מכתבים ללקוחות

 

חשבשבת מאפשרת לשלוח לכל לקוח מכתב המפרט את יתרת החוב ואת התנועות הפתוחות. התנועות הפתוחות הן אלו שלא נסגרו בעת רישום קבלות או במסגרת מסך ניתוח כרטיסים.

תנועות פתוחות עד תאריך: בסעיף זה ניתן להגביל את פירוט התנועות הפתוחות שיוצגו במכתב. לדוגמה, אם מעוניינים לשלוח מכתבים עבור חובות שהיו צריכים להיות משולמים עד סוף החודש הקודם, מגבילים את התאריך לסוף החודש הקודם. הדוח לא יכלול תנועות פתוחות מהחודש הנוכחי. בהמשך בוחרים את שדה תאריך. בדרך כלל יש לבחור בשדה תאריך ערך, משום שזה השדה שמשמש בדרך כלל לציון מועד הפירעון. הדוח יוצג לאורך הדף ויכלול את השדות תאריך, אסמכתא, תאריך ערך, פרטים, אסמכתא 2, חובה/זכות, יתרה.

לאלו לקוחות להפיק את המכתב: באמצעות סעיף זה ניתן להגביל את המכתבים ללקוחות חייבים או זכאים בלבד.

הערות: בסעיפים אלה רושמים הערות שיודפסו בתחתית המכתב. ניתן לרשום הערות שונות ללקוחות בחובה (לדוגמה: נא לפרוע את החוב בהקדם) וללקוחות בזכות (לדוגמה: נא לרכוש מוצרים כדי לנצל את יתרת הזכות).

שם החותם: השם שיודפס בתחתית המכתב.

מיון התנועות: השדה לפיו יסודרו התנועות הפתוחות במכתב.

להציג יתרה בסכום אחד: סעיף זה נועד לכלול במכתב את הסכום הכולל של יתרת החוב ללא פירוט התנועות המרכיבות את הסכום.

הדפסת חתך תאריכים: האם להציג במכתב את התאריך שנבחר בסעיף תנועות פתוחות עד תאריך.

בסימון שליחת מכתבים בדוא"ל ישלח הדוח לתיבת הדואר האלקטרוני של הלקוחות על פי כתובת המייל הרשומה בכרטיס החשבון (ובתנאי שסומן הסעיף שליחת מכתבים/ מס"ב ללקוח/ספק בדוא"ל בכרטיס החשבון.)

 

 

דילוג לתוכן