ניתן לערוך התאמת בנק בשתי שיטות. בשיטה האוטומטית התוכנה מוצאת את ההתאמות. שיטה זו מופעלת באמצעות סעיף התאמות בהמלצת המחשב. השיטה השנייה היא השיטה הידנית, שבה המשתמשים מסמנים את ההתאמות.
תפריט התאמות בנק וניתוח כרטיסים כולל שני סעיפים עבור השיטה הידנית:
התאמות בנק ידניות: דפי הבנק נמצאים בהמשך לתנועות של הספרים.
התאמת בנק ידנית מפוצלת: דפי הבנק מוצגים מול התנועות בספרים.
הדף הנוכחי מציג את ההסברים עבור הסעיף הראשון:
מפתח חשבון: בשדה זה רושמים את מפתח החשבון של כרטיס הבנק, שאותו רוצים להתאים.
שליפת תנועות: לאחר שקובעים את החשבון, חשבשבת שולפת את כל התנועות הפתוחות בספרים ובדף הבנק.
השורות הצבועות באפור מציגות תנועות בספרים והשורות הצבועות בכחול מציגות תנועות בדפי הבנק.
כדי לשנות את רוחבו של טור מסוים בדף זה, עוברים עם הסמן לקו ההפרדה בין טור זה לבין הטור הסמוך, בשורה של כותרות הטורים. הסמן ישנה את צורתו לחץ אופקי בעל שני ראשים. כעת ניתן לגרור את קו ההפרדה וע"י כך לשנות את רוחב הטור.
ניתן לקבוע אילו טורים לא יוצגו בדף זה. בשורת הכותרת של הטורים לוחצים על הקליק הימני. חשבשבת תפתח חלון שבו מסמנים אילו טורים יופיעו בתצוגה.
סכום חובה / זכות: סכומים בחובה מוצגים בסימן מינוס וצבועים באדום.
מיון התנועות: כאשר מקליקים על הכותרת של טור מסוים, התוכנה מסדרת את התנועות לפי הערכים בטור זה מהקטן לגדול. הקלקה נוספת הופכת את הסידור (מהגדול לקטן). בדרך זו קל למצוא תנועה. המיון בטורי הסכום נעשה עפ"י הערך המוחלט.
סימון התאמות
הטור הימני הוא טור של ריבועים. כדי להתאים תנועה מקליקים על הריבוע בטור זה.
במסגרת התחתונה חשבשבת מפרטת התנועות שסומנו להתאמה. אם רוצים לבטל בחירה, מקליקים על הריבוע – התנועה תחזור למסגרת העליונה של התנועות הלא מותאמות.
כאשר ההפרש בין הסכום בחובה לבין הסכום בזכות הוא אפס, ניתן להקליק על כפתור אישור התאמה. חשבשבת תעדכן את ההתאמה במסד הנתונים (ותרוקן את המסגרת התחתונה מתנועות).
אם ההפרש בין הסכום בחובה לבין הסכום בזכות אינו אפס חשבשבת מאפשרת לרשום תנועת ביטול יתרות. מקליקים על כפתור אישור התאמה. חשבשבת תפתח חלון שבו היא מודיעה כי כיוון שההפרש אינו אפס, כדי להשלים את ההתאמה התוכנה תרשום תנועת ביטול יתרות על סכום ההפרש. התנועה נרשמת במנה 9997 שהיא מנה שמורה לתוכנה (לא ניתן לתקן תנועות במנה זו). בחלון הנ"ל גם בוחרים מאיזו תנועה יועתקו האסמכתא, התאריך ושאר השדות. לדוגמה: סוגרים תנועת עמלה על סך 100 ₪ כנגד תנועה בבנק על סך 101 ₪, ורוצים לבטל את ההפרש (בסך 1 ₪). חשבשבת תרשום תנועת ביטול יתרות על סך 1 ₪ במנה 9997. ההתאמה תכלול אפוא שלוש תנועות – התנועה של העמלה בספרים, התנועה של העמלה בדף הבנק והתנועה של ביטול יתרות. הפרטים בתנועה של ביטול יתרות יועתקו מהתנועה של העמלה בספרים. לפני העדכון התוכנה מציגה את תנועת ביטול היתרות, ובמסך זה ניתן לתקן בה ערכים (לדוגמה: להוסיף הערה מתאימה בשדה פרטים).
ניתן להמשיך ולסמן התאמות בין תנועות נוספות.
אם ההתאמה סומנה בטעות, ועודכנה בקובץ (כלומר, לחצו על כפתור אישור התאמה) ניתן לפתוח אותה באמצעות סעיף: הנהלת חשבונות > התאמות בנק וניתוח כרטיסים > איתור ומחיקת התאמת בנק.
סימון קבוצת תנועות: ניתן לסמן את כל התנועות בחתך מסוים באמצעות תפריט הקליק הימני.
סגירה נפרדת לכל תנועה: ניתן לסמן כמה שורות ולהפעיל את האופציה: סגירה נפרדת לכל תנועה. כידוע, אם התנועות שמסמנים לסגירה אינן מאזנות, מוצג חלון יצירת תנועות הפרש להתאמה לא מאוזנת. בחלון זה נוסף סעיף: לסגור כל תנועה מול תנועת הפרש נפרדת. אם בוחרים בסעיף זה, חשבשבת תרשום סגירה נפרדת לכל אחת מהתנועות. דבר זה שימושי במיוחד כאשר סוגרים עמלות בנק.
צפייה בתנועת היומן / תיקון תנועת היומן: ניתן לצפות בתנועות היומן שמרכיבות את ההתאמה ולתקן אותן, אם יש צורך, באמצעות תפריט הקליק הימני. לאחר שמפעילים סעיפים אלה דף סימון ההתאמות נפתח מחדש (ולכן, מומלץ לשמור התאמות לפני שמפעילים סעיפים אלה).
הדפסת תנועות מסומנות
לוחצים על כפתור זה כדי להדפיס דוח המפרט את כל ההתאמות שסומנו בהפעלה הנוכחית.
השלמה אוטומטית
בעת רישום התאמות בנק ידניות, כאשר מחפשים איזה תנועה (או תנועות) סוגרות תנועה (או תנועות) מסוימות, חשבשבת יכולה לסייע. בוחרים את התנועה (או התנועות) אותן רוצים לסגור. התנועה (או התנועות) יעברו לחלקו התחתון של המסך. מסמנים את סעיף השלמה אוטומטית (בצד ימין מעל הטבלה). בחלקו העליון של הדף, על רקע בצבע שונה, יוצגו תנועות שיכולות להשלים את ההתאמה. בטור השמאלי, ליד תיבת הסימון, מוצגים המספרים 1, 2 או 3. הם מציינים כמה תנועות יתווספו להתאמה. לדוגמה, המספר 2 מציין שההתאמה תיסגר באמצעות בחירה בשתי תנועות (שמוצגות בדף). בוחרים תנועה שתתווסף להתאמה. אם תנועה זו סוגרת את ההתאמה (בטור הנידון רשום 1), זהו סוף התהליך. אם תנועה זו היא ראשונה מבין 2 תנועות (בטור הנידון רשום 2), לאחר בחירה של תנועה אחת יוצגו התנועות (הבודדות) שיכולות להשלים את ההתאמה. בוחרים את השורה הרצויה, ובכך מסיימים את סימון ההתאמה. כאמור, בשיטה זו ניתן למצוא השלמות הכוללות עד 3 תנועות. אם מעוניינים בהשלמות גדולות יותר יש לעבור להתאמות האוטומטיות.
ניתן גם להפעיל מסננים נוספים של התנועות להשלמה – אסמכתא (ראשונה) זהה, אסמכתא שניה זהה ופרטים זהים.
