עסקים אמורים לספור את המלאי ולעדכן את היתרות בעקבות הספירה מידי תקופה, ולפחות פעם בשנה. בחשבשבת ניתן לבצע את הספירה ואת העדכון.
מפיקים מסמך ספירת מלאי ובו מעדכנים את יתרות הפריטים כפי שנספרו בפועל, ולאחר מכן מפיקים מסמך עדכון בעקבות ספירה המתבסס על ספירת המלאי .
עסקים המבצעים ספירות מלאי במספר איתורים (מחסנים שונים, סוכנים שונים או שטחים שונים באותו מחסן) יכולים להפיק מסמך ספירת מלאי נפרד לכל איתור. ניתן להפיק מספר מסמכי ספירות מלאי לאותו מחסן ואף לכלול בספירות שונות אותו פריט (באיתורים שונים). בעת העדכון התוכנה מאחדת את הספירות שהתבצעו באותו מחסן לפריט.
מחסן: מספר מחסן עבורו מתבצעת הספירה.
סוכן: מספר סוכן עבורו מתבצעת הספירה. לדוגמה: סוכן שהסחורה נמצאת ברכב שלו והתבצעה ספירה למלאי שברכבו.
סניף: מיועד לעסקים המנהלים סניפים (באמצעות משתמשים).
תאריך הספירה: התאריך בו התבצעה הספירה. אם התאריך שונה מתאריך המחשב ,תוצג הודעת התרעה.
כמות 1: מיועד למי שמעוניינים לעבוד בשיטת הבר קוד שבה מקלידים מפתח, התוכנה שותלת כמות 1 והסמן עובר לשורה הבאה. כלומר בשיטה זו רושמים בכל פעם יחידה אחת בלבד.
פרטים: פרטים הרלוונטיים לספירה.
בוחרים האם לרשום את הפריטים באופן ידני או לבחור בכפתור איסוף פריטים לספירה. כאשר בוחרים באיסוף פריטים לספירה התוכנה פותחת את חלון חתך פריטים בו ניתן להגביל את הפריטים שיוצגו במסך הספירה. ניתן לחזור ולבחור בכפתור איסוף פריטים לספירה כדי לשנות את החתך.
במקרים בהם התבצעו באותו מחסן מספר ספירות מלאי (לדוגמה: כמה עובדים ספרו פריטים בחלקים שונים של המחסן) ניתן לרשום מסמך ספירת מלאי נפרד לכל אחת מהספירות והתוכנה תאחד אותם בעת עדכון ספירת המלאי.
סגירת הספירה
לאחר סיום רישום הפריטים במסמך ובדיקתם בוחרים בכפתור סגירת הספירה. לאחר סגירת הספירה ניתן להפיק בגין ספירה זו מסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי ולעדכן את יתרות המלאי.
ניתן לשוב למסמך ולבצע פתיחת הספירה כדי לבצע תיקונים, ובלבד שהמסמך לא נסגר באמצעות עדכון בעקבות ספירה.
דפדוף
ניתן לשמור במאגר זמני מספר מסמכי ספירת מלאי בו זמנית.
להצגת מסמכי הספירה בוחרים בכפתור דפדוף.
מסמך זמני: כברירת מחדל, מוצגות בחלון שנפתח ספירות מלאי פתוחות שטרם נסגרו.
מסמך קבוע: ספירות סגורות שטרם הופק בגינן המסמך עדכון בעקבות ספירה.
מסמך סגור: מסמכים שנסגרו ע"י מסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי.
הערה: ניתן למחוק ספירת מלאי, לפני סגירתה ע"י כפתור מחיקה.
