איך רושמים חשבוניות עסקה המתקבלות מעוסקים המדווחים למע"מ על בסיס מזומן? הבעיה: ישנן חברות שמכירות בהוצאה ולכן רושמת אותה לחובת החשבונות התוצאתיים עם אישור חשבונית העסקה. רישום זה מאפשר את התשלום לנותן השרות דרך תוכנית התשלום באמצעות מס"ב (או באמצעות שיקים של התוכנה). חשבונית המס מתקבלת לאחר מכן והיא המאפשרת קיזוז מע"מ. אבל אי אפשר לרשום אותה כנגד ההוצאה, כי ההוצאה כבר נרשמה. מה הפתרון?
מומלץ לפעול באפן הבא: רושמים את חשבון העסקה במנה צפויה (ולא במנה רגילה) לחובת ההוצאה ולחובת מע"מ תשומות ולזכות הספק. מפיקים את התשלום על סמך המנה הצפויה. (התשלום נרשם ללא רישום התאמה פנימית בין התשלום לבין הזיכוי במנה הצפויה). כאשר מקבלים מהספק חשבונית מס מסבים את התנועה הצפויה לתנועה רגילה. רושמים אותה עם האסמכתא והתאריך של החשבונית שהתקבלה. לאחר הרישום מומלץ לסמן התאמה פנימית בכרטסי הספק (בין חשבונית המס לבין התשלום) או להריץ מידי פעם את תוכנית ההתאמות הפנימיות (שתסגור את התנועות באופן אוטומטי).
הערה: אם רוצים בקרה נוספת, אפשר להתחיל את תהליך הרכש באמצעות הפקת הזמנת רכש.
