לפני שמפיקים תשלומים לספקים יש לעדכן את האישורים שלהם לגבי ניכוי מס במקור. רשות המסים עלולה לשנות במהלך השנה את ה- % שיש לנכות מספקים מסוימים, ולכן, יש לעדכן את האישורים על ניכוי מס במקור בכל פעם שמפיקים תשלומים.
מערכת 1000 היא שירות של רשות המסים המיועד לגופים שיש להם עד 3000 ספקים. בעבר מערכת זו הייתה מיועדת לגופים שיש להם עד 1000 ספקים, אולם החל מאוגוסט 2019 רשות המסים דורשת שמערכת זו תהיה בשימוש כל הגופים שיש להם עד 3000 ספקים. גופים שמספר הספקים גדול יותר, אמורים להשתמש במערכת מבזק.
בכל קובץ ניתן לשלוח עד 1000 רשומות, ולכן מי שיש לו יותר מ-1000 ספקים צריך לפצל אותם לקבצים שונים בעזרת חיתוך של קוד מיון ושדה סכום נוסף. לדוגמה, בעסק מסוים יש 2,500 ספקים. העסק הזה צריך לחלק את הספקים לשלוש קבוצות, כך שבכל קבוצה אין יותר מאשר 1000 ספקים. ניתן לחלק את הספקים באמצעות קוד מיון נפרד לכל קבוצה או באמצעות שימוש בשדה סכום נוסף. פותחים שדה סכום נוסף חדש (לדוגמה, בשם: קבוצות לניכוי במקור), בקבוצה אחת של ספקים רושמים את המספר 1, בקבוצה שנייה את המספר ,2 ובקבוצה שלישית את המספר 3.
איך יודעים שקבוצה מכילה לא יותר מ- 1000 ספקים? דרך אחת היא להפיק דוח אינדקס חשבונות בחשבשבת ולדלג לעמוד האחרון של הדוח בו מופיע הנתון של מספר התנועות בדוח – זהו גם מספר הרשומות. לחילופין ניתן להפיק אינדקס, לשמור את הדוח בגיליון אקסל, ולבדוק בגיליון האקסל את מספר הרשומות.
הכנת קובץ קלט למערכת 1000
כאמור, לפני הפקת התשלומים לספקים, יש לשלוח לרשות המסים את קובץ הספקים. כדי להפיק את הקובץ למשלוח בוחרים דוחות > הנהלת חשבונות > דוחות מס הכנסה > מערכת 1000 – ניכוי במקור ומתחילים משלב 1 הכנת קובץ קלט למערכת 1000.
חשבשבת מציגה את המסך הבא:
לכלול ספקים 'לא פעילים': כברירת מחדל, חשבשבת כוללת בדוח את כל החשבונות הפעילים, אשר החשבון הראשי שלהם הוא 'ספקים' או 'לקוחות וספקים'. אם מעוניינים לכלול גם כרטיסים אשר מוגדרים כ-'לא פעילים' יש לסמן סעיף זה.
הפקת הקובץ: בוחרים בכפתור זה על מנת להפיק את הקובץ שיישלח לרשות המסים. לאחר שמקליקים על כפתור הפקת הקובץ חשבשבת מפיקה את הקובץ ושומרת אותו במחיצת Download (אשר מוגדרת במחשב). בסיום מוצג החלון הבא:
אם רוצים לשמור את הקובץ במחיצה אחרת, יש לשנות את הגדרות דפדפן כרום באופן הבא:
לאחר השינוי, כאשר מקליקים על כפתור הפקה נפתח חלון Save As, בו בוחרים את המחיצה המתאימה.
כאמור, הקובץ נשמר במחיצה שנקבעה לעיל. כדי להעביר את הקובץ לשע"מ (המחשב של רשות המסים) יש להקליק על הכפתור לאתר רשות המיסים או להיכנס לאתר :
https://www.misim.gov.il/gmm1000/firstPage.aspx
רושמים את מספר תיק הניכויים ואת מספר זיהוי הפנקס (מספר זה נמצא בשובר שהעסק מקבל מרשות המסים בדואר) ומקישים על המשך.
בעזרת כפתור Choose File בוחרים את הקובץ לעדכון ומקישים על המשך. בסיום השידור יוצג החלון הבא ובו סיכום הרשומות התקינות והשגויות שהתקבלו במחשב רשות המסים.
ניתן ללחוץ על סעיף הצגה, כדי לראות פירוט של הרשומות.
בוחרים בסעיף שמירה, כדי לשמור את הקבצים ולקלוט אותם חזרה לחשבשבת. יש לבצע שמירה של הרשומות התקינות. שם הקובץ מורכב ממספר תיק הניכויים של החברה ותאריך העדכון. כמו כן מומלץ לשמור גם את קובץ השגויים על מנת לתקן את הדרוש תיקון. יש ללחוץ על סעיף שמירה לגבי כל אחד מקבצים אלה.
דוגמה לקובץ רשומות תקינות: Takin_930845052_20090118.txt
דוגמה לקובץ השגויים: Shagui_930845052_20090118.txt
הערה: מערכת 1000 צוברת את כל הספקים שנשלחו לגבי כל תיק ניכויים. ההגבלה ל- 1000 ספקים מתייחסת לסך הספקים ששודרו (כולל שידורים בעבר). אם משדרים קובץ שבו פחות מ-1000 ספקים, אך הספירה המצטברת עברה את המכסה של 1000 ספקים הקובץ לא ייקלט ותוצג ההודעה הבאה:
יש להתקשר לשע"מ ולעבור למערכת מבזק (שגם היא כלולה בחשבשבת).
קליטת רשומות תקינות
כדי לקלוט את הקובץ בוחרים דוחות > הנהלת חשבונות > דוחות מס הכנסה > מערכת 1000 – ניכוי במקור ובוחרים בסעיף השלישי, קליטת רשומות תקינות מקובץ פלט של מערכת 1000.
בחירת קובץ: בוחרים את קובץ הרשומות התקינות שהתקבל משע"מ בשם: Takin*.txt לאחר בחירת הקובץ מקישים על כפתור עדכון הקובץ.
הצגת רשומות שגויות
כדי לקלוט את הקובץ בוחרים: דוחות > הנהלת חשבונות > דוחות מס הכנסה > מערכת 1000 – ניכוי במקור ובוחרים בסעיף הרביעי הצגת רשומות שגויות מקובץ פלט של מערכת 1000.
בחירת קובץ: בוחרים את הקובץ שהתקבל משע"מ Shagui*.txt לאחר הקשה על כפתור הצגת רשומות שגויות יוצג על המסך דוח מפורט ובו הרשומות השגויות ותיאור השגיאה.
יש לתקן את השגיאות בכרטיסי הספקים במסד הנתונים בחשבשבת, ולאחר מכן לשלוח מחדש את הקובץ לשע"מ.
