כאשר מפיקים התאמת בנק חשבשבת עורכת התאמה בין תנועות היומן שנרשמו לחובת ולזכות הבנק כנגד התנועות שנרשמו במחשב של הבנק. בסעיף הנוכחי קולטים את התנועות שנרשמו בחשבון הבנק למסד הנתונים של חשבשבת.
כל הבנקים מאפשרים לקבל את הנתונים בקובץ, ולכן בדרך כלל אין צורך להקליד את התנועות. הדף הנוכחי מיועד לאותם מקרים נדירים בהם מעוניינים לקלוט את התנועות באופן ידני.
על אף שהשם הוא "התאמת בנק" ניתן להחיל את ההתאמה גם על נתונים של כרטיסי אשראי או של לקוחות וספקים גדולים.
חשבון: מפתח החשבון (במסד הנתונים של חשבשבת) לגביו עורכים התאמה. כלומר, ההתאמה תהיה של הנתונים בקובץ החיצוני כנד הנתונים של כרטיס החשבון שמקישים בשדה זה. במידה והחשבון מקושר לבנק יופיע כפתור קליטה מאתר בנק. קליטת התנועות מתבצעת לפי מטבע ההתאמה בחשבון אליו ביקשנו קליטה ובהתאם לחתך התאריכים המוגדר בראש הדף.
תאריך מ- עד / תנועה מ- עד: בשדות אלה ניתן להגביל את חתך התאריכים או מספרי התנועה על מנת לצפות בתנועות קודמות.
בעת קליטת תנועות דף הבנק רושמים נתונים בשדות הבאים:
אסמכתא:
תאריך: אם דף הבנק כולל יותר משדה תאריך אחד, יש לרשום את תאריך הערך.
תיאור/ פרטים: מומלץ לא לדלג על שדה זה. בעת התאמת הבנק חשבשבת מתחשבת, בין היתר, בנתונים בשדה זה.
חובה / זכות: בשדות אלה רושמים את סכום התנועה. ניתן לרשום סכומים במינוס.
נוסף לכך התנועות כוללות את השדות הבאים:
מספר תנועה: המספר הסידורי של התנועה לפי מועד הקליטה.
התאמה: לאחר שמפעילים את מערכת התאמות הבנק, בשדה זה התוכנה רושמת את מספר ההתאמה. ניתן לראות אילו תנועות כלולות בהתאמה זו באמצעות סעיף צפייה בהתאמת בנק קיימת בתפריט הלחצן הימני של העכבר על מספר ההתאמה בכחול. בחלון שנפתח מוצגים נתוני ההתאמה, וניתן לבצע תיקון תנועות לתנועה שנרשמה בספרים. לשם כך מציבים את הסמן על שורת התנועה ובוחרים בתפריט הלחצן הימני > צפייה / תיקון תנועה.
יתרה: בטור זה מוצגת היתרה המצטברת, כאשר התנועות מסודרות לפי התאריכים. בעת הקלדת התנועות לא מוצגת היתרה המצטברת, משום שיתכן שחלק מהתנועות הן מתקופה קודמת. בסיום הקלדת התנועות יש להקליק על כפתור חישוב יתרה. חשבשבת תסדר את התנועות לפי התאריכים ותחשב את היתרה המצטברת.
תיקון נתונים: לאחר שקולטים את התנועות ומחשבים יתרה, אם מגלים טעות בתנועה מסוימת, יש למחוק את התנועה השגויה ולרשום מחדש את התנועה הנכונה. כדי למחוק תנועה, מסמנים אותה בטור הימני ובוחרים בכפתור: מחיקת תנועות מסומנות. ניתן למחוק כמה תנועות יחד.
עיצוב המסך ומיון התנועות
ניתן לעצב את המסך באותה שיטה שבה מעצבים גיליונות קלט אחרים בחשבשבת (לדוגמה: רישום פקודות יומן).
כדי לשנות את רוחבו של טור מסוים עוברים עם הסמן לקו ההפרדה בין טור זה לבין הטור הסמוך, בשורה של כותרות הטורים. הסמן ישנה את צורתו לחץ אופקי בעל שני ראשים. כעת ניתן לגרור את קו ההפרדה וע"י כך לשנות את רוחב הטור.
כדי לשנות את סדר הטורים עוברים לטור שרוצים להזיז ממקומו, לוחצים על הקליק הימני של העכבר, ותוך כדי לחיצה גוררים את הטור למיקום הרצוי. כאשר הטור במקום הרצוי, משחררים את הלחיצה.
כדי לחפש נתונים בטור מסוים עוברים לשורת הכותרת. חשבשבת תפתח שורה נוספת, שבה ניתן לרשום ערך כלשהו. התוכנה תציג שורות שבהן ערך זה חל.
כדי למיין את השורות בטבלה עוברים לשורה הכותרת ומקליקים. קליק נוסף הופך את סדר המיון.
