כאשר מקבלים תשלום (בכסף מזומן, שק, כרטיס אשראי או העברה בנקאית) יש להפיק קבלה, מיד עם קבלת התשלום.
בתפריט קבלות בוחרים אחד ממסמכי הקבלה הבאים:
קבלה מיועדת לקבלת תשלום בשקלים.
קבלת מט"ח מיועדת לקבלת תשלום במטבע חוץ כלשהו.
התשלום יכול להתקבל בכל אחד מאמצעי התשלום: מזומן, שק, כרטיס אשראי או העברה ישירה לבנק. הספרור של מסמך זה הוא קשיח (לא ניתן לשנותו).
לאחר בחירת סוג מסמך המכירה הרצוי, חשבשבת מציגה את המסמך האחרון. להקלדת מסמך חדש לוחצים על סמל מסמך חדש בחלקו העליון של המסך.
החלק העליון של הקבלה
תאריך הקבלה (המועד שבו מפיקים את הקבלה) הוא תאריך המערכת (תאריך המחשב). אסור להפיק קבלות מקור לתאריכים קודמים.
באמצעות המסך שלעיל רושמים קבלות חדשות ומדפדפים בקבלות קודמות. לרישום קבלה חדשה בוחרים בסמל מסמך חדש. לדפדוף בקבלות קודמות נעזרים בחיצים בחלקו העליון של המסך.
הערה: לפי הוראות ניהול ספרים יש להפיק קבלה מודפסת מיד עם קבלת התשלום (כלומר, לפני שמפיקים מסמך אחר). לכן, אין לשמור במאגר זמני קבלות הכוללות פרטים על תשלום.
מותר לשמור קבלה במאגר זמני רק אם היא כוללת את פרטי החשבון בלבד, ועדיין לא כוללת פרטים על התשלום. הוראות אלה חלות לגבי כל אמצעי התשלום: מזומן, שקים וכרטיסי אשראי.
מפתח חשבון: מפתח החשבון של הלקוח (או של כרטיס חשבון אחר) ממנו התקבל התשלום.
שם חשבון/ כתובת: בשורות אלו חשבשבת מציגה את פרטי הלקוח (שם, כתובת, טלפון).
ניתן לתקן את הנתונים.
אסמכתא: מספר המסמך נקבע באופן סופי רק בעת הפקת המסמך. המספר המופיע כעת על המסך יהיה מספר הקבלה אלא אם כן משתמש אחר יפיק קבלה קודם לכן, או אם המסמך ישמר במאגר זמני ובינתיים יופקו מסמכים אחרים. שיטה זו מבטיחה רצף של ספרור המסמכים, כפי שנדרש בהוראות ניהול ספרים של רשות המסים. הספרור ההתחלתי נקבע במסך הגדרות מלאי.
החלק האמצעי של הקבלה
בחלק זה רושמים את התשלומים שהתקבלו. ניתן לשלב באותה קבלה תשלומים במזומן, בשקים, בכרטיס אשראי ובהעברה ישירה לבנק.
מזומן
כדי לקבל תשלום במזומן לוחצים על הכפתור הכתום מזומן.
סה"כ מזומן: הסכום שהלקוח משלם במזומן.
מזומן שהתקבל: סכום הכסף שהתקבל בפועל מהלקוח. חשבשבת מחשבת את העודף שיש להחזיר.
עודף: ההפרש בין השדה הראשון לשדה השני.
מספר ת"ז / דרכון: לפי דרישות החוק בישראל, כאשר מקבלים תשלום במזומן מעל סכום מסוים, יש לרשום את מספר תעודת הזהות של המשלם. כאשר הסכום במזומן הוא לפחות כמו הסכום הרשום בהגדרות החברה, התוכנה לא מאפשרת להפיק את המסמך כל עוד לא נרשמו מספר תעודת הזהות או הדרכון. כאשר רושמים תעודת זהות חשבשבת בודקת תקינות ספרת הביקורת. התוכנה לא מפעילה בדיקה כזו לגבי מספר דרכון.
מזומן שהתקבל: כאשר מקבלים שטרות ומטבעות רבים, רושמים את סה"כ שהתקבל והתוכנה מחשבת את העודף.
שערוך: כאשר מפיקים קבלה בשקלים, ובוחרים בכפתור זה התוכנה משערכת למט"ח (למטבע לפי בחירת המשתמש) את הסכום שהתקבל במזומן. המטבע והסכום המשוערך נרשמים בפקודת היומן (כמובן, בנוסף לסכום בשקלים).
בקבלת מט"ח חובה לרשום בשדה ערך מזומן ש"ח את סך המזומן בשקלים ששילם הלקוח, משום שעל פי הוראות ניהול ספרים, הרישום בספרי הנהלת החשבונות חייב להיות בשקלים.
שקים
כדי לרשום תשלום בשקים לוחצים על הכפתור הכתום שקים.
מספר שק: בדרך כלל אפשר להסתפק ברישום 5 הספרות האחרונות של מספר השק.
בנק: מספר הבנק.
סניף: מספר הסניף.
חשבון: מספר חשבון הבנק.
הערה: אם כרטיס החשבון כולל נתונים על הבנק, על הסניף ועל החשבון, נתונים אלה יוצגו כברירת מחדל. בכל שורה חדשה יועתקו מספר הבנק, הסניף ומספר החשבון מהשורה הקודמת ומספר השק יקודם בספרה אחת.
תאריך: תאריך פירעון השק.
ת.זהות / פרטים: נתונים אלה עשויים להיות לעזר אם השק חוזר.
סכום : סכום השק בשקלים.
אין הגבלה לגבי מספר השקים בקבלה.
שערוך למט"ח : כאשר מפיקים קבלה בשקלים ובוחרים בכפתור זה בשורת השק, חשבשבת משערכת למט"ח (למטבע לפי בחירת המשתמש) את הסכום של השק. המטבע והסכום המשוערך נרשמים בפקודת היומן (כמובן, בנוסף לסכום בשקלים). ניתן לשערך את כל שורות השקים במסמך בפעולה אחת בעזרת סעיף שערוך שיקים למטח בתפריט הראשי של בקבלה.
בקבלת מטח חובה לשערך סכום זה לשקלים (משום שעל פי הוראות ניהול ספרים, הרישום בספרי הנהלת החשבונות חייב להיות בשקלים).
שקים חדשים
כאשר מקבלים קבוצת שקים שמספריהם עוקבים, ניתן לרשום את הסכום הכולל של השקים ואת מספר השקים שהתקבלו והתוכנה תרשום אוטומטית את השקים בספרור עוקב עם קידום תאריך בחודש בכל שק. אם הסכום של השיק ראשון שונה מהשקים הנוספים, רושמים את השיק הראשון והתוכנה תרשום אוטומטית את שאר השקים.
אשראי
כדי לרשום תשלום בכרטיס אשראי לוחצים על הכפתור הכתום: אשראי.
כדי לעמוד בתקן PCI הרישום של התשלום מבוצע באמצעות חברת סליקה כגון Credit Guard.
שערוך: כאשר בוחרים בכפתור זה התוכנה משערכת למט"ח (למטבע לפי בחירת המשתמש) את הסכום שהתקבל בכרטיס אשראי. המטבע והסכום המשוערך נרשמים בפקודת היומן (כמובן, בנוסף לסכום בשקלים).
בקבלת מט"ח חובה לשערך את הסכום שהתקבל לשקלים.
העברה ישירה לבנק
כדי לרשום תשלום שהועבר ישירות לחשבון הבנק של העסק לוחצים על הכפתור הכתום: העברה ישירה.
תאריך: התאריך שבו התשלום נכנס לחשבון הבנק.
מפתח הבנק: מפתח החשבון של חשבון הבנק
סה"כ העברה בש"ח: סה"כ הסכום שהועבר לבנק
שערוך למט"ח: כאשר מפיקים קבלה בשקלים ובוחרים בכפתור זה בשורת השק, חשבשבת משערכת למט"ח (למטבע לפי בחירת המשתמש) את הסכום של השק. המטבע והסכום המשוערך נרשמים בפקודת היומן (כמובן, בנוסף לסכום בשקלים).
בקבלת מטח יופיע השדה ערך מזומן ש"ח בו חובה לרשום את הסכום להעברה משוערך לשקלים, משום שלפי הוראות ניהול ספרים, כל פקודת יומן חייבת לכלול סכום בשקלים.
עמלה: סעיף זה מוצג בקבלת מט"ח. הבנק גובה עמלה שאותה הוא מקזז מהסכום. בסעיף זה רושמים את העמלה. פקודת היומן בהנהלת חשבונות תכלול שתי תנועות: תנועה אחת עבור סכום המט"ח שהתקבל בחשבון ותנועה שנייה עבור העמלה. העמלה תירשם כנגד חשבון עמלות בנקים, (כפי שהוגדר במסך הגדרות קופה). הלקוח יזוכה במלוא הסכום (לפני קיזוז העמלה), כך שסכום הזיכוי יתאים לסכום החיוב (במט"ח).
ניכוי במקור
בסעיף זה רושמים את סכום הניכוי במקור שהלקוח ניכה מהתשלום. התוכנה תחשב איזה % מהווה הסכום שנוכה. מומלץ לבדוק ש- % זה אמנם שווה ל- % הניכוי שאושר לחברה.
הפקת הקבלה
להפקת הקבלה בוחרים בסמל הפקה בחלקו העליון של המסך.
