עסקים וארגונים צריכים להגיש דוח מע"מ PCN874. דוח זה מפרט, בין היתר, את חשבוניות המס שהעסק הפיק ואת חשבוניות המס שהעסק קיבל. על סמך דוח זה רשות המסים יכולה להצליב את הדיווחים על מע"מ תשומות עם הדיווחים על מע"מ עסקאות,
ולגלות חשבוניות פיקטיביות (חשבוניות שדרשו עבורן מע"מ תשומות אך לא התקבל בגינן דיווח על מע"מ עסקאות). מגישים את הדוח באמצעות קובץ ששולחים לרשות המסים דרך אתר אינטרנט. יש לשלוח את הקובץ גם כאשר משלמים מע"מ וגם כאשר מבקשים החזר מע"מ.
רישום פקודות יומן לדוח מעמ PCN874
שאלות נפוצות לגבי דוח מע"מ PCN874
הפקה ראשונה
בפעם הראשונה שמפיקים את הדוח מוצג החלון הבא:
לפני הפקה זו המשתמש אמור לסמן את החשבוניות שהגיעו באיחור. כמו כן, יש להגביל את תאריכי הדוח מתחילת החודש ועד סופו. (בהפקות הבאות הגבלת התאריך ההתחלתי מיותרת). לדוגמה, אם מפיקים דוח לחודש אפריל 2016 רושמים בהגבלת התאריכים מ- 1.4.2016 עד- 30.4.2016 כמו כן יש לציין את קוד האיחור של חשבוניות רכש (לדוגמה: 1604) שהגיעו באיחור וחשבוניות שלא יכללו בדוח הנוכחי ויידחו לדוח הבא (לדוגמה: 1605).
הסיבה לחלון המיוחד בעת ההפעלה הראשונית: בפעם הראשונה שמפיקים את הדוח התוכנה מעדכנת במסד הנתונים את כל החשבוניות שדווחו בעבר.
לסיום בוחרים בכפתור הפקה.
הפקות הבאות
מההפקה השנייה ואילך, לאחר שבוחרים בסעיף דוח PCN874, מוצג החלון הבא:
תאריך אסמכתא: בסעיף זה יש להגביל תאריך אסמכתא עד, לדוגמה: אם רוצים להפיק דוח למאי 2016 רושמים תאריך עד 31.5.16. אין צורך לעדכן את שדה תאריך מ-. לאחר שבוחרים בכפתור הפקה. חשבשבת תאסוף את כל התנועות שטרם דווחו למע"מ, שהתאריך שלהן נמוך מהתאריך שנרשם בסעיף תאריך אסמכתא עד.
סוג ההפקה: בסעיף זה ניתן לבחור בין שלוש האפשרויות הבאות:
- קובץ לעוסק בודד – הדיווח כולל נתונים של חברה אחת בלבד.
- קובץ משותף למספר עוסקים – הדיווח כולל נתונים של מספר חברות. אפשרות זו רלוונטית למייצגים. לאחר שבוחרים בה רושמים את מספר המייצג. בעת ההפקה, התוכנה תצרף את הנתונים של הדוח הנוכחי לנתונים שכבר נשמרו בקובץ בהפקות הקודמות, כך שבסוף התהליך הקובץ יכלול נתונים של מספר חברות. יש לסמן את כל החברות החל מהחברה הראשונה.
- איחוד עוסקים – דיווח משותף לכמה עוסקים שמדווחים למע"מ במסגרת איחוד עוסקים. כאשר מסמנים סעיף זה, חשבשבת מוסיפה את הנתונים של החברה הנוכחית לנתונים שנמצאים בקובץ הדיווח לגבי החברה הקודמת (שגם היא שייכת לאותו איחוד עוסקים). יש לבחור בסעיף זה לגבי כל אחת מהחברות שנכללות בדוח. יש לסמן את כל החברות החל מהחברה הראשונה.
חודש שדווח / שנת דיווח: יש לוודא שהנתונים בשדות אלה נכונים. נתונים אלה נרשמים בקובץ שמשדרים לרשות המסים. חשבשבת תתריע כאשר התאריכים בחתך תאריך אסמכתא אינם תואמים לחודש ולשנת הדיווח.
לסיום בוחרים בכפתור הפקה.
כעת תפיק התוכנה את דוח המע"מ. אם התוכנה תזהה תנועות שאינן תקינות או חשבונות בעייתיים יוצגו הודעות שגיאה מתאימות (הסברים להלן).
סימון תנועות תשומות מדוח 874
חלון זה מציג את כל תנועות התשומות לדיווח בחודש הנוכחי (בהפקה ראשונה לא יוצגו תנועות שבשדה אסמכתא 3 נרשם קוד איחור). חלון זה מאפשר להוציא מהדוח תשומות. דבר זה רלוונטי בשני מקרים:
- הדוח הוא להחזר (כלומר, סכום מע"מ תשומות גבוה מסכום מע"מ עסקאות), ורוצים לבטל תשומות כדי שהדוח לא יהיה להחזר.
- נקלטו תנועות של חשבוניות רכש לאחר ה- 15 לחודש ולפני שידור הדוח, ורוצים להוציא את התנועות האלה מדוח 874 (על מנת שהסכום ששולם יתאים לסכום בדוח 874).
כאמור, עסקים שאינם מעוניינים לקבל החזר יכולים לסמן ברשימה זו תנועות שיוצאו מהדוח (על מנת למנוע את ההחזר).
סכום לתשלום: סכום התשלום שיהיה בדוח אם לא יסמנו אף תנועה.
סכום לתשלום לאחר קיזוז: סכום התשלום שיהיה בדוח בעקבות סימון תנועות של תשומות שיוצאו מהדוח.
סכום התשומות שלא יכללו: סכום התשומות שסומנו (כדי להוציא אותן מהדוח).
ניתן להדפיס התנועות המוצגות בחלון זה באמצעות בחירה בכפתור הדפסת כל התנועות.
ניתן לבחור בכפתור ביטול הפקה להפסקת הפקת הדוח.
ניתן לסמן תנועות לדחייה באופן הבא:
סימון ידני של תנועות שלא יכללו בדוח.
בוחרים בכפתור סימון הכל, לסימון כל תנועות התשומות המופיעות בחלון זה.
בוחרים בכפתור ביטול כל הסימונים לביטול הסימונים בחלון הנוכחי.
בוחרים בכפתור סימון לפי חתך. חשבשבת תציג את חלון סינון תשומות מהדוח.
הערה: חלון זה נפתח רק אם בחודש ההפקה יש החזר. בכדי להציג החלון בכל מקרה יש לסמן את סעיף הצגת חלון סימון תשומות גם כאשר אין החזר בסעיף דוח למע"מ PCN874 שבמסך נתונים כלליים > נתוני חברה
סעיף סינון תשומות מהדוח
סימון תנועות בהן סכום המעמ גדול מ: באמצעות סעיף זה ניתן לסמן תנועות של חשבוניות רכש לפי סכום המע"מ. לדוגמה, אם רושמים 8000 שקלים, התוכנה תסרוק את התנועות ותסמן את כל התנועות של חשבוניות הרכש בהן סכום המעמ 8000 שקלים ומעלה.
סימון תנועות בהן אסמכתא 3 שווה ל: באמצעות סעיף זה מוציאים מהדוח תנועות שבשדה אסמכתא 3 שלהן נמצא ערך מסוים. לדוגמה, אם רשומים 1604 התוכנה תסרוק את התנועות ותסמן את כל התנועות של חשבוניות הרכש שבהן בשדה אסמתכא 3 רשום: 1604.
להמשך בוחרים בכפתור הפעל סימון לפי חתך.
חשבשבת תפיק את הקובץ שיש לשדר לרשות המסים. במהלך ההפקה היא עלולה להציג הודעות שגיאה (הסברים בהמשך).
דוח 874 לא רק מפרט את כל חשבוניות המכירה והרכש, אלא לגבי כל חשבונית מציין את סוג המסמך, לפי פירוט שנקבע ע"י רשות המסים. החלון מציג את כל סוגי המסמכים "המיוחדים" (חשבונית ייצוא, חשבוניות בקופה קטנה וכד'). כל אחד מסוגי מסמכים אלה נקבע באמצעות חתך כרטיסי חשבון של הלקוחות ושל הספקים בחשבשבת (היוצא מן הכלל היחיד הוא המסמך של רשומון ייבוא שהחתך שלו נקבע לפי כרטיס מע"מ תשומות ייבוא – הסברים בהמשך).
דוגמה: אם העסק מייצא, עליו לציין את המפתחות ו/או את חתך קודי המיון של כרטיסי החשבון של הלקוחות להם מייצאים. בשורה השלישית מקליקים בטור בחר (השורה תיצבע בצבע לבן) ובהמשך השורה רושמים את חתך כרטיסי הלקוחות להם מייצאים באמצעות הטורים: מיון מ, מיון עד, חתך, חשבון מ, חשבון עד. לדוגמה: אם כל הלקוחות להם מייצאים נמצאים בקוד 200 – 299 רושמים 200 בטור מיון מ ורושמים 299 בטור מיון עד (ולא משנים את ברירות המחדל בשאר הטורים). אם העסק אינו עוסק בייצוא, יש לדלג על השורה. התוכנה תתריע אם בשורה שסומנה לא הוגדר חתך או שהוגדר חתך לא מלא.
הערה: התוכנה שומרת את הערכים האחרונים של החתכים, ולכן יש צורך להגדיר אותם רק פעם אחת, בתחילת העבודה, ולתקן אותם בהמשך רק אם חל שינוי באחד החתכים.
כאמור, החלון מפרט את החשבוניות "המיוחדות". כל חשבוניות המכירה שאינן נכללות באחת הקבוצות שלעיל מדווחות כעסקאות רגילות (סמל S), וכל חשבוניות הרכש שאינן נכללות באחת הקבוצות שלעיל מדווחות כתשומות רגילות (סמל T). כלומר, אין צורך להגדיר בחלון את חתך הלקוחות להם מפיקים חשבוניות רגילות, ואת חתך הספקים מהם מקבלים חשבוניות רגילות.
להלן הסברים על סוגי המסמכים:
לקוח לא מזוהה: לקוח שאין לו מספר עוסק מורשה (או מספר יישות). בדרך כלל זהו לקוח פרטי, אך גם כאשר מפיקים חשבונית מס רגילה (ולא חשבון יצוא) ללקוח בחו"ל, הלקוח הוא בלתי מזוהה. הביטוי "בלתי מזוהה" מציין שהלקוח אינו מזוהה במע"מ. לדוגמה, אם מוכרים בית לאדם פרטי, הלקוח הוא בלתי מזוהה (על אף שהעסק יודע מה מספר תעודת הזהות של הלקוח).
חשבונית עצמית: חשבונית שמפיקים במקום ספק שאינו מפיק חשבוניות (לדוגמה: מרצה אורח). אם העסק מפיק מדי פעם חשבוניות עצמיות, יש לרשום את חתך כרטיסי החשבון של הלקוחות להם הפיקו חשבונית עצמית. לשם כך מומלץ לבחור קוד מיון נפרד לכל כרטיסי החשבון של הספקים להם מוציאים חשבוניות עצמיות. יש לרשום את תנועות היומן הבאות עבור כל חשבונית עצמית באופן הבא (בהנחה ששיעור המע"מ הוא 17.00%):
| ח-ן חובה | % | ח-ן זכות | % | |
| חשבונית מס | ספק (נותן השירות) | 117.00 | הכנסות
מע"מ עסקאות |
100.00
17.00 |
| חשבונית רכש | הוצאות
מע"מ תשומות |
100.00
17.00 |
ספק (נותן השירות) | 117.00 |
| ביטול ההכנסות | הכנסות חשבונית עצמית | 100.00 | ספק (נותן השירות) | 100.00 |
ייצוא: לקוחות בחו"ל, שמפיקים להם חשבוניות ייצוא. אם העסק מייצא, יש לרשום את חתך הלקוחות שמקבלים חשבוניות ייצוא.
לקוח רש"פ: לקוח שנמצא ברשות הפלסטינאית. המכירות ללקוחות אלה הן באמצעות חשבוניות מיוחדות שמקבלים מרשות המסים. אם מוכרים ללקוחות ברש"פ, יש לרשום בשורה זו את חתך הלקוחות.
ריכוז מכירות: ניתן לרשום בפקודת יומן אחת ריכוז של מכירות. הריכוז יכול להיות של מכירות קופה רושמת (לדוגמה, לפי Z) או של חשבוניות. מותר לכלול בתנועת הריכוז רק מכירות (חשבוניות) שהסכום של כל אחת מהן הוא עד 5,000 ₪ (לפני מע"מ). יש לרשום תנועת יומן נפרדת עבור כל מכירה (חשבונית) שהסכום שלה לפני מע"מ הוא 5,000 ₪ או יותר. כמובן, יש לקזז את המכירות האלה מסכום הריכוז. לדוגמה, אם במסעדה הייתה ארוחה שהסכום שלה היה 6000 ₪, יש לקזז את הארוחה הזו מסכום ה- Z, ולדווח עליה בנפרד (אין צורך לדווח מספר זהות של הסועד). רושמים את פקודת היומן לחובת כרטיס "לקוחות שונים – ריכוז" ולזכות הכנסות ומע"מ עסקאות. כרטיס "לקוחות שונים – ריכוז" צריך להיות שונה מכרטיס "לקוחות שונים" הרגיל, משום שמדווחים על תנועות הריכוז בשורה נפרדת בדוח PCN874. בתנועת היומן של ריכוז מכירות יש לרשום את מספר החשבוניות (או התלושים בקופה רושמת) בשדה אסמכתא 1 (או שדה אסמכתא 3). אם תוכנה חיצונית מעבירה לחשבשבת ריכוז מכירות, בתנועה אחת או בכמה תנועות, מכירות של קופה רושמת או מכירות אחרות, מכירות ללקוחות פרטיים או מכירות ללקוחות שהם עוסקים מורשים למע"מ, יש לבקש מבית התוכנה לרשום בשדה אסמכתא ראשונה או בשדה אסמכתא 3 את כמות החשבוניות בתנועה של ריכוז המכירות. בנוסף, יש להעביר תנועות נפרדות על כל מכירה שהסכום שלה לפני מע"מ הוא 5000 ש"ח או יותר (להלן: מכירות גדולות). בתנועות אלו חשבון הלקוח צריך להיות שונה מכרטיס החשבון שנרשם בתנועת הריכוז. בכל אחת מתנועות אלו יש לרשום בשדה אסמכתא ראשונה את מספר החשבונית. אם בית התוכנה אינו עושה זאת, יש לבצע את הדבר באופן ידני.
אם ישנן מכירות גדולות ללקוחות שהם עוסקים מורשים, יש לפתוח לכל אחד מהם כרטיס חשבון בחשבשבת.
תנועת ריכוז מכירות: רושמים את תנועת ריכוז המכירות לכרטיס לקוחות שונים.
קוד המיון של כרטיס זה צריך להיות כמו קוד המיון של לקוחות קופה רושמת. כלומר, מדווחים על המכירות האלו כאילו היו מכירות קופה רושמת, גם אם בפועל לא היו כך. הסיבה: בדוח 874 מרכזים את כל המכירות ללקוחות לא מזוהים ברשומה אחת, שבה מציינים את הסכום הכולל של המכירות ואת כמות החשבוניות. אין הבחנה בדוח זה בין מכירות קופה רושמת לבין מכירות אחרות ללקוחות לא מזוהים.
מכירות גדולות ללקוחות לא מזוהים: כאמור, המכירות הגדולות מדווחות בנפרד – תנועה נפרדת לכל מכירה. בכל תנועה יש לרשום מפתח לקוח. כרטיס הלקוח במכירות גדולות צריך להיות שונה מכרטיס לקוחות שונים של קופה רושמת, משום שבדוח 874 המכירות האלו צריכות להיות כלולות בחתך של לקוחות לא מזוהים (ולא בחתך של קופה רושמת).
הכלל הוא כי בתנועות של לקוחות לא מזוהים כל תנועה מציינת חשבונית אחרת, ושדה אסמכתא ראשונה מציין את מספר החשבונית. בתנועות של ריכוז מכירות / קופה רושמת התנועה מציינת ריכוז מכירות, ושדה אסמכתא מציין את כמות החשבוניות.
הערה: כמובן, כל האמור לעיל חל לא רק על תנועות שמקבלים מתוכנה חיצונית אלא גם על רישום ידני של תנועות ריכוז מכירות.
קופה קטנה: תנועות יומן של קופה קטנה רושמים במבנה של חשבונית רכש (לחובת כרטיס הוצאות וכרטיס מע"מ תשומות ולזכות מי שמקבל את התשלום). בשדה אסמכתא 2 (אסמכתא שנייה) רושמים את כמות החשבוניות שרוכזו בתנועת היומן. לדוגמה, אם תנועת היומן היא עבור 20 חשבוניות של חניה, רושמים בשדה אסמכתא 2 את המספר 20. אם הרישום הוא בגין חשבונית אחת בלבד, יש לרשום 1 באסמכתא 2. בשדה תאריך (התאריך הראשון) יש לרשום את תאריך הרישום. סכום המע"מ בכל אחת מהחשבוניות המדווחות במסגרת הקופה הקטנה צריך להיות עד 300 ₪. אם סכום המע"מ גבוה יותר, יש לדווח על החשבונית כחשבונית רכש "רגילה" (לזכות הספק). בשורה הנוכחית רושמים את חתך של כרטיסי החו"ז של מי שמקבלים את התשלום של קופה קטנה. בסיום ההפקה ניתן להפיק דוח המפרט את החשבוניות שנכללו בדוח כרשומת K.
רשומון ייבוא: יש לפתוח במערכת הנה"ח כרטיס חשבון עבור מע"מ תשומות יבוא (בנוסף לכרטיס מע"מ תשומות) עבור מע"מ תשומות בגין הייבוא (כלומר, המע"מ שמשלמים עבור הטובין שהתקבלו מחו"ל). פקודת היומן עבור רשומון היא לחובת כרטיס מע"מ תשומות ייבוא הנ"ל. בפקודת יומן זו רושמים את מספר רשומון הייבוא בשדה אסמכתא 2 (האסמכתא השנייה). בשורה הנוכחית רושמים את כרטיס החשבון הנ"ל של מע"מ תשומות ייבוא (בניגוד לשאר השורות שבהן רושמים חתך של לקוחות או ספקים).
ספק רש"פ: ספק שנמצא ברשות הפלסטינאית. המע"מ בחשבוניות של ספקים אלה שונה מהמע"מ הרגיל. יש לרשום את חתך הספקים שנמצאים ברשות הפלסטינאית.
מסמך אחר ע"פ חוק: שורה זו מיועדת למסמכי רכש אחרים, כגון מסמך של בנק הכולל מע"מ.
לכל אחד ממסמכים אלה נקבע סמל, אות אנגלית. הסמל נקבע ע"י רשות המסים והוא מופיע בקובץ שנשלח לרשות.
בסיום סימון והגדרת החשבונות מקליקים על כפתור הפקה.
במהלך ההפקה חשבשבת בודקת אם הנתונים מתאימים לדרישות של רשות המסים. היא עלולה להציג את הודעות השגיאה הבאות:
חתכים חופפים: אם התוכנה מוצאת כרטיסי חשבון ששייכים ליותר מחתך אחד (לדוגמה, חשבון שנופל גם בחתך של לקוחות ייצוא וגם בחתך של לקוחות רש"פ), היא מציגה חלון בו יש לרשום מחדש את החתכים בחלון של הפקת הדוח (וכמובן, להפיק את הדוח מחדש).
תנועות חד-צדיות: אם התוכנה מוצאת חשבוניות שנרשמו באמצעות תנועות חד צדיות או באמצעות תנועות לא מאוזנות היא מציגה מסך המציג תנועות של חשבוניות שלא נרשמו באמצעות סוגי תנועה. מומלץ –
- להפסיק את הפקת הדוח;
- לבטל אחת מתנועות היומן השגויות באמצעות תנועת סטורנו (כלומר, תנועת יומן שזהה לתנועה המבוטלת פרט לכך שהסכום שלה הוא בסימן מינוס);
- לרשום מחדש תנועות יומן של חשבוניות באמצעות סוגי תנועה;
- לאחר רישום התנועות כאמור יש להפיק מחדש את הדוח.
הערה: תנועות לא מאוזנות, גם אם נרשם לגביהן סטורנו, ימשיכו להופיע כשגויות, אך כמובן לאחר רישום תנועות הסטורנו יש להתעלם מהן.
תנועות ללא מע"מ / הכנסות: כאמור, התנועות של חשבוניות מכירה צריכות להיות לחובת לקוח ולזכות הכנסות ומע"מ עסקאות, ואילו חשבוניות רכש צריכות להיות לחובת הוצאות ומע"מ תשומות ולזכות ספק. אם התוכנה מוצאת תנועות של חשבוניות מכירה שחסר בהן כרטיס הכנסות, או חשבוניות רכש שחסר בהן כרטיס הוצאות היא מציגה את החלון הבא:
סוגי מע"מ שונים: אם באותה תנועה נרשמו גם מע"מ תשומות וגם מע"מ עסקאות, או נרשמו גם מע"מ תשומות רגילות וגם מע"מ תשומות לנכסים, חשבשבת מציגה חלון שגיאה. יש לתקן את התנועות.
תנועות שאינן בנויות נכון חשבונאית: כאשר תנועות כוללות כרטיס מע"מ עסקאות או מע"מ תשומות, אולם:
א. בצד של כרטיס מע"מ נמצא חשבון נוסף שאינו הכנסות או הוצאות, או
ב. חשבון הכנסות או חשבון הוצאות נמצא בצד הנגדי לכרטיס המע"מ, או
ג. התנועה כוללת כרטיסי הכנסות חייבות מע"מ והכנסות פטורות מע"מ,
תנועות כאלה אינן נכונות חשבונאית, לא ניתן לכלול אותן בדוח, והן מפורטות בחלון שגיאה.
עסקאות/תשומות ללא מספר עוסק: החלון הבא מוצג כאשר מתגלות תנועות יומן של חשבוניות רגילות (לקוחות קבועים או ספקים קבועים) שחסר בהן מספר עוסק.
הדוח מציג שורה אחת לכל לקוח או ספק.
חשבשבת מאפשרת לתקן את הנתונים בדוח הנוכחי. בשדה "מספר עוסק" מעדכנים את מספר העוסק של הלקוח או הספק. אם בוחרים בכפתור "עדכון וחזרה" התיקון יעודכן בכל התנועות של הלקוח או הספק.
כדי לעדכן את מספר העוסק במסד הנתונים של חשבשבת (נוסף לעדכון בדוח הנוכחי), בכל כרטיסי החשבון של הלקוחות והספקים שמופיעים ברשימה, יש לסמן את הסעיף עדכון גם בכרטיס חשבון.
אסמכתא ריקה בתנועות: מסך שגיאה זה מפרט תנועות של חשבוניות שלא נרשמה בהן האסמכתא (מספר החשבונית). ניתן להוסיף את מספר החשבונית בשלב זה. כל שורה מציגה תנועה של חשבונית ללא אסמכתא. לגבי כל חשבונית מוצגים הנתונים הבאים: מפתח חשבון (של הלקוח או של הספק), תאריך החשבונית, וסכום המע"מ בתנועה של החשבונית. על סמך נתונים אלה ניתן לאתר את החשבונית ולמצוא את מספר החשבונית.
כדי לעדכן את מספר החשבונית יש לרשום את מספר האסמכתא בטור בצד שמאל. "מספר אסמכתא". העדכון נעשה רק בקובץ שנשלח לרשות המסים (ולא בתנועות היומן). כדי לתקן את האסמכתאות החסרות בתנועות היומן יש לרשום את התיקון דרך דף תיקון תנועות יומן.
ניתן לדלג על שלב זה ע"י בחירה בכפתור המשך הפקה. רשות המסים מקבלת דוחות שכוללים אחוז קטן של שגיאות.
קופה קטנה: חלון שגיאה נוסף מוצג אם הסכומים בקופה קטנה אינם תואמים להוראות. כזכור, לפי ההנחיות הנוכחיות סכום מע"מ תשומות בכל אחת מהחשבוניות בקופה הקטנה צריך להיות עד 300 ₪. תנועות היומן של קופה קטנה כוללות את הסכום הכולל של החשבוניות ואת מספר החשבוניות. על סמך נתונים אלה חשבשבת מחשבת את הסכום הממוצע של המע"מ בחשבוניות בקופה הקטנה. אם סכום זה גבוה מ- 300 ₪ היא מציגה חלון שגיאה.
הערה: נתונים אלו יכולים להשתנות ע"י רשות המסים, ויש לעדכן אותם במסך ההגדרות.
בדיקה של תאריכי החשבוניות: אחת הבדיקות שנערכות במחשב רשות המסים היא אם כל החשבוניות הן מאותו תאריך, הדבר (לדברי רשות המסים) אינו סביר, ולכן הדוח לא מתקבל, והנישום מתבקש להסביר את הנתונים לרשות המסים. חשבשבת עורכת בדיקה מקדימה, ואם כל חשבוניות הרכש או כל חשבוניות המכירה הן מאותו תאריך, היא מציגה הודעה. מומלץ להפסיק את ההפקה, ולתקן את הדרוש תיקון.
התראה על יתרה שלילית באחד מסיכומי הדוח: לעתים הסכום הכולל של אחד הסעיפים הבאים הוא במינוס (יתרה שלילית): מע"מ עסקאות / מע"מ תשומות / מע"מ תשומות לנכסים / הכנסות / הכנסות פטורות. לעת עתה רשות המסים אינה קולטת דוחות עם יתרת מינוס בסעיפים אלה. כאשר אחד הסיכומים הנ"ל הוא במינוס, חשבשבת מציגה התראה, ומאפשרת להמשיך או לבטל את ההפקה. אם בוחרים לבטל את ההפקה יש לדחות את הדיווח של תנועות מסוימות לחודש הבא, כך שבעקבות דחיית הדיווח של תנועות אלו יתבטלו היתרות השליליות. ניתן לשנות באמצעות דף תיקון תנועות את התאריך של תנועות אלה, כך שהן יהיו מחוץ לטווח התאריכים של הדוח (לדוגמה, רושמים תאריך של החודש הבא). לאחר עדכון התיקונים מפיקים שוב את דוח PCN874 ומשדרים לרשות המסים. לאחר השידור מתקנים חזרה את התאריכים של תנועות היומן הנ"ל לתאריכים המקוריים, ומסמנים אותן כתנועות שהגיעו באיחור (באמצעות שדה אסמכתא 3).
תנועות פטורות לא תקינות: תנועות היומן שמפורטות בחלון זה אינן תקינות משום שהן כוללות כרטיס שהחשבון הראשי שלו הוא הכנסות פטורות מע"מ, אך בצד השני מופיע כרטיס לא מתאים, לדוגמה: כרטיס שהחשבון הראשי שלו הוא הוצאות או כרטיס מע"מ. כאשר מוכרים מוצרים ללא מע"מ מבנה תנועת היומן צריך להיות: לחובת הלקוח ולזכות הכנסות פטורות ממע"מ.
כעת יופיע חלון נתוני הפקה.
חלון נתוני הפקה מציג את דוחות המע"מ. בשלב זה סיכומי הדוח והתנועות הם בבחינת טיוטה. ניתן לשוב ולהפיק את הדוח ללא הגבלה עד להצגת דוח תקין.
סיכומי הדוח לפנקס תשלומים: דוח זה כולל סיכום של כל הנתונים בדוח. לדוגמה:
בשורות האחרונות הדוח מפרט את % המע"מ בעסקאות הרגילות (מכירות בארץ) וברכישות הרגילות (קניות מספקים בארץ). התוכנה מחשבת את שיעור המע"מ על סמך הנתונים בקובץ. לפי דרישת רשות המסים הסכומים בקובץ מעוגלים לשקלים שלמים. כתוצאה מכך, במקרים רבים שיעור המע"מ אינו בדיוק השיעור שבתוקף. לדוגמה, כאשר שיעור המע"מ שבתוקף הוא 17% הדוח עלול להציג מע"מ בשיעור 17.02% או 16.97%. אם % המע"מ בעסקאות הרגילות חורג במידה רבה משיעור המע"מ שבתוקף, יש מקום לבדוק אם חלה טעות בהגדרת סוג תנועה של חשבוניות. אחוז מע"מ תשומות עשוי להיות נמוך מ- % המע"מ שבתוקף עקב עסקאות שבהן המע"מ מוכר באופן חלקי בלבד.
בדוח מע"מ החדש, לפי דרישת רשות המסים, התוכנה מעגלת כל סכום בכל תנועת יומן, ומסכמת את הסכומים המעוגלים. כתוצאה מכך, סכומי המע"מ עלולים להיות שונים. ההפרש עלול להיות כמה עשרות שקלים. רשות המסים מודעת לבעיה, וכמובן ההפרש לא צריך למנוע את שידור הקובץ. הדוח הנוכחי מפרט גם את סכום המע"מ בעסקאות חייבות/תשומות ללא עיגול (בנוסף לסכומים המעוגלים שישודרו למע"מ). על סמך נתונים אלה ניתן לבדוק האם ההפרש הנ"ל נובע מעיגול בלבד.
תנועות בדוח: דוח זה מפרט את כל החשבוניות בקובץ, כשהן מסודרות לפי סוג החשבונית (כלומר, לפי הסיווגים שנקבעו ע"י רשות המסים). לדוגמה:
תנועות בין חברות באיחוד עוסקים: בחלון זה מוצגות תנועות של חשבוניות שבהן גם הספק וגם הלקוח הם חברים באותו איחוד עוסקים. כידוע, אין לכלול חשבוניות כאלה בדוח PCN874. הדוח מפרט את החשבוניות בין החברים באיחוד, וכאמור חשבוניות אלה לא ייכללו בקובץ.
רשימת החשבונות לפי סיווג: דוח זה מפרט את הכרטיסים שנכללים בקובץ. בחלון שנפתח, אם בוחרים בסעיף כל הרשומות (ברירת המחדל), הדוח כולל פירוט של כל כרטיסי החשבון. ניתן לצמצם את הרשימה לפי סוגי מסמך. בוחרים בסעיף בחר סוג, לאחר מכן בוחרים את סוג המסמך (לדוגמה, כדי לראות רשימה של כל הספקים הקבועים בוחרים בסוג מסמך T), ומקליקים על כפתור רענון.
בחירה בכל אחד מהסעיפים תוצג הרשימה השייכת לאותו סיווג.
לדוגמה
חשבונות בסווג T(4):
תנועות שגויות שלא נכנסו לדוח: בוחרים בסעיף זה כדי להדפיס דוח של התנועות לגביהן נמצאו שגיאות (ולכן הן לא נכללות בקובץ PCN874). הדוח מפרט את התנועות השגויות לפי סוג המע"מ (מע"מ עסקאות, מע"מ תשומות, מע"מ תשומות לנכסים, מע"מ תשומות ייבוא).
הערה: כאשר מפיקים את הדוח עבור איחוד עוסקים או עבור מייצג, הדוחות מציגים רק את הנתונים של החברה האחרונה שנוספה לקובץ. לכן, אם מעוניינים להפיק דוחות מקדימים, יש להפיק אותם לאחר הפקת הדוח לכל חברה.
פירוט תנועות קופה קטנה
הדוח מציג את פירוט החשבוניות שנכללו בדוח כרשומת K.
לאחר שהדוח נבדק וכל הנתונים תקינים ניתן ליצור קובץ למע"מ.
במועד הרצוי ליצירת הקובץ בוחרים בכפתור יצירת קובץ לשידור. בשלב זה ירשמו נתוני הדוח לקובץ עבור רשות המיסים.
כאמור, בעת הפקת נתוני הדוח בפעם הראשונה התוכנה מסמנת את תנועות החודש הנוכחי ואת התנועות הקודמות לחודש הנוכחי כתנועות שדווחו למע"מ.
בהפקה הבאה הדוח יכלול רק תנועות שלא סומנו בטווח התאריכים המבוקש.
לאחר בחירה בכפתור יצירת קובץ לשידור . התוכנה מבצעת "כתיבה לקובץ".. ומציגה את החלון הבא:
המסך מחולק לשניים:
בחלק השמאלי – פירוט הנתונים של הקובץ שנוצר, כפי שהוסבר לעיל.
בחלק ימני – סעיף מזהה הפקה. ספרור זה מציין את מספרו הסידורי של הדוח. הספרור מנוהל ע"י התוכנה ולא ניתן לתקנו. באמצעות מזהה הפקה ניתן לאתר את התנועות בגינן הופק דוח מע"מ.
הורדת הקובץ PCN874 לדיסק המקומי (Download)
כאמור הקובץ נוצר ב"ענן", על מנת לשדר את הקובץ יש צורך בהורדה לדיסק המקומי.
בחירה בסעיף זה ייפתח החלון בו מגדירים היכן לשמור את הקובץ.
מעבר לאתר הדיווח של רשות המיסים: מקליקים על כפתור זה כדי לעבור לאתר רשות המיסים, לדף הדיווח החודשי. בדף שייפתח בוחרים את הקובץ (PCN874.txt)טוענים ומשדרים.
מעבר לבדיקת הדוח בסימולטור של רשות המסים: בחירה בכפתור זה (והמחשב קשור לרשת האינטרנט), עוברים לסימולטור באתר של רשות המסים. בדף שנפתח בוחרים את הקובץ (PCN874.txt) כדי שהסימולטור יבדוק אותו. הסימולטור בודק את הדוח באופן חלקי בלבד. לדוגמה, הוא אינו בודק אם העוסק פעיל או לא. לכן, גם לאחר הבדיקה בסימולטור, יתכן כי בעת השידור עצמו יוצגו הודעות שגיאה שלא התגלו בסימולטור.
לסיום ההפקה בוחרים בכפתור סיום.
רישום התאמות אוטומטיות
לאחר שמסיימים להפיק ולשדר את דוח 874 ניתן לרשום התאמות אוטומטיות בכרטיסי המע"מ.
בתפריט דוח מעמ 874 בוחרים בסעיף: נתוני הפקות קודמות. בדף נתוני הפקות קודמות בוחרים את ההפקה הרלוונטית. בתחתית הדף בוחרים בסעיף: סגירות והתאמות, ובהמשך בוחרים את חשבון: מע"מ חו"ז (הרשימה בחלון הבחירה כוללת את כל כרטיסי החשבון, בהם בשדה חשבון ראשי, הערך הוא: מעמ חוז).
לאחר שבוחרים בכפתור הפעלה, התוכנה תרשום תנועות סגירות פנימיות בכרטיס מע"מ עסקאות ומע"מ תשומות כנגד כרטסי מע"מ חו"ז. תנועות הסגירה הן בסכום מדויק כולל אגורות (בניגוד לדיווח בדוח 874 שלפי דרישת רשות המסים הסכומים בהם מעוגלים). בתנועות אלה תאריך אסמכתא ותאריך ערך הם היום אחרון של חודש הדיווח, והתאריך השלישי מציין את תאריך הרישום. בשדה פרטים, נרשמים חודש הדיווח והשנה.
אם מבטלים את דוח 874, התוכנה רושמת באופן אוטומטי פעולות סטורנו שמבטלות את הפעולות שלעיל.
רישום התאמות ידניות וביקורת
אם מפיקים את הדוח בשיטה שבה המשתמש מסמן את החשבוניות שהגיעו באיחור (ולא בשיטה שבה התנועות נשלפות אוטומטית) לפני ששולחים את הדוח לרשות המסים מומלץ לפעול באופן הבא לגבי כל אחד מכרטיסי החשבון הבאים: מע"מ עסקאות, מע"מ תשומות, מע"מ תשומות נכסים, מע"מ תשומות ייבוא:
- פותחים את תוכנת חשבשבת ועוברים לחלון ניתוח כרטיסים.
- בוחרים בכרטיסי מע"מ (כאמור, יש לחזור על הפעולות לגבי כל אחד מהכרטיסים שלעיל) ומגבילים את התנועות הפתוחות עד לתאריך האסמכתא העליון של הדוח (התאריך שנרשם בשורה הראשונה: תאריך אסמכתא… עד:).
- מסמנים את כל התנועות הפתוחות. חשבשבת תציג במסך את הסכום הכולל של התנועות שסומנו. סכום זה צריך להתאים לסכום בדוח סיכומי הדוח שהוסבר לעיל. יכול להיות הפרש קטן בין הסכום בדוח לבין הסכום במסך, שנובע מכך שהסכומים בקובץ (ולכן, גם בדוח) מעוגלים לשקלים שלמים. לדוגמה, כאשר הכרטיס הוא מע"מ עסקאות, הסכום הכולל של התנועות שסומנו צריך להיות זהה או קרוב לסכום הכולל של מע"מ עסקאות, כפי שהודפס בדוח הנ"ל.
- אם הסכומים זהים (או קרובים מאוד) יש להקליק על כפתור אשר התאמה. חשבשבת תפתח חלון שבו ניתן לרשום את כרטיס החשבון של תנועת היומן שתסגור את התנועות הנ"ל. יש לרשום את מפתח החשבון של כרטיס: מע"מ חו"ז. כלומר, כל התנועות שהיו פתוחות, ומדווחות כעת למע"מ, ייסגרו כנגד כרטיס מע"מ חו"ז. לאחר שמשלמים את המע"מ (או מקבלים החזר), מחייבים (או מזכים) את כרטיס מע"מ חו"ז.
לאחר ששולחים את הקובץ לרשות המסים אסור לתקן את רישומי ההתאמות. כל שינוי ברישומים של ההתאמות עלול להביא לשיבוש תהליך הבקרה.
- אם הסכומים אינם זהים, אין לשלוח את הקובץ לרשות המסים, אלא יש למצוא תחילה את הטעות, לתקן, ולהפיק את הדוח מחדש. הצעות לגילוי הטעות מפורטות להלן.
אם סכום מע"מ עסקאות בכרטיס החשבון (במסד הנתונים של חשבשבת) שונה מסכום מע"מ עסקאות בדוח 874, ההפרש עלול לנבוע מעסקאות ששייכות לתקופת הדיווח הקודמת ולא דווחו. מומלץ להפיק את הכרטסת הבאה:
- חשבון: מע"מ עסקאות.
- תנועות פתוחות בלבד.
- תאריך אסמכתא: עד תאריך תחילת חודש הדיווח. לדוגמה, אם מפיקים דוח מע"מ לחודש פברואר 2016, יש להגביל תאריך אסמכתא עד 31.1.2016.
אם הדוח שולף תנועות, בדרך כלל יש להגיש דוח מתקן או לתקן באמצעות תיקון תנועות תאריך אסמכתא בתנועות שנמצאו.
אם סכום מע"מ תשומות בכרטיס החשבון (במסד הנתונים של חשבשבת) שונה מסכום מע"מ תשומות בדוח (לגבי כל אחד מסוגי מע"מ תשומות), ההפרש עלול לנבוע מחשבוניות רכש שהגיעו באיחור ולא נרשמו כהלכה. מומלץ להפיק את הכרטסת הבאה:
- חשבון: מע"מ תשומות.
- תנועות פתוחות בלבד.
- תאריך אסמכתא: עד תאריך תחילת חודש הדיווח. לדוגמה, אם מפיקים דוח מע"מ לחודש פברואר 2016, יש להגביל תאריך אסמכתא עד 28.02.2016.
הדוח ישלוף את כל התנועות של חשבוניות רכש שהגיעו באיחור. יש לעבור על כל התנועות ולבדוק שבשדה אסמכתא 3 או שבשדה תאריך 3 נרשם הערך הנכון. אם לא, יש לתקן באמצעות תיקון תנועות.
פעולות נוספות:
בראש המסך קיימים מספר כפתורי הפעלה ולכל אחד תפקיד כפי שיוסבר להלן:
ברירת מחדל: חזרה לברירות המחדל המקוריות של התוכנה.
שמירת הגדרות: שמירת הערכים הנוכחיים כברירות מחדל.
שליפת הגדרות: שליפה הגדרות קודמות שנשמרו.
נתוני הפקות קודמות:
בחירה בכפתור זה, יפתח חלון המציג את כל ההפקות שהתבצעו בעבר. הפקות הפעילות והפקות שבוטלו.
בכל שורה תופיע הפקה עם הנתונים הרלוונטים עבורה.
מספר הפקה: מזהה הפקה.
סטטוס: הופק/בוטל – הפקה שבוטלה או פעילה.
תאריך וזמן הפקה: תאריך הפקת הדוח ושעת יצירת הקובץ.
חודש ושנת דיווח: מידע זה נרשם על פי בחירת המשתמש בעת הפקת הדוח וללא קשר להגבלת התאריכים בדוח.
תאריך אסמכתא מ- עד-: הגבלת התאריכים בעת הפקת הדוח.
סוג ההפקה: קובץ לעוסק בודד, קובץ משותף למספר עוסקים (מייצג), איחוד עוסקים.
מספר מייצג: רק אם מדובר במייצג יופיעו נתונים.
כדי לצפות בנתוני הפקה קודמת, מקליקים על שדה מזהה הפקה, ובחלק התחתון של המסך נראה "פעולות אפשריות להפקה מספר X". X = מספר ההפקה שבחרנו.
האפשרויות שנוכל להפעיל על ההפקה תלויה בסוג ההפקה שבחרנו.
באם בחרנו הפקה שהיא בסטטוס "הופק", הפעולות אותן ניתן להפעיל:
- סיכומי הדוח לפנקס התשלומים: הצגת הדוח המסכם למע"מ.
- תנועות בדוח: פירוט התנועות לדיווח מע"מ.
- פירוט תנועות קופה קטנה: פירוט תנועות קופה קטנה שנכללו בדוח.
- ביטול הפקה: ביטול הפקת הדוח. המספר של מזהה ההפקה ימחק מהתנועות וניתן יהיה לאסוף התנועות בדוח חדש.
- שחזור הפקה (רישום התנועות שכבר הופקו לקובץ): סעיף זה מיועד למקרים בהם קובץ הדיווח אינו קיים ומעונינים ליצור אותו מחדש. בסעיף זה ניתן גם לבחור את מיקום הקובץ.
- שליפה מחדש של מספרי עוסק (מכרטיס החשבון בלבד): סעיף זה מיועד למקרים בהם בעת שידור דוח מע"מ מקוון לסימולטור או לרשות המיסים מתקבלות הודעת שגיאה: מספר העוסק מורשה לא חוקי / שגוי.
כאשר מתקבלת הודעה כזו, מומלץ לתקן את מספר העוסק מורשה בכרטיסי החשבון, ולאחר מכן לבחור בסעיף: שחזור הפקה > שליפה מחדש של מספרי עוסק.
- הפקה מחדש (ביטול ההפקה ושחזור הגדרות ההפקה): בחירה בסעיף זה תשחזר את הגבלות הדוח שהיו במקור ותציג בפני המשתמש את חלון הגבלת התאריכים והחשבונות. במצב זה יש לבחור בכפתור הפקה.
- צפייה בנתוני הקובץ בשרת: נתוני הקובץ כדף סיכומי הדוח.
- הורדת הקובץ לדיסק המקומי: שמירת הקובץ במחשב המקומי.
באם בחרנו הפקה שהיא בסטטוס "בוטל":
החזרת הפקה שבוטלה: במסך זה ניתן להחזיר הפקות קודמות (ביטול ביטולים קודמים) ובתנאי שהתנועות לא נכללו בדוחות הבאים.
צפייה בקובץ בשרת: באמצעות סעיף זה ניתן לראות את הנתונים בקובץ שנמצא בשרת כדף סיכומי הדוח.
העלאת קובץ Pcn874 (Upload לשרת): באמצעות סעיף זה ניתן להעביר קובץ שהופק במחשב אחר לשרת העבודה של התוכנה.
אתר הדיווח ברשות המיסים: מעבר לאתר של רשות המסים לשידור הקובץ.
אתר הסימולטור ברשות המיסים: סעיף זה מיועד לעסקים המעונינים לבדוק קובץ מסויים באתר רשות המיסים מבלי לצאת מתוכנת חשבשבת.
הערה: אם הארגון שלכם הוא גם מלכ"ר וגם עוסק רגיל, יש לקרוא בנוסף גם את ההסברים בהמשך פרק זה בסעיף: מלכ"ר + עוסק רגיל.
להלן הסברים לגבי דוח 874 שמגישים מלכ"רים ומוסדות כספיים.
בדף הגדרות חברה בוחרים בסעיף סוג ארגון מלכ"ר.
עדכון כרטיסי חשבון
בכל כרטיסי החשבון של הספקים יש למלא את סעיף: מספר עוסק מורשה. אם הספק שייך לאיחוד עוסקים, יש לרשום את מספר העוסק מורשה של האיחוד.
בנוסף, יש לפתוח כרטיס מע"מ תשומות ולוודא שהחשבון הראשי שלו הוא: מע"מ תשומות.
רישום תנועות יומן
חשבונית רכש רושמים בתנועה אחת, כמו בדוגמה הבאה:
| חובה | זכות | ||
| הוצאה
מע"מ תשומות |
100
0 |
ספק | 100 |
בדוגמה זו ובדוגמאות הבאות 100 מציין את הסכום הכולל של החשבונית (כולל מע"מ).
בחשבשבת חלונות, בשיטה המפורטת, ניתן לפצל בין כמה כרטיסי הוצאות באותה תנועה, לדוגמה:
| חובה | זכות | ||
| הוצאה א'
הוצאה ב' מע"מ תשומות |
60
40 0 |
ספק | 100 |
הרישום שלעיל חל גם לגבי חשבונית שמקבלים מספק שנמצא ברשות הפלסטינאית.
מלכ"ר אינו חייב לכלול תנועות קופה קטנה בדוח 874, אך הוא רשאי לכלול אותן. אם רוצים לכלול תנועות של קופה קטנה בדוח 874 יש לרשום אותן כמו חשבונית רכש, פרט לכך שבמקום הספק רושמים את מקבל התשלום (כגון: השליח). לדוגמה:
| חובה | זכות | ||
| הוצאה
מע"מ תשומות |
100
0 |
מקבל התשלום | 100 |
גם כאן, בחשבשבת חלונות, ניתן לפצל בין כמה כרטיסי הוצאות. הכלל:
רושמים תנועה אחת (ולא תנועות חד-צדיות)
התנועה כוללת חיוב של כרטיס מע"מ תשומות בסכום 0.
רק התנועות הנ"ל נכללות בדוח 874. תנועות של עסקאות אקראי או תנועות ייבוא אינן נכללות בדוח של מלכ"ר (או מוסד כספי), על אף שהן כוללות מע"מ. הסיבה: רשות המסים "יודעת" על תנועות אלו כיוון שהן מדווחות על טפסים של המכס, ובניגוד לדוח של עסקים רגילים, הדוח של מלכ"ר לא צריך להתאים לתשלום המע"מ (כי אין תשלום).
חשבונית עצמית
כאשר מלכ"ר מקבל חיוב ללא חשבונית מס, הוא אינו מוציא חשבונית עצמית אלא רושם פקודת יומן במבנה הבא:
| ח-ן חובה | % | ח-ן זכות | % | |
| רישום ההוצאה | הוצאה (כולל מע"מ)
מע"מ תשומות (0 ₪) |
117.00
0.00 |
ספק
ניכוי במקור |
100.00
17.00 |
יש לפתוח כרטיס חשבון לכל מי שמפיקים לו חשבונית עצמית. בכרטיס החשבון שלו רושמים את המספר של מקבל השירות (המלכ"ר שמפיק את החשבונית העצמית).
כמובן, תנועת יומן נוספת נרשמת בעקבות התשלום (עם ניכוי במקור).
הפקת הדוח
מפיקים את הדוח לפי ההסברים שלעיל.
כאשר הארגון הוגדר כמלכ"ר במסך הגדרות חברה, במסך הראשי מסומן שהארגון המדווח הוא מלכ"ר (גם אם הארגון הוא מוסד כספי). בעקבות סימון זה רק השורות חשבונית עצמית, קופה קטנה ו- ספק מהרש"פ יהיו פעילות.
בשורה חשבונית עצמית רושמים את קוד המיון של הספקים להם הופקו חשבונית עצמית (הסברים על פקודת היומן של חשבונית עצמית – ראה לעיל). אמנם מלכ"ר ומוסד כספי רשאים לא לדווח על חשבוניות עצמיות, אך כיוון שתנועת היומן כוללת כרטיס מע"מ (עבור דוח ניכוי במקור) חובה לכלול את החשבוניות העצמיות בדוח.
מלכ"ר ומוסד כספי רשאים לא לדווח על קופה קטנה. אם בכל זאת רוצים לדווח על הקופה הקטנה מסמנים את השורה בטור בחר, ורושמים את קוד המיון של כרטיסי החשבון של מקבלי התשלום בקופה קטנה (כרטיסי החו"ז של הקופה הקטנה).
אם התקבלו חשבוניות מספקים ברשות הפלסטינית, מסמנים את השורה ספק מהרש"פ בטור בחר ורושמים את קוד המיון של ספקים הנמצאים ברשות הפלסטינית.
להמשך בוחרים בכפתור הפקה.
מלכ"רים ועוסקים רגילים
ישנם ארגונים שהפעילות שלהם כוללת הן פעילות של מלכ"ר (או מוסד פיננסי) והן פעילות של עוסק רגיל.
כאשר ארגון כזה צריך להגיש דוח 874, הוא מגיש שני דוחות – דוח אחד עבור הפעילות המל"כרית ודוח שני עבור הפעילות הרגילה.
בדף הגדרות בסעיף סוג ארגון בוחרים מלכ"ר + עוסק רגיל.
הפקת דוח 874
כאמור, יש להפיק שני דוחות 874, ולכן יש להפעיל את הפקת הדוח בחשבשבת פעמיים. בפעם הראשונה התוכנה מפיקה את הדוח למלכ"ר ובפעם השנייה – את הדוח לעוסק הרגיל. כמובן, בשתי ההפקות יש לרשום חתך תאריכים זהה. יש לשדר לרשות המיסים כל דוח בנפרד.
בהפקה הראשונה (לחתך התאריכים שנבחר), שבה מופק הדוח עבור מלכ"ר, ישלפו לדוח תנועות חשבוניות רכש, ובנוסף הגדרות החשבונות המיוחדים מהסוגים הבאים: חשבונית עצמית, קופה קטנה וחשבונית ספק רשות פלסטינאית. בהפעלת סעיף זה מוצגת ההודעה הבאה:
בסיום ההפקה למלכ"ר נוצר קובץ לשידור בשם: pcn874.txt. יש לשדר את הקובץ למע"מ או להעביר אותו למחיצה אחרת ולהעבירו מאוחר יותר.
בהפקה השנייה (לאותו חתך תאריכים) שבה הדוח מופק לעוסק רגיל, יש להגדיר את החשבונות המיוחדים הרלוונטיים לפעילות החברה (יצוא, יבוא, ריכוז מכירות וכו'). באופן אוטומטי מוצגים כעת רק הסעיפים הרלוונטיים למלכ"ר / לעוסק רגיל, שכן התוכנה שומרת את הגדרת החשבונות מההפקה האחרונה. בהפעלת סעיף זה מוצגת ההודעה הבאה:
כמובן, גם בסיום הפקה זו נוצר קובץ pcn874.txt שיש לשדר למע"מ.
