מערכת סריקת המסמכים מפענחת מסמכי רכש ומייצרת תנועות יומן לכל מסמך.
מערכת הסריקה קוראת את הסכום, האסמכתא, מספר עוסק מורשה/ח.פ ואת התאריך ממסמכים מסוג Pdf, ומסוג תמונה (Png, Jpg), בעברית, באנגלית וגם ממסמכים הכתובים בכתב יד. לאחר הסריקה מתאפשרת השלמת נתונים נוספים על ידי המשתמש ואימות הנתונים האוטומטים.
תהליך סריקת ופענוח המסמכים כולל את השלבים הבאים:
• העלאת מסמכים לסריקה בתפריט ניהול קבצים.
• סריקת המסמכים ויצירת תנועות יומן במאגר זמני.
• קליטת התנועות למאגר קבוע.
העלאת קובצי חשבוניות
העלאת קבצים מתבצעת במסך ניהול קבצים תחת תפריט כללי. מעלים קבצים מסוג Pdf, ומסוג תמונה (Png, Jpg) לתיקיה חדשה או לתיקיה קיימת. מומלץ לפתוח תיקיה נפרדת.
סריקת החשבוניות ויצירת תנועות יומן במאגר זמני
לסריקת החשבוניות ויצירת תנועות יומן במאגר זמני בוחרים בסעיף סריקה ופענוח מסמכי רכש מתוך תפריט הנהלת חשבונות > פקודות יומן.
להלן הסבר על הסעיפים השונים בחלקו הימני של המסך:
בחרו מחיצת קבצים: בוחרים את המחיצה בה נשמרו החשבוניות לסריקה.
בחרו סוג תנועה: יש לבחור את סוג התנועה המתאימה לסוג המסמך.
אסמכתא לשדה: כברירת מחדל נרשמת האסמכתא מהמסמך הנסרק בשדה שנבחר נתונים כלליים > נתוני חברה > Pcn874 > אסמכתא לחשבונית רכש תלקח משדה. ניתן לשנות את הבחירה.
הצגת מסמכים: כאשר לוחצים על כפתור הצגת מסמכים התוכנה מציגה על המסך מסמך שטרם נרשמה לו תנועת הנהלת החשבונות. כאמור, התוכנה סורקת את המסמך ומזהה את הנתונים החיוניים לתנועה: אסמכתא, תאריך אסמכתא, סכום ומספר עוסק מורשה ורושמת אותם בשדות המתאימים בחלקו הימני-תחתון של המסך. בנוסף, התוכנה רושמת כברירת מחדל את תאריך האסמכתא בשדה תאריך ערך.
כל הערכים שנסרקו מהמסמך מסומנים בצבע בירוק.
מספר מנה: כברירת מחדל התנועה תירשם במנה חדשה אך ניתן לבחור מנה זמנית מהרשימה.
חשבון זכות/ חשבון חובה: יש להקליד את מפתח החשבון לזכותו או לחובתו תירשם תנועת היומן, בהתאם לסוג התנועה שנבחר. כאשר מערכת הסריקה מזהה מספר עוסק מורשה המשויך למפתח חשבון קיים, המפתח ירשם באופן אוטומטי. מנגד, אם לא נמצא במסמך הנסרק מספר עוסק מורשה תקין, רושמים ידנית את מפתח החשבון וחשבשבת שולפת באופן אוטומטי את מספר העוסק המורשה הרשום בכרטיס החשבון.
קיבוע מפתח חשבון: כאשר הסעיף מסומן, ולא נמצא מספר עוסק מורשה תיקני, מפתח החשבון מהמסמך הקודם ירשם באופן אוטומטי במסמך הבא.
הבא / הקודם: ניתן לדפדף בין מסמכים שטרם נקלטו בעזרת הכפתורים הבא ו- הקודם בחלקו העליון של המסך. בדפדוף בין מסמכים, נתונים שהוקלדו ידנית ימחקו.
לסיום, על המשתמש לוודא נכונות הרישום האוטומטי, להקליד ידנית את הערכים הרצויים בשדה פרטים, אסמכתא שניה, קוד תמחיר וכו' וללחוץ על כפתור קליטת המסמך ומעבר למסמך הבא.
התנועה תירשם בקובץ זמני והמסמך המקורי יקושר לתנועה.
קליטת התנועות למאגר קבוע
לאחר קליטת התנועות למאגר הזמני יש לקלוט את המנות הזמניות.
בכל תנועה, זמנית או קבועה, ניתן למחוק את הקישור למסמך המקורי ובכך לשחרר את המסמך לסריקה חוזרת במסך סריקה ופענוח מסמכי רכש.
