ספרור מסמכים

במסך זה מגדירים ארבעה נושאים:

1. הספרור של מסמכים שונים המופקים בחשבשבת.
2. קביעת הקשר שבין מסמכי השיווק לבין הרישום בהנה"ח.
3. הגדרת סוגי תנועה לחשבונית עצמית.
4. הגדרות לחשבוניות ריכוז ופורמטים קבועים.

קשר בין המסמכים לבין הנהלת החשבונות נקבע באמצעות סוגי תנועה. בסעיף זה רושמים את סוג התנועה המתאים למקרה שהמסמך כולל מע"מ, ואת סוג התנועה למקרה שהמסמך אינו כולל מע"מ (לדוגמה, עבור מכירות לאילת). סוג התנועה הוא ברירת מחדל אשר ניתן לשנותה בעת הפקת המסמך. במסמכים בהם מופיעים פריטים להם מוגדרים כרטיס הכנסות (או ברכש – הוצאות), תרשום חשבשבת כרטיס זה במקום הכרטיס שהוגדר בסוג התנועה (הסבר בנושא זה ניתן למצוא במסך פריטים).

מסמך: המסמך עבורו קובעים את פורמט ההדפסה.

קשיח?: על פי הוראות ניהול ספרים, לא ניתן לשנות את ספרור המסמכים המסומנים כבעלי ספרור קשיח (מסומנים ב- ü)אלא אם לא הופקו מסמכים בשנה הנוכחית (לדוגמה: ניתן לשנות את הספרור של חשבוניות כל עוד לא הופקו חשבוניות).

ספרור: בטור זה רושמים את המספר, שבו יתחיל הספרור. לדוגמה: אם רוצים שהספרור של חשבוניות מס יתחיל ממספר 10001 רושמים מספר זה בשורה של המסמך: חשבונית מס. מומלץ לקבוע ספרור שונה למסמכים שונים. חשבשבת תציג הודעת אזהרה אם היא תגלה שהספרור של מסמך מסוים חופף ספרור קיים של מסמך אחר.

ס"ת חייב/פטור מע"מ: הקשר בין המסמכים לבין הנהלת החשבונות נקבע באמצעות סוגי תנועה. בטורים אלה רושמים לגבי כל מסמך שמעדכן את הנהלת החשבונות שני סוגי תנועה. סוג תנועה אחד מיועד למקרים בהם המסמך כולל מע"מ (לדוגמה: מכירות רגילות בישראל), וסוג תנועה שני מיועד למקרים שבהם המסמך אינו כולל מע"מ (לדוגמה, מכירות לאילת). סוג התנועה הוא ברירת מחדל אשר ניתן לשנותה בעת הפקת המסמך.

עותקים:  מספר העותקים שיודפסו בעת הפקת המסמך כברירת מחדל (כולל מקור). ניתן לשנות את מספר העותקים בעת הפקת המסמך.

פורמט ההדפסה:  בטור זה בוחרים את פורמט ההדפסה מתוך רשימת פורמטי ההדפסה שהוגדרו. אם לא הוגדרו פורמטי הדפסה חשבשבת תציג פורמט הדפסה בשם עברי, אנגלי, תלוש או תלוש אנגלי כברירות מחדל. בעת הפקת המסמך ניתן לבחור פורמט הדפסה שונה. כמו כן ניתן להגדיר פורמט מיוחד לכל לקוח (ראה הסברים במסך כרטיסי חשבון> התאמת פורמט הדפסה).

חתך מסמכים

ניתן להציג רשימה מצומצמת של מסמכים (קבלות  והפקדות, מסמכי רכש וכדומה). לוחצים על כפתור חתך מסמכים שבחלקו העליון של המסך ובוחרים בקבוצה הרצויה.

ס"ת נוספים לחשבונית עצמית

הסבר מפורט על מבנה סוגי התנועה לחשבונית עצמית כאן.

הגדרות לחשבוניות ריכוז

הדפסת העתקי מסמכי בסיס בחשבוניות ריכוז: בסעיף זה מגדירים את ברירת המחדל לגבי הדפסה של העתקי מסמכי הבסיס בעת הפקת מסמכי ריכוז. בעת ההפקה ניתן לשנות את ההגדרה.

שיטת הפקה במסמכי ריכוז: בוחרים את ברירת המחדל לשיטת ההפקה של חשבונית הריכוז. בעת ההפקה ניתן לשנות את שיטת ההפקה.

פורמטים קבועים: ניתן לתכנן במסך תכנון פרומטי הדפסה פורמט חשבונית ריכוז לכל אחד מסוגי חשבוניות הריכוז. את הפורמט המעוצב מקשרים בטבלה הנוכחית לסוג החשבונית המתאים. הפורמט שנבחר מקושר לכל החברות בספרייה.