כרטיסי חשבון

הדף הנוכחי מיועד לפתיחת כרטיסי חשבון, לעדכון נתונים בכרטיסים שנפתחו בעבר ולהצגת הנתונים של כרטיס החשבון כאשר מדפדפים בין הכרטיסים.

יש לפתוח כרטיסי חשבון עבור כל לקוח, ספק, הוצאה, הכנסה, חשבון חו"ז וכד'. בניגוד לתוכנות אחרות, אין בחשבשבת מספר אינדקסים (אינדקס לקוחות, אינדקס ספקים, אינדקס הכנסות והוצאות וכד') אלא יש בה אינדקס אחד הכולל את כל כרטיסי החשבון. ההבחנה בין סוגי הכרטיסים (לקוחות, ספקים, הכנסות וכד') נעשית באמצעות נתונים הנרשמים בכרטיס החשבון כפי שמוסבר בהמשך.

בראש הדף נמצאים שני כפתורים:

חדש: בוחרים בכפתור זה כדי לפתוח כרטיס חשבון חדש.

דפדוף: בוחרים כפתור זה כדי לדפדף בין כרטיסי החשבון.

כאשר נמצאים במסך דפדוף, ומציגים כרטיסי חשבון לפי חתך מסוים, לדוגמה קוד מיון 100, חשבשבת מציגה את כל כרטיסי החשבון שמתאימים לחתך. ניתן לראות את נתוני כרטיסי החשבון בשתי הדרכים הבאות:

• מקליקים על הסימן שנמצא מימין למפתח החשבון, חשבשבת מציגה את נתוני החשבון בלשונית נפרדת. ניתן לחזור ללשונית הדפדוף ולעבור לחשבון הבא. בשיטה זו ניתן לעבור מחשבון אחד לשני.
• מקליקים על מפתח החשבון, עוברים לכרטיס החשבון באותה לשונית, ואז לא ניתן לחזור לדף הדפדוף (ולכן, אם רוצים לדפדף לחשבון הבא יש להפעיל את הדפדוף, מחדש).

סוג אינדקס החשבונות

לכל כרטיס חשבון יש מפתח חשבון. מפתח זה הינו קוד זיהוי ייחודי של כרטיס החשבון (כדוגמת מספר תעודת זהות של אזרחי המדינה).

בעת הקמת החברה בוחרים את סוג האינדקס. האפשרויות הן:

אינדקס עברי: כולל אותיות בעברית ובאנגלית וספרות. כיוון הכתיבה מימין לשמאל.

אינדקס אנגלי: כולל אותיות באנגלית ובעברית וספרות (כמו אינדקס עברי) אולם כיוון הכתיבה משמאל לימין.

אינדקס סיפרתי: כולל ספרות בלבד.

באינדקס עברי או אנגלי אורך מפתחות החשבון אינו צריך להיות קבוע. לעומת זאת, כאשר האינדקס הוא ספרתי מספר התווים של כל המפתחות צריך להיות זהה. הסיבה: חשבשבת ממיינת את מספרי החשבון כאילו הם מפתחות אלפאנומריים, ולא כמספרים. כאשר כל מספרי החשבון הם בעלי אותו אורך, המיון כמפתחות אלפאנומריים זהה למיון כמספרים. אולם אם מספר התווים אינו זהה, המיון ישתבש. לדוגמה, המספר 90 יופיע אחרי המספר 100 (משום שהתו 9 גבוה מהתו 1). כדי למנוע שיבוש כזה, התוכנה דורשת שכל מספרי החשבון יהיו בעלי אותו מספר תווים.

מספר התווים המקסימאלי במפתח החשבון (בין אם המפתח ספרתי ובין אם הוא אלפאנומרי) הוא  15.

חשבון: בדף זה פותחים כרטיסי חשבון חדשים ומעדכנים את הנתונים של כרטיסי חשבון שנפתחו בעבר. לפתיחת כרטיס חדש, רושמים את המפתח. בחלון שנפתח מאשרים את פתיחת החשבון. ממשיכים למלא את הסעיפים האחרים לפי ההסברים שלהלן. לעדכון נתונים בכרטיס קיים פועלים באותה דרך: רושמים את מפתח החשבון. חשבשבת תציג את נתוני החשבון, אותם ניתן כעת לתקן.

לחיצה על הקליק הימני בעכבר בשדה חשבון תציג אפשרויות רבות כגון הפקת שיקים אוטומטיים, מכתב ללקוח, ניתוח כרטיסים, בדיקת סיכון פיננסי של מערכת H-PROTECT, ועוד.

חשבון פעיל / לא פעיל: בשדה זה ניתן לשנות את הסטטוס של כרטיס החשבון ל- "לא פעיל". סטטוס זה מיועד לכרטיסי חשבון שכבר נרשמו להם תנועות (ולכן לא ניתן למחוק אותם) אולם הם כבר לא פעילים (לדוגמה, לקוח שפשט רגל, או לקוח שכרטיס החשבון שלו הוחלף בכרטיס אחר). כאשר כרטיס החשבון הוא בסטטוס "לא פעיל" התוכנה לא מאפשרת לרשום לו פקודות יומן או להפיק לו מסמכים. אם חשבון כלול בסוג תנועה, חשבשבת לא תאפשר להעביר אותו לסטטוס "לא פעיל". בכל עת ניתן להחזיר את כרטיס החשבון לסטטוס פעיל.

נתונים כלליים 

שם: שם כרטיס החשבון.

מיון: קוד המיון מאפשר ליצור קבוצות באינדקס החשבונות. כל קבוצה מאופיינת ע"י קוד מיון מסוים. לדוגמה: קוד מיון 110 עבור לקוחות בארץ, קוד מיון 120 עבור לקוחות בחו"ל, וקוד מיון 500 עבור הכנסות. קודי המיון מסייעים בעת הפקת הדוחות. מאזן הבוחן ממוין באופן הבא: כרטיסי החשבון מסודרים תחילה לפי קודי המיון, ובתוך כל קוד מיון  הם מסודרים לפי מפתחות החשבון. בכל פעם שמשתנה ספרה בקוד המיון, מודפס סיכום ביניים. קוד המיון ניתן לשינוי בכל עת. דבר זה שימושי בשני מקרים: (1) כאשר חשבון עובר מקבוצה אחת לשנייה, לדוגמה, חשבון נרשם בטעות כלקוח ויש להעבירו לקבוצת הספקים; (2) כאשר סיכומי הביניים אינם מתאימים לדרישות (חוסר בסיכומי ביניים או עודף בסיכומי ביניים). לכל קוד מיון ניתן לקבוע כותרת מתאימה, לדוגמה: לקוחות בארץ. השמות של קודי המיון נקבעים בסעיף: כרטיסי חשבון > שמות לשדות / כותרות.

כאשר מקליקים על הצלמית בצד שמאל, התוכנה פותחת חלון שכולל את רשימת קודי המיון שנפתחו עד כה.

חתך: החתך מאפשר לאחד כרטיסים שאינם ברצף בזמן הפקת הדוחות. החתך כולל 5 תווים (אותיות וספרות). כל תו יכול לציין תכונה מסוימת של כרטיס החשבון. בעת הפקת הדוחות, ניתן לשלוף את כרטיסי החשבון לפי כל אחת מתכונות אלה. לדוגמה: התו הראשון בחתך יכול לציין את האזור בארץ של הלקוח, כאשר "צ" מציין לקוחות בצפון, "מ" מציין לקוחות במרכז וכד', ואילו התו השני יציין את מספר הסוכן שמטפל בלקוח. (בסעיף כרטיסי חשבון > שמות לשדות / כותרות ניתן לקבוע שם לכל תו). החתך של לקוח בצפון שמטופל ע"י סוכן 2 יהיה: צ2^^^. התו  ^ (shift+6) מציין תו חסר. כל חתך חייב להכיל 5 תווים, וכאשר החתך כולל פחות מ- 5 תווים משלימים את התווים החסרים באמצעות הסימן ^ . בעת הפקת הדוחות, ניתן לשלוף כרטיסים באמצעות הפקודות הבאות:

צ**** – שליפת כל הלקוחות שנמצאים בצפון הארץ.

*4*** – שליפת כל הלקוחות ששייכים לסוכן מס' 4.

צ4*** – שליפת כל הלקוחות של סוכן 4 שנמצאים בצפון הארץ.

כפי שניתן לראות מהדוגמאות שלעיל, החתך מאפשר מיסוך – בכל פעם שמעוניינים להתעלם מתו כלשהו רושמים במקומו * (כוכבית).

כאשר מקליקים על הצלמית בצד שמאל, התוכנה פותחת חלון שמפרט את המשמעות של כל תו.

קיימת שיטה נוספת לאפיין את כרטיסי החשבון – פותחים שדות נוספים, ומייחסים לכל כרטיס חשבון את הערך המתאים. לדוגמה, פותחים שדה נוסף בשם "אזור בארץ", ובוחרים לכל לקוח את האזור המתאים. הסברים על פתיחת שדות נוספים מוצגים בהמשך.

רחוב ומספר בית / עיר / מדינה / טלפונים / טלפון נייד / פקס: נתונים אלו מיועדים לכרטיסי לקוחות, ספקים, עובדים וכד'. בכרטיסי הכנסות והוצאות יש לדלג עליהם.

דואר אלקטרוני: כתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח. הקלקה כפולה (double click) על הכתובת תפתח הודעת דואר חדשה באמצעות תוכנת Microsoft Outlook (אם מותקנת במחשב).

אתר: כתובת אתר האינטרנט של העסק. הקלקה כפולה (double click) על הכתובת תפתח את האתר.

קוד תמחיר: חשבשבת כוללת מערכת תמחיר. בעת רישום פקודות יומן ניתן לרשום קודי תמחיר, שבאמצעותם התוכנה משייכת את תנועת היומן למרכז רווח מסוים או להכנסה / עלות עקיפה מסוימת. כאשר מפיקים חשבוניות, פקודות היומן מעודכנות אוטומטית. אם רושמים קוד תמחיר בסעיף זה, הקוד יופיע בתנועות היומן של החשבונית. כמובן, בעת הפקת החשבונית ניתן לתקן את קוד התמחיר.

קוד מאזן: קוד המאזן קובע לאיזה סעיף בדוח רווח והפסד או במאזן שייך הכרטיס. בוחרים את קוד המאזן מתוך רשימת קודים הכוללת את הסעיפים הסטנדרטיים. כאשר מקישים אות מסוימת, חשבשבת מציגה את הסעיף הראשון המתחיל באות זו. אם ישנם ערכים רבים המתחילים באותה אות, ניתן להקיש עליה פעם נוספת כדי לעבור ל"עמוד" הבא.

חשבון ראשי: החשבון הראשי מציין את מהות הכרטיס מבחינה חשבונאית  (הכנסות, הוצאות, מע"מ, לקוחות, בנקים וכד'). כאשר חשבשבת מפיקה דוחות חשבונאים (דוח מע"מ, דוח ניכוי במקור וכו') היא משתמשת בקוד זה כדי "לדעת" באילו כרטיסים נמצאים הנתונים לדוחות אלו.

העברה לרו"ח: בסעיף זה רושמים קוד הדרוש לתוכנת רואה חשבון. בעת העברת נתוני מאזן הבוחן לתוכנת רואה החשבון, חשבשבת מאפשרת להעביר גם את הקוד הרשום בסעיף זה.

דוח חשבונאי – כותרת / סעיף חשבונאי: בשני שדות אלה בוחרים את הקוד החשבונאי של כרטיס החשבון. הבחירה היא מתוך רשימה שנקבעה ע"י רשות המיסים. היא מיועדת להפקת טופס 6111. (בטופס זה החברה מדווחת את היתרות בכל אחד מהסעיפים החשבונאיים). כיוון שרשימת הסעיפים החשבונאיים כוללת כמה מאות שורות, וכיוון שסעיפים אלה מחולקים לפי כותרות, בחירת הסעיף נעשית בשני שלבים: תחילה בוחרים את הכותרת. חשבשבת תציג את רשימת הסעיפים הכלולים בכותרת זו, ומתוך רשימה מצומצמת זו בוחרים את הסעיף המתאים.

עיסוק: העיסוק של הלקוח או הספק. נתון זה מופיע בדוח ניכוי במקור לספקים, ולכן חשוב במיוחד לעדכנו בכרטיסי הספקים. אולם ניתן למלא את הנתון גם לגבי לקוחות עבור דוחות הבודקים קשרים בין עיסוקו של הלקוח לבין משתנים אחרים.

הערות: בסעיף זה ניתן לרשום הערות כלשהן. 

יתרה: חשבשבת מציגה בשדה זה את יתרת החשבון בשקלים. יתרה זו מתעדכנת אוטומטית בעת רישום פקודת יומן או בעת הפקת מסמכים המשפיעים על הנה"ח (חשבוניות וקבלות). כמובן, יתרה זו מוצגת במסך הנוכחי לקריאה בלבד, ולא ניתן לשנות אותה.

חישוב יתרה מחדש: מפעילים כפתור זה אם חל שיבוש ביתרת החשבון. התוכנה מחשבת מחדש את היתרה על סמך תנועות היומן.

פרטי חשבון בנק ואשראי

ניתן לקשר את כרטיס חשבון הבנק באמצעות ממשק API המאפשר גישה לנתוני חשבון הבנק לצורך ביצוע העברות בנקאיות וקליטת דפי בנק.

כאשר מקלידים מפתח חשבון של בנק, ואם החשבון ראשי הוא בנקים, וקיים זיהוי מספר חשבון תקין של הבנק, יוצג כפתור קישור לבנק /ניתוק חשבון.

לאחר לחיצה על הכפתור, לצורך התחברות החשבון, המשתמש מועבר לממשק הבנק להקלדת סיסמה. רק לאחר הקלדת הסיסמה החשבון יחובר לבנק ויתאפשר לבצע העברות בנקאיות או קליטת דפי בנק.

מספר בנק / סניף / חשבון: נתוני חשבון הבנק של הלקוח. נתונים אלה מהווים ברירת מחדל בעת הפקת קבלות ותשלומים. 

ח"פ / תעודת זהות: יש למלא נתון זה לגבי עוסקים מורשים (יש להדפיס את מס העוסק בחשבוניות מס).

טלפון: מס הטלפון של הלקוח / ספק.

פרטי אשראי: ניתן לשמור את פרטי האשראי של הלקוח, לצורך רכישות עתידיות. הנתונים יוצפנו ויוצגו רק 4 הספרות האחרונות ותוקף כרטיס האשראי. ניתן להקליד את פרטי האשראי באופן ידני, באישור הלקוח, או באמצעות קישור שישלח ללקוח. לשם כך לוחצים על סמל המעטפה משמאל לשורה. הלקוח יקבל בדוא"ל קישור מאובטח ליצירת טוקן, הלקוח ימלא את פרטי האשראי במסך שמירת אשראי מאובטחת ורק אז ישמר המידע, באופן מאובטח, בכרטיס החשבון.

מע"מ וניכוי במקור 

מספר עוסק מורשה: מספר העוסק המורשה של הלקוח או הספק (ע"פ הוראות ניהול ספרים יש למלא נתון זה בכל כרטיסי הספקים).

פטור ממע"מ: יש לסמן סעיף זה כאשר הלקוח פטור ממע"מ (לקוח באילת או בחו"ל).

% ניכוי במקור: איזה % יש לנכות במקור מהתשלום לספק. יש לרשום ע"פ האישור שמביא הספק ממשרדי מס הכנסה.

בתוקף עד: התאריך האחרון שבו האישור הנ"ל תקף.

מספר תיק ניכויים: מספר תיק הניכויים של הלקוח / ספק.

סוג ניכוי: יש להגדיר את סוג הניכוי במקור (שירותים או נכסים, עמלת ביטוח, ריבית והפרשי הצמדה, תוצרת חקלאית או תקנות מס הכנסה). דוח עד 1000 (או מבזק) מעדכן את השדה המתאים. הדוח מתעדכן את כרטיס הספק באחוז התואם את סוג הניכוי המוגדר בחשבון. אם לספק כלשהו אחוזי ניכוי שונים לסוגי ניכוי שונים יש לפתוח כרטיס ספק לכל סוג ניכוי.

אישור ניהול ספרים: דוח עד 1000 (או מבזק) מעדכן אם לספק אישור על ניהול ספרים (מוסדות ציבוריים אינם רשאים לשלם למי שאין לו אישור כזה).

מדווח שני מספרים (זוג נשוי): ניתן לקבוע שחשבון מסוים מדווח עבור שני מספרים של עוסק מורשה (זוג נשוי או שותפות).

שם ספק ברשות המסים: כאשר מפיקים דוח עד 1000 או מבזק (לעדכון אישורים על ניכוי במקור מספקים) חשבשבת מעדכנת בשדה זה את שם הספק כפי שהוא רשום ברשות המסים. שם זה נשלף בעת הפקת דוח 856 (דיווח על ניכוי במקור), משום שאם לא מדווחים על השם המדויק רשות המסים עלולה להודיע על שגיאה. לא ניתן לעדכן שדה זה ידנית, כדי לא לגרום שיבוש בדוח 856.

תשלומים אשראי ואובליגו

תנאי תשלום: בסעיף זה בוחרים את תנאי התשלום של הלקוח (לדוגמה, שוטף + חודש). הגדרת השיטות השונות של תנאי התשלום נקבעת בסעיף: נתונים כלליים > הגדרות למסמכי מלאי > פיצול תשלומים.

מקסימום אשראי פתוח: תקרת החוב המאושרת ללקוח. האשראי הפתוח הוא יתרת הכרטיס בהנה"ח.

ממוצע איחור תשלומים: כאשר מפעילים את דוח ממוצע איחור תשלומים, חשבשבת מעדכנת בסעיף זה, בכמה ימים בממוצע הלקוח מאחר בפירעון החשבוניות. ניתן לתקן את הרישום (לדוגמה: אם מאמינים להבטחת הלקוח בדבר שיפור מוסר התשלומים). הנתון בסעיף זה חיוני בעת תכנון תזרים המזומנים של העסק: חשבשבת יכולה להתחשב באיחור הממוצע של כל לקוח, וע"י כך לדעת מתי התשלום צפוי להתבצע בפועל.

מקסימום אובליגו: תקרת האובליגו שמותרת ללקוח. האובליגו כולל את יתרת החוב בהנה"ח + שקים העתידיים + תעודות משלוח פתוחות. הסכום הכולל הוא הסיכון שלוקח העסק במקרה שהלקוח יפשוט את הרגל. ניתן לחסום מכירות ללקוח שחורג מתקרת האובליגו שנקבעה לו.

יתרת אובליגו: יתרת האובליגו של הלקוח.

הערה: בעת בדיקת יתרת האובליגו התוכנה "מניחה" שאין בקופה שיקים שהתקבלו מהלקוח, אשר זמן פירעונם כבר עבר. כלומר, יש להפקיד בבנק את כל השיקים שזמן פירעונם הגיע. אם בטעות שיקים כאלה נשארו בקופה, יש להוסיף את סכומם ליתרת האובליגו.

שיקים דחויים: יתרת השיקים הדחויים של הלקוח.

חריגה: החריגה מתקרת האובליגו של הלקוח (כלומר, ההפרש בין יתרת האובליגו בפועל לבין מקסימום אובליגו).

מטבע ההתחשבנות: בסעיף זה קובעים את המטבע לפיו התוכנה תרשום סגירות פנימיות (קבלות מול חשבוניות) בעת הפעלת ניתוח הכרטיסים. מומלץ להשאיר את ברירת המחדל, שקל, גם עבור כרטיסים של לקוחות או ספקים בחו"ל. הסגירות של החשבונות כנגד התשלומים יהיו לפי הסכומים בשקלים (ולא הסכומים במט"ח). הסיבות להמלצה זו הן: (1) בעת רישום קבלות, חשבשבת רושמת אוטומטית תנועות הפרשי שער בשקלים, ובעקבות זאת הסגירות בשקלים חופפות את הסגירות במט"ח. (2) בכל תנועת יומן חובה (ע"פ הוראות ניהול ספרים) לרשום סכום בשקלים, ובסוף השנה יש לחשב את יתרת הכרטיס בשקלים, ולהסביר אילו תנועות פתוחות (בשקלים) יוצרות את היתרה.

מטבע למסמכי מט"ח: ברירת המחדל למטבע שיירשם במסמכי היבוא והיצוא.

חשבון הפרשי שער: חשבשבת מאפשרת רישום אוטומטי של פקודות הפרשי שער. בסעיף זה קובעים כנגד איזה חשבון תירשם פקודת היומן בגין הפרשי שער עבור חשבון זה (לדוגמה: חשבון הפרשי שער ללקוחות ב-$). אם לא קובעים חשבון הפרשי שער לכרטיס החשבון הנוכחי, פקודת היומן תירשם כנגד כרטיס הפרשי שער כללי שנרשם בדף: נתוני החברה.

פורמטי הדפסה

ניתן לעצב חשבוניות, הזמנות תעודות משלוח וכד' המיועדות ללקוח הנוכחי (שבכרטיס החשבון שלו נמצאים כעת).

אם לא בוחרים עיצוב מיוחד, העיצוב של המסמכים ללקוח הנוכחי יהיה בהתאם לעיצוב הכללי.

העיצוב לא נעשה במסגרת תוכנת הענן אלא ע"י מדריכי חשבשבת באמצעות תוכנה חיצונית. לאחר שמעצבים את המסמכים מייבאים אותם למסד הנתונים של תוכנת הענן.

בדף הנוכחי –

בטור מסמך בוחרים את המסמך לגביו בוחרים בהמשך את העיצוב.

בטור פורמט הדפסה בוחרים את העיצוב. כאמור, ניתן לייבא עיצובים, או לבחור בעיצוב ברירת המחדל (פורמט עברי).

בטור האחרון מקליקים על התקליטון כדי לשמור את הבחירה (באותה שורה). 

אם רוצים לשנות את העיצוב יש לפנות לתמיכה הטכנית בחשבשבת באמצעות דוא"ל.

צירוף קובץ

ניתן לצרף קבצים לכרטיסי חשבון ולכרטיסי פריט. לדוגמה, ניתן לצרף תמונה של הלקוח או כמה תמונות של הפריט.

בלשונית מידע כללי לוחצים על כפתור הוספת קובץ.  בחלון שנפתח ניתן לבחור קובץ מתיקיית קבצים או לבחור קובץ חדש ולהעלות אותו.

כדי לבחור קובץ קיים: בוחרים את התיקייה בחלונית, כל קובצי התיקייה מוצגים על המסך. מקליקים על התמונות אותן רוצים לשייך לכרטיסי החשבון או לכרטיסי הפריט. חשבשבת תסמן V ליד כל תמונה שנבחרה. כדי לבטל בחירת התמונה – מקליקים פעם נוספת.

כדי לקשר קובץ חדש: לוחצים על כפתור העלאת קובץ, ובוחרים את הקובץ המבוקש.

רושמים תיאור של הקובץ (כדי שיהיה קל לאתר אותו)  ומסמנים את הסעיף קובץ ציבור כדי שכל המשתמשים יוכלו לצפות בו.

בוחרים בחלונית התיקיות את התיקייה שבה התמונה החדשה תישמר.

לסיום מקליקים על הכפתור הירוק וממתינים לסיום העלאה.

מקליקים על כפתור אישור, וחוזרים לדף הראשי של כרטיס החשבון או של כרטיס הפריט. התמונות שנבחרו מוצגות בדף.

כאשר מצרפים כמה תמונות, ניתן לבחור אחת מהן שתהיה התמונה שתוצג כברירת מחדל במסמכים. לשם כך עוברים עם העכבר על פני התמונה ומסמנים את תיבת הסימון שמופיעה בחלקה התחתון של התמונה. 

כדי למחוק קישור תמונה לכרטיס חשבון או פריט, עוברים עם העכבר על התמונה, ובוחרים בסמל הפח שמופיע.

נתונים למסמכי שיווק ורכש 

 % הנחה כללית: הנחה כללית היא ההנחה בתחתית המסמך שחלה על כל הפריטים במסמך. כאשר מעניקים הנחות לפריטים (בשורות), ההנחה הכללית תתווסף להנחות אלו. בדרך כלל ההנחה בתחתית החשבונית מיועדת להנחת תנאי תשלום (הנחת מזומן) ולכן עדיף לרשום את ההנחות הקבועות בשורות – ראה להלן סעיף: הנחות ועמלות.

סוכן: מספר הסוכן המטפל בלקוח. מספר זה מופיע כברירת מחדל כאשר מפיקים ללקוח חשבוניות, הזמנות וכד'.

חשבון מרכז: ישנם מקרים בהם נרשמת תעודת משלוח ללקוח אחד והחשבונית יוצאת על שם לקוח אחר. במקרים אלה רושמים בסעיף הנוכחי את מפתח החשבון של הלקוח אותו יש לחייב. לדוגמה: בעבודה מול רשתות השיווק נשלחת הסחורה לסניפי הרשת באמצעות תעודת משלוח בעוד חשבונית המס נרשמת להנהלת הרשת. במקרה זה פותחים כרטיס חשבון להנהלת הרשת ובנוסף לכך כרטיסי חשבון לכל אחד מהסניפים. בכל אחד מכרטיסי החשבון של הסניפים רושמים (בסעיף הנוכחי) את מפתח החשבון של הסניף הראשי.

מספר EDI: מספר EDI הוא מספר זיהוי עבור העברת נתונים עסקיים בצורה דיגיטאלית (לדוגמה, מספר זה נדרש בעת העברת תעודות משלוח לרשתות שיווק).

יתרת נקודות: חשבשבת מאפשרת לזכות לקוחות בנקודות במסגרת מבצעי שיווק. הלקוחות יכולים להשתמש בנקודות אלה בקניות הבאות. בסעיף זה התוכנה מציגה את יתרת הנקודות של הלקוח.

כתובת למסמכי יצוא: הכתובת למשלוח הסחורה כאשר מפיקים חן ייצוא. בעת תכנון פורמט ההדפסה למסמכי יצוא יש לבחור שדה זה במקום (או בנוסף) לכתובת בחשבון.

הודעה למסמכי שיווק: הודעה זו מוצגת לאחר שרושמים את כרטיס החשבון במסמכי השיווק והרכש. כדאי להשתמש בהודעה זו בכדי לעורר את תשומת הלב של מפיק המסמך ללקוח. לדוגמה: "אין למכור ללקוח זה ללא אישור הנהלה".

התחברות מחשבון עסקי: מסמנים את סעיף הנוכחי בכדי לאפשר ללקוחות לבצע הזמנות בחנות המקוונת. לאחר הסימון ישלח לכתובת הדוא"ל של הלקוח (כתובת זו לא חייבת להיות מסוג Gmail) לינק אקטיבציה לחנות. כאשר הלקוח מפעיל את האקטיבציה, הוא צריך לבחור חשבון Gmail וחשבון זה ישמש להתחברות הלקוח לחנות המקוונת.

מכירות ללקוח – מגוונים: רשתות שיווק (ועסקים אחרים) עשויים להכתיב מגוון פריטים, שרק אותם מותר למכור לסניף מסוים. לדוגמה, לסניף מספר 1 מותר למכור את הפריטים א', ב' ו- ג' בלבד, ואילו  לסניף מספר 2 מותר למכור את הפריטים א', ג' ו-ד' בלבד. כל קבוצת פריטים כזו נקראת מגוון פריטים. בסעיף זה ניתן לייחס מגוון ללקוח (סניף). 

שליחת מכתבים / מס"ב ללקוח / ספק בדוא"ל: בסעיף זה מאשרים לשלוח באמצעות דוא"ל מכתבים ללקוחות ואישור העברת תשלומים באמצעות מס"ב. ניתן לכתוב בסעיף זה כתובת דוא"ל השונה מהכתובת דוא"ל המופיע במסך הראשי של כרטיס החשבון.

שליחת חשבונית מס מקור/ קבלה דיגיטלית בדוא"ל: ניתן להפיק מסמכי מקור של חשבוניות מס או קבלות לדואר אלקטרוני (במקום לשלוח מסמך מודפס). בסעיפים אלו מאשרים שליחת חשבונית מס מקור דיגיטלית / קבלה דיגיטלית בדוא"ל ללקוח. חשבונית המס תישלח ללקוח בדוא"ל ללא הדפסת עותק המקור במדפסת. עותק נסתר יישלח לכתובת הדוא"ל של החברה המפיקה על מנת לשמור את התיעוד. המקור החתום ישלח בפורמט PDF, גם אם בהגדרות ההדפסה נבחר פורמט אחר. כמו כן, לפי הנחיות רשות המסים לפני משלוח המסמך הדיגיטלי הראשון, יש לשלוח לרשות המסים הודעה בדואר רשום על כך שהחברה עומדת להפיק מסמכים דיגיטליים.

יש לסמן את הסעיף שליחת חשבוניות מס מקור דיגיטלית בדוא"ל בכרטיס הלקוח כדי שניתן יהיה לצרף לחשבונית שנשלחת בדוא"ל כפתור תשלום. הלקוח פותח בעזרת הכפתור מסך תשלום אשראי מאובטח, ומשלם את סכום החשבונית בכרטיס אשראי. לאחר אישור התשלום מופקת ונשלחת לדוא"ל הלקוח קבלה, נרשמת תנועת יומן ותנועת סגירה של הקבלה כנגד החשבונית.

לשם שליחת כפתור תשלום בדוא"ל יש לסמן גם את הסעיף שליחת כפתור תשלום בחשבונית במסך הגדרות מלאי.

סכומים נוספים / תאריכים נוספים / הערות נוספות

לעתים השדות שפורטו לעיל אינם מספיקים על מנת לרשום את כל הנתונים של הלקוחות או הספקים, ויש לפיכך צורך בשדות נוספים. חשבשבת מאפשרת להוסיף לכל כרטיסי החשבון שדות ללא הגבלה. ניתן לשלוף נתונים משדות נוספים אלה הן במחולל הדוחות והן במסמכי השיווק והרכש.

השדות הנוספים הם משלושה סוגים: שדות סכום (לדוגמה: מספר העובדים של הלקוח), שדות תאריך (לדוגמה: תאריך יום ההולדת של הלקוח), ושדות טקסט או הערות (לדוגמה: שמו של אחראי הרכש). כל שדה שמוסיפים, מתווסף לכל הכרטיסים (כלומר, לא ניתן להוסיף שדות מסוימים לכרטיסי לקוחות ושדות אחרים לכרטיסי ספקים, אלא כל השדות יתווספו לכל הכרטיסים). כאמור, אין הגבלה לגבי מספר השדות שניתן להוסיף.

כדי לעדכן נתונים עוברים ללשונית מידע נוסף, מסמנים את השדה שמעוניינים לעדכן, ורושמים את הערך. לדוגמה: כדי לעדכן את מספר העובדים אצל הלקוח עוברים לשורה של שדה זה, ורושמים את מספר העובדים.

כדי למחוק שדה נתון נוסף בוחרים בסימן הפח בטור השמאלי. כדי לשנות את שמו של שדה נתון נוסף מסוים בוחרים בכפתור שינוי שדות, כדי להוסיף שדה נתון נוסף בוחרים בכפתור +הוספת שדה (סכום/ תאריך/ הערה) במסך שינוי שדות.