הגדרות מלאי

כאשר משתמשים במערכת ניהול המלאי של חשבשבת, יש להגדיר נתונים לגבי מסמכי השיווק והרכש.

שיטת העיגול במסמכים: עיגול הסכומים מתייחס לסכום הסופי של המסמך (הסכום לתשלום) וחל לגבי כל המסמכים. ניתן לעגל סכומים לעשרות אגורות, לשקלים או לעשרות שקלים. כמו כן ניתן לבחור לא לעגל (כך שהסכום הסופי יכלול אגורות).

שליפת הנחות במסמכים: הנחות במסמכים ניתן לשלוף ממסמך הבסיס או מרשומת הלקוח. כאשר ההנחה נשלפת ממסמך הבסיס התוכנה מעתיקה את % הנחה הכללית להנחת השורה בפריט. כאשר ההנחה נשלפת מרשומת הלקוח ההנחה נרשמת בשדה הנחה כללית (בסוף המסמך).

מחסן ברירות מחדל לתנועות המלאי מ: בסעיף זה קובעים את ברירת המחדל של מספר המחסן. האפשרויות הן:

• רשומת הפריט – מספר המחסן בכל שורה יהיה לפי מה שנקבע ברשומת הפריט.
• כותרת המסמך – מספר המחסן יירשם בעת כתיבת המסמך (הרישום נעשה בחלקו התחתון של המסך סמוך לשדה הערות).
• רשומת משתמש – מספר המחסן בכל השורות ירשם לפי מה שנקבע בכרטיס המשתמש הנוכחי

שליפה מחדש של המחיר, אחרי שינוי כמות במסמכי שיווק ורכש: שינוי כמות במסמך שיווק ורכש עשוי לשנות את מחיר הפריט (למשל, אם הוגדרו מחירים מיוחדים שונים לכמויות שונות) בסעיף זה מגדירים האם לשלוף מחדש את המחיר לאחר שינוי כמות, כברירת המחדל.

שליפת מחיר בהחלפת לקוח במסמכי שיווק ורכש: מסמנים את הסעיף כדי שבעקבות החלפת לקוח /ספק בחשבונית במאגר זמני שנרשמו בה פריטים יישלף המחיר מחדש (המחיר שמתאים ללקוח או הספק החדשים) באופן אוטומטי. אם לא מסמנים אפשרות זו, תוצג למשתמש הודעה: האם לשלוף מחירים מחדש?  אם משיבים בחיוב, כל המחירים בחשבונית יישלפו מחדש. שליפת מחירים מחדש עלולה להוות בעיה אם חלק מהמחירים שנרשמו בחשבונית הם מחירים שהובטחו ללקוח.

הוספת כפתור תשלום בחשבונית: בסעיף זה קובעים כי חשבוניות שתשלחנה ללקוח בדוא"ל תכלולנה כפתור תשלום באשראי. הלקוח יפתח דף תשלום מאובטח מתוך הדוא"ל, ובסיום התשלום חשבשבת תפיק קבלה, תרשום תנועות יומן ותסגור את החשבונית כנגד הקבלה. האפשרות לתשלום בחשבונית פעילה רק כאשר בכרטיס הלקוח מסומנת שליחת חשבוניות בדוא"ל. תשלום באשראי אפשרי בחברות בהן נרכש מסוף קרדיטגארד לסליקת אשראי.

חשבון מע"מ יבוא: לצורך הפקת רשומון יבוא יש לפתוח כרטיס חשבון נפרד עבור מע"מ ברשומון הייבוא משום שבעת הפקת דוח PCN874 יש לדווח על מע"מ זה בנפרד. לחשבון זה יש להגדיר חשבון ראשי: מע"מ תשומות.

עדכון שערים בעת שליפת מסמכי בסיס: יש לסמן את הסעיף כדי שהתוכנה תשלוף את השערים (ובעקבות זאת תתקן את המחירים) בעת הפקת מסמך אב על סמך מסמך בסיס (לדוגמה: חשבונית על סמך תעודת משלוח או על סמך הזמנה).

בעת כניסה חוזרת של פריט טבוע, לעדכן את נתוני הפריט: פריט טבוע שיצא מהמלאי עשוי לחזור למלאי (לדוגמה: מחשב שנמכר ללקוח, ואחר כך נרכש חזרה מהלקוח). מסמנים את הסעיף הנוכחי כדי שהתוכנה תפתח את חלון נתוני הפריט הטבוע בעת הכניסה החוזרת (לדוגמה: כדי לעדכן את תאריך תום אחריות).
אפשרות לשליפת מפתח חשבון מכרטיס מועדון: סעיף זה מיועד לעסקים שעובדים עם כרטיס מועדון, וקוראים את הכרטיס באמצעות קורא כרטיסי אשראי. יש לסמן את הסעיף רק בתיאום עם מדריכי חשבשבת.

עדכון מספר שורה בהפקה: באמצעות סעיף זה ניתן (1) לסדר את השורות בהדפסה ו- (2) להתייחס לשורות מסוימות במסמך הבסיס (לדוגמה: מספקים בחשבונית שורה מס' 3 מתוך הזמנת הלקוח). כאשר מסמנים בסעיף זה 'כן' התוכנה שומרת את הערך שנרשם בטור "מספר שורה". כאשר מפיקים, לדוגמה, חשבונית על סמך הזמנה, ערך זה יוצג  בשדה "מספר שורה של מסמך בסיס".

חשבוניות בסיס מזומן: ההגדרות הבאות משמשות למערכת חשבוניות על בסיס מזומן.

פריט שכר טרחה: פריט במלאי עבור שורת שכר טרחה בעת הפקת חשבוניות על בסיס מזומן. כאשר מפיקים חשבונית מס על בסיס מזומן שלא על סמך חשבונית עסקה (כלומר, כאשר אין פירוט לגבי העבודות שבגינן התקבל התשלום), חשבשבת רושמת שורת פריט אחת. מפתח הפריט בשורה זו הוא המפתח שרושמים בשדה הנוכחי.
פריט הוצאות פטורות ממע"מ: פריט במלאי עבור שורת ההוצאות הפטורות ממע"מ (לדוגמה: אגרות) בעת הפקת חשבוניות על בסיס מזומן.

דוא"ל למסמכים

הצגת חתימה דיגיטלית: צירוף אישור חתימה דיגיטלית למסמכים דיגיטאליים שנשלחים ללקוחות באמצעות דו"אל. החתימה נוספת לחלק העליון של המסמך ונראית כך:

טקסט קבוע להודעה: ניתן לצרף טקסט קבוע שיתלווה לכל מסמך שישלח בדוא"ל.

קורא בר קוד
עסקים שמשתמשים במכשיר לקריאת סימון בר-קוד, יכולים לבחור בין שלוש שיטות העבודה הבאות:

• לרשום את מספר הבר-קוד כמפתח הפריט.
•  לרשום מפתח פריט כלשהו, ולרשום את מספר הבר-קוד בשדה בר-קוד ברשומת הפריט.
•  לרשום את מספר הברקוד כמספר חליפי.

 
כמות 1 כברירת מחדל ומעבר אוטומטי לשורת הפריט הבאה: יש לציין האם יש להציב 1 בשדה כמות כברירת מחדל. כאשר מוכרים פריטים "רגילים" (כמו בסופר-מרקט), מומלץ לסמן סעיף זה. אולם אם מוכרים פריטים מיוחדים, כגון פריטים לגביהם יש לעדכן אצווה, פג-תוקף, מספר טבוע וכד', נוח יותר לבטל את הסימון.
סעיף זה מיועד לעסקים העובדים עם קורא בר קוד, ואשר מנחים את העובדים שלהם לקרוא כל יחידה (גם כאשר הכמות גדולה מ- 1). כאשר מסמנים את הסעיף, התוכנה רושמת בשדה כמות 1, ועוברת ישירות לשורה הבאה. לכן, העובד צריך רק להפעיל את קורא הבר-קוד (ולא לרשום דבר במחשב). ניתן להגביל את הסעיף למסמכי הקופה הרושמת, מסמכי קופה ומכירות או כל המסמכים.
עסקים שאינם עובדים עם קורא בר קוד אך ברירת מחדל לכמות במכירה היא 1 יכולים לסמן שימוש בבר קוד ולהשתמש בתכונה זו (על אף שכאמור אינם עובדים עם קורא בר קוד בפועל).
מפתח לשליפת בר קוד חליפי:  עסקים המגדירים את מספר הבר קוד כמספר חליפי נדרשים לקבוע בסעיף זה את מפתח החשבון המוגדר לצורך קביעת מספרים חליפיים לפריטים.