בעת הפקת דוח 874 חשבשבת תאחד את התנועות השונות של אותה חשבונית לתנועה אחת.

תאריך החשבונית: בכל תנועות היומן יש לרשום את תאריך המסמך (תאריך החשבונית) בשדה תאריך אסמכתא (התאריך הראשון בתנועת היומן).

מספר החשבונית: בכל תנועות היומן של מסמכי מכירה (חשבוניות ללקוחות) יש לרשום את מספר החשבונית בשדה אסמכתא (האסמכתא הראשונה). בכל תנועות היומן של מסמכי רכש (חשבוניות מספקים), יש לרשום את מספר החשבונית בשדה אסמכתא 2 (השדה השני של אסמכתא).

מבנה פקודות היומן של המסמכים (כאשר שיעור המע"מ הוא 17%):

חשבון ייצוא: אם הייצוא כולל רשומון ייצוא, יש לרשום את מספר הרשומון בשדה אסמכתא 3. אם הייצוא אינו כולל רשומון ייצוא, שדה אסמכתא 3 צריך להישאר ריק.

רשומון ייבוא: יש לפתוח במערכת הנה"ח כרטיס חשבון עבור מע"מ תשומות יבוא (בנוסף לכרטיס מע"מ תשומות) עבור התשומות בגין הייבוא (כלומר, המע"מ שמשלמים עבור הטובין שהתקבלו מחו"ל). תנועת היומן של רשומון הייבוא צריכה להיות לחובת כרטיס מע"מ תשומות ייבוא הנ"ל. רושמים את מספר רשומון הייבוא בשדה אסמכתא 2 (האסמכתא השנייה). בעת הפקת דוח 874 יש לרשום את חתך כרטיסי מע"מ תשומות ייבוא (חתך זה יצביע על כרטיס מע"מ הנ"ל).

מכירות / קניות כנגד הרשות הפלסטינאית: תנועות היומן של החשבוניות ללקוחות ושל החשבוניות מספקים הנמצאים ברשות הפלסטינאית הן כמו תנועות היומן של חשבוניות רגילות, פרט לכך ששיעור המע"מ שונה. כל הלקוחות והספקים ברשות הפלסטינאית צריכים להיות בעלי חתך משותף (בעת הפקת דוח 874 החדש יש לציין את החתך).

חשבוניות ללקוחות מזדמנים: כאשר מוכרים ללקוחות מזדמנים (לקוחות שונים), הסכום המקסימאלי של כל חשבונית (לפני מע"מ) הוא 5,000 ₪. אם הסכום גבוה יותר, מפתח הלקוח בחשבונית צריך להיות מפתח החשבון של אחד הלקוחות הקבועים (לגביהם נרשם מספר עוסק מורשה או מספר חברה או מספר תעודת זהות (ולא כרטיס לקוחות מזדמנים). תנועות היומן של חשבוניות מכירה ללקוחות מזדמנים נראות כמו חשבוניות רגילות, למעט ההבדל שלעיל (מחייבים כרטיס לקוחות מזדמנים במקום כרטיס לקוח בעל מספר עוסק מורשה או מספר חברה או תעודת זהות). מותר לרשום מכירות מזדמנות (על סכומים נמוכים מהסכום הנ"ל) לחובת כרטיס קופה (במקום כרטיס לקוחות מזדמנים), אך בעת הפקת דוח 874 יש להגדיר את כרטיס קופה בחתך של הלקוחות המזדמנים.

תנועות יומן של מכירות קופה רושמת:  כאשר מוכרים באמצעות נקודת מכירה, POS, כל תלוש הוא חשבונית מס, ונרשם ע"י תנועת יומן נפרדת. לעומת זאת, תנועות היומן של מכירות קופה רושמת נרשמות על סמך הסכומים בצובר Z. דרישת רשות המסים היא שתנועות יומן של מכירות קופה רושמת יכללו לא רק את סכום המכירה אלא גם את כמות התלושים. בעת הפקת דוח 874 התוכנה קוראת את כמות תלושי המכירה משדה אסמכתא (אסמכתא ראשונה). יש לרשום את כמות התלושים באחת התנועות של סיכום המכירות (בשאר התנועות יש לרשום 0).

כרטיס קופה, הנגדי למכירות מקופה רושמת, צריך להיות שונה מכרטיס קופה שמופיע בתנועות של מכירות ללקוחות מזדמנים (באמצעות חשבוניות מס וקבלה).

אם התנועות של מכירות קופה רושמת מגיעות לחשבשבת מתוכנה אחרת, יש להנחות את בית התוכנה לרשום את מספר התלושים בשדה אסמכתא באחת התנועות, ולרשום 0 בתנועות האחרות. כמובן, אם בית התוכנה אינו שולח את הנתון, ניתן להוסיף את מספר המכירות באופן ידני.

קופה קטנה: תנועות יומן של קופה קטנה רושמים במבנה של חשבונית רכש (לחובת כרטיס הוצאות וכרטיס מע"מ תשומות ולזכות מי שמקבל את התשלום). בשדה אסמכתא 2 (אסמכתא שנייה) רושמים את כמות החשבוניות שרוכזו בתנועת היומן. לדוגמה, אם תנועת היומן היא עבור 20 חשבוניות של חניה, רושמים בשדה אסמכתא 2 את המספר 20. אם הרישום הוא בגין חשבונית אחת בלבד, יש לרשום 1 באסמכתא 2. בשדה תאריך (התאריך הראשון) יש לרשום את תאריך הרישום. הסכום הכולל של מע"מ תשומות בכל תנועות הקופה הקטנה בחודש מסוים צריך לא לעלות על הגבוה מבין הסכומים הבאים: 2% מהסכום הכולל של מע"מ תשומות באותו חודש או 2,000 ₪.

חשבונית עצמית (חשבונית שמפיקים במקום נותן שירותים שאינו מפיק חשבוניות): יש לרשום את תנועות היומן הבאות עבור כל חשבונית עצמית:

כמובן, תנועת יומן נוספת תירשם בעקבות התשלום (עם ניכוי במקור).

רישום תנועות יומן כנגד כרטיסי הכנסות והוצאות: בעת הכנת הדוח למע"מ, התוכנה שולפת את כל תנועות היומן בכרטיסי ההכנסות והוצאות שהחשבון הנגדי שלהן הוא כרטיס לקוחות, ספקים, חו"ז או עודפים. לדוגמה, אם רושמים (בטעות) תנועת יומן לחובת כרטיס הכנסות ולזכות כרטיס עובד כלשהו (כרטיס חו"ז), תנועה זו תיחשב כמכירה פטורה ממע"מ.

חשבוניות רכש שהגיעו באיחור: חשבשבת מסמנת את החשבוניות שדווחו ומזהה אוטומטית חשבוניות שעדיין לא דווחו וכוללת אותן בדוח הבא. בחברות שמגישות דוחות כספיים לפי רבעונים לעתים חשבוניות מגיעות לאחר הגשת הדוחות הכספיים. בחברות אלה מומלץ להשתמש בתאריך 3 כדי לסמן את תקופת הרבעון – ראו הסברים לעיל לגבי תאריך 3.

רישום תנועות יומן של מסמכים החייבים בדיווח למע"מ על ידי מלכ"ר

חשבונית רכש: רושמים בתנועה אחת, כמו בדוגמה הבאה:

בדוגמה זו ובדוגמאות הבאות 100 מציין את הסכום הכולל של החשבונית (כולל מע"מ).

ניתן לפצל בין כמה כרטיסי הוצאות באותה תנועה, לדוגמה:

הרישום שלעיל חל גם לגבי חשבונית שמקבלים מספק שנמצא ברשות הפלסטינאית.

קופה קטנה: מלכ"ר אינו חייב לכלול תנועות קופה קטנה בדוח 874, אך הוא רשאי לכלול אותן. אם רוצים לכלול תנועות של קופה קטנה בדוח 874 יש לרשום אותן כמו חשבונית רכש, פרט לכך שבמקום הספק רושמים את מקבל התשלום (כגון: השליח). לדוגמה:

גם כאן, ניתן לפצל בין כמה כרטיסי הוצאות.

הכלל:

• רושמים תנועה אחת (ולא תנועות חד-צדיות)
• התנועה כוללת חיוב של כרטיס מע"מ תשומות בסכום 0.

רק התנועות הנ"ל נכללות בדוח 874. תנועות של עסקאות אקראי או תנועות ייבוא אינן נכללות בדוח של מלכ"ר (או מוסד כספי), על אף שהן כוללות מע"מ. הסיבה: רשות המסים "יודעת" על תנועות אלו כיוון שהן מדווחות על טפסים של המכס, ובניגוד לדוח של עסקים רגילים, הדוח של מלכ"ר לא צריך להתאים לתשלום המע"מ (כי אין תשלום).

חשבונית עצמית: כאשר מלכ"ר מקבל חיוב ללא חשבונית מס, הוא אינו מוציא חשבונית עצמית אלא רושם פקודת יומן במבנה הבא:

יש לפתוח כרטיס חשבון לכל מי שמפיקים לו חשבונית עצמית. בכרטיס החשבון שלו רושמים את המספר של מקבל השירות (המלכ"ר שמפיק את החשבונית העצמית). כמובן, תנועת יומן נוספת נרשמת בעקבות התשלום (עם ניכוי במקור).

קליטת קבוצת מנות לקובץ הקבוע

ניתן לשמור כמה מנות במאגר זמני ולקלוט את כולן לקובץ הקבוע בפעולה אחת.

במסך הנוכחי רושמים את חתך המנות שייקלטו לקובץ הקבוע, לדוגמה, ממנה 130 עד מנה 141. כל המנות שהמספר שלהן הוא בין 130 לבין 141 (כולל) ייקלטו לקובץ הקובע. מנות שהמספר שלהן גבוה או נמוך יותר לא ייקלטו.