חשבשבת מציעה מספר דוחות שבאמצעותם ניתן לחשב את רווחיות המכירות.
רווחיות של המכירות ללקוח או לקבוצת לקוחות
רווחיות של המכירות לפרויקט
רווחיות של המכירה בחשבונית מסוימת
כיצד מחשבים מה היה הרווח מהמכירות ללקוח מסוים, או לפרויקט מסוים?
מסד הנתונים של חשבשבת כולל רשומה עבור כל שורה בחשבונית. שורה זו כוללת את השדות הבאים:
- מחיר נטו – מחיר מכירה סופי בש"ח (מחיר זה עשוי להיות שערוך של מחיר במט"ח, ולאחר הנחה בשורה והנחה נוספת בתחתית החשבונית);
- מחיר קנייה אחרון – מחיר הפריט כפי שעודכן בתנועת הרכש האחרונה;
- מחיר ערך מלאי – מחיר הפריט כפי שעודכן בדוח חישוב ערך מלאי האחרון. (בעת הפקת דוח ערך מלאי ניתן לעדכן את מחיר ערך המלאי ברשומת הפריט).
הרווח (הגולמי) הוא ההפרש בין מחיר המכירה לבין מחיר העלות, כאשר מחיר המכירה הוא המחיר נטו, ומחיר העלות הוא מחיר הקנייה האחרון או מחיר ערך מלאי.
כדי לחשב רווחיות בונים דוח טורי באמצעות אשף הדוחות, שכולל את הטורים הבאים:
- מפתח פריט ושם פריט
- מחיר נטו
- מחיר עלות: מחיר ערך מלאי או מחיר קנייה אחרון
- הפרש (מחיר מכירה פחות מחיר העלות בטור הקודם)
- כמות שנמכרה
- הפרש X כמות שנמכרה (= סה"כ הרווח לפריט)
מגבילים את חתך הדוח עבור הלקוחות או עבור הפרויקטים אותם בודקים.
אם מחשבים את מחיר העלות לפי מחיר ערך מלאי, ומפיקים חישוב ערך מלאי לעתים תכופות, ואם מפיקים את הדוח הנ"ל לגבי כל המכירות במשך שנה, התוצאה הסופית אמורה להיות קרובה לרווח הגולמי כפי שהוא מוצג בדוח רווח והפסד שנתי. ההפרש בין הדוחות נובע מעיגול מחירים, ומכך שמחיר ערך מלאי לעתים אינו מדויק, וזאת משום שבדרך כלל דוח חישוב ערך מלאי (עם עדכון רשומת הפריט) לא מופק מדי יום, ומשום שחלק מחשבוניות הרכש מעודכנות בדיעבד לאחר שכבר בוצעו כמה מכירות.
רווחיות המכירות של לפריט מסוים או של קבוצת פריטים
כיצד מחשבים מה היה הרווח מהמכירות של פריט מסוים?
ניתן לחשב רווחיות של המכירות לפריט, כפי שמחשבים את הרווח התפעולי בדוח רווח והפסד.
דוגמה: מעוניינים לחשב רווחיות של המכירות של קבוצת פריטים מסוימת (לדוגמה, פריטים שקוד המיון שלהם 300) לתקופה מסוימת (לדוגמה, רבעון מסוים).
- מפיקים דוח חישוב ערך מלאי לתחילת התקופה לגבי הפריטים הנ"ל, ומעדכנים את מחיר ערך מלאי ברשומת הפריט.
- באמצעות מחולל הדוחות מפיקים דוח הכולל את הטורים הבאים: מחיר ערך מלאי (כפי שחושב בדוח הקודם), כמות בתחילת התקופה, מכפלה של שני הטורים הקודמים (= ערך מלאי בש"ח בתחילת התקופה). מעדכנים את ערך המלאי הנ"ל באחד משדות סכום נוסף.
- פועלים באותו אופן לגבי סוף התקופה – מחשבים את ערך המלאי בסוף התקופה ומעדכנים את הסכום באחד משדות סכום נוסף.
- לבסוף, מפיקים דוח הכולל את הטורים הבאים: סה"כ מכירות בתקופה הנדונה (סיכום של כל חשבוניות המכירה), סה"כ קניות בתקופה הנידונה (סיכום של כל חשבוניות הרכש ודוחות ייצור), ערך מלאי לתחילת התקופה, ערך מלאי לסוף התקופה, רווח גולמי. הרווח הגולמי הוא: המכירות פחות הקניות ועוד ההפרש בין המלאי בסוף התקופה לבין המלאי בתחילת התקופה.
אם מפיקים את הדוח הנ"ל לגבי שנה מלאה ולגבי כל הפריטים, הרווח הגולמי לפי דוח זה אמור להיות זהה לרווח הגולמי כפי שמוצג בדוח רווח והפסד (למעט שינויים קלים שנובעים מעיגול סכומים).
גלגול מלאי (inventory turnover)
במסגרת בדיקת הרווחיות נהוג לחשב כמה פעמים המלאי של כל אחד מהפריטים "מתגלגל", כלומר כמה פעמים בממוצע רוכשים ומוכרים כל אחד מהפריטים. ניתן להפיק דוח המפרט לגבי כל פריט, כמה פעמים הוא "התגלגל" בתקופה מסוימת, באפן הבא:
בשלב ראשון מחשבים את ערך המלאי הממוצע (של כל הכמות במלאי). לשם כך מחשבים את ערך המלאי במספר תאריכים, ושומרים את התוצאה באחד משדות סכום נוסף של הפריט. יש עסקים שמסתפקים בחישוב ערך המלאי בתחילת השנה ובסופה (חישוב ערך המלאי עבור המאזן השנתי), אך אם רוצים להגדיל את הדיוק אפשר לחשב את ערך המלאי בתאריכים נוספים (לדוגמה, אחת לחודש או אחת לרבעון). לאחר שמסיימים לחשב את ערך המלאי בתאריכים השונים, מחשבים את הממוצע, לדוגמה,
ערך המלאי בתחילת התקופה + ערך המלאי בסוף התקופה
——————————————————————-
2
לאחר שמחשבים את ערך המלאי הממוצע לכל פריט מפיקים באמצעות מחולל הדוחות דוח טורי שכולל את הטורים הבאים: מפתח פריט ושם פריט, עלות המכר (= סה"כ קניות והייצור של הפריט בתקופה), ערך מלאי ממוצע (כפי שנקבע לעיל), סה"כ גלגולים (= עלות המכר חלקי ערך מלאי ממוצע).
הצמדה לאינפלציה בדוחות רווחיות
חשבשבת מאפשרת להצמיד לאינפלציה או לשערך למטבע מסוים את כל הדוחות שלה. במסגרת זו ניתן גם להפיק דוחות הכוללים אינפלציה צפויה. רושמים את % האינפלציה הצפויה במסך: הגדרות > עדכון שערים > הגדרת אינפלציה. בעת ההפקה בוחרים בשערוך.
הפסדים כתוצאה מאיחור בתשלום
ישנם לקוחות שלא פורעים את החובות שלהם במועד. כיצד מחשבים את ההפסד שנגרם כתוצאה מאיחורים אלה? הדרך המומלצת היא להשתמש בדוח חישוב ריבית. דוח זה מאפשר לחשב ריבית על התנועות של כרטיס חשבון מסוים. (נוסף לכך הוא גם מאפשר לבדוק את חיוב הריבית בבנק).
חישוב הריבית נעשה כמו בבנק: קובעים ריבית חובה וריבית זכות, וניתן לקבוע גם קו חריגה שמעליו הריבית גבוהה יותר. היתרה מחושבת לפי תאריכי הערך של התנועות (בחשבונית תאריך הערך מציין את המועד בו יש לפרוע את החשבונית, ובקבלה תאריך הערך מציין את תאריך פירעון השיק או התשלום). אם כל התשלומים מתקבלים במועד, היתרה המצטברת בכל תאריך היא אפס. אם יש איחור, ישנם תאריכים בהם יתרה מצטברת גדולה מאפס. חישוב הריבית חל על יתרה זו. הריבית מציינת את ההפסד שנגרם כתוצאה מהאיחור.
מה לא בסדר? – איזה דוחות ביקורת ניתן להפיק בחשבשבת ERP?
חשבשבת מאפשרת למבקרי פנים ולמבקרים חיצוניים להפיק דוחות ביקורת רבים. להלן תיאור של הדוחות העיקריים.
תיקון תיעוד פנים
הוראות ניהול ספרים אינן מתירות תיקון של נתונים במסמכי תיעוד פנים לאחר שהופקו. כדי לתקן מסמכים אלה מפיקים מסמכים חדשים (לדוגמה כדי לבטל חשבונית מס מפיקים תעודת זיכוי, וכדי לבטל תעודת משלוח מפיקים החזרה). ניתן להפיק דוחות שמציגים את כל המסמכים המבטלים (לדוגמה, דוח של כל ההחזרות). הסבר מפורט על ביטול מסמכים ניתן למצוא במאמר: כיצד מבטלים בחשבשבת?
שינויים במחירי פריט (לעומת מחיר ברירת מחדל)
כאשר מפיקים מסמך מכירה, התוכנה מציגה, כברירת מחדל, את המחיר שמתאים לתנאי המכירה שנקבעו ללקוח. המשתמש (בעל הרשאות מתאימות) רשאי לשנות את המחיר, אולם התוכנה שומרת את המחיר הראשוני (לפני השינוי), נוסף למחיר המכירה בפועל. לכן, בכל עת ניתן להפיק דוח שמפרט את כל המקרים בהם המחיר בפועל שונה מהמחיר כפי שנקבע בתנאי המכירה של הלקוח. השדות הרלוונטיים הם:
- המחיר שמתאים לתנאי המכירה של הלקוח מוצג בשדה מחיר מקורי (כולל הנחה)
- מחיר המכירה בפועל מוצג בשדה מחיר בתנועה.
דוח ABC
דוגמה: מעוניינים למצוא מיהם הלקוחות המהווים את "העשירון העליון" מבחינת מחזור המכירות. בשלב ראשון, באמצעות אשף הדוחות, בונים דוח שמחשב את סך המכירות של כל לקוח, ומעדכנים את הסכום באחד משדות סכום נוסף. לאחר מכן מפיקים את דוח ABC. בעת הפקת דוח זה בוחרים בשדה סכום נוסף שעודכן בדוח הקודם. דוח ABC מסדר את הלקוחות לפי הקריטריון שנבחר (בדוגמה הנוכחית: מחזור מכירות).
יתרות שליליות
חשבשבת מאפשרת להפיק דוח שמפרט את הפריטים עם יתרה שלילית: דוחות > דוחות מלאי > יתרות פריטים. בשדה יתרת פריט בוחרים בשורה רק פריטים ביתרה שלילית.
פריטים שנמכרים במחיר שנמוך ממחיר ערך מלאי
חשבשבת מאפשרת להפיק דוח שמפרט את הפריטים שנמכרים במחיר הנמוך ממחיר ערך מלאי, (ולכן יש מקום לשנות את הערך שלהם בחישוב ערך מלאי סגירה, וע"י כך להקטין את הרווח ולחסוך מס). במחולל הדוחות בונים דוח לשנה או לחודשים האחרונים, שכולל את הטורים הבאים:
טור 1: סה"כ מכירות בכמות
טור 2: סה"כ מכירות בכסף
טור 3: מחיר מכירה ממוצע (על סמך שני הטורים הקודמים)
טור 4: מחיר ערך מלאי (מרשומת הפריט)
טור 5: הפרש (טור 4 פחות טור 3)
מגבילים את הדוח לפרטים שבטור האחרון היתרה שלילית (או קטנה מסף מסוים).
התאמת ספקים / לקוחות / תשלומים בכרטיסי אשראי
חשבשבת כוללת מערכת לעריכת התאמות בנק. ניתן להשתמש במערכת זו על מנת לערוך התאמות כנגד כרטיסים אחרים – לקוחות גדולים, ספקים גדולים, תשלומים בכרטיסי אשראי וכד'. מבקשים מהלקוח (או הספק או חברת כרטיסי האשראי) לשלוח את הכרטסת של העסק בקובץ אקסל. קולטים את הקובץ כאילו היה בנק.
