בסעיף זה מגדירים את העובדים הרשאים להפעיל את התוכנה ולהיכנס לנתונים של החברה. לגבי כל עובד קובעים את הפעולות שהמשתמש רשאי לבצע.
שם מלא: השם המלא של המשתמש.
מורשה על: משתמש המוגדר כמורשה-על יכול לגשת לכל הנתונים ולהפעיל את כל הפונקציות בתוכנה, ובכלל זה הגדרת משתמשים וקביעת הרשאות. לכן, עובד המוגדר כמורשה-על צריך להיות עובד בכיר מאוד בחברה. כברירת מחדל המשתמש הראשון מוגדר כמורשה-על (על מנת למנוע מצב שבו אין משתמש המוגדר כמורשה-על).
תפקיד המשתמש: חשבשבת מאפשרת להגדיר תפקידים שונים בארגון. לכל תפקיד מוגדרות הפעולות שבעל התפקיד רשאי לבצע, בהתאם לנושאים והפעילויות הנמצאים באחריותו. בשדה הנוכחי ניתן לבחור למשתמש תפקיד מתוך רשימת התפקידים שהוגדרו. כאשר מקשרים משתמש לתפקיד, הרשאות המשתמש משתנות בהתאם להרשאות התפקיד שנבחר. למעבר למסך ניהול תפקידים לוחצים על הכפתור הירוק ניהול תפקידים.
הערה: למורשה-על לא ניתן לשייך תפקיד נוסף.
הרשאות כלליות
פקודות יומן: רישום פקודות יומן וקליטתן לקובץ הקבוע; דפדוף בפקודות יומן קודמות.
סטורנו בהנה"ח: תוכנית שרות לרישום תנועות סטורנו והעתקת תנועות ממנה למנה באופן אוטומטי.
תיקון תנועות: תיקון תנועות בהנה"ח לאחר שנקלטו לקובץ הקבוע.
דפי בנק: קליטת דפי בנק בשיטה הידנית.
התאמות בנק: ביצוע התאמות בנק באופן ידני ואוטומטי.
ניתוח כרטיסים: ביצוע ניתוחי כרטיסים באופן ידני ואוטומטי.
חשבונות חסויים: הפקת דוחות המתייחסים גם לחשבונות שהוגדרו חסויים (לדוגמה: חשבון בעלי מניות).
עדכון סכומי מט"ח: הפעלת תוכנית עדכון סכומי מט"ח. (תוכנית זו מעדכנת את סכומי המט"ח בתנועות יומן שנרשמו בעבר.)
הגדרות משתמשים: הגדרת המשתמשים במערכת וקביעת ההרשאות. מומלץ שפונקציה זו תוגבל לעובדים בכירים בלבד!
הגדרות: הגדרות הנה"ח ומלאי; ספרור מסמכים.
יבוא נתונים: יבוא נתונים מתוכנות חיצוניות.
יצוא נתונים- ממשקים: יצוא נתונים לקובץ טקסט או לחברה אחרת בחלונות.
שערי מט"ח: רישום שערי מט"ח.
תנועות העברת שנה: הפעלת תכנית סגירת שנה (המאפסת את הכרטיסים התוצאתיים כנגד כרטיס עודפים).
צפייה במחיר קניה אחרון: הצגת מחיר קניה אחרון ברשומת הפריט.
הפקת שיקים: הפקת שיקים ידנית, שיקים אוטומטיים.
משאבי אנוש: רישום פרטי העובדים בחברה ומעקב שוטף על פעילותם.
עדכון מגוונים: עדכון קובץ המגוונים (המגוון קובע אילו פריטים מותר למכור ללקוח).
עדכון רשימות: הוספה או מחיקה בטבלאות רשימות בחירה.
אישור חריגות: האם המשתמש רשאי לאשר חריגה, (לדוגמה, כאשר לקוח חורג מקו אובליגו).
עדכון מחירים: העלאת / הורדת מחירים באמצעות תכנית: עדכון מחירים.
הפקדות לכל הסניפים: הפקדות מכל הסניפים או של המשתמש הנוכחי בלבד.
מקסימום דחייה בהמחאה מעותדת: הגבלת זמן האשראי בקבלת המחאות. לדוגמה, אם רושמים בסעיף זה 30 יום, התוכנה תחסום קבלת שיק שמועד פירעונו דחוי ביותר מ- 30 יום.
סכום המחאה מקסימלי: סכום השיק המקסימלי שהעובד רשאי לקבל.
אחוז הנחה מקסימלי במסמכי שיווק: % ההנחה המקסימלי שהמשתמש רשאי לקבוע ללקוח בשורת הפריט או בהנחה הכללית במסמך. הערה: הגבלה זו אינה מתייחסת להנחות שנקבעו ללקוח מראש, אלא רק לשינויים המבוצעים בעת הפקת המסמך.
אשראי
שינוי מסוף קבלה: החלפת מסוף בעת הפקת קבלה למסוף אחר מהמסוף שאליו מופנות העסקאות על פי ההגדרות .
עדכון אישור טלפוני: מסמנים סעיף זה אם למשתמש יש אישור לביצוע עסקה טלפונית ועדכון מספר האישור של חברת האשראי בקבלה.
ביצוע עסקאות זיכוי: זיכוי לקוח דרך חברת האשראי בגין מכירה קודמת ששולמה בכרטיס אשראי. (מומלץ להגביל אופציה זו למשתמש בכיר מאוד, משום שבאמצעותה ניתן להוציא כספים מהחברה).
הרשאות למסמכים
בסעיף זה קובעים האם המשתמש יכול להפיק ולעדכן מסמך, לתת הנחה, לתקן מסמכים לאחר ההפקה (בשדות בהם מותר לתקן נתונים) ולדפדף במסמכים קודמים. ניתן להגביל את המשתמש לדפדוף במסמכים שהופקו על ידי המשתמש הנוכחי בלבד (לדוגמה, מגבילים סוכן לדפדוף במסמכים שהוא הפיק), או לאפשר דפדוף בכל המסמכים.
הרשאות לאינדקסים
האם המשתמש רשאי לפתוח ולעדכן חשבונות, פריטים וכד'.
גישה לדוחות
בסעיף זה קובעים איזה דוחות המשתמש רשאי להפיק.
ניתן לקבוע שרק דוחות מסויימים יוצגו למשתמשים מסוימים בלוח המחוונים. דוחות אלו הם דוחות שנבנו במחולל הדוחות וסומנו בהגדרת דוחות בקליק. לאחר הגדרת קבוצות הדוחות (בתפריט דוחות > הגדרת דוחות בקליק), ניתן להתאים לכל משתמש, בתפריט נתונים כלליים > משתמשים והרשאות > גישה לדוחות, את קבוצת הדוחות הרלוונטית עבורו.
בעת הצגת לוח מחוונים המשתמש יוכל לצפות רק בדוחות הכלולים בקבוצה שהוגדרה עבורו.
הרשאות CRM
הרשאה להגדרת סוגי ישויות: האם המשתמש מורשה לעדכון נתונים במערכת ה- CRM (ניהול קשרי לקוחות).
מסמנים אם המשתמש מורשה ליצור, לערוך, לצפות או למחוק ישויות.
פרטים נוספים
מחסן: חשבשבת תרשום את מספר המחסן במסמכי השיווק והרכש, על פי המשתמש.
סניף: בחברות הבנויות מסניפים או מחלקות, רושמים בסעיף זה לאיזה סניף שייך העובד.
קבוצת משתמשים: מחלקה שהעובד שייך אליה (עובדי ייצור, אנשי מכירות וכד').
כרטיס: מיועד לשמירת מספר כרטיס עובד.
תחילת העסקה: תאריך תחילת העסקה של העובד.
תאריך לידה: תאריך הלידה של העובד.
כתובת: כתובת העובד.
הערות: הערות נוספות הנוגעות לעובד. לדוגמא: מצב משפחתי, מס ילדים, תפקיד בחברה וכד'.
דוא"ל: כתובת הדואר האלקטרוני של העובד.
העתקת נתוני משתמשים מחברה אחת לחברות אחרות
בארגון שבו משתמשים מסוימים עובדים בכמה חברות, אין צורך להגדיר כל אחד מהמשתמשים מחדש בכל חברה, אלא ניתן להעתיק את נתוני המשתמשים מחברה אחת לחברות אחרות.
ישנן שתי דרכים לביצוע ההעתקה:
שכפול לחברות נוספות: בוחרים בכפתור שכפול לחברות נוספות בצידו העליון השמאלי של המסך, וחשבשבת תפתח רשימה של כל החברות שהמשתמש הנוכחי עדיין לא נמצא בהן. מסמנים את החברות אליהן יש להעתיק את נתוני המשתמש.
עדכון משתמש: כאשר מעדכנים נתונים של משתמש קיים, מוצגת השאלה "האם להחיל את השינויים גם בחברות אחרות". לוחצים אישור כדי להעתיק את נתוני המשתמש לחברות אחרות בהן המשתמש קיים.
מחיקת משתמש
כדי למחוק משתמש יש לפתוח את דף המשתמש, ולבחור בכפתור סגירת משתמש בצידו השמאלי העליון של המסך.
משתמש שנסגר לא יראה בתוצאות חיפוש משתמשים.
חשוב! סגירת המשתמש תשפיע על כל החברות בהן המשתמש רשום. והיא בלתי הפיכה.
