בניית דוח חדש

פתיחת דוח קיים

הגדרת חתכים

הגדרת מיונים

הוספת טורים

טור נתונים

טור נוסחה

הוספת שערוך

הפקת הדוח

מחולל כרטסות

מחולל איתור תנועות

מחולל ניתוח כרטיסים

מחולל דוח יתרות

 

חשבשבת כוללת עשרות דוחות מובנים (מאזנים שונים, כרטסות שונות, דוח מע"מ, דוח ניכוי במקור, חישוב ערך מלאי, עמלות לסוכנים וכד'). נוסף לדוחות אלה התוכנה כוללת מחולל דוחות שבאמצעותו כל משתמש יכול לתפור לעצמו דוחות לפי צרכיו. פרק זה מסביר כיצד בונים דוחות באמצעות המחולל.

 

המחולל מתאים לבניית כמה סוגים של דוחות:

• דוחות טוריים: בדוחות אלו מציגים נתונים שונים לגבי לקוחות, ספקים, פריטים וכד'. לדוגמה: דוח מכירות לפי לקוחות, דוח יתרות פריטים.
• כרטסות: בדוחות מציגים תנועות של כרטיסי חשבון או כרטיסי פריט. ניתן להוסיף טור של יתרה מצטברת. הכותר של כל כרטיס כוללת נתונים כללים כגון שם הכרטיס.
• איתור תנועות: דוחות אלו מציגים חתך של תנועות, לדוגמה: מכירות ללקוח מסוים בתקופה מסוימת, תנועות הרכש של פריט מסוים וכד'.
• מחירונים: ניתן לעצב מחירון ללקוחות מסוימים.

ההסברים שלהלן תקפים הן לגבי דוחות על נתוני הנהלת חשבונות והן לגבי דוחות על נתוני מלאי.

 

בתפריט דוחות בוחרים בסעיף תכנון דוחות. חשבשבת תפתח את הדף הבא:

 

לבניית דוח חדש בוחרים:

 

התוכנה כוללת עשרות דוחות שנבנו באמצעות המחולל. במקום לבנות דוח חדש מההתחלה, ניתן לשלוף דוח דומה לדוח המבוקש ולתקן בו את הדרוש תיקון. הסברים על פתיחת דוחות קיימים מוצגים להלן.

  

בניית דוח חדש

כאשר בוחרים לעבור לספרית דוחות חדשים חשבשבת מציגה חלון בו בוחרים את התחום של הדוח. לדוגמה: אם מעוניינים להפיק דוח על תנועות היומן, בוחרים ב- הנה"ח.

כאשר מקישים על הסימן + התוכנה מפרטת את הדוחות שניתן לבנות בכל תחום. (הערה: הרשימה שלהלן כוללת דוחות שעדיין אינם פעילים)

 

דוחות על נתוני הנה"ח

אינדקסים: אינדקס חתך חשבונות, קודי מאזן, מטבעות, סוגי תנועה, קודי הנחה, קודי מיון חשבונות, פיצול תשלומים, פיצול חשבונות, קודי תמחיר, רשימות בחירה ושערי מט"ח.

איתור דפי בנק: איתור תנועות בדפי הבנקים.

איתור תנועות: איתור תנועות יומן בהנה"ח. איתור תנועות שנוצרו בעת תיקון תנועות.

יצוא תנועות יומן: יצוא תנועות יומן מחשבשבת, יצוא תנועות לקובץ טקסט.

 כרטסת: כרטסת הנהלת חשבונות.

מאזן: מאזן בוחן / דוח יתרות. הדוח מציג שורה אחת עבור כל מפתח חשבון. ניתן להשתמש בדוח זה גם לבניית אינדקס (לדוגמה: אינדקס חשבונות).

מע"מ 874: דוחות שמסייעים להפקת דוח PCN874 (הדוח המקוון למע"מ).

ניכוי במקור: דוחות הקשורים לדיווח על ניכוי במקור מספקים (דוח 856).

ניתוח כרטיסים: דוחות תנועות מותאמות (סגורות) בשקלים ובמט"ח, דוח פתוחים בשקלים ובמט"ח.

תשלומים: איתור תנועות שקים לתשלום. תנועות שקים זמניות.

 

דוחות כלליים

בדיקת מספרי עוסק מורשה שגויים: איתור חשבונות להם נמצאו בבדיקה מספרי עוסק מורשה שגויים.

משימות מתוזמנות: פירוט פעולות הרצה והגדרת משימות במערכת משימות להפעלה מאוחרת.

רשימת חברות: פירוט החברות המנוהלות בחשבשבת.

שינויים בכרטיסי חשבון: שינויים בפרטי חשבונות הבנק בכרטיסי הלקוחות (שינויים כאלה עלולים להצביע על מעילה).

משתמשים והרשאות: המשתמשים בתוכנה וההרשאות של כל אחד מהם.

 

דוחות קופה

תנועות קופה למעט פרטי תשלום: נתונים מכותרת תנועת התשלום.

איתור הפקדות: איתור תנועות הפקדה מהקופה.

איתור קבלות בשקלים: איתור תנועות בקבלות (בשקלים).

איתור קבלות במט"ח: איתור תנועות בקבלות (מט"ח).

נקודת מכירה: אינדקס תלושי שי, עמדות מכירה, העברה בין קופות, ספירת אמצעי תשלום, שוברי שי שלא מומשו ותלושי החלפה.

 

דוחות שיווק ומלאי

אינדקסים: אינדקס חתך פריטים, מבצעים, מגוונים, מחסנים, פריטים חליפיים, מספרים חליפיים, מספרים טבועים ומונים, סוכנים, פריטי מטריצה, פריטים ומגוונים, קודי הנחה ופריטים, קודי מיון פריטים, אינדקס שעתונים ושמות מחירונים.

מחירונים: מחירון כללי, מחירון ללקוח מסוים, אינדקס מחירים מיוחדים ותנועות מחירון כללי.

תנועות מחירון ללקוח עם קודי הנחה: הדוח יציג נתונים רק כאשר ללקוח מוגדר קוד הנחה.

מלאי: איתור תנועות של מסמכי שיווק, רכש ומלאי. דוח יתרות מלאי לפי פריטים או לפי חשבונות. הדוח מציג שורה לכל פריט / חשבון. ניתן להשתמש בדוח זה גם לבניית אינדקס (לדוגמה: אינדקס פריטים).

מלאי – יבוא: פירוט או ריכוז עלויות שחרור ותנועות בתיקי ייבוא.

מלאי – נוספים: איתור תנועות פריטי מטריצה, אריזות וכתובות ליצוא, יצוא תנועות מלאי מחשבשבת, עמלות לסוכנים, תנועות מלאי ועדכון אחרי ספירה ותנועות פריטים טבועים.

עצי מוצר: אינדקס מכונות ועובדים, אינדקס עצי מוצר, יתרות ייצור תהליכים, מחירון עצי מוצר, תכנון לעומת ייצור בפועל, תנועות ייצור, תנועות ייצור טבועים ותנועות תהליכים ופריטים בייצור.

 

 

 פתיחת דוח קיים

 

כאמור, חשבשבת כוללת עשרות דוחות שנבנו באמצעות מחולל הדוחות. במקום לבנות דוח חדש מהתחלה, כדאי לחפש בין הדוחות הקיימים דוח שדומה לדוח המבוקש, לפתוח אותו ולערוך בו את השינויים הדרושים. כדי לראות את רשימת הדוחות הקיימים בוחרים בסעיף תכנון דוחות.

חשבשבת תפתח את חלון כמו בדוגמה הבאה:

 

בחלון זה חשבשבת מפרטת תיקיות. בכל תיקייה נמצאים דוחות שנבנו באמצעות מחולל הדוחות. לדוגמה: אינדקס לקוחות וספקים ניתן למצוא תחת התיקייה אינדקסים-הנה"ח וכד'.

 

ניתן לבחור דוח מהרשימה הנ"ל באחת מהשיטות הבאות:

• בוחרים את התיקייה המתאימה מהרשימה (מקישים על סימן +). חשבשבת תפרט את הדוחות המוגדרים תחת התיקייה. בוחרים את הדוח המבוקש ע"י הקשה כפולה במקש השמאלי של העכבר.

 

• רושמים בחלונית שבחלקו העליון של המסך, שם חלקי או מלא של הדוח המבוקש. חשבשבת תציג את כל הדוחות הכוללים את הטקסט שנרשם. בדוגמה הרצ"ב נרשמה בחלונית המילה "מחיר" וחשבשבת הציגה את "אינדקס קודי תמחיר", "אינדקס מחירים מיוחדים", "ערך מלאי לפי מחיר קניה אחרון בש"ח" ועוד.

 

 

מחולל מאזנים (דוחות הנהלת חשבונות)

 

מחולל המאזנים מאפשר לבנות דוחות המציגים שורה אחת לכל כרטיס חשבון (לדוגמה, מאזן בוחן). כמו כן ניתן באמצעות מחולל זה לבנות דוחות המציגים סיכומים לקבוצות חשבון ללא פירוט החשבונות (לדוגמה: סיכום של קבוצת הלקוחות). בשורות הבאות יוצגו הסברים מפורטים לגבי מחולל זה. הסברים אלה חלים לגבי דוחות טוריים אחרים כגון יתרות פריטים.

 

להלן דוגמה של דוח אלפון לקוחות:

 

בדוגמה שלעיל מוצגים הנתונים הכלליים של הדוח:

כותרת: שם הדוח יודפס ככותרת הדוח. שם זה מוצג גם בספריית הדוחות.

מחיצה: הספרייה (Directory) שבה יישמר הדוח. ניתן להוסיף שמות חדשים בחלון זה. לדוגמה: תקציב.

שם סוג הדוח: סעיף זה הוא לקריאה בלבד. בדוגמה הנ"ל סוג הדוח הוא: מאזן.

איזה חשבונות לכלול בדוח: בסעיף זה ניתן להגביל את חתך החשבונות לפי היתרה:  חשבונות ביתרה שונה מאפס, חשבונות ביתרה שלילית, חשבונות ביתרה חיובית או את כל החשבונות.

חשבונות לא פעילים: בסעיף זה קובעים האם הדוח יכלול חשבונות שסומנו כלא פעילים

פירוט תנועות: בסעיף זה בוחרים האם הדוח יציג את פירוט התנועות (או הכרטיסים) או סיכומים בלבד.

הדפסת סיכומים על רקע שונה: האם סיכומי הדוח יודפסו על רקע שונה. אם מסמנים סעיף זה שורות הסיכומים מודפסות על רקע בגוון אפור (כך שניתן להבחין בקלות בין שורות הנתונים לבין שורות הסיכום).

צורת ההדפסה: בסעיף זה קובעים האם הדפסת הדוח תהיה לאורך הדף או לרוחבו.

מספר תנועות בדוח: בסעיף זה קובעים האם לכלול בדוח את מספר התנועות המוצגות בדוח.

הדפסת תיאור חתך: ניתן לכלול בדוח עמוד מקדים אשר מפרט את חתך הדוח. לדוגמה, כאשר מפיקים דוח מאזן מוגבל לפי תאריכים ולפי חשבונות, העמוד המקדים יפרט את החתך.

פיצול קודי מיון בסיכומים: באמצעות סעיף זה בוחרים את רמת סיכומי הביניים. ניתן להציג סיכומי ביניים לקודי מיון עד לרמה של אלפים.

גלישת תוכן טור: אם תוכן הטור ארוך מרוחב השדה, ניתן לבחור בין קיצוץ הנתונים המודפסים לבין גלישה לשורה הבאה. לדוגמה: אחד הטורים בדוח מציג את שם החשבון, ובכמה מקרים שם החשבון ארוך מכדי להיכנס ברוחב של הטור. במקרים אלה התוכנה יכולה לקצוץ את סוף שם החשבון או להדפיס את המשך השם בשורה הבאה.

הדפסת כותרת דוח בראש כל עמוד: בסעיף זה קובעים האם להדפיס את כותרת הדוח רק בעמוד הראשון או בכל עמודי הדוח.

מרווח בין שורות: בסעיף זה בוחרים את הרווח בין השורות – מרווח רגיל, רווח וחצי או רווח כפול.

תיאור הדוח: הסבר על הדוח. הטקסט אינו מודפס בדוח.

ציור רשת: סעיף זה מאפשר להוסיף קווי רשת בדוח המודפס.

טקסט חופשי בסוף הדף: טקסט שיודפס בסוף כל דף בדוח.

פרמטר בהפקה: מסמנים את השורה, אם מעוניינים לקבוע את הבחירה לגבי סעיף זה בעת הפקת הדוח.

 

 

חתכים

בוחרים בסעיף חתכים (בחלקו העליון של הדף) כדי לקבוע את חתך כרטיסי החשבון בדוח.

החתך מוגדר באמצעות תנאים. התנאים מחוברים זה לזה באמצעות וגם (כלומר, כל התנאים חלים יחד).

כל תנאי כולל כמה מרכיבים: שדה, פעולה, הגבלה מ- עד-, פרמטר, שם במסך הפרמטר, מאפיינים. דוגמה של תנאי: בשדה חשבון ראשי הערך הוא לקוחות. בדוגמה זו השדה הוא חשבון ראשי, והערך הוא מ-לקוחות עד-לקוחות.

בוחרים הוסף חתך. חשבשבת תפתח את החלון הבא, שבאמצעותו מחפשים את השדה:

בחירת השדה נעשית בשיטה שהוסברה לעיל לגבי בחירת תיקייה.

ערך קבוע:  פעולת החתך תהיה לגבי ערך קבוע. לדוגמה: מעוניינים להפיק דוח מכירות  עבור סוכן 2. כדי לבנות דוח זה, יש להגביל את החתך באופן הבא: בסעיף הוסף חתך בוחרים בשדה מספר סוכן, בהגבלה מ- עד- בוחרים ב- ערך קבוע ובחלון הבא רושמים 2. (כלומר, מספר הסוכן שווה למספר הקבוע 2).

שדה: פעולת החתך תהיה לגבי ערך שמופיע בשדה מסוים. לדוגמה: מעוניינים להפיק דוח של לקוחות, שהיתרה שלהם גבוהה מקו האשראי. כדי לבנות דוח זה יש להגביל את החתך באופן הבא: בסעיף הוסף חתך בוחרים יתרה, בהמשך בוחרים שדה ובחלון השדות בוחרים בשדה תקרת אשראי. (כלומר: היתרה גדולה מהערך שרשום בשדה תקרת אשראי).

פרמטר: מסמנים סעיף זה אם מעוניינים לקבוע את חתך הדוח בעת ההפקה. לדוגמה: מעוניינים לבנות דוח אחד עבור כל הסוכנים, אולם בעת ההפקה מעוניינים להגביל את חתך הדוח לסוכן מסוים. בטור שדה בוחרים סוכן, בטור פעולה בוחרים שווה, ובהמשך יש לסמן את סעיף פרמטר. סעיף זה ייפתח בעת הפקת הדוח, כך שמי שמפיק את הדוח יוכל לרשום את מספר הסוכן בעת ההפקה.

כאמור, כאשר רושמים יותר מתנאי אחד, השורות קשורות זו לזו באמצעות וגם. כלומר, החתך נקבע ע"י התנאים המפורטים בכל השורות יחד.

 

 

מיונים

בסעיף זה בוחרים את סדר השורות בדו"ח.

שם הטור: השדה לפיו יעשה המיון. לדוגמה: כאשר מפיקים דוח אלפון לקוחות, יש לבחור בשדה שם החשבון (המיון יהיה לפי א"ב של שמות החשבון).

פרמטר: מסמנים סעיף זה אם מעוניינים לשנות את את כיוון המיון וסיכום בעת ההפקה.

 

 

מאפיינים

סדר המיון: האם הסדר יהיה עולה או יורד. לדוגמה: האם האלפון יתחיל באות א או באות ת.

עם כותרת: האם להדפיס כותרת לפי קבוצות מיון. ראה דוגמאות בהמשך.

עם סיכומי ביניים: האם לסכם את הסכומים בכל קבוצת מיון. לדוגמה: בעת הפקת מאזן בוחן ניתן להציג סיכומים בכל פעם שקוד המיון משתנה. (כמובן, שדה המיון צריך להיות מיון).

סיכומי ביניים לפי תאריך: כאשר ממיינים את הדוח לפי שדה תאריך ניתן להוסיף סיכום ביניים לפי יום /חודש / רבעון / יום בשבוע / שנה.

סיכומי ביניים לפי מספר תווים: כאשר ממיינים את הדוח על פי שדה טקסט ניתן להוסיף סיכום ביניים לפי מספר תווים בתחילת הטקסט.

עיצוב תאריך: בוחרים את פורמט התאריך.

 

 

 

טורים

בסעיף זה בוחרים את הטורים שיופיעו בדו"ח. לדוגמה:

קביעת סדר הצגת הטורים: הטורים מוצגים לאורך המסך לפי אותו הסדר שבו הם יודפסו לרוחב הדף.

קביעת רוחב הטורים: כדי לקבוע את רוחב הטור בס"מ או במספר תווים מקליקים על מאפיינים וקובעים את הרוחב הרצוי.

הצג: בטור הצג מסמנים האם הטור יודפס או לא. יש מקום לבקש שלא להדפיס טור, כאשר הטור משמש לצורך חישוב ביניים. לדוגמה: מפיקים דוח עמלות לסוכנים ומעוניינים להציג את העמלה מבלי להציג את המכירות.

שם הטור: שם הטור שנבחר. אפשר לתקן שם זה. לדוגמה: במקום שם חשבון ניתן לרשום שם לקוח.

סוג הטור: סוג הנתונים שמכיל טור זה: טקסט, מספר וכו'. סעיף זה הוא לקריאה בלבד.

הוספת טור: להוספת טור בוחרים בכפתור הוספת טור בחלקו העליון של הדף. חשבשבת תפתח את החלון הבא:

 

ניתן להוסיף טורים מכמה סוגים:

• טור נתונים: שדה שנמצא בקבצי הנתונים או מספר רץ. בכל דוח ניתן להוסיף שדות שונים. לדוגמה: במחולל המאזנים ניתן להוסיף שדות מרשומת החשבון ושדות יתרה.
• טור נוסחה: טור שמחושב בעת הפקת הדוח. לדוגמה: % הגידול של המכירות ברבעון השני לעומת המכירות ברבעון הראשון.

 

טור נתונים

כאמור, טור נתונים יכול להיות מספר רץ, שדה מרשומת חשבון, טור יתרה. כאשר בוחרים מספר רץ יופיע בדוח טור מספור השורות. כאשר בוחרים באפשרות שדה מרשומת חשבון, ניתן להוסיף לדוח כל אחד מהשדות שבכרטיס החשבון: שם חשבון, קוד מיון, חשבון ראשי, כתובת, עיר, סוכן, % הנחה כללית ועוד. חשבשבת פותחת חלון חיפוש שבו בוחרים את השדה (ראה הסברים לעיל). לדוגמה:

לאחר בחירת השדה ובבחירה בסעיף מאפיינים עוברים למסך כמו בדוגמה הבאה:

 

מסלול: שם השדה שנבחר והמסלול שלו. לדוגמה: שדה מרשומת חשבון/ 1. פרטי חשבון/ שם החשבון.

רוחב הטור (ס"מ): רוחב הטור שיודפס. הרוחב נקבע בס"מ.

גופן כותרת: הגופן (פונט) וגודל האות של הכותרת שתוצג בדוח. הבחירה נעשית כמו במעבד תמלילים.

יישור הכותרת: האם כותרת הדוח תודפס בצד ימין של השדה, בצד שמאל או במרכז.

גופן נתונים: הגופן (פונט) של הנתונים.

יישור הנתונים: האם הנתונים יודפסו בצד ימין של הטור,  בצד שמאל או במרכז.

רוחב הטור בתווים: טור זה נועד לקביעת מספר התווים בשדה בעת הגדרת ממשקים במחולל.

 

האפשרות השניה של טור נתונים היא שדות יתרה. בוחרים באפשרות זו כאשר מעוניינים להציג יתרה לחתך תנועות. לדוגמה: יתרת רבעון ראשון.

בחירת הטור נעשית לפי ההנחיות שהוצגו לעיל. להלן הסבר על תוכן טורי היתרה:

יתרה במט"ח לחתך תנועות: יתרת סכומים שנרשמו בפקודת היומן בשדה סה"כ מט"ח.

יתרה לחתך תנועות: יתרת סכומים שנרשמו בפקודת היומן בשדה סה"כ שקלים.

יתרה משוערכת לחתך תנועות: יתרה משוערכת למט"ח של תנועות בשקלים, או יתרה משוערכת לשקלים של תנועות במט"ח.

יתרה צפויה לחתך תנועות: יתרה של חתך תנועות צפויות (פקודות יומן שנרשמו במנה צפויה).

מספר תנועות בחתך: מספר התנועות בחתך תנועות. לדוגמה: מספר החשבוניות שהופקו לכל לקוח. אפשר להשתמש בשדה זה גם לצורך חישוב ממוצע, לדוגמה: מציגים בטור 1 את סך המכירות לכל לקוח, בטור 2 מציגים את מספר החשבוניות שהופקו ללקוח ובטור 3 מציגים נוסחה שהיא תוצאת החילוק של טור מספר 1 בטור מספר 2, תוצאת נוסחה זו היא המכירה הממוצעת ללקוח.

תקציב לחתך תנועות: יתרת התקציב בשקלים לחתך תנועות.

תקציב מט"ח לחתך תנועות: יתרת התקציב במט"ח לחתך תנועות.

 

הסברים על מרבית הסעיפים בדף טורים הוצגו לעיל. להלן הסברים על הסעיפים שעדיין לא הוסברו במסגרת הסעיפים שמפורטים כאשר מקליקים על  :

חתך: בוחרים בסעיף זה כדי לקבוע את חתך התנועות. חשבשבת פותחת חלון כמו בדוגמה הבאה:

שיטת קביעת החתך בחלון זה היא בהתאם להסברים שהוצגו לעיל לגבי קביעת חתך החשבונות. בדוגמה זו הטור יציג את יתרת התנועות שסוג התנועה שלהם הוא: חל. ניתן להגביל את החתך על פי כל אחד מהשדות המופיעים בתנועה: סכום שקל, סכום מט"ח, סוג תנועה, קוד תמחיר וכד'.

עיצוב מספר: מקליקים  . חשבשבת פותחת את החלון הבא שבו קובעים את פורמט המספרים:

בחלון זה קובעים, כמה ספרות יודפסו מימין לנקודה העשרונית, והאם יודפס פסיק כמפריד בין אלפים.

הדפסת סיכומים: האם להדפיס סיכום כולל של הטור.

תנועות העברת הכנסות: סעיף זה רלוונטי רק בטורים: יתרה לחתך תנועות, יתרה משוערכת לחתך תנועות, יתרה במט"ח לחתך תנועות ומספר תנועות בחתך. בסעיף זה בוחרים כיצד להתייחס לתנועות העברת הכנסות והוצאות. תנועות אלה נרשמות בסוף שנה (או בסוף רבעון). הן סוגרות את כרטיסי ההכנסות וההוצאות כנגד כרטיס הון ועודפים. דוגמה: כאשר מעוניינים להפיק דוח על כרטיסי מכירות לתקופה המתחילה באוקטובר שנה קודמת עד פברואר בשנה הנוכחית, כדאי לבחור באפשרות ללא תנועות העברת הכנסות, כדי שהתוכנה תתעלם מתנועות הסגירה שנרשמו בסוף דצמבר. לעומת זאת, כאשר מפיקים מאזן בוחן מבלי להגביל את תאריך ההתחלה, כדאי לבחור באפשרות עם תנועות העברת הכנסות, אחרת היתרה של כרטיסי ההכנסות וההוצאות תכלול את התנועות של השנים הקודמות. לבסוף, אם מפיקים מאזן בוחן לגבי השנה הקודמת, כדאי לבחור באפשרות כולל תנועות העברת הכנסות עד תאריך: ולציין את תאריך העברת הכנסות הקודמת לשנה לגביה מפיקים את הדוח, שאם לא כן, היתרה בכל אחד מכרטיסי ההכנסות וההוצאות תהיה אפס (עקב סגירת השנה).

 

שערוך

כאשר בוחרים בטור יתרה משוערכת לחתך תנועות חשבשבת פותחת (בנוסף לחלונות שלעיל) את חלון שערוך:

מה לשערך? ניתן לשערך יתרות או תנועות. כאשר בוחרים לשערך יתרות, התוכנה מחשבת תחילה את יתרת הטור, ולאחר מכן משערכת את היתרה לפי תאריך השערוך שנקבע בדוח. כאשר בוחרים לשערך תנועות, התוכנה משערכת כל תנועה לפי השער המתאים לתאריך התנועה ומסכמת את הסכומים המשוערכים.

איזה סכום לשערך? בסעיף זה בוחרים איזה סכום בתנועה לשערך. האפשרויות הן: (1) הסכום השקלי, (2) הסכום במט"ח, (3) בתנועות בהן יש סכום במט"ח, השערוך יהיה לפי הסכום במט"ח, ובתנועות האחרות – לפי הסכום בשקלים. (שיטה זו מתאימה לעסקים שרושמים בשדה סכום במט"ח רק סכומים שיש להם אסמכתא ואינם שערוך של הסכום בשקלים). נוסף לכך, יש לסמן האם לשערך תנועות הפרשי שער (כיוון שהפרשי שער מהווים סוג של שערוך, יש מקום להתעלם מהם בדוחות מסוימים).

לאיזה מטבע לשערך? המטבע אליו משערכים. בוחרים את המטבע מטבלת המטבעות. אם בוחרים במטבע מדד, ייפתח חלון נוסף – הסברים להלן.

לפי איזה תאריך לשערך? בסעיף זה בוחרים לפי איזה תאריך לשערך את התנועות. ניתן לשערך את התנועות לפי כל אחד משדות התאריך בתנועה (תאריך ערך, תאריך אסמכתא, תאריך 3) או לפי תאריך אחר כלשהו שנרשם לצורך דוח זה.

כאשר משערכים לתאריך עתידי, התוכנה מתחשבת באינפלציה החזויה שנרשמה למטבע. (אם מעוניינים לשערך תנועות עתידיות לפי השער הידוע האחרון, יש לרשום שהאינפלציה החזויה היא 0).

 

 

שערוך למדד

כאשר משערכים למדד התוכנה מצמידה את הסכומים למדד. שערוך זה שונה מעט משערוך למט"ח.

רושמים את המדד בדומה לרישום שערי המט"ח. אולם כיוון שהמדד מתפרסם אחת לחודש (וחל על כל התנועות של החודש) מומלץ לרשום אותו באחת השיטות הבאות:

1. לתאריך 1 לכל חודש.
2. לתאריך 15 של החודש אליו מתייחס המדד.

בחלון השערוך, בסעיף לאיזה מטבע לשערך, בוחרים מ (מטבע זה מייצג את מדד המחירים לצרכן). חשבשבת תפתח את החלון הבא:

בחלון זה בוחרים אם תאריך הבסיס לחישוב הסכום הממודד הוא תאריך האסמכתא או תאריך הערך של התנועה. התוכנה תקרא את המדד שהיה בתאריך הבסיס, תמצא את שיעור השינוי בין המדד הנוכחי לבין מדד הבסיס, ותחשב את הסכום הממודד.

 

 

טור נוסחה

כאמור, בוחרים להוסיף טור נוסחה כאשר מעוניינים להציג טור שתוצאתו היא חישוב על נתוני שדות אחרים.

בוחרים בכפתור הוסף טור נוסחא  . חשבשבת תפתח את החלון הבא:

 

בחלון זה מגדירים את הנוסחה. הנוסחה מורכבת משדות ספרתיים הנמצאים ברשומת החשבון (יתרת חשבון, יתרת הזמנות, הנחה כללית וכד'), מהטורים האחרים בדוח ומאופרטורים. בוחרים את השדות ואת הטורים, כפי שהוסבר לעיל, ובוחרים את האופרטורים באמצעות הכפתורים בחלקו התחתון של המסך.

להלן דוגמה לנוסחה של טור המסכם את היתרות בטורים הקודמים  (סך כל החודשים):

 

 

הצגת הדוח

כדי לצפות בתצוגה מקדימה של הדוח בוחרים בסרגל הכלים בכפתור הפקה .

חשבשבת תציג על מסך המחשב את הדוח, כפי שיודפס במדפסת.

 בחלקו העליון של הדוח חשבשבת מציגה את מספר העמוד הנוכחי ואת סך העמודים בדוח .

כדי להגדיל את התצוגה על המסך יש להקליק על + או – 

 

להדפסת הדוח במדפסת בוחרים בכפתור המדפסת:   .

 

להורדת הדוח למחשב, ללחוץ על: . עוברים לתפריט הבא:

 

שמור דוח: שמירת הדוח בשם הנוכחי (כמו פקודת save)

שמור דוח בשם: שמיר הדוח בשם אחר (כמו פקודת save as)

דוח חדש/קיים: פתיחת דוח קיים או פתיחת דוח חדש

 

הפקת הדוח

הפקה: ניתן להפיק את הדוח למסך (קובץ PDF), לשמור קובץ CSV  או לייצא כקובץ XLS (קובץ אקסל).

דוחות מעדכנים: ניתן לשמור נתונים מספריים כגון יתרה, מספר תנועות בחתך וכו' מהדוח באחד משדות סכום נוסף בכרטיס החשבון או כרטיס הפריט. בהמשך ניתן להשתמש בנתונים אלה להפקת דוחות נוספים. עדכון כרטיס החשבון אפשרי בדוח מאזן. למשל, ניתן לשמור את היתרה של כל חשבון באחד משדות סכום נוסף של החשבון. באותו אופן, ניתן לעדכן את כרטיס הפריט כאשר מפיקים יתרות מלאי לפי פריטים או לעדכן את כרטיס החשבון כאשר מפיקים יתרות מלאי לפי חשבונות. בכל פעם ניתן לעדכן שדה סכום נוסף אחד בלבד. בכדי לעדכן נתונים, יש להוסיף לדוח טור מפתח חשבון / פריט. בחלון שנפתח בוחרים את הטור המעדכן ואת שדה סכום נוסף שיעודכן. לאחר לחיצה על כפתור הפקה, הנתונים יתעדכנו לשדות הסכום הנוסף. להדפסת הדוח יש לבחור שוב בכפתור הפקה ולבחור באחת מאפשרויות ההפקה למסך או לקובץ.

External: יצוא הדוח כקובץ טקסט מוצפן.

ריבוי חברות: ניתן להפיק דוחות הכולל נתונים מכמה חברות יחד, כל עוד למשתמש יש הרשאה מתאימה לחברות. במסך הפקה מרובת חברות מסמנים בטור בחירה את החברות שיכללו בדוח, ובוחרים את סוג הקובץ שיופק: קובץ PDF ,CSV  או XLS (קובץ אקסל). כותרת הדוח תכלול את שמות כל החברות הכלולות בדוח.

 

הפקה לדוגמה: ניתן לבדוק איך הדוח ייראה בהפקה טרם הפקתו.

ייצוא דוחות: באמצעות סעיף זה ניתן לייצא את הגדרת הדוח למשתמש אחר בארגון אחר. חשבשבת תפתח את חלון בחירת קובץ ליצוא בו בוחרים את הדוח שמעוניינים לייצא. לאחר שבוחרים את הדוח, חשבשבת תפתח  חלון Save As שבו רושמים את שמו של הקובץ לייצוא ואת המקום בו הוא יישמר. הקובץ כולל את ההגדרות של הדוח שנבחר. במחשב בו מקבלים את הקובץ, פותחים אותו באמצעות ייבוא (ראה הסבר להלן).

ייבוא דוחות: כדי לייבא דוח שיוצא באמצעות הסעיף הקודם בוחרים בסעיף ייבוא. חשבשבת מציגה את מחיצת RepDirectory (המחיצה המיועדת לדוחות חשבשבת) ואת הקבצים שנוצרו באמצעות הסעיף ייצוא (קבצים בסיומת  rpx). בוחרים בקובץ שמעוניינים לייבא ולוחצים על כפתור פתח.

 

העברה לגיליון Excel

כאמור, כדי להעביר פלט של דוח לגיליון Excel, בוחרים בתפריט שלעיל הפקה > XLS. חשבשבת תפתח חלון שמירה בשם שבו רושמים את שמו של הגיליון בתוכנת Excel ואת המקום בו הוא יישמר. נתוני הדוח יוצגו כעת בתוכנת Excel, כמו בדוגמה הבאה:

 

כפי שניתן לראות בדוגמה שלעיל, הדוח מוצג בגיליון Excel תוך פירוט הכותרות של הטורים ושם הדוח.

הערה: כאשר מעבירים דוח לגיליון Excel מומלץ שהדוח יהיה ללא סיכומים. עדיף להשתמש בגיליון Excel כדי לחשב ולהציג את הסיכומים.

 

 

מחוללים נוספים

מחולל המאזנים שהוצג לעיל הוא רק אחד ממחוללי הדוחות. נוסף למחולל זה התוכנה כוללת מחוללים אחרים שבאמצעותם מפיקים כרטסות, דוחות איתור תנועות, אינדקסים וכד'. שיטת העבודה במחוללים אלו דומה לשיטת העבודה שהוסברה לעיל לגבי מחולל המאזנים. בשורות הבאות מפורטים המחוללים הנוספים והמאפיינים הייחודיים של כל אחד מהם.

 

 

מחולל כרטסות

מחולל הכרטסות מאפשר להפיק דוחות במבנה של כרטסת הנהלת חשבונות. בראש כל כרטיס מודפסים פרטי החשבון, ובהמשך מודפסות תנועות החשבון.

כאשר בוחרים במחולל כרטסות, חשבשבת מציגה חלון כמו בדוגמה הבאה:

 

איזה כרטיסים לכלול בדוח: באמצעות סעיף זה ניתן להגביל את הכרטסת לפי יתרת הכרטיסים. האפשרויות הן: כל הכרטיסים, כרטיסים שיתרתם שונה מ-0, כרטיסים ביתרת חובה בלבד, כרטיסים ביתרת זכות בלבד או כרטיסים ביתרת 0 בלבד. היתרה נבדקת לפי חתך התנועות שנבחר בכרטסת.

לכלול תנועות רגילות / צפויות / תקציביות: באמצעות סעיפים אלה ניתן להגביל את התנועות בכרטסת לפי סוגי המנות (מנה רגילה / צפויה / תקציבית).

תנועות פתוחות בניתוח כרטיסים / בנקים: ניתן להגביל את הכרטסת לתנועות פתוחות (בשקלים או במט"ח). כזכור, התנועות הפתוחות הן התנועות שמסבירות את יתרת הכרטיס.

תנועות במאגר זמני: ניתן לכלול בכרטסת תנועות שנמצאות עדיין בקובץ זמני (תנועות אלה הן עדיין בבחינת טיוטה ועלולות להימחק או להשתנות).

לכלול תנועות הפרשי שער: תנועות הפרשי שער הן תנועות שמתאימות את היתרה השקלית ליתרת המט"ח (או להפך). בסעיף זה קובעים האם לכלול תנועות אלה בכרטסת. ניתן גם להפיק כרטסת של תנועות אלה בלבד.

תנועות שעברו עדכון סכומים: תנועות שהסכומים בהן נרשמו באמצעות תוכנית עדכון סכומי מט"ח בתנועות יומן. האפשרויות הן: כל התנועות, תנועות שעברו עדכון סכומי מט"ח, תנועות שלא עודכנו או תנועות מהעדכון האחרון.

 

חתך

ניתן להגביל את חתך הכרטסת הן לפי השדות של כרטיסי החשבון והן לפי השדות של התנועות.

שדה מכותרת התנועה / מרשומת התנועה: תנועות היומן בחשבשבת נרשמות בשתי טבלאות. הפרטים הכלליים של התנועה (תאריכים, אסמכתאות וכד'), הסכום הכולל של התנועה, חשבון החובה הראשי וחשבון הזכות הראשי נרשמים בטבלה של כותרת התנועה. אם התנועה כוללת יותר מחשבון חובה אחד או יותר מחשבון זכות אחד, תנועות ההמשך נרשמות בטבלה של רשומות התנועות. ניתן להגביל את חתך התנועות בכרטסת לפי השדות בכל אחת מטבלאות אלו.

שדה מרשומת החשבון: בסעיף זה ניתן להגביל את הכרטסת לפי השדות שברשומת החשבון (קוד מיון, קוד מאזן, עיר, וכד').

טורים: באמצעות סעיף זה ניתן להגביל את החתך לפי אחד מהטורים בדוח. לדוגמה, אפשר לבנות כרטסת שכוללת תנועות ששייכות לקוד תמחיר מסוים.

 

טורים

בסעיף זה קובעים אילו טורים יוצגו בכרטסת, וכיצד ימוינו הטורים בכל כרטיס. חשבשבת פותחת חלון שבו בוחרים את השדות. ניתן לכלול בכרטסת שדות מתנועת היומן או מרשומת החשבון. (כמובן, כאשר כוללים שדה מרשומת החשבון, אותו נתון יוצג בכל השורות).

 

 

מחולל איתור תנועות

באמצעות מחולל זה מפיקים דוחות במבנה של דוח איתור תנועות הנהלת חשבונות. ניתן לשחזר באמצעותו מנות או לשלוף חתך כלשהו של תנועות יומן.

טורים: כאשר בוחרים להוסיף טור חדש חשבשבת פותחת את החלון הבא:

שדה מכותרת התנועה: בוחרים בסעיף זה בכדי להוסיף שדות המופיעים בפקודת יומן בשיטה המקוצרת. כותרת התנועה כוללת את השדות הבאים: אסמכתא 1, אסמכתא 2, אסמכתא 3, תאריך אסמכתא, תאריך ערך, תאריך 3, הפרשי שער, חשבון זכות ראשי, חשבון חובה ראשי, כמות, מטבע, מספר כותרת (של התנועה), מספר מנה, סה"כ מט"ח בתנועה, סה"כ שקל בתנועה, סוג מנה וסוג תנועה.

שדה מרשומת חובה / זכות: באמצעות סעיפים אלה ניתן להוסיף נתונים מרשומת החשבון בחובה או מרשומת החשבון בזכות. לדוגמה: ניתן לכלול טור של שם החשבון והטלפון של חשבון החובה (או של חשבון הזכות).

 

דוחות מוכנים

להלן הסבר קצר אודות הדוחות בספרייה של מחולל דוחות איתור תנועות בהנה"ח:

איתור תנועות – העברת הכנסות: כל התנועות שנרשמו במנה מס' 9998  (במנה זו נרשמות התנועות שנוצרות בעקבות העברת הכנסות והוצאות בסוף שנה או סוף רבעון).

מנה בשיטה המקוצרת: העתק של מנה בהדפסה בשיטה המקוצרת (כפי שמקובל בגרסת חלונות). דוח זה מודפס לאורך הדף.

מנה בשיטה המקוצרת – מפורט: העתק של מנה. דוח זה מודפס לרוחב הדף וכולל את כל הטורים המופיעים בדוח הקודם בתוספת השדות הבאים: שם חשבון חובה, שם חשבון זכות, תאריך 3, אסמכתא 3, כמות וקוד תמחיר.

תשלומים לספקים: פירוט של תנועות התשלומים לספקים: כל התנועות שבהם כרטיסי הספקים בחובה וכרטיסי הבנקים בזכות.

 

 

מחולל אינדקסים

מחולל האינדקסים מאפשר לבנות דוחות במבנה של אינדקס.

אינדקס קודי תמחיר

אינדקס שערי מט"ח

אלפון לקוחות

אלפון ספקים

 

 

מחולל דפי בנק

מחולל זה מאפשר להפיק דוחות לגבי התנועות שנרשמו בדפי בנק (תנועות אלו נרשמות באמצעות סעיף קליטת דפי בנק).

איתור תנועות דף בנק: חתך תנועות בדף הבנק.

תנועות מותאמות – דף בנק: חתך תנועות שסומנו כמותאמות (בדף הבנק).

תנועות פתוחות – דף בנק: חתך תנועות שסומנו כלא מותאמות (בדף הבנק).

 

 

 

מחולל ניתוח כרטיסים

מחולל זה מאפשר להפיק דוחות לגבי תנועות פתוחות (או מותאמות) בכרטיסי לקוחות, ספקים או כרטיסי חו"ז אחרים. כזכור, תנועות פתוחות הן תנועות המסבירות את יתרת הכרטיס. חשבשבת כוללת בסעיף זה שלושה מחוללים:

דוח מותאמים: חתך של ההתאמות שנרשמו לכרטיס החשבון. דוח זה מציג רק סגירות בשקלים.

דוח מותאמים במט"ח: חתך של ההתאמות שנרשמו לכרטיס החשבון. דוח זה מציג רק סגירות במט"ח.

דוח פתוחים: חתך של התנועות שטרם הותאמו או הותאמו באופן חלקי.

 

להלן הסבר קצר אודות הדוחות הקיימים בספרייה של מחולל זה:

התאמות חלקיות: תנועות שנסגרו באופן חלקי (כאשר מסמנים בקבלות תשלום על-חשבון).

תנועות מותאמות במט"ח: תנועות עבורן בוצעה התאמה במט"ח.

תנועות מותאמות בשקלים: תנועות עבורן בוצעה התאמה בשקלים.

תנועות פתוחות במט"ח: התנועות הפתוחות בכרטיס. דוח זה מציג את הסכומים במט"ח.

תנועות פתוחות בשקלים: התנועות הפתוחות בכרטיס. דוח זה מציג את הסכומים בשקלים.

 

 

מחוללים – שיווק ומלאי

מחוללי הדוחות של תוכנת השיווק והמלאי דומים מאוד למחוללים של תוכנת הנהלת החשבונות, ושיטת העבודה בכל המחוללים האלה זהה.

 

 

מחולל אינדקסים

באמצעות מחולל זה מפיקים דוחות אינדקס (לדוגמה: אינדקס פריטים).

הספרייה של מחולל זה כוללת את הדוחות הבאים:

אינדקס פריטים ממוין לפי סוג פריט: אינדקס הגדרות החתך.

אינדקס מחירים מיוחדים: רשימת המחירים המיוחדים (מחיר לכל לקוח ולכל פריט).

אינדקס מחסנים: רשימת המחסנים (מספר מחסן, תיאור והערות).

מספרים חליפיים: דוחות המציגים את המספרים החליפיים שהוגדרו עבור פריטים ללקוח או לספק.

אינדקס סוכנים: רשימת הסוכנים (מספר סוכן, שם והערות).

אינדקס פריטים חליפיים: דוחות המציגים את הפריטים החליפיים שהוגדרו עבור פריטים.

אינדקס קודי הנחה: רשימת קודי ההנחה שהוגדרו בחברה.

אינדקס קודי מיון: אינדקס הכותרות שנרשמו בקודי המיון של הפריטים.

 

 

מחולל איתור תנועות

מחולל זה מאפשר לשלוף חתך כלשהו של תנועות מלאי.

תנועות המלאי – ובעקבות זאת גם מחולל הדוחות – כוללים את המרכיבים הבאים:

• כותרת (לדוגמה: שם הלקוח, מס החשבונית, הסכום הכולל של החשבונית, וכד')
• תנועות (שורות הפריטים).

נוסף לכך תנועות המלאי יכולות להיות קשורות זו לזו בקשרי מסמכי אב ומסמכי בסיס (לדוגמה: חשבונית על סמך תעודת משלוח).

להלן הסבר קצר אודות הדוחות המובנים בספרייה של דוחות איתור תנועות בשיווק ומלאי:

 

דוחות מכירה / קניה

איתור מחירים חריגים: מסמכים בהם ניתנו מחירים שבהם % ההנחה היה גבוה מה- % שנקבע ללקוח.

מכירות לפי פריטים: סיכום המכירות בכמות ובכסף לפי פריטים.

מכירות פריטים כספי לפי רבעונים: סך המכירות לכל פריט לפי רבעונים.

 

מסמכים פתוחים

הזמנות פתוחות לפי לקוחות: פירוט ההזמנות הפתוחות ממוינות לפי לקוחות. (לכל לקוח מוצג סיכום כולל של סך ההזמנות).

הזמנות פתוחות לפי פריטים: פירוט ההזמנות הפתוחות ממוינות לפי פריטים. (לכל פריט מוצג סיכום כולל של סך ההזמנות).

ת.מ. פתוחות לפי לקוחות: פירוט תעודות המשלוח הפתוחות ממוינות לפי לקוחות. (לכל לקוח מוצג סיכום כולל של סך התעודות הפתוחות).

ת.מ. פתוחות לפי פריטים: פירוט תעודות המשלוח הפתוחות ממוינות לפי פריטים. (לכל פריט מוצג סיכום כולל של תעודות המשלוח הפתוחות).

 

 

מחולל דוח יתרות

מחולל דוח יתרות במלאי מקביל למחולל מאזנים בהנהלת החשבונות. ניתן להפיק באמצעותו דוחות המפרטים שורת יתרה אחת לכל לקוח או לכל פריט. כמו כן ניתן לבנות באמצעותו דוח המציג סיכומים כלליים בלבד.

בשלב ראשון בוחרים האם המחולל יציג יתרות לפי לקוחות או לפי פריטים. בהמשך ניתן לכלול בדוח את טורי היתרה (כספית או כמותית) וכן נתונים מרשומת כרטיס החשבון או כרטיס הפריט.

 

הספרייה של הדוחות המוכנים במחולל זה, במחיצה דוח יתרות, כוללת את הדוחות הבאים:

מלאי מת: הפריטים בהם לא היו תנועות מלאי.

זמינות פריטים: יתרת הכמות הזמינה. (יתרה במלאי ועוד יתרת הזמנות רכש פחות יתרת ההזמנות מלקוחות).

יתרה לפי מחסנים: היתרה בכל אחד מהמחסנים. כברירת מחדל דוח זה מוגדר למחסנים 1 – 5. ניתן כמובן להוסיף ולהוריד מחסנים בדוח.

ערך מלאי לפי מחיר ערך מלאי בפריט: יתרת המלאי לכל פריט וערכו לפי העדכון האחרון של מחיר ערך מלאי.

ערך מלאי לפי מחיר קניה אחרון: יתרת המלאי לכל פריט, וערכו לפי מחיר קניה אחרון. ישנם שני דוחות – אחד בשקלים ואחד בדולר.

רווחיות לפי פריט: הרווח הגולמי מהמכירות של כל אחד מהפריטים. 

 

 

מחולל מחירונים

מחולל המחירונים מאפשר להפיק מחירונים שונים של הפריטים. ניתן להפיק מחירון ללקוח (לפי המחירים המיוחדים וההנחות של הלקוח) או מחירון כללי. הספרייה של מחולל זה כוללת את דוח מחירון כללי, אשר מציג את המחיר ואת תאריך תחילת התוקף.