חשבשבת היא תוכנה רב-שנתית. התנועות של השנה החדשה מצטרפות לתנועות של השנים הקודמות. לשיטה זו מספר יתרונות:

• כאשר מפיקים כרטסת של לקוחות, ספקים וכד' (כרטיסים מאזניים) רואים את כל התנועות לאורך מספר שנים.
• ניתן להפיק דוחות המעמתים תקופות שונות (לדוגמה: מכירות מרץ השנה לעומת מכירות מרץ בשנה הקודמת).
• בסוף השנה אין צורך לבצע העברת יתרות לשנה הבאה.

הדבר היחיד שיש לעדכן בעקבות העברת שנה (או העברת רבעון) הוא העברת יתרות הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות) כנגד כרטיס עודפים. הרווח או ההפסד עוברים לכרטיס עודפים, וכרטיסי ההוצאות וההכנסות מתחילים שוב מיתרת אפס.

העברה זו נעשית באמצעות סעיף: העברת יתרות הכנסות והוצאות בתפריט הנהלת חשבונות.

כאשר מפעילים סעיף זה התוכנה רושמת, עבור כל כרטיס הכנסה או הוצאה, תנועת יומן שמאפסת את יתרת הכרטיס ומעבירה את היתרה לחשבון עודפים. התנועות נרשמות במנה 9998. כמו מנה 9999 (המנה שבה נרשמות התנועות בגין מסמכי שיווק ורכש שמפיקה התוכנה) גם במנה זו התנועות נרשמות ישירות בקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות בתנועות חד-צדיות (תנועות חד-צדיות לזכות או לחובת כל אחד מכרטיסי ההכנסה וההוצאה, ותנועה חד-צדית נוספת לזכות או לחובת כרטיס עודפים).

אין צורך לבצע את ההעברה בסוף היום האחרון של השנה. ניתן להמשיך ולעבוד כרגיל, ולהמתין עם ביצוע ההעברה עד אשר נערכו בדיקות והתאמות של השנה הקודמת. אם לאחר ביצוע ההעברה ממשיכים לרשום תנועות בשנה הקודמת, יש לחזור ולבצע את ההעברה. חשבשבת תרשום את פקודות התיקון המתאימות.

לפני שמפעילים את סעיף העברת הכנסות והוצאות יש לעדכן מספר נתונים בדף נתונים כלליים – סגירת שנה.

בוחרים בסעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות.

להלן הסבר על הסעיפים במסך זה:

יתרת כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך: בשדה זה מופיע התאריך שהוגדר בהגדרות החברה. ניתן לתקן את התאריך במסך. בדרך כלל התאריך צריך להיות ה-  31.12 של השנה שסוגרים אולם מי שעובד על בסיס רבעוני, יכול לבצע פעולה כזו בסוף כל רבעון.

חשבון עודפים: מפתח חשבון של כרטיס עודפים כפי שהוגדר בהגדרות חברה. ניתן לרשום חשבון אחר בתנאי שהחשבון הראשי של הכרטיס הוא עודפים.

פרטים לתנועות יומן: בשדות אלה מוצגים התאריכים והאסמכתאות שיירשמו בתנועות היומן של העברת הכנסות. ברירות המחדל הן על פי הרשום בהגדרות חברה. ניתן לתקן את התאריכים ולהוסיף אסמכתאות לפי הצורך.

דוח לפני העברה: פעולת העברת הכנסות והוצאות רושמת תנועות יומן בקובץ הקבוע. אם מגלים טעות (לדוגמה, תאריך שגוי) לאחר שתנועות היומן נרשמו, יש לבצע ביטול העברה, ופעולת הביטול רושמת תנועות יומן נוספות. כדי להימנע מטעויות כאלה מומלץ להפיק דוח מקדים שמפרט מה יהיו תוצאות פעולת ההעברה (מבלי לבצע את הפעולה עצמה). באמצעות דוח זה ניתן לגלות שגיאות ולתקן אותן לפני ביצוע פעולת ההעברה.

לסיום בוחרים בכפתור הפקה. חשבשבת תרשום את התנועות ותחזור למסך הראשי.

לא ניתן להפעיל סעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות אם קיימות מנות במאגר זמני המכילות תנועות הרלוונטיות לשנת המס לגביה מבצעים את ההעברה. אם חשבשבת מגלה מנות כאלה היא מציגה את ההודעה הבאה: יש מנות במאגר זמני בתאריך נמוך מתאריך ההעברה. יש לקלטן לפני פעולה זו.

תיקון העברת שנה

כאמור, ניתן לחזור ולהפעיל את תוכנית העברת שנה על מנת לתקן את היתרות בעקבות פעולות שנעשו בשנה הקודמת לאחר שבוצעה העברת שנה.

חשבשבת מציגה את רשימת ההעברות הקודמות.

בשדה מצב העברה התוכנה רושמת "הועברה יתרה לתאריך" או "נוספו תנועות לאחר התאריך יש להעביר שוב". ההערה השנייה מציינת כי לאחר שהופעלה תוכנית העברת הכנסות לתאריך מסוים נרשמו תנועות יומן לתקופה הקודמת. במקרה זה, יש לחזור ולהפעיל את תוכנית העברת הכנסות לתאריך הנידון. לדוגמה: הפעילו את תוכנית העברת הכנסות לתאריך 31/12/2021 בסיום הפעולה הפרטים היו "הועברה יתרה לתאריך". לאחר מכן נרשמו תנועות לתקופה שלפני  31/12/2021 התוכנה החליפה את הטקסט ל- "נוספו תנועות לאחר התאריך יש להעביר שוב". בעקבות זאת הפעילו מחדש את תוכנית העברת הכנסות. הכלל הוא: בכל תאריך לגביו מפעילים את תוכנית העברת הכנסות, השורה האחרונה צריכה לכלול את הפרטים: הועברה יתרה לתאריך.

ביטול העברה אחרונה – ניתן לבטל את תנועות היומן שנרשמו בהעברה אחרונה. חשבשבת תעתיק את התנועות של ההעברה האחרונה ותשנה את סימן הסכום (סכום חיובי יירשם עם סימן מינוס, ולהפך) אולם מומלץ לא להשתמש באופציה זו. עדיף להפעיל את תוכנית העברת הכנסות פעם נוספת (ואז התוכנה תרשום תנועות העברת שנה נוספות).

תנועות העברת הכנסות והוצאות בדוחות

בעת הפקת דוחות וכרטסות ניתן לקבוע כיצד יש להציג את התנועות של העברת הכנסות והוצאות. כאשר מגדירים דוח באמצעות מחולל מאזנים בהנה"ח, ובוחרים בטור יתרה, חשבשבת מציגה את סעיף תנועות העברת הכנסות, שבו ניתן לבחור אחת האפשרויות הבאות:

כולל תנועות העברת הכנסות: כאשר בוחרים באפשרות זו, יתרות הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים בשנה (או בתקופה) האחרונה (הנוכחית) תהיה 0.

לא כולל תנועות העברת הכנסות: הדוח יתעלם מתנועות העברת הכנסות. דוגמה לשימוש באפשרות זו: מפיקים דוח על כרטיסי מכירות לתקופה אוקטובר 2021– פברואר 2022 (ולכן, רוצים להתעלם מתנועות העברת הכנסות שנרשמו לסוף דצמבר 2021).

כולל תנועות העברת הכנסות עד תאריך: הדוח יתעלם מתנועות ההעברה החל מהתאריך שנרשם. דוגמה לשימוש באפשרות זו: התבצעה סגירת הכנסות לשנת 2021, אך מעוניינים לראות דוח רווח והפסד לשנת 2020. (אם לא נתעלם מתנועות העברת הכנסות מסוף דצמבר 2020, יתרות כרטיסי ההכנסות וההוצאות יהיו אפס).