קבלות

החלק העליון של הקבלה

החלק האמצעי של הקבלה

החלק התחתון של הקבלה

קבלת מטח

זיכוי אשראי

החלק העליון של הקבלה

תאריך הקבלה (המועד שבו מפיקים את הקבלה) הוא תאריך המערכת (תאריך המחשב). אסור להפיק קבלות מקור לתאריכים קודמים.

באמצעות המסך שלעיל רושמים קבלות חדשות ומדפדפים בקבלות קודמות. לרישום קבלה חדשה בוחרים בכפתור חדש. לדפדוף בקבלות קודמות בוחרים בכפתור דפדוף.

הערה: לפי הוראות ניהול ספרים יש להפיק קבלה מודפסת מיד עם קבלת התשלום (כלומר, לפני שמפיקים מסמך אחר). לכן, אין לשמור במאגר זמני קבלות הכוללות פרטים על תשלום.
מותר לשמור קבלה במאגר זמני רק אם היא כוללת את פרטי החשבון בלבד, ועדיין לא כוללת פרטים על התשלום. הוראות אלה חלות לגבי כל אמצעי התשלום: מזומן, שקים וכרטיסי אשראי.

מפתח חשבון: מפתח החשבון של הלקוח (או של כרטיס חשבון אחר) ממנו התקבל התשלום.

שם חשבון/ כתובת: בשורות אלו חשבשבת מציגה את פרטי הלקוח (שם, כתובת, טלפון).

ניתן לתקן את הנתונים.

בקבלת מט"ח יש לבחור את מטבע הקבלה ואת השער.

החלק האמצעי של הקבלה

בחלק זה רושמים את התשלומים שהתקבלו. ניתן לשלב באותה קבלה תשלומים במזומן, בשקים, בכרטיס אשראי ובהעברה ישירה לבנק.

מזומן

שיקים

אשראי

העברה ישירה

סגירות

ניכוי במקור

מזומן

כדי לקבל תשלום במזומן עוברים ללשונית מזומן.

סה"כ מזומן: הסכום שהלקוח משלם במזומן.

מזומן שהתקבל: סכום הכסף שהתקבל בפועל מהלקוח. חשבשבת מחשבת את העודף שיש להחזיר.

עודף: ההפרש בין השדה הראשון לשדה השני.

מספר ת"ז / דרכון: לפי דרישות החוק בישראל, כאשר מקבלים תשלום במזומן מעל סכום מסוים, יש לרשום את מספר תעודת הזהות של המשלם. כאשר הסכום במזומן הוא לפחות כמו הסכום הרשום בהגדרות החברה, התוכנה לא מאפשרת להפיק את המסמך כל עוד לא נרשמו מספר תעודת הזהות או הדרכון. כאשר רושמים תעודת זהות חשבשבת בודקת תקינות ספרת הביקורת. התוכנה לא מפעילה בדיקה כזו לגבי מספר דרכון.

ספירת כסף: כאשר מקבלים שטרות ומטבעות רבים, כדאי לבחור בכפתור ספירת כסף. חשבשבת תפתח את חלון הספירה. בחלון זה רושמים את הכמות שהתקבלה מכל שטר (או מטבע), והתוכנה מחשבת את הסכום הכולל. בסיום הספירה התוכנה בודקת אם יש התאמה בין הסכום לפי הספירה לבין הסכום כפי שנרשם בשדה מזומן שהתקבל. 

שערוך: כאשר מפיקים קבלה בשקלים, ובוחרים בכפתור זה התוכנה משערכת למט"ח (למטבע לפי בחירת המשתמש) את הסכום שהתקבל במזומן. המטבע והסכום המשוערך נרשמים בפקודת היומן (כמובן, בנוסף לסכום בשקלים).

בקבלת מט"ח חובה לרשום בשדה ערך מזומן ש"ח את סך המזומן בשקלים ששילם הלקוח, משום שעל פי הוראות ניהול ספרים, הרישום בספרי הנהלת החשבונות חייב להיות בשקלים

שיקים

כדי לרשום תשלום בשקים עוברים ללשונית: שקים.

מספר שק: בדרך כלל אפשר להסתפק ברישום 5 הספרות האחרונות של מספר השק.

בנק: מספר הבנק.

סניף: מספר הסניף.

חשבון: מספר חשבון הבנק.

הערה: אם כרטיס החשבון כולל נתונים על הבנק, על הסניף ועל החשבון, נתונים אלה יוצגו כברירת מחדל. בכל שורה חדשה יועתקו מספר הבנק, הסניף ומספר החשבון מהשורה הקודמת ומספר השק יקודם בספרה אחת.

תאריך: תאריך פירעון השק.

סכום: סכום השק בשקלים.

אין הגבלה לגבי מספר השקים בקבלה.

שערוך: כאשר מפיקים קבלה בשקלים ובוחרים בכפתור זה בשורת השק, חשבשבת משערכת למט"ח (למטבע לפי בחירת המשתמש) את הסכום של השק. המטבע והסכום המשוערך נרשמים בפקודת היומן (כמובן, בנוסף לסכום בשקלים). ניתן לחסוך עבודה ולבחור בכפתור שערוך בשורה העליונה כדי לשערך את כל השורות.

בקבלת מטח חובה לשערך סכום זה לשקלים (משום שעל פי הוראות ניהול ספרים, הרישום בספרי הנהלת החשבונות חייב להיות בשקלים).

ת.זהות / פרטים: נתונים אלה עשויים להיות לעזר אם השק חוזר.

פעולות על שורות מסומנות: ניתן לסמן שורת שיקים ולאחר הסימון למחוק אותן או לבחור בסעיף העתקת פרטי בנק לחשבון: חשבשבת מעתיקה את פרטי החשבון הבנק של השיק לכרטיס החשבון, וכך בקבלת השקים הבאה ישלפו הפרטים לקבלה ללא צורך בהקלדה.

הוספת עסקת תשלומים: כאשר מקבלים קבוצת שקים שמספריהם עוקבים, ניתן לרשום את הסכום הכולל של השקים ואת מספר השקים שהתקבלו והתוכנה תרשום אוטומטית את השקים בספרור עוקב עם קידום תאריך בחודש בכל שק. אם הסכום של השיק ראשון שונה מהשקים הנוספים, רושמים את השיק הראשון והתוכנה תרשום אוטומטית את שאר השקים.

אשראי

חשבשבת WEB מאפשרת לקבל תשלומי אשראי באמצעות גורם חיצוני שעומד בתקן PCI (כגון חברת קרדיט-גארד).

עסקים וארגונים נדרשים לסלוק את כרטיסי האשראי באמצעות חברה בעלת תקן PCI (ולא ישירות דרך שב"א).

במסך הנוכחי מעדכנים את פרטי תשלום האשראי:

סה"כ: הסכום הכולל של התשלום. לאחר רישום הסכום יפתחו שדות נוספים לעדכון.

סכום כוכבים/מיילים/ נקודות: סעיף זה מיועד לעסקים המאפשרים קבלת תשלום באמצעות כוכבים, מיילים או נקודות. בסעיף זה רושמים את ערך הנקודות בשקלים. חשבשבת תגרע סכום זה מהסך הכולל לתשלום.

שיטת תשלום: בחלון זה מוצגות כל שיטות התשלום שהוגדרו בסעיף הגדרות קופה שבתפריט הגדרות חברה. לדוגמה: חברה שאינה מעוניינת לאפשר פיצול לתשלומים יכולה לבטל שיטה זו במסך ההגדרות.

כאשר שיטת התשלום היא  עדיף פלוס 30, חיוב מיידי, או חיוב רגיל מציינים את הסכום שהתקבל ואת שיטת התשלום.

כאשר שיטת התשלום היא קרדיט או תשלומים יוצגו הסעיפים הבאים: מס' תשלומים /  תשלום 1 / תשלום קבוע. חשבשבת תפצל את הסכום הכולל לתשלומים שווים. ניתן לתקן את סכום התשלום הראשון וחשבשבת תחשב את יתרת התשלומים הנוספים.

מסמנים את הסעיף תשלומים צמודי דולר בכדי שכל אחד מהתשלומים ישולם בצמוד לשער הדולר ביום התשלום ולא על פי שער הדולר ביום הפקת הקבלה.

פרטים: פרטים כלליים המתייחסים לתשלום בכרטיס האשראי.

כאשר עסקה ללא נוכחות כרטיס להעביר העסקה כ: יש לבחור בין:

עסקה טלפונית: אין קריאה בפס המגנטי ואין חתימה.

עסקת חתימה: אין קריאה בפס המגנטי אך יש חתימה.

מסוף לשידור העסקה: בחברה בה מוגדר יותר ממסוף אחד, ניתן לבחור את מספר המסוף באופן ידני. לשינוי המסוף לוחצים על הכפתור ובחלון שנפתח בוחרים את המסוף הרצוי מתוך רשימת המסופים שהוגדרו לחברה או בוחרים מסוף ברירית מחדל.

ניתן להגדיר הפניית מסופים באופן אוטומטי בעזרת מדריכי חשבשבת במסך הגדרות למערכת אשראי- ריבוי מסופים.

בעת הפקת הקבלה, יפתח חלון תשלום של חברת הסליקה החיצונית בו רושמים פרטי כרטיס אשראיעבור כל שורת תשלום בקבלת האשראי.

לאחר שמסיימים לעדכן את התשלום באמצעות כרטיס אשראי בוחרים בכפתור שליחה. חשבשבת תעדכן את סה"כ התשלום באמצעות כרטיסי אשראי בסעיף סה"כ אשראי.

העברה ישירה לבנק

כדי לרשום תשלום שהועבר ישירות לחשבון הבנק של העסק עוברים ללשונית: העברה ישירה.

חשבון בנק: מפתח החשבון של חשבון הבנק

תאריך: התאריך שבו התשלום נכנס לחשבון הבנק.

שיערוך: חשבשבת תפתח שדה שער וסכום משוערך ותרשום את הסכום המשוערך בנוסף לרישום בשקלים.

בקבלת מטח יופיע השדה ערך מזומן ש"ח בו חובה לרשום את הסכום להעברה משוערך לשקלים, משום שלפי הוראות ניהול ספרים, כל פקודת יומן חייבת לכלול סכום בשקלים.

עמלה: סעיף זה מוצג בקבלת מט"ח. הבנק גובה עמלה שאותה הוא מקזז מהסכום. בסעיף זה רושמים את העמלה. פקודת היומן בהנהלת חשבונות תכלול שתי תנועות: תנועה אחת עבור סכום המט"ח שהתקבל בחשבון ותנועה שנייה עבור העמלה. העמלה תירשם כנגד חשבון עמלות בנקים, (כפי שהוגדר במסך הגדרות קופה). הלקוח יזוכה במלוא הסכום (לפני קיזוז העמלה), כך שסכום הזיכוי יתאים לסכום החיוב (במט"ח).

סגירות

בעת הפקת קבלה ניתן לסמן סגירה של חשבוניות פתוחות של הלקוח. הסגירה יכולה להיות של כל החשבונית (סגירה מלאה) או של חלק ממנה (תשלום חלקי של חשבוניתן). כאשר רושמים תשלום חלקי של חשבונית, חשבשבת עוקבת אחר התשלומים הבאים, וכאשר כל החשבונית משולמת היא מסמנת התאמה בין הקבלות לבין החשבונית.

בוחרים בכפתור סגירות (בחלקו התחתון של הדף).

חשבשבת מציגה את התנועות הפתוחות. ניתן לסמן סגירה מלאה או לרשום את הסכום לסגירה, כאשר מסמנים תשלום חלקי (תשלום על חשבון).

ניתן למיין את התנועות או לסנן אותן, כפי שממיינים ומסננים בטבלאות בדפים השונים (פקודות יומן, חשבונית וכד') בחשבשבת.

להלן הסברים על הטורים בטבלה:

ת. הנה"ח: מספר התנועה בהנה"ח.

תאריך: תאריך אסמכתא (מועד הפקת החשבונית).

ערך: תאריך ערך (התאריך שבו החשבונית הייתה אמורה להיפרע).

אסמכתא: אסמכתא ראשונה (מספר החשבונית)

סך תנועה: סכום התנועה (סכום החשבונית).

סך סגור: הסכום הסגור בתנועה כאמור, ניתן לסגור חשבונית באופן חלקי.

סך זמני: סכום שנסגר ע"י קבלה שנשארה במאגר זמני וטרם הופקה (ולכן, ניתן עדיין למחוק אותה).

סימון: מקליקים בטור זה כדי לסגור את התנועה.

לסגירה: בטור זה מוצג הסכום שייסגר. ברירית המחדל היא הסכום הכולל של התנועה. אולם ניתן לתקן את הסכום כאשר מעוניינים לרשום סגירה חלקית.

בתחתית הדף מוצגים הסיכומים של החוב שנסגר, וההפרש (הסכום הפתוח). כמו כן מפורטים הסכום הכולל שנסגר והסכום שנסגר בקבלות הנמצאות עדיין במאגר זמני.

תאריך משוקלל של כל תנועות החוב שסומנו / תאריך משוקלל של כל התנועות שסומנו: התאריך המשוקלל הוא ממוצע משוקלל של התאריכים ושל הסכומים (ככל שהסכום גבוה יותר המשקל של התאריך גבוה יותר). אם הלקוח משלם במועד, התאריך המשוקלל של החוב שלו צריך להיות זהה לתאריך המשוקלל של התקבולים.

ההבדל בין הסעיפים נוצר כאשר מסמנים לא רק תנועות חוב אלא גם תנועות זיכוי. הסעיף הראשון מתייחס לתנועות חוב בלבד, ואילו הסעיף השני כולל בחישוב את תנועות הזיכוי.

בקבלת מט"ח ניתן לבצע סגירה של הסכום ששולם בקבלה כנגד חוב פתוח, כאשר כל הסכומים (הסכום ששולם וסכום החוב הפתוח) הם באותו מטבע, ורק אם בכרטיס החשבון של הלקוח מוגדר שמנהלים את החשבון במט"ח.

פרטים נוספים

בלשונית זו ניתן לרשום נתונים נוספים של הקבלה כגון הערות, אסמכתא נגדית, קוד תמחיר, איש קשר ועוד.

החלק התחתון של הקבלה

ניכוי במקור

בסעיף זה רושמים את סכום הניכוי במקור שהלקוח ניכה מהתשלום. התוכנה תחשב איזה % מהווה הסכום שנוכה. מומלץ לבדוק ש- % זה אמנם שווה  ל- % הניכוי שאושר לחברה.

הפקת הקבלה 

להפקת קבלה בוחרים בכפתור הפקת קבלה.

נתונים לתנועות הנה"ח

בעת הפקת קבלה, חשבשבת מעדכנת את הנתונים הבאים בפקודת היומן:

מספר מנה: 9999

אסמכתא 1: על פי הרשום בשדה אסמכתא נגדית

אסמכתא 2: מספר קבלה

תאריך: תאריך מערכת

תאריך ערך: על פי הרשם בשדה תאיך ערך

פעולות נוספות

שערוך: חשבשבת תשערך את הסכום התשלום על פי שער המטבע. ברירת המחדל היא השער בתאריך הערך של התנועה. אם אין שער באותו תאריך, חשבשבת בודקת האם יש שער בטווח של 31 ימים ומציגה אותו כברירת מחדל. אם אין שער בטווח ימים זה, מוצג השער 0. בכל מקרה, ניתן לציין שער באופן ידני לצורך השערוך.

מחיקה: מחיקת שורת התשלום.

קבלת מט"ח

כאשר מקבלים כסף מזומן במט"ח, שק במט"ח או תשלום בכרטיס אשראי במט"ח, או העברה ישירה לבנק יש להפיק קבלת מט"ח. שיטת העבודה בקבלת מט"ח דומה לקבלה שקלית. בשורות הבאות יוצגו הסברים על הסעיפים הייחודיים בקבלת מט"ח. הסברים על שאר הסעיפים ניתן למצוא לעיל במסגרת ההסברים על הקבלה בשקלים.

יש לציין את המטבע ואת השער בחלק העליון של המסך:

בשלב הבא בוחרים את אמצעי התשלום: מזומן, שקלים, אשראי או העברה ישירה לבנק.

הסכום בקבלה: סכום המט"ח והמטבע כפי שנרשמו בקבלה

ערך בשקלים: שערוך סכום הקבלה לשקלים 

שער: השער של מטבע ההמרה שנבחר

ערך בש"ח: הערך השיקלי של הסכום לאחר ההמרה

זיכוי אשראי

כדי לבטל חיוב שנעשה בקבלה או בחשבונית מס קבלה בכרטיס אשראי יש לבצע זיכוי אשראי.

ניתן לבצע זיכוי חלקי. כלומר, זיכוי בסכום הנמוך מסכום העסקה המקורי.

לשם ביטול קבלת אשראי  יש להגדיר בתפריט נתונים כללים ◄ הגדרות למסמכי מלאי◄ סיפרור מסמכים ספרור למסמך זיכוי אשראי (מסמך זה הינו מסמך עם ספרור קשיח).

כאמור, התוכנה מאפשרת לזכות עסקה במלואה או חלק ממנה.

משחזרים את המסמך ע"י לחיצה על הכפתור דפדוף בקבלה ומאתרים את המסמך בדפדוף בקבלות קודמות.

במסמך המשוחזר בוחרים בסעיף אשראי.

במסך כרטיס אשראי יש ללחוץ על כפתור זיכוי. בחלון פרטי הזיכוי מוצגים פרטי העסקה וניתן להקליד הסכום, ניתן לרשום זיכוי מלא או חלקי עם אותו כרטיס או עם פרטי כרטיס אחר לזיכוי האשראי.