מסמך מכירות

 

לאחר בחירת סוג מסמך המכירה הרצוי,  חשבשבת מציגה את המסמך האחרון.

להקלדת מסמך חדש לוחצים על סמל מסמך חדש בחלקו העליון של המסך.

 

 

חלקו העליון של המסמך

 

מפתח חשבון: מפתח החשבון של הלקוח. ניתן לאתר את כרטיס החשבון באופן הבא: רושמים חלק ממפתח החשבון או שם החשבון. חשבשבת תציג רשימה של מפתחות שמות דומים, ומתוך רשימה זו בוחרים את הלקוח, ולוחצים על סמל אישור בחלקו העליון של המסך.

 

שם חשבון: פרטי הלקוח כפי שנרשמו בכרטיס החשבון. ניתן לשנות את הנתונים. השינוי תקף למסמך הנוכחי בלבד (ואינו מעדכן את כרטיס החשבון).

 

תאריך: תאריך הפקת המסמך. אם המסמך טרם הופק, התוכנה מציגה בחלון זה את תאריך המערכת.

 

אסמכתא: מספר המסמך נקבע באופן סופי רק בעת הפקת המסמך. המספר המופיע כעת על המסך יהיה מספר החשבונית אלא אם כן משתמש אחר יפיק חשבונית קודם לכן, או אם המסמך ישמר במאגר זמני ובינתיים יופקו מסמכים אחרים. שיטה זו מבטיחה רצף של ספרור המסמכים, כפי שנדרש בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים. הספרור ההתחלתי נקבע במסך הגדרות מלאי. במסמכים בעלי ספרור לא קשיח האסמכתא נקבעת בעת פתיחת המסמך ולא משתנה בעת ההפקה.

 

 

קובץ זמני וקובץ קבוע

 

כל עוד לא בוחרים בכפתור הפקה, החשבונית היא במעמד טיוטה – ניתן לשנות ולעדכן אותה ללא הגבלה. לאחר ההפקה החשבונית עוברת לקובץ הקבוע.

כדי לפתוח חשבונית הנמצאת בקובץ זמני, בוחרים בכפתור דפדוף. חשבשבת תפתח את חלון הדפדוף. ברירת המחדל היא דפדוף בחשבוניות שנמצאות בקובץ זמני, ואפשר להגביל את חתך המסמכים לפי שדות נוספים. לאחר שבוחרים בכפתור המשך התוכנה מציגה את רשימת המסמכים במאגר הזמני (שמתאימים לחתך) ומתוך רשימה זו בוחרים את החשבונית.

ניתן למחוק מסמך הנמצא במאגר זמני בדרך הבאה: לאחר שטוענים את המסמך בוחרים בסמל מחיקת מסמך בתפריט בחלקו העליון של הדף.

 

 

החלק המרכזי – שורות הפריטים

 

בחלקו האמצעי של הדף מוצגות שורות הפריטים. בשורות אלה רושמים את הפריטים שמוכרים ללקוח. שורות אלו יודפסו בחלקה המרכזי של החשבונית.

להוספת פריט חדש בוחרים בסמל  הוספת פריט בחלקו העליון של המסך ומקלידים את מפתח הפריט. ניתן לאתר את מפתח הפריט באופן הבא: רושמים חלק ממפתח הפריט או שם הפריט. חשבשבת תציג רשימה של מפתחות ושמות דומים, ומתוך רשימה זו בוחרים את הפריט, ולוחצים על סמל אישור בחלקו העליון של המסך.

לאחר בחירת מפתח הפריט מקלידים את הכמות למכירה. לא ניתן לרשום כמות 0 אולם ניתן לרשום כמות שלילית, לדוגמה: כמות שהוחזרה, כאשר ההחזרה נרשמת באמצעות חשבונית (ולא באמצעות זיכוי). לסיום לוחצים אישור.

לוחצים על סמל הפלוס הכתום בצידה השמאלי של השורה כדי לצפות בנתוני השורה.

 

מפתח:  קוד הזיהוי של הפריט.

 

שם פריט: ניתן לתקן את הכיתוב. התיקון יהיה בתוקף בחשבונית הנוכחית (ולא יעדכן את רשומת הפריט).

 

כמות: הכמות למכירה. כאמור, לא ניתן לרשום כמות 0 אולם ניתן לרשום כמות שלילית.

 

מחיר: מחיר ליחידה. המחיר נשלף באופן הבא: אם מפיקים את המסמך כנגד מסמך אחר, לדוגמה, כנגד הזמנה, המחיר נשלף מההזמנה (הסבר מפורט בנושא זה ראה בהמשך). אם המסמך אינו מופק על סמך מסמך אחר, חשבשבת בודקת אם הוגדרו ללקוח מחירים מיוחדים, ואם כן – שולפת את המחיר המתאים ללקוח ולכמות. (זו הסיבה לכך שהמחיר נשלף רק לאחר שמעדכנים את הכמות). אם לא הוגדרו מחירים מיוחדים, חשבשבת ממשיכה לשלב הבא ובודקת האם הוגדרה לפריט הנחת מבצע ובנוסף, האם הוגדרו ללקוח הנחות לפי קבוצות פריטים. אם כן – היא שולפת את המחירון ואת % ההנחה לפי הגדרות אלה. לבסוף, אם אף לא אחת מהשיטות שלעיל חלה על הלקוח, התוכנה שולפת את מחיר המחירון. ניתן לתקן את המחיר.

אם מחליפים את הלקוח בחשבונית לאחר הקלדת הפריטים, ואם בהגדרות למסמכים סומן הסעיף שליפת מחיר בהחלפת חשבון במסמכי שיווק ורכש, יישלף המחיר בהתאם למחירון הלקוח החדש.

לוחצים כל הכפתור הכתום בכדי לצפות במחירים האחרונים של הפריט במסמכים.

 

%הנחה: ההנחה בשורת הפריט הנוכחית. כאשר מגדירים לפריט % הנחת מבצע או כאשר קובעים ללקוח % הנחה במחירים מיוחדים או % הנחה לפי קבוצות פריטים, הנחה זו נשלפת אוטומטית. ניתן לשנות את % ההנחה.

 

מטבע / שער: המטבע של המחיר (כפי שנקבע במחירון שחל לגבי הלקוח) והשער של המטבע. ניתן לשנות את המטבע ואת השער.

 

סה"כ: הסכום הכולל של השורה. הסכום מופיע נטו (בהתחשב ב- % ההנחה בשורה). כאשר המחיר ליחידה הוא במט"ח, חשבשבת מציגה את הסכום הכולל (סה"כ) של אותה שורה בשקלים (למעט מסמכי ייצוא ויבוא, בהם הסכום הכולל הוא לפי המטבע שנקבע למסמך).

ניתן לתקן את הסכום המוצג בשדה סה"כ (לדוגמה, כאשר רוצים לעגל את הסכום). בעקבות התיקון חשבשבת תציג חלון בו בוחרים איזה שדה יש לתקן כדי שהסכום בטור סה"כ יחושב כהלכה. האפשרויות הן: תיקון המחיר, תיקון % ההנחה, תיקון השער (כאשר המחיר אינו בשקלים). לדוגמה: אם בוחרים לתקן את שדה מחיר, חשבשבת תשנה את המחיר, כך שלאחר התיקון המכפלה של המחיר, הכמות, % ההנחה והשער תתאים לסכום הכולל.

 

סוכן/ מחסן: מספר הסוכן והמחסן נשלפים כברירת המחדל מפרטי המסמך (תפריט פעולות > פרטי מסמך בחלקו העליון של המסך). ניתן לבחור מחסן וסוכן שונים לכל שורת פריט בעזרת הכפתור הכתום.

 

יתרה במלאי: לוחצים על הכפתור הכתום בכדי לצפות ביתרת הפריט במחסנים השונים.

 

מחיקת פריט: עוברים לשורה שמעוניינים למחוק ובוחרים בסימן מחיקה הנמצא בחלק העליון של המסך.

 

 

חלקו התחתון של המסמך

 

בחלקו התחתון של הדף מוצגים הנתונים שיודפסו בתחתית החשבונית.

סה"כ: הסכום הכולל של המסמך – בשקלים (למעט מסמכי יצוא ויבוא).
הנחה % : ההנחה הכללית וסכום ההנחה. הנחה זו היא על הסכום הכולל של החשבונית לפני מע"מ (לדוגמה: הנחה עבור תשלום במזומן), והיא בנוסף להנחה שנרשמה בשורות הפריטים. ניתן לקבוע הנחה כללית בכרטיס החשבון של הלקוח (ואז חשבשבת שולפת את ההנחה כברירת מחדל).

 

סה"כ לפני מע"מ: סכום נטו (לאחר הנחה) לא כולל מע"מ.

 

מע"מ: % המע"מ וסכום המע"מ.

 

סה"כ: סה"כ לתשלום לאחר הנחה כולל מע"מ. ניתן לתקן סכום זה (לדוגמה כדי לעגל את הסכום). חשבשבת תתקן את סכום ההנחה כך שחישוב הסכום הכולל יהיה מדויק.

 

מתחת לשדה סה"כ מוצג הסטטוס של המסך. האפשרויות הן: המסמך טרם הופק, המסמך הופק.

 

 

הפקה

 

להפקת המסמך בוחרים בסמל הפקה בחלקו העליון של המסך. מסמך המקור וההעתקים יודפסו במדפסת על פי פורמט ההדפסה ומספר העותקים הרשומים במסך פרטי המסמך.

בעת הפקת חשבוניות מס, אם בכרטיס הלקוח נרשמה כתובת דוא"ל (כתובת מייל) וסומן סעיף שליחת חשבוניות מס מקור דיגטלית בדוא"ל, חשבונית המס תישלח ללקוח בדוא"ל ללא הדפסת עותק המקור במדפסת. עותק נסתר יישלח לכתבות הדוא"ל של החברה המפיקה על מנת לשמור את התיעוד.

כמו כן ניתן לשלוח בדוא"ל מסמכים אחרים באמצעות כפתור הפקה למייל.

 

 

מסמכי בסיס

 

ניתן להפיק מסמך אחד על סמך מסמכים אחרים. לדוגמה: חשבונית על סמך הזמנות. בעת הפקת החשבונית שולפים את השורות של ההזמנות, וכך החשבונית "סוגרת" את ההזמנות. בדוגמה זו, ההזמנות הן מסמכי בסיס ואילו החשבונית היא מסמך אב. להלן רשימת הקשרים האפשריים בין מסמכי אב לבין הבסיס:

מסמכי אב מסמכי בסיס הערות
חשבונית מס

חשבונית מס/קבלה

תעודת משלוח

הזמנה

הצעת מחיר

הודעת חיוב

חשבון עסקה

הזמנת תהליך (רק חשבונית מס)

חשבונית זיכוי חשבונית מס

חשבונית מס/קבלה

החזרה

חש' מס על בסיס מזומן

חש' מס מישגור

ביטול של חשבונית מס ע"י זיכוי
 

 

תעודת משלוח

 

הזמנה

הצעת מחיר

החזרה

חשבונית מס שיריון

 

 

 

אספקה של חשבונית מס שיריון

 החזרה תעודת משלוח
 הזמנה הזמנה

הצעת מחיר

חשבונית מס שיריון הזמנה

הצעת מחיר

חשבונית מס משגור עדכון בעקבות ספירה

 

ניתן להפיק מסמך אב אחד על סמך סוגים שונים של מסמכי בסיס. לדוגמה: ניתן להפיק חשבונית על סמך הזמנות פתוחות ועל סמך תעודות משלוח פתוחות.

 

כדי להפיק את המסמך הנוכחי על סמך מסמך בסיס כלשהו בוחרים בסעיף מסמכי בסיס (בתפריט פעולות בחלקו העליון של הדף). חשבשבת מציגה את חלון חתך מסמכי בסיס  בו קובעים את חתך מסמכי הבסיס וחתך התאריכים. המסמכים הרלוונטיים יוצגו בהמשך.

 

לאחר סימון הפריטים לסגירה, ניתן לשנות את הכמות שתיסגר, ולוחצים אישור.

 

 

פרטי פריט

 

כאשר בוחרים בסעיף פרטי פריט עוברים לדף שבו מוצגים פרטים נוספים אודות שורת הפריט הנוכחית.

מרבית השדות הוסברו לעיל במסגרת ההסברים על הלשונית הראשית, פריטים. להלן הסברים על הסעיפים הייחודיים למסך זה.

מספר חליפי: המספר הקטלוגי של הלקוח (או הספק). אם הוגדרו לפריט כמה מספרים חליפיים, מוצג המספר החליפי שנרשם כמפתח חליפי ראשי. כדי לבחור מפתח חליפי אחר, בוחרים בכפתור החץ שמשמאל לשדה. חשבשבת תציג את כל רשימת הפריטים החליפיים שהוגדרו לפריט

אסמכתא- 2: אסמכתא נגדית / מספר מסמך בסיס. לדוגמה: בהפקת תעודת משלוח נהוג לרשום באסמכתא 2 את מספר ההזמנה כנגדה מופקת תעודת המשלוח. אם שלפנו מסמך בסיס, המספר יירשם אוטומטית.

תאריך ערך: תאריך 2 במסמך (בנוסף לתאריך אסמכתא).

תאריך נוסף: תאריך 3 במסמך (בנוסף לתאריך אסמכתא ולתאריך ערך).

יתרה במלאי: יתרת המלאי של הפריט. לוחצים על הכפתור הכתום כדי לצפות ביתרות הפריט במחסנים.

פטור ממע"מ: בשדה זה מוצג סימון כאשר הפריט פטור ממע"מ.

 

 

פרטי חשבון

 

דף זה מציג נתונים שונים אודות כרטיס החשבון עבורו מופק המסמך:

 

הנתונים בשדות שם, כתובת, עיר, טלפון, טלפון נייד, דוא"ל, % הנחה, פטור ממע"מ הם על פי הרשום בכרטיס החשבון.

כמו כן מוצגים הנתונים הבאים:

יתרת הנה"ח: יתרת החוב (או הזכות) של כרטיס החשבון. היתרה כוללת רק מנות שעודכנו לקובץ הקבוע.

תעודות משלוח: היתרה הכספית של תעודות המשלוח הפתוחות.

סה"כ: יתרת הנה"ח + יתרת תעודות המשלוח הפתוחות.

הזמנות: היתרה הכספית של ההזמנות שטרם סופקו.

קו אשראי: קו האשראי שהוגדר לכרטיס החשבון.

חריגה: ההפרש בין יתרת הנה"ח בתוספת יתרת תעודות משלוח לבין קו האשראי.

יתרת אובליגו: יתרת הנה"ח + יתרת תעודות משלוח + יתרת השקים הדחויים (האובליגו הוא הסכום שהעסק יפסיד אם הלקוח יפשוט רגל). ניתן לצרף ליתרת האובליגו גם את ההזמנות הפתוחות (אפשרות זו רלוונטית בעסקים בהם ההזמנות הן ייחודיות לכל לקוח).

הערה: בעת הפקת יתרת האובליגו התוכנה "מניחה" שאין בקופה שיקים שהתקבלו מהלקוח, אשר זמן פירעונם כבר עבר. כלומר, יש להפקיד בבנק את כל השיקים שזמן פירעונם הגיע. אם בטעות שיקים כאלה נשארו בקופה, יש להוסיף את סכומם ליתרת האובליגו.

קו אובליגו: קו האובליגו שהוגדר בכרטיס החשבון.

חריגה: חריגה מקו האובליגו. (ההפרש בין יתרת האובליגו לבין קו האובליגו).

 

 

דפדוף

 

דף זה מאפשר לדפדף במסמכים שונים שנרשמו בעבר, כדי לעיין בהם, להעתיק מהם נתונים למסמך הנוכחי או כדי לקשר אותם למסמך הנוכחי לצרכיי תמחיר.

תחילה קובעים את חתך המסמכים בהם מעוניינים לדפדף, על פי חשבונות, פריטים, סניפים וכו'. חשבשבת תציג על המסך את המסמך הראשון בחתך, ואז אשר לדפדף למסמכים הבאים או הקודמים באמצעות כפתורי החיצים.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

דילוג לתוכן