בדף זה רושמים נתונים כלליים על החברה, הן על מערכת הנהלת החשבונות והן על מערכת השיווק וניהול המלאי.
שם החברה: שם החברה יודפס בדוחות ובמסמכים (אלא אם הוגדר אחרת בפורמט ההדפסה).
כתובת: הכתובת המלאה כפי שתודפס בראש המסמכים (בתנאי שלא הוגדר אחרת בפורמט ההדפסה).
שם לועזי / כתובת: שם החברה והכתובת שיודפסו על מסמכים המודפסים בפורמט אנגלי (חן-יצוא וכד').
שם מקוצר: שם החברה מקוצר. שם זה יוצג במקומות בהם אין מספיק מקום להצגת השם המלא של החברה.
סוג ארגון: בסעיף זה בוחרים את סוג הארגון. הסעיף רלוונטי לגבי המסים שחלים על הארגון:
חברה – חברה בע"מ, שותפות, עסק פרטי וכד' (עסקים שחייבים בע"מ ובכל הדיווחים לרשות המסים).
מלכ"ר – עמותה.
מוסד פיננסי – בנק, קופת גמל וכד'.
מלכ"ר + עוסק רגיל – ארגון שבחלק מהפעילות שלו הוא מלכ"ר ובחלק הוא עוסק רגיל.
בכל מקרה שבו מתעורר ספק לגבי סוג הארגון יש לפנות לרואה החשבון של החברה.
E-MAIL / אתר: כתובת האתר והדואר האלקטרוני של החברה.
ברירת מחדל לסניף: חשבשבת מאפשרת לנהל בכל חברה כמה סניפים, ובכל סניף מחסנים וסוכנים. בסעיף זה קובעים את ברירת המחדל של הסניף.
תאריכים: תאריך האסמכתא הוא תאריך המסמך / הרישום. תאריך הערך הוא תאריך הפירעון של המסמך. לדוגמה, ברישום שיק תאריך האסמכתא הוא תאריך רישום השיק ותאריך הערך הוא מועד פירעון השיק.
תאריך נוסף מיועד לרישום תאריכים נוספים. לדוגמה: בחשבונית רכש תאריך האסמכתא הוא תאריך החשבונית, תאריך הערך הוא מועד התשלום והתאריך הנוסף הוא תאריך הקלדת חשבונית הרכש .
בסעיף הנוכחי קובעים את גבולות התאריכים. בעת רישום פקודות יומן חשבשבת בודקת האם תאריכי התנועות הם בטווח הגבולות שנקבעו. מומלץ לעדכן את תאריכי האסמכתא והערך בתחילת כל שנת מס. לדוגמה, בתחילת שנת 2016 אפשר להגביל את התאריכים כדלהלן:
תאריך אסמכתא: מ- 1/1/2016 עד- 31/12/2016
תאריך ערך: מ- 1/1/2016 עד- 31/03/2017
עוסק מורשה / תיק ניכויים / מספר ח"פ: בסעיפים אלו מציינים את מספר העוסק המורשה, תיק הניכויים ומספר הח"פ. נתונים אלו משמשים להפקת דוחות ואישורים.
מספר לקבלות תרומה: בסעיף זה רושמים את מספר אישור הנציבות עבור גופים המקבלים תרומות מוכרות למס הכנסה. בתחתית מסמך קבלת תרומה תודפס ההערה הבאה: 'תרומה מוכרת לצורך מס הכנסה לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה ובהתאם לאישור הנציבות מס' XXXXXX'.
% המע"מ: % המע"מ שבתוקף. % מע"מ זה יופיע בחשבוניות.
% מס הכנסה: % מס הכנסה שחל על החברה.
% מקדמות: % מקדמות על פי המחזור כפי שנקבע לחברה ע"י מס הכנסה.
החברה מנכה במקור מספקים: מבטלים את הסימון אם החברה משלמת לספקים מבלי לנכות במקור. לפני ביטול הסימון נא לבדוק את הנושא עם רואה החשבון של החברה.
מטבע מוביל לשערוך: חשבשבת היא תוכנה רב-מטבעית. בכל תנועה יש מקום ל- 3 מטבעות, מטבע ראשי (שקל), מטבע התנועה שנקבע לפי האסמכתא של העסקה, ומטבע מוביל, אליו משערכים את כל התנועות. במסך הנוכחי קובעים את המטבע המוביל. השערוך למטבע זה נעשה לפי תאריך הערך של התנועה, וכשאין שער לתאריך, לפי השער הידוע האחרון. בעת הפקת דוחות ניתן לשערך את התנועות למטבעות נוספים ובשיטות נוספות.
מט"ח בפקודות יומן: כל מנה צריכה להיות מאוזנת בשקלים. כלומר, סה"כ חובה בשקלים חייב להיות זהה לסה"כ זכות בשקלים. אין חובה חוקית כזו לגבי סכום המט"ח, ולכן לגבי סכומי המט"ח חשבשבת מאפשרת לבחור אחת מבין השיטות הבאות:
לא לבדוק איזון במט"ח: בעת רישום פקודות יומן במט"ח חשבשבת תאפשר לקלוט פקודות יומן כאשר סה"כ חובה במט"ח אינו זהה לזכות במט"ח מבלי להציג הודעה כלשהי.
להתריע על חוסר איזון: בעת רישום פקודות יומן במט"ח חשבשבת תאפשר לקלוט פקודות יומן כאשר סה"כ חובה במט"ח אינו זהה לזכות במט"ח, אך תציג הודעה שהמנה אינה מאוזנת במט"ח (סעיף זה אינו פעיל בשלב זה).
לחייב איזון במט"ח: חשבשבת תחיל על סכומי המט"ח את הדרישות הקיימות לגבי הסכומים בשקלים. כלומר, בעת קליטת פקודת היומן תבדוק חשבשבת שסה"כ חובה במט"ח זהה לסה"כ זכות במט"ח. אם המנה לא מאוזנת חשבשבת לא תאפשר לקלוט את המנה.
קליטת שערי מט"ח: מומלץ לסמן את סעיף
עדכון אוטומטי של שערי מט"ח מבנק ישראל: כאשר סעיף זה מסומן, חשבשבת פונה מידי יום לאתר בנק ישראל ומעדכנת את שערי המט"ח בנתוני החברה (כך שאין צורך להקיש את שערי המט"ח).
ספרור מנות החל מ-: קבוצה של פקודות יומן נקראת "מנה". לכל מנה מספר סידורי. בשדה הנוכחי קובעים באיזה מספר יתחיל הספרור.
אובליגו
חתך חשבונות חסויים: ניתן להגדיר חשבונות חסויים, כך שמשתמשים מסוימים לא יוכלו לצפות בנתונים הכספיים של חשבונות אלו ובדוחות אחרים, לדוגמה: כרטיסי החשבון של בעלי המניות, כרטיסי ההכנסות והעודפים ועוד. בסעיף הנוכחי מגדירים את החתך, בכרטיס החשבון החסוי מעדכנים את החתך, ובמסך משתמשים והרשאות מסמנים את הסעיף חשבונות חסויים למשתמשים המורשים.
אובליגו של לקוח הוא הסכום שהעסק יפסיד אם הלקוח יפשוט את הרגל. האובליגו כולל את החוב הפתוח בהנהלת החשבונות, בתוספת סכום השקים הדחויים ובתוספת סכום תעודות המשלוח שעדיין לא הפכו לחשבוניות.
הערה: בעת הפקת יתרת האובליגו התוכנה "מניחה" שאין בקופה שיקים שהתקבלו מהלקוח, אשר זמן פירעונם כבר עבר. כלומר, יש להפקיד בבנק את כל השיקים שזמן פירעונם הגיע. אם בטעות שיקים כאלה נשארו בקופה, יש להוסיף את סכומם ליתרת האובליגו.
סגירת שנה
חשבשבת היא תוכנה רב-שנתית. בסוף השנה ממשיכים לעבוד כרגיל. פקודות היומן בגין סגירת השנה נרשמות במועד מאוחר יותר.
סגירת שנה לפי: בסעיף זה בוחרים האם סגירת השנה תתבצע לפי תאריך האסמכתא (ברירת המחדל) או לפי התאריך הנוסף (תאריך 3). סגירה לפי תאריך 3 מיועדת לחברות המגישות מאזנים על בסיס רבעוני. חברות אלה צריכות להגיש דוחות כספיים מייד בתום כל רבעון וכל סוף שנה, וכתוצאה מכך לעתים קרובות לאחר הגשת הדוחות הכספיים הן מקבלות מספקים חשבוניות ששייכות לתקופה שכבר נסגרה. כאשר קולטים את החשבוניות האלה שהגיעו באיחור, רושמים בתאריך אסמכתא את התאריך של החשבונית (על מנת שהרישום יתאים לדוח PCN874), ורושמים בתאריך 3 תאריך של התקופה הבאה (על מנת שההוצאה תירשם בתקופה הבאה).
להתרות על העברות שנה שיש לבצע: כאשר מסמנים סעיף זה חשבשבת מציגה הודעת התראה, אם העברת שנה לא בוצעה עד תאריך מסוים. לדוגמה, אם תאריך ההעברה הבא הוא 31.12.17 ובסעיף הצגת הודעת התראה רושמים 60 יום, אזי התוכנה תציג התראה אם לא תירשם פקודת סגירת שנה תוך 60 יום מ- 31.12.17
חשבון עודפים: פקודת היומן של סגירת שנה מאפסת את הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות) כנגד חשבון עודפים. בסעיף זה רושמים את מפתח החשבון של כרטיס עודפים. החשבון הראשי של כרטיס עודפים צריך להיות: עודפים.
תדירות העברת שנה: בסעיף זה קובעים כל כמה זמן מבצעים העברת יתרות: שנתי – פעם בשנה, רבעוני – פעם ברבעון, חודשי – מדי חודש.
תאריך ההעברה הבא: התאריך הבא בו יש לבצע העברת שנה. תאריך זה מתעדכן באופן אוטומטי בעת ביצוע העברת השנה על פי התדירות שנקבעה בסעיף הקודם. יחד עם זאת, ניתן לעדכן את תאריך ההעברה הבא.
סוג אינדקס
לכל כרטיס חשבון (או כרטיס פריט) יש מפתח חשבון (או מפתח פריט). מפתח זה הינו קוד זיהוי ייחודי של כרטיס החשבון (כדוגמת מספר תעודת זהות של אזרחי המדינה).
האפשרויות הן:
אינדקס עברי: כולל אותיות בעברית ובאנגלית וספרות. כיוון הכתיבה מימין לשמאל.
אינדקס אנגלי: כולל אותיות באנגלית ובעברית וספרות (כמו אינדקס עברי) אולם כיוון הכתיבה משמאל לימין.
אינדקס סיפרתי: כולל ספרות בלבד.
באינדקס עברי או אנגלי אורך מפתחות החשבון אינו חייב להיות קבוע. לעומת זאת, כאשר האינדקס הוא ספרתי מספר התווים של כל מפתחות החשבון (או מפתחות הפריט) חייב להיות זהה.
סוג האינדקס נקבע בעת הקמת החברה. אולם כל עוד לא נפתחו כרטיסי חשבון או פריטים ניתן לשנות את סוג האינדקס בדף נתונים כלליים.
עדכון פרטי חשבון / פריט בהפעלת כפתור עריכה: כאשר סעיף זה מסומן, ניתן לעדכן שדות בכרטיסי חשבון ופריט קיימים רק לאחר לחיצה על כפתור פתיחת עריכה הממוקם בראש הדף. נעילה זו נועדה למנוע טעויות הקלדה ומחיקת נתונים.
דוח מע"מ PCN874
בסעיפים הבאים רושמים נתונים שרלוונטיים בעת הפקת דוח מע"מ מקוון PCN874:
כל חשבונית שהסכום שלה לפני מע"מ הוא XXXXX חייבת לכלול את מספר העוסק של הלקוח: החל מינואר 2012 יש להדפיס בחשבוניות מכירה את מספר העוסק (או מספר היישות) של הלקוח, כאשר מתקיימים שני התנאים הבאים: א. הלקוח הוא עוסק מורשה או עירייה, משרד ממשלתי וכד' (כלומר, לא לקוח פרטי); ב. סכום החשבונית לפני מע"מ הוא מעל סכום זה שנקבע ע"י רשות המסים. בסעיף הנוכחי מעדכנים את הסכום שקובעת רשות המסים.
סכום מע"מ מקסימלי בכל אחת מהחשבוניות בקופה קטנה: לפי ההנחיות הנוכחיות סכום מע"מ תשומות בכל אחת מהחשבוניות בקופה הקטנה צריך להיות עד 300 ₪.
נתונים אלו יכולים להשתנות ע"י רשות המסים, ויש לעדכן אותם במסך זה.
שיטת הפקת דוח 874PCN:
- המשתמש קובע את חתך החשבוניות שהגיעו באיחור בעת הפקת הדוח: בשיטה זו המשתמש מציין בעת הפקת הדוח את חתך הגבלת התאריכים של הדוח ובנוסף מציין את קוד האיחור עבור חשבוניות רכש השייכות לתקופת הדיווח הקודמת. יש להשתמש בשיטה זו רק בפעם הראשונה שמפיקים דוח.
- התוכנה שולפת אוטומטית את החשבוניות שהגיעו באיחור: בשיטה זו המשתמש מגביל את הסעיף תאריך עד של תאריך אסמכתא. התוכנה שולפת את כל התנועות שנרשמו לאחר הפקת הדוח האחרון ושהתאריך שלהן הוא עד התאריך שנרשם. לא רושמים קוד איחור, אלא כל התנועות של חשבוניות נשלפות אוטומטית.
- הצגת חלון סינון תשומות גם כאשר אין החזר: בעת הפקת דוח מע"מ PCN874, אם סכום מע"מ תשומות גבוה מסכום מע"מ עסקאות (דוח להחזר מע"מ), התוכנה מציגה חלון שמפרט את העסקאות הכוללות מע"מ תשומות. בחלון זה ניתן לסמן תשומות שיוצאו מהדוח ויידחו לדוח מאוחר יותר (וע"י כך הדוח הנוכחי לא יהיה להחזר). מסמנים את הסעיף הנוכחי אם רוצים שחלון זה יוצג תמיד, גם כאשר יתרת המע"מ היא לתשלום (ולא להחזר).
לוגו עברי / אנגלי
