הודעת חיוב היא מסמך שלקוח עשוי להוציא לספק. בעקבות הפקת הודעת חיוב לא נרשמת מכירה אלא הקטנת הוצאה. לדוגמה, רשתות השיווק נוהגות לשלוח הודעות חיוב לספקיהן, בגין סחורה שלדעת הרשת היא פגומה. בשנת 2004 מסמך זה אמנם הוצא מרשימת המסמכים בהוראות ניהול ספרים, אבל ההנחיות הנוכחיות של רשות המיסים מתירות להפיק אותו.

לפי הנחיות רשות המסים יש לרשום את המסמך הזה באופן הבא:

תעודת החיוב מופקת על ידכם

אם אתם מפיקים את הודעת החיוב ורושמים פקודת יומן ידנית, יש לרשום את התנועה כך:

רושמים את מספר החיוב בשדה אסמכתא של חשבוניות רכש. אם בעקבות החיוב קיבלתם זיכוי מהספק שלכם, אין לרשום את הזיכוי בספרים אלא רק לתייקו עם החיוב שהפקתם.

הודעת חיוב שהופקה על ידי הלקוח שלכם

אם אתם מקבלים הודעת חיוב, אין לרשום אותה בספרים, אלא יש להפיק חשבונית מס – זיכוי (=הודעת זיכוי).

אם מפיקים את חשבונית הזיכוי באמצעות חשבשבת, פקודת היומן נרשמת באופן אוטומטי כהלכה.

אם אתם מפיקים את הודעת הזיכוי בדרך אחרת ורושמים פקודת יומן ידנית, יש לרשום את התנועה כך:

רושמים את מספר הזיכוי בשדה אסמכתא ראשונה.

אם קיבלתם תעודת חיוב מהלקוח שלכם, אין להקלידו במערכת אלא לתייקו ליד הזיכוי שהפקתם לו.