חשבשבת מאפשרת לרשום תנועות הפרשי שער בשקלים ובמט"ח באופן אוטומטי.
תנועות הפרשי שער הן תנועות המתאימות את היתרה בשקלים ואת היתרה במט"ח זו לזו. הפרשי שער בשקלים מתקנים את היתרה השקלית כדי שתתאים ליתרת המט"ח, ואילו הפרשי שער במט"ח מתקנים את היתרה במט"ח כדי שתתאים ליתרה בשקלים.
דוגמה: בכרטיס מסוים –
היתרה בשקלים: 1400 ₪ בחובה
היתרה במט"ח: 300 $ בחובה
שער ה- $: 4 ₪ ל-$
נתרגם את יתרת המט"ח לשקלים: 300 $ כפול 4 ₪ ל-$ = 1200 ₪. כדי להתאים את היתרה השקלית ליתרה במט"ח רושמים פקודת יומן על סך 200 שקלים בזכות. בעקבות פעולה זו היתרה בשקלים תהיה 1200 ₪, והיא תתאים ליתרה במט"ח (300 $) ולשער (4 ₪ ל- $). פעולה זו היא הפרשי שער בשקלים, היא משנה את היתרה השקלית כך שתתאים ליתרה במט"ח.
לחילופין, ניתן לתרגם את יתרת השקלים למט"ח: 1400₪ חלקי 4 ₪ ל-$ = 350 $. כדי להתאים את יתרת המט"ח ליתרה השקלית רושמים פקודת יומן על סך 50 $ בחובה. בעקבות פעולה זו היתרה במט"ח תהיה 350 $ והיא תתאים ליתרה בשקלים (1400 ₪) ולשער (4 ₪ ל-$). פעולה זו היא הפרשי שער במט"ח, היא משנה את יתרת המט"ח כך שתתאים ליתרה השקלית.
ניתן לרשום הפרשי שער לכרטיס חשבון או לאסמכתא בתוך כרטיס חשבון, כאשר האסמכתא מציינת עיסקה מסוימת (לדוגמה: משרדי נסיעות רושמים הפרשי שער לפי תיקים, כאשר כל תיק מסומן באמצעות מספר אסמכתא ייחודי).
הפרשי שער בשקלים / במט"ח: בסעיף זה בוחרים האם לרשום תנועות הפרשי שער במט"ח (כך שהתוכנה תעדכן את היתרות במט"ח על מנת להתאים אותן ליתרות בשקלים) או לרשום תנועת הפרשי שער בשקלים.
הערה: אם כרטיס החשבון כולל תנועות בכמה מטבעות, התוכנה מחשבת הפרשי שער לכל מטבע
חתך חשבונות ותנועות: בסעיפים אלה בוחרים את החתך של כרטיסי החשבון ושל תנועות היומן עבורם יירשמו תנועות הפרשי שער.
שיטת הרישום: בסעיפים הבאים קובעים פרמטרים שונים של תנועות הפרשי השער:
הפרשי שער עבור: חשבשבת מאפשרת לרשום תנועות הפרשי שער לפי יתרת החשבון (כמו בדוגמה שלעיל) או לפי היתרה של כל אסמכתא (כאשר כל אסמכתא מייצגת עיסקה) או עבור כל קבוצה של תנועות מותאמות (כאשר כל קבוצה כזו מייצגת עיסקה). כאשר מחשבים את הפרשי השער לפי אסמכתא ניתן לבחור את שדה האסמכתא – אסמכתא, אסמכתא 2 או אסמכתא 3.
חשבונות/ אסמכתאות ביתרת אפס בלבד: מסמנים את הסעיף כדי שהתוכנה תרשום הפרשי שער רק כאשר היתרה של החשבון או של האסמכתא (כלומר, העיסקה) היא אפס.
תאריך לחישוב הפרשי שער: בסעיף זה קובעים את התאריך של שערי המט"ח לפיהם יחושבו הפרשי השער. ברירת המחדל היא התאריך הנוכחי.
נתונים לפקודת היומן: בחלק זה קובעים נתונים של פקודת היומן.
מנה: תנועת הפרשי השער תרשם למנה חדשה, שחשבשבת פותחת באופן אוטומטי. בסעיף זה חשבשבת מציגה את מספר המנה. אפשר לבחור מנה אחרת הנמצאת בקובץ זמני.
חשבון הפרשי שער: ניתן לציין בכל כרטיס חשבון, מה יהיה חשבון הפרשי שער (= החשבון הנגדי בתנועות הפרשי שער לאותו כרטיס). בסעיף הנוכחי רושמים את חשבון הפרשי שער בתנועות לכרטיסים שלא נקבע להם חשבון הפרשי שער בכרטיס החשבון.
תאריכים: בשדות אלה רושמים תאריך אסמכתא, תאריך ערך ותאריך נוסף לפקודת היומן.
אסמכתאות: בשדות אלה רושמים אסמכתא, אסמכתא 2 ואסמכתא 3 לפקודת היומן.
קוד תמחיר: בשדה ניתן לרשום את קוד התמחיר לו יש לזקוף את תנועת הפרשי השער.
כמות: בשדה זה ניתן לעדכן כמות שתרשם בפקודת היומן.
פרטים: פרטים נוספים אודות תנועות הפרשי השער. אם לא רושמים פרטים, חשבשבת רושמת בשדה זה: הפרשי שער.
בסיום בוחרים בכפתור הפקה.
