מסמכים מרכזים מאפשרים להפיק מסמך מסוג: חשבונית מס, תעודת משלוח או חן עסקה המופקים לקבוצת לקוחות כנגד קבוצת מסמכי בסיס בריצה אחת.
לדוגמה: במהלך החודש מפיקים תעודת משלוח ובסוף החודש מדפיסים חשבונית שמרכזת את כל תעודות המשלוח שהופקו.
יש צורך במסמכי ריכוז משתי סיבות: ראשית, כאשר מפיקים מסמך מרכז ניתן לדוגמה להפיק חשבוניות לכל הלקוחות בריצה אחת (חשבונית "רגילה" יש להפיק לכל לקוח בנפרד).
שנית, ניתן להפיק את חשבונית הריכוז בפורמט מיוחד שאינו כלול באפשרויות של חשבונית "רגילה".
להלן הסברים על שיטת העבודה במסך מסמכי ריכוז:
לקוחות
בלשונית לקוחות קובעים את חתך החשבונות עבורם מפיקים את החשבוניות.
הערה: בכדי למנוע הפקה שגויה, חתך קודי המיון ריק ויש להגדיר את החתך המדויק.
מסמכי בסיס
מסמכים לריכוז: בדרך כלל משתמשים בחשבונית ריכוז בכדי לרכז תעודות משלוח והחזרות, אולם ניתן לרכז גם הזמנות, הצעות מחיר או חשבוניות עסקה. בכל הפקה יש לרכז סוג מסמך אחד. כלומר, לא ניתן להפיק חשבונית ריכוז הכוללת תעודות משלוח והזמנות ביחד.
בנוסף, ניתן לקבוע את חתך מסמכי הבסיס לפי שדות אסמכתא, תאריך, מחסן, סוכן. לדוגמה: בשדה מספר מסמך בסיס ניתן להגביל את מספרי תעודות המשלוח (או ההזמנות) שייכללו בחשבוניות הריכוז.
פרטים נוספים
בלשונית זו קובעים פרמטרים נוספים של חשבוניות הריכוז שעומדים להפיק.
הדפסת העתקי מסמכי בסיס: האם בעת הפקת החשבוניות יודפסו בנוסף גם העתקי מסמכי הבסיס?
ניתן להגדיר שהעתקי מסמכי הבסיס יופקו באופן קבוע בעת הפקת חשבונית ריכוז. לשם כך מסמנים במסך הגדרות למסמכי מלאי ◄ ספרור מסמכים ◄ הגדרות לחשבוניות ריכוז את הסעיף הדפסת העתקי מסמכי בסיס בחשבוניות ריכוז.
במסך הנוכחי ניתן לסמן או לבטל סימון הדפסת העתקים של החשבונית הנוכחית.
תיקון מחירים למחיר נוכחי: מסמנים סעיף זה כדי שבעת הפקת חשבונית הריכוז חשבשבת תשלוף מחדש את המחיר (לפי הגדרות המחירים של הלקוח) ותתעלם מהמחיר שנרשם במסמך הבסיס. יש לבחור אם המחיר יישלף בהתאם לתאריך מסמך הבסיס או בהתאם לתאריך הפקת מסמך הריכוז. (גם כאן יש סעיף הגדרת ב"מ בהגדרות חברה?)
תיקון שערי מט"ח לשער הנוכחי: בסעיף עדכון שערים בעת שליפת מסמכי בסיס במסך הגדרות למסמכי מלאי ◄ הגדרות למסמכים נקבע האם התוכנה תשלוף שערי מט"ח מעודכנים בעת הפקת מסמך אב על סמך מסמך בסיס ותחשב מחדש את המחיר בשקלים (באותם מקרים שבהם המחיר הוא במט"ח), או תשלוף את השערים שנרשמו במסמך הבסיס. בסעיף זה ניתן לשנות את ברירת המחדל.
פריטים חייבים/ פטורים ממע"מ: בוחרים בסעיף זה בכדי לכלול בחשבונית:
- כל הפריטים
- רק פריטים חייבים במע"מ
- רק פריטים פטורים ממע"מ
ברירת המחדל היא כל הפריטים.
הנחה כללית: בסעיף זה קובעים כיצד תיקבע ההנחה הכללית (בשורת הסיכום).
האפשרויות הן:
- מרשומת הלקוח: חשבשבת תשלוף את % ההנחה הכללית של הלקוח (כפי שהוגדרה בכרטיס הלקוח במסך נתונים למסמכי שיווק ורכש) ותתעלם מההנחה הכללית שנרשמה במסמך הבסיס,
- ממסמך הבסיס: ההנחה הכללית תישלף ממסמך הבסיס ותירשם בשורות הפריט.
פרטים בתחתית החשבונית: פרטים שיופיעו בכל החשבוניות (לכל הלקוחות).
שליפת הערות ממסמך הבסיס (בהפקת מסמך למסמך בסיס) : בהפקת חשבונית נפרדת עבור כל תעודת משלוח, ניתן לשלוף ולהדפיס את ההערות שנרשמו במסמך הבסיס גם בחשבונית.
נתונים נוספים
הגבלת נתונים נוספים ממסמכי בסיס: הגבלת חתך המסמכים על פי אחד או יותר מהערכים שנרשמו בשדות הערה או סכום נוספים במסמכי הבסיס בלשונית נתונים נוספים.
פרטים להנהלת חשבונות
ס"ת חייב במע"מ / פטור ממע"מ: בסעיפים אלה ניתן לעדכן את סוג התנועה לפריטים חייבים במע"מ וסוג התנועה לפריטים פטורים ממע"מ.
שערוך בתנועות הנה"ח / מטבע: מסמנים סעיף זה כדי שהתוכנה תשערך את תנועת היומן למטבע שרושמים בהמשך. השערוך יהיה לפי השער בתאריך הערך או השער הידוע האחרון, אם אין עדיין שער לתאריך הערך.
אסמכתא (3,4,5): בהפקה של מסמך ריכוז בשיטת מסמך למסמך בסיס נשלפות האסמכתאות ממסמכי הבסיס. בשאר השיטות מעדכנים בשדות הנוכחיים את האסמכתאות שירשמו במסמך הריכוז.
כמות: ניתן להקליד ערך שיעודכן לשדה כמות בפקודות יומן.
קוד תמחיר: ניתן לבחור את קוד התמחיר מרשומת החשבון או לבחור קוד אחר.
תאריכי הפקה
תאריך: תאריך האסמכתא של המסמך. בדרך כלל רושמים את תאריך סוף החודש של תעודות המשלוח (או ההזמנות).
תאריך נוסף: תאריך שיירשם בשדה תאריך 3 בתנועות המלאי. יש לבחור אם לעדכן לחשבונית את התאריך הנוסף ממסמך הבסיס או אחר.
תאריך ערך: בסעיף זה קובעים את תאריכי הערך של החשבוניות (התאריך בו הלקוח אמור לפרוע את החשבונית). האפשרויות הן:
- מרשומת הלקוח: תאריך הערך יהיה לפי תנאי התשלום שנקבעו ללקוח בכרטיס החשבון (בשדה תנאי תשלום).
- אחר: בוחרים את תאריך הערך שירשם בכל המסמכים.
תצוגה מקדימה
לסיום, לוחצים על תצוגה מקדימה, ובצד שמאל של המסך תוצג שורה אחת לכל לקוח שיכלל בהפקה.
לוחצים על הסל האדום כדי למחוק מהרשימה לקוח עבורו לא מעוניינים להפיק חשבונית ריכוז.
מקליקים על מפתח חשבון בשורה כדי לפתוח את מסך צפייה במסמכי לקוח בו מוצג פירוט הפריטים ומסמכי הבסיס שיסגרו בחשבונית הריכוז.
במסך צפייה במסמכי לקוח ניתן לצפות בפריטים או במסמכים בשלוש שיטות תצוגה:
-
- כל השורות : בתצוגה זו חשבשבת תפרט את כל השורות של כל מסמכי הבסיס. לוחצים על מזהה המסמך כדי לצפות במסמך הבסיס. למחיקת שורה (כלומר, לא לחייב את הלקוח בגין שורה זו), לוחצים על הפח האדום בטור הסרה. השורה לא תיכלל במסמך הריכוז.
- שורה לפריט באותו מחיר: בתצוגה זו חשבשבת ממיינת את מסמכי הבסיס לפי פריטים, ועבור כל פריט ממיינת את השורות לפי מחירים. התוכנה מסכמת את הכמות שנמכרה מכל פריט באותו מחיר ומדפיסה במסמך הריכוז שורה אחת (בניגוד לשיטה הקודמת שפירטה את כל השורות של מסמכי הבסיס).
- שורה למסמך בסיס: בתצוגה זו התוכנה רושמת במסמך הריכוז שורה אחת עבור כל מסמך בסיס. השורה כוללת את מספר מסמך הבסיס, התאריך והסכום. לוחצים על מזהה המסמך כדי לצפות במסמך הבסיס.
למחיקת מסמך בסיס (כלומר, לא לכלול את מסמך הבסיס במסך הריכוז הנוכחי) לוחצים על סמל הפח האדום בקצה שורת המסמך.
סוגרים את חלון צפייה במסמכי לקוח כדי לחזור למסך תצוגה מקדימה. המסך יתרענן בהתאם לשינויים שנערכו (במידה ונמחקו פריטים/ מסמכי בסיס)
מאפייני הפקה
כדי להפיק את מסמכי הריכוז יש לבחור בכפתור מאפייני הפקה.
שיטת ההפקה: בוחרים אחת מארבע שיטות ההפקה:
- שורה אחת לכל מסמך בסיס
- שורה אחת לכל פריט באותו מחיר
- כל השורות של כל מסמכי הבסיס
- מסמך נפרד לכל מסמך בסיס.
פורמט ההדפסה: בשיטת ההפקה כל השורות של כל מסמכי הבסיס או מסמך נפרד לכל מסמך בסיס, תודפס חשבונית הריכוז, כברירת מחדל, בפורמט שהוגדר במסך נתונים כללים > הגדרות למסמכי מלאי > ספרור מסמכים או בשדה פורמטי הדפסה בכרטיס החשבון של הלקוח בלשונית שיווק ורכש.
בסעיף הנוכחי ניתן לשנות את ברירת המחדל לפורמט שונה על ידי בחירה באפשרות אחר ובחירת הפורמט הרצוי מהרשימה שבסעיף הבא: פורמט הדפסה, אחר.
בשיטת ההפקה שורה לכל מסמך בסיס או שורה אחת לפריט באותו מחיר פורמט ההפקה הינו יחודי, ואינו ניתן לשינוי.
מיון החשבונות בהדפסה לפי: קובעים את סדר הדפסת המסמכים לפי:
- מפתח חשבון – מיון ראשי לפי מפתח החשבון ומיון משני לפי האסמכתא (מזהה מלאי).
- קוד מיון – מיון ראשי לפי קוד מיון, לאחר מכן לפי מפתח חשבון ולבסוף לפי האסמכתא (מזהה מלאי).
- סוכן – מיון ראשי לפי סוכן, לאחר מכן לפי מפתח חשבון ולבסוף לפי האסמכתא (מזהה מלאי).
טיוטה: לוחצים כדי להפיק טיוטה של חשבוניות הריכוז לפני ההפקה הסופית.
לסיום, בוחרים בכפתור הפקה כדי להפיק את החשבוניות עצמן.
חשוב! אם לאחר פתיחת מסך התצוגה המקדימה, משנים את חתך מסמכי הבסיס או ההגדרות למסמך הריכוז, השינויים לא ישמרו עד ללחיצה חוזרת על כפתור תצוגה מקדימה.
קבצים אחרונים שהופקו
כפתור זה, הממוקם בצדו השמאלי העליון של המסך, מאפשר צפייה והדפסה חוזרת של מסמכי ריכוז שהודפסו (לא נשלחו במייל) ב-48 השעות האחרונות.
כל הפקה מוצגת בשורה.
לצפייה בחשבוניות הכלולות בהפקה, ולהדפסה חוזרת, לוחצים על שם ההפקה בכחול בטור שם הקובץ.
דפדוף במסמכים
במסך דפדוף במסמכים ניתן לצפות במסמכים במאגר קבוע או זמני, ולמחוק מסמכים זמניים ולהדפיס העתקים של חשבוניות אלה.
מפתח פריט: בעזרת שדות מפתח פריט מ..עד ניתן להגביל את רשימת המסמכים רק לכאלו הכוללים פריטים מוגדרים. לאחר הגדרת החתך יש ללחוץ על כפתור הפעלת חתך הפריטים.
סטטוס מסמך: בוחרים תצוגת מסמכים ממאגר קבוע, זמני או את כל המסמכים.
על מאפיינים נוספים בגיליון דינמי (סינון, מיון, שינוי טורים ועוד) ניתן לקרוא כאן.
לצפייה במסמך, לוחצים על מספר המזהה בכחול.
למחיקת מסמך (זמני) – לוחצים על סמל הפח האדום.
ברירת מחדל
כפתור ברירות מחדל נועד לבטל את כל הגדרות המשתמש ולהחזיר את הגדרות המערכת לכל הסעיפים במסך זה.
