תשלומים

הפקת שקים אוטומטית

בדרך כלל מפיקים שקים לספקים, אולם ניתן להפיק שקים גם לחשבונות אחרים (לדוגמה: שיק ללקוח בגין חשבונית זיכוי). בהמשך הפרק נתייחס לכרטיסי ספקים, אך כאמור, ניתן להפיק שקים גם לכרטיסים אחרים.

לפני הפקת השקים יש לבצע ניתוח יתרות בשקלים לכרטיסי הספקים. בעקבות ניתוח זה התוכנה תסגור את חשבוניות הרכש ששולמו, וחשבוניות הרכש שלא שולמו יישארו פתוחות. ההמלצות לתשלום יתבססו על תנועות פתוחות אלו.

בלשונית חתך התנועות קובעים את חתך החשבונות ואת חתך התנועות לתשלום.

בלשונית תנועות פתוחות חשבשבת מציגה על המסך. מתקנים במידת הצורך את התאריכים לתשלום או את הסכומים לתשלום. מספר התנועות מוגבל לאלף.

בלשונית  ריכוז שיקים חשבשבת מציגה המלצות לשקים. בשלב זה ניתן עדיין לתקן את השקים.

לבסוף, לאחר האישור הסופי, חשבשבת מפיקה את השקים ומעדכנת את נתוני הנה"ח.

חתך התנועות

בחלקו העליון של המסך קובעים אילו חובות לשלם. ניתן להגדיר את התנועות לתשלום ע"י הגבלת תאריכים, אסמכתאות, מנות או סוגי תנועה. לדוגמה:  להפקת שקים כנגד חשבוניות שזמן פירעונן אוגוסט 2015, יש להגביל את תאריך הערך כדלהלן: מ- 01/08/2015  עד: 31/08/2015. (בדרך כלל כדאי להגביל רק את טור עד, כדי לכלול חובות מחודשים קודמים).

בחלקו התחתון של המסך קובעים לאילו ספקים לשלם. חשבשבת מאפשרת להגדיר את חתך הספקים ע"י הגבלת קוד המיון, הגבלת החתך והגבלת מפתחות החשבון. אפשרות נוספת היא לקבוע את חתך הספקים באמצעות החשבון הראשי.

לדוגמה: אם מעוניינים להפיק שקים לכרטיסי חשבון, שבהם בשדה "חשבון ראשי" רשום ספקים, מוחקים את סימן ה-  ליד "כולם", לוחצים על החץ ובוחרים ב- ספקים.

אפשר "לנקות" את המסך באמצעות בחירה בכפתור ברירות מחדל.

לאחר שמסיימים לקבוע את חתך התנועות, בוחרים בלשונית תנועות פתוחות. חשבשבת תציג כעת את התנועות הפתוחות, המיועדות לתשלום, על פי החתך שהוגדר.

תנועות פתוחות

בלשונית תנועות פתוחות בוחרים את התנועות לתשלום. בחלון זה אפשר גם לשנות את תאריך הערך (התאריך לתשלום), את האסמכתאות, הפרטים ואת הסכום לתשלום.

הוספת חשבון: בחירה בכפתור זה מאפשרת להוסיף תנועות של חשבון שלא מופיע בחלון התנועות הפתוחות. בחלון שנפתח קובעים את מפתח החשבון ואת חתך התנועות שיתווספו. לסיום בוחרים בכפתור הפעלה.

להמשך בוחרים בלשונית: המלצות לשקים. חשבשבת תציג כעת את חלון הפקת המלצות לשקים.

הפקת המלצות לשקים

חתך ספקים שבשקים שלהם יש להדפיס "למוטב בלבד": בסעיף זה קובעים את חתך כרטיסי החשבון עבורם יש להדפיס ע"ג השיק את המילים למוטב בלבד. חשבשבת תדפיס בשקים אלה: שלמו ל – שם הספק  בלבד. (בשקים סחירים חשבשבת מדפיסה שלמו לפקודת – שם הספק ללא המילה "בלבד").

חתך ספקים שבשקים שלהם יש להדפיס טלפון: חתך כרטיסי החשבון עבורם יש להדפיס ע"ג השיק את מספר הטלפון שנרשם בכרטיס הספק. החתך נקבע לפי שדה חתך בכרטיס החשבון.

נתוני ברירת מחדל לתאריך נוסף: בסעיף זה קובעים איזה תאריך יעודכן בשדה התאריך השלישי בתנועת היומן. האפשרויות הן: תאריך הפקת השקים, תאריך פירעון השיק, או תאריך אחר שירשם ידנית.

ריכוז שקים

בחלון ריכוז שיקים חשבשבת מציגה את כל התנועות שסומנו לתשלום.

תצוגת שיק

על מנת לראות את כל נתוני השיק , ממקמים את הסמן בטור מספר בשורת שיק ולוחצים על מספר השק לצורך הצגתו על המסך. חשבשבת תציג על המסך שיק על פי הדוגמה הבאה:

חשבשבת מציגה את כל נתוני השיק שיודפסו. ניתן לשנות את הפרטים הבאים:

× שם חשבון, כתובת, עיר ומספר טלפון

× תאריך הפקת השיק ותאריך השיק

× השיק למוטב בלבד / סחיר

×להדפיס טלפון

× פרטים

× % ניכוי וסכום הניכוי

× הערות בתחתית השיק

בסיום יש ללחוץ על לחיץ עדכון פרטים ולאחר מכן לבחור ב- חזרה לריכוז כדי לחזור למסך ריכוז שקים.

הפקת שקים

מסך הפקת שקים כולל את השדות הבאים:

לסיום בוחרים בכפתור הפקה. חשבשבת תדפיס כעת את השקים בזה אחר זה.

הפקת שקים ידנית

ניתן להפיק שקים בשתי שיטות, השיטה האוטומטית והשיטה הידנית. הסעיף הנוכחי מציג את השיטה הידנית (השיטה האוטומטית הוצגה לעיל). בשיטה זו מפיקים שקים ע"י הקשת פרטי השיק בצורה ידנית (בניגוד לשיטה האוטומטית שבה השקים נוצרים על סמך החשבוניות הפתוחות לתשלום). התוכנה מדפיסה את השיק ומעדכנת את פקודת היומן במנת הנה"ח שמספרה 9999 (ראה הסבר לעיל לגבי הפקת שקים אוטומטית).

בכניסה למסך הפקת שקים ידנית נפתח מסך ברירת מחדל. בחלון זה ניתן לקבוע ברירות מחדל לשדות הבאים:

תאריך השיק: תאריך רישום השיק ירשם בפקודת היומן כתאריך האסמכתא.

תאריך פירעון: תאריך הפירעון של השיק.

למוטב בלבד: מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שעל השיק יודפסו המילים למוטב בלבד וההדפסה תהיה: שלמו ל…בלבד.

להדפיס טלפון: האם לשלוף את מספר הטלפון בכרטיס הספק ולהדפיסו על גבי השיק.

שם חשבון לשורת פרטים: מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שהתוכנה תעתיק את שם החשבון עבורו מופק השיק לשורה הראשונה בשדה הערות. שם זה יועתק גם לשדה פרטים בפקודת היומן בהנה"ח.

פרטים קבועים/ פרטים נוספים: בסעיפים אלו ניתן לרשום פרטים שיירשמו בשורה השנייה והשלישית בשדה הערות בשיק.

פרטים לשורת השיק: ברירת מחדל לפרטים שיודפסו בשורות הספח של השיק.

לאחר שבוחרים בכפתור המשך חשבשבת מציגה חלון שבו יש להקיש את מפתח החשבון שעבורו מפיקים את השיק. בהמשך נפתח מסך שיקים ידניים.

חשבון: מפתח החשבון של הספק.

תאריך הפקת השיק: תאריך ההדפסה. זה התאריך הקובע לדוח ניכוי במקור.

תאריך השיק: תאריך פירעון השיק.

למוטב בלבד: האם השיק סחיר או לא סחיר (ראה הסבר בסעיף שקים אוטומטיים).

להדפיס טלפון: האם להדפיס את מספר הטלפון של הספק על גבי השיק.

פרטים: פרטים המתייחסים לסכום המופיע משמאל. לדוגמה: חשבונית מספר 26501.

הערות: הערות שיודפסו בתחתית השיק.

סכום: הסכום לתשלום.

% ניכוי / סכום: כאן יישלף % הניכוי במקור כפי שהוגדר בכרטיס החשבון של הספק. הסכום והאחוז ניתנים לשינוי.

לתשלום: הסכום לתשלום (לאחר הניכוי במקור).

סגירות בש"ח: לוחצים על כפתור סגירות בש"ח כדי לצפות ברשימת התנועות הפתוחות של החשבון. מסמנים את החשבוניות שמשולמות באמצעות השיק הנוכחי.

ביטול סגירות: ביטול סגירות שסומנו עבור השיק הנוכחי.

ניכוי במקור

לאחר שרושמים את מפתח החשבון של הספק, חשבשבת בודקת האם אישור הניכוי במקור עדיין בתוקף. אם פג תוקף האישור, חשבשבת מציגה חלון בו מסמנים את סעיף % מהחשבון כדי להפיק את השיק עם % הניכוי הקיים; לחילופין, מסמנים את סעיף תיקון % ניכוי ל ורושמים את % הניכוי התקין. אם בוחרים בכפתור קיבוע, % הניכוי יישמר כברירת מחדל לפעמים הבאות.

הפקת שיקים ידנית

במסך שיקים ידנים יש למלא את השדות הבאים:

מפתח הבנק: מפתח החשבון של הבנק ממנו מפיקים את השקים. מפתח הבנק נקבע רק בשלב זה, משום שאין צורך לקבוע מראש מאיזה בנק יבוצעו התשלומים. יחד עם קביעת הבנק, יש להכניס למדפסת את נייר השקים המתאים (ראה פרטים על נייר ההדפסה ).

סוג תנועה: סוג התנועה שיירשם בתנועות היומן בגין הפקת השקים. המבנה של סוג התנועה צריך להיות כדלהלן:

סוג תנועה זה מתאים גם למקרים בהם אחוז הניכוי במקור שונה מ- 0, משום שחשבשבת מעדכנת בפקודת היומן את הסכום כפי שנרשם בשיק.

ספרור החל מ- : המספר הסידורי של השיק הראשון. יש להעתיק את המספר מנייר השקים. הספרור מתקדם אוטומטית  לאחר כל הפקה.

הדפסה לרוחב: ברירת המחדל של חשבשבת בהפקת שקים מתייחסת לשיק המודפס לאורך הדף וכולל מקור בלבד (העתקי השקים מודפסים על דף לבן). יש לסמן סעיף זה, כאשר נייר השיק שהוזמן מבית הדפוס מודפס לרוחב הדף וכולל מקור בצד שמאל של הדף והעתק בצד ימין.

נייר עם הגבלת סחירות: בהתאם להוראת בנק ישראל, החל מתאריך 1/3/2002, בהדפסה מראש על נייר שקים עם הגבלת סחירות (לא סחיר, למוטב בלבד) יש להוסיף באופן מודגש את ההערה: "בשיק זה אין לבצע שינוי לאחר שנכתב, למעט שינוי תאריך או סכום". דרך הטיפול בהוראה זו שונה בין הבנקים, הן בנוסח ההודעה והן במיקום ההודעה על גבי השיק. בעקבות שונות בין הבנקים חשבשבת פועלת באפן הבא:

אם מסמנים את סעיף נייר עם הגבלת סחירות, התוכנה מניחה שהודעה על הגבלת הסחירות הודפסה ע"י בית הדפוס. אם לא מסמנים את הסעיף הנ"ל, ההודעה על הגבלת הסחירות תודפס ליד הטקסט "למוטב בלבד" בתוך מסגרת. כברירת מחדל חשבשבת מדפיסה את הנוסח הנ"ל שנקבע ע"י בנק ישראל. אם מעוניינים לשנות את ההודעה בוחרים בכפתור שליד הסעיף הנ"ל. חשבשבת תפתח חלון שבו ניתן לנסח את הודעת הגבלת הסחירות. (כדי לחזור להודעה של בנק ישראל בוחרים בחלון זה בכפתור ברירת מחדל). בעת פתיחת כרטיס חשבון בנק חדש, ניתן לרשום את נוסח ההודעה של הבנק. מומלץ לעדכן שדה זה בכרטיסי הבנק שנפתחו לפני שההוראה הנ"ל נכנסה לתוקף.

עדכון פרטי בנק: בוחרים בכפתור זה כאשר משנים נתונים של הבנק, כגון ספרור או סוג תנועה, ומעוניינים לשמור את השינוי כברירת מחדל לפעמים הבאות.

חדש: בוחרים בכפתור זה כדי לרשום נתונים של בנק חדש. 

מחיקה: בוחרים בכפתור זה כדי למחוק את הנתונים של הבנק הנוכחי.

לסיום בוחרים בכפתור הפקה. חשבשבת תדפיס כעת את השקים בזה אחר זה.

העברה למס"ב

חשבשבת מאפשרת להעביר תשלומים באמצעות מרכז סליקה בנקאית (מס"ב). התשלום מועבר באמצעות מס"ב ישירות לחשבונות הבנק (של הספקים). התוכנה מפיקה מכתב למקבל התשלום (הספק) אודות ההעברה הבנקאית שהתבצעה.

בהעברה בה החשבון המשלם מקושר לבנק, יוצג כפתור קישור לבנק המאפשר ביצוע העברה ישירות מחשבון הבנק, ללא צורך במס"ב.

במקרה כזה אין צורך למלא את פרטי המס"ב, ופרטי ההעברה משודרים ישירות לבנק.

כאשר משלמים באמצעות מס"ב לא ניתן לפצל תשלומים (באותה העברה).

פעולות מקדימות

כדי לשלם באמצעות מס"ב יש לבצע את שתי הפעולות הבאות:

• יש לפנות למס"ב (בעת כתיבת שורות אלו מספר הטלפון הוא: 5111555 – 03 ), לתיאום פרטי חשבון הבנק שיחויב בגין התשלומים לספקים. יש לקבל ממס"ב את מספר המוסד והנושא.
• בכל כרטיסי החשבון להם מעוניינים לשלם באמצעות מס"ב, בסעיף פרטי חשבון בנק, שבכרטיס החשבון בהנה"ח, יש לרשום את פרטי חשבון הבנק אליו יועבר התשלום. בעת רישום פרטי חשבון הבנק יש להקפיד שלא להשתמש בסימנים מקף (-) ואלכסון (/). לדוגמה: אם מספר החשבון הוא: 011584/79 יש לרשום אותו באופן הבא: 01158479.

תהליך התשלום באמצעות העברה למס"ב הוא כמו תהליך התשלום באמצעות שקים אוטומטיים (ראה הסברים לעיל). ההבדל היחיד הוא בסוף התהליך – במקום להדפיס שקים, חשבשבת יוצרת קובץ למס"ב (ראה הסבר להלן).

הדפסת רשימה להעברה: ניתן להפיק דוח ריכוז של כל התנועות שסומנו לתשלום טרם ההעברה בפועל. להפקת הדוח לוחצים על הכפתור הירוק הדפסת רשימה להעברה במסך ריכוז תנועות להעברה.

הפקת קובץ למס"ב

בעת הפקת התשלומים למס"ב , חשבשבת יוצרת קובץ msv  עם מספר סידורי וסיומת 001 , לדוגמה: .MSV926334.001 הקובץ נשמר בתיקיית ההורדות במחשב. זה הקובץ שמעבירים למס"ב.

לאחר שבוחרים בכפתור הפקה חשבשבת פותחת את לשונית הפקת קובץ למס"ב.

פרטים לפקודת היומן: נתונים לתנועת הנהלת החשבונות.

פרטי המוסד במס"ב: נתוני החברה (המשלמת) במס"ב.

בחירת מחיצת נתונים: מחיצת היעד בה יישמר קובץ התשלומים למס"ב. כאמור, שם הקובץ הוא: מספר msv.

למי להדפיס מכתבים: כאשר מבצעים העברת תשלומים באמצעות מס"ב, ניתן לשלוח לכל אחד ממקבלי התשלום מכתב על התשלום. המכתב מהווה אישור על ניכוי מס הכנסה במקור. ניתן להגביל את המכתב לספקים שמנכים להם במקור.

סדר ההפקה: סדר ההפקה של העברות התשלום. ניתן למיין על פי כל אחד מהשדות הבאים: חשבון, שם חשבון, סכום השיק, תאריך השיק ותאריך הפקת השיק.

המכתב לספקים כולל את הנתונים הבאים: פרטי מקבל התשלום, יום העברת התשלום, פרטי חשבון הבנק אליהם הועבר התשלום, סכום התשלום נטו (לאחר ניכוי) ופירוט החשבוניות כנגדם הועבר התשלום. במסך הבא ניתן להוסיף הערות (שיודפסו בכל המכתבים).

נייר להדפסת שקים

השקים מודפסים על נייר בדיד. ניתן לרכוש את נייר השקים בבתי ההדפסה הקשורים לבנקים. (יש לבקש את נייר השקים המתאים לחשבשבת). לא ניתן להשתמש בנייר רציף (משום שההדפסה נעשית באמצעות מדפסת לייזר או מדפסת הזרקת דיו).

התוכנה מדפיסה את עותק המקור ולאחר מכן ניתן להדפיס העתקים בכמות כלשהי. אפשר לחסוך בעלות נייר, ולהדפיס את ההעתקים על נייר לבן. כמו כן ניתן להדפיס את השקים לרוחב העמוד – מקור והעתק על גבי אותו גיליון.

אין אפשרות להדפיס על חבילה מעורבת של נייר – דף מקור ולאחריו דף להעתק. הסיבה: לעתים מדפסות לייזר שולפות שני דפים ממגש ההדפסה, ובמקרה כזה היתה נגרמת אי התאמה בין מספר השיק לבין תוכנו.

ניתן להשתמש בנייר לבן. חשבשבת תדפיס את הפס המגנטי ואת כל הגרפיקה של השיק. אולם לאור המחיר היקר של דיו מגנטית שיטה זו מומלצת רק לעסקים שעובדים עם הרבה סניפי בנק ומפיקים מעט שקים. עסקים אלה יוכלו להפיק שקים מבנקים שונים מבלי שיצטרכו להחליף את הנייר. .