מומלץ לפתוח קופה קטנה לכל עובד. רושמים לפי ההנחיות לגבי קופה קטנה, לחובת ההוצאה ומע"מ תשומות, ולזכות העובד. הרישום בשיטה זו מוגבל לחשבוניות שהמע"מ בכל אחת מהן הוא עד 300 ₪, ושהמהות שלהן מתאימה לקופה קטנה. אם חשבונית מסוימת אינה עונה על תנאי זה, יש לפתוח כרטיס חשבון לספק ולרשום את החשבונית כמו חשבונית רכש רגילה לזכות הספק. בתנועת יומן נוספת מחייבים את הספק ומזכים את העובד.
כמובן, ניתן לרכז קופה קטנה לכל העובדים.
